Последовательность работ по проведению сертификации систем менеджмента качества

Создание систем менеджмента качества СМК является объек­том сертификации как процедура проверки и оценки данного объекта на соответствие установленным требованиям. Эти тре­бования содержатся в ряде национальных документов, которые используются в процедурах оценки соответствия, в том числе:

• ГОСТ Р ИСО/МЭК 62—2000 «Общие требования к орга­нам, осуществляющим оценку и сертификацию систем ка­чества»;

• ГОСТ Р ИСО 9000-2001 и ИСО 9000-2005, устанавли­вающие единую терминологию, понятия и определения в области менеджмента качества;

• ГОСТ Р ИСО 9001-2001 (ИСО 9001:2000), регламенти­рующий требования к СМК;

• ГОСТ Р ИСО 9004-2001 (ИСО 9004:2000), раскрывающий более подробно формы, методы и способы улучшения дея­тельности предприятий в области качества;

• ГОСТ Р ИСО 19011—2003, определивший механизм пла­нирования, организации и проведения аудита систем ме­неджмента качества и (или) экологического менеджмента.

С 1 марта 2006 г. в Российской Федерации действует Нацио­нальный стандарт ГОСТ Р 40.003—2005 «Система сертификации ГОСТ Р. Регистр систем качества. Порядок сертификации сис­тем менеджмента качества на соответствие ГОСТ Р ИСО 9001—! 2001 (ИСО 9001:2000).

С выходом указанного документа упразднены Рекомендации по стандартизации Р 50.3.005, которые действовали как времен­ный порядок сертификации СМК.

Предыдущий опыт использования Рекомендаций Р 50.3.005 и ГОСТ Р ИСО 19011 в практике проведения аудитов и сертифика­ции СМК позволяет сделать вывод, что с выходом национального стандарта ГОСТ Р 40.003 предприятия получили возможность разрабатывать, внедрять и подготавливать СМК к сертификации на более высоком организационно-методическом уровне.

Внедрение систем менеджмента качества Основная цель вне­дрения СМК на предприятии заключается в том, чтобы обеспе­чить управляемые условия деятельности организации, а также чтобы все ее работники, отвечающие за выполнение тех или иных действий, знали и понимали свою роль и ответственность в создании качественной продукции.

Перед тем как приступить к сертификации системы менедж­мента качества, важно, чтобы все аспекты этой системы были внедрены и она функционировала. Кроме того, необходимо провести один-два внутренних аудита, чтобы проверить, на­сколько персонал знаком со своими функциями и обязанностя­ми и реально использует возможности менеджмента качества.

На стадии внедрения системы можно увидеть, где ее необхо­димо улучшить. Любое усовершенствование, сделанное на этой стадии, может упростить последующую процедуру сертифика­ции, что позволит сэкономить не только время, но и деньги.

Органы по сертификации не интересуют намерения органи­зации и трудности внедрения системы менеджмента качества. При сертификации аудиторы органа по сертификации хотят ви­деть, что сделано реально. Поэтому перед сертификацией долж­ны быть полностью готовы все отчетные документы, подтвер­ждающие, что система менеджмента качества разработана и эф­фективно функционирует, а персонал обучен и осведомлен.

Практика функционирования СМК показала: уйти от фор­мального внедрения СМК возможно лишь в том случае, если руководитель предприятия ставит своей главной целью не полу­чение сертификата соответствия, а реальные экономические преимущества (снижение затрат на качество), повышение рей­тинга и конкурентоспособности предприятия.

Внедрение системы мотивации, разумное сочетание мораль­ных и материальных стимулов качественного труда работников имеет неизменно высокое влияние на работу всех предприятий независимо от их численности.

В большинстве случаев предприятия создают, а затем серти­фицируют СМК, ставя перед собой следующие цели:

• поддержку экспорта продукции и стабилизацию позиций на отечественном рынке;

• участие в тендерах и конкурсах в целях получения госзака­за на производство продукции, льготного кредита и стра­хования;

• продвижение собственной торговой марки и повышение имиджа предприятия.

Создание СМ К позволяет повысить эффективность функ­ционирования организации за счет таких характеристик дея­тельности, как прозрачность, управляемость, развитие, конку­рентоспособность.

СМК повышает прозрачность предприятия в части его орга­низационной структуры, бизнес-процессов и функций по обес­печению взаимосвязи и взаимодействия должностных лиц и структурных подразделений в области качества.

Управляемость предприятия улучшается в связи с тем, что в условиях СМК более строго распределяется ответственность за выполнение элементов и функций СМК путем ведения записей после выполнения процедур, реализации корректирующих и предупреждающих действий по результатам аудитов, инспекци­онных проверок, контроля и испытаний.

Создание СМК, ее внедрение и сертификация способствуют повышению компетентности персонала, его вовлечению в про­цесс создания системы, повышению эффективности производ­ства за счет устранения лишних функций и дублирования, по­вышения качества и снижения уровня несоответствий, а также улучшения взаимоотношений с поставщиками и потребителями.

Сертификация систем менеджмента качества Сертификация систем менеджмента качества, как правило, состоит из следую­щих этапов:

(1) организация работ;

(2) анализ документов организации;

(3) подготовка к аудиту на месте;

(4) проведение аудита на месте и подготовка акта по резуль­татам аудита;

(5) завершение сертификации, регистрация и выдача серти­фиката;

(6) инспекционный контроль сертифицированной СМК.

Этап 1. Организация работ:

• направление заявки организацией-заявителем (далее орга­низация) в орган по сертификации систем менеджмента

• качества (далее — орган по сертификации);

• регистрация заявки в органе по сертификации;

• заключение договора на проведение сертификации СМК;

• подготовка комплекта документов организацией по запро­су органа по сертификации;

• формирование комиссии по сертификации.

Этап 2. Анализ документов СМК организации-заявителя:

• проведение комиссией экспертизы представленных заяви­телем документов по системе менеджмента качества на со­ответствие требованиям ГОСТ Р ИСО 9001—2001;

• оформление заключения комиссии по результатам анализа документов системы менеджмента качества с указанием в нем недостатков, после устранения которых возможно проведение следующего этапа.

Этап 3. Подготовка к сертификационному аудиту (проверка на месте):

• составление и утверждение программы проверки;

• распределение обязанностей между членами комиссии;

• подготовка рабочих документов, необходимых экспертам, (контрольные перечни вопросов, бланки для регистрации

свидетельств аудита и пр.).

Этап 4. Сертификационный аудит:

• предварительные совещания с указанием всех членов комиссии, руководства и ведущих специалистов организа­ции-заявителя;

• обследование системы менеджмента качества на месте и оценка реального соответствия функционирования СМК требованиям, установленным в документах системы организации-заявителя и ГОСТ Р ИСО 9001—2001. Объективные свидетельства такого соответствия могут быть получе­ны из следующих источников:

— интервью с работниками организации-заявителя;

— наблюдений экспертов за деятельностью персонала, ус­ловиями труда, состоянием рабочих мест и пр.;

— данных обратной связи с потребителями и свидетельств удовлетворенности их требований;

• документов СМК регламентирующего характера, в том числе «Политики и целей в области качества, планов по качеству»;

— результатов оценки и рейтингов поставщиков;

• составление акта по результатам аудита, классификация и регистрация наблюдений;

• выполнение проверяемой организацией корректирующих действий (для устранения причин несоответствий) в срок не более 12 недель.

Этап 5. Завершение сертификации. Выдача и регистрация сертификата соответствия системы менеджмента качества.

Результатом работ по сертификации систем менеджмента ка­чества организаций, в случае принятия положительного решения, являются выдача заявителю сертификата соответствия и заключе­ние соглашения на право применения знака соответствия, а в случае принятия отрицательного решения — аргументированный отказ от их выдачи. Сертификат соответствия — документ, удо­стоверяющий соответствие системы менеджмента качества орга­низации-заявителя требованиям ГОСТ Р ИСО 9001—2001.

Решение о выдаче сертификата может быть принято органом только после устранения всех зарегистрированных в процессе аудита несоответствий, т.е. после рассмотрения письменного отчета проверяемой организации и (или) после рассмотрения результатов выполнения корректирующих действий на месте.

Этап 6. Инспекционный контроль сертифицированной сис­темы менеджмента качества.

Объектами проверки и оценки при инспекционном контроле «СМ К могут являться следующие элементы системы менеджмен­та качества по ГОСТ Р ИСО 9001:

• область применения (п. 1.2);

• общие требования (п. 4.1);

• требования к документации (п. 4.2);.

• обязательства руководства (п. 5.1);

• политика в области качества (п. 5.3);

• планирование (п. 5.4);

• ответственность, полномочия и обмен информацией (п. 5.5);

• анализ со стороны руководства (п. 5.6);

• обеспечение ресурсами (п. 6.1);

• мониторинг и измерения (п. 8.2);

• удовлетворенность потребителей (п. 8.2.1);

• улучшение (п. 8.5);

• использование сертификата и знака соответствия.

Если при инспекционном контроле будут установлены зна­чительные несоответствия, то они должны быть устранены в течение двух недель после завершения инспекционного контроля. Орган по сертификации обязательно проверит результаты корректирующих действий. Если результаты корректирующих действий будут признаны органом по сертификации неудовле­творительными или проверяемая организация не предоставит органу по сертификации возможности проверки результатов корректирующих действий в течение трех месяцев, то это долж­но будет повлечь за собой отзыв сертификата соответствия сис­темы менеджмента качества.

Указанные этапы сертификации применимы к деятельности любой организации, независимо от ее численности.

Специфика сертификационного аудита проявляется в том, что в качестве источников информации при сертификационном аудите в данном случае выступают не только все подразделения, включенные в СМК, и весь персонал верхнего, среднего и ниж­него звеньев руководства, но также выборочно кадровые работ­ники предприятия.

После завершения сертификации и получения организацией сертификата соответствия СМК требованиям ГОСТ Р ИСО 9001 необходимо помнить об одном важном обстоятельстве, о кото­ром зачастую забывают руководители: как обеспечить поддержку эффективного функционирования и развития СМК.

Чтобы система правильно функционировала, необходимо постоянно отслеживать, как деятельность и процессы пред­приятия вписываются в документацию СМК, как они изме­ряются и оцениваются, что должно быть предметом постоян­ного внимания внутренних аудиторов. В связи с этим служба внутреннего аудита должна быть нацелена на проверку и оценку таких объектов, как реализация процессного подхода, постановка целей и задач в области качества и их актуализа­ция, на оценку удовлетворенности потребителей, анализ ре­зультативности и эффективности СМК со стороны руковод­ства и ее влияния на результаты производственно-хозяйствен­ной деятельности. Особое внимание должно уделяться поиску путей улучшения деятельности в области качества, развития и усовершенствования СМК на базе использования передовых технологий, статистических методов управления, мотивации персонала, экономике качества, постепенному переходу к ин­тегрированным системам менеджмента организаций, непре­рывному обучению кадров.