СНСА к документам государственных архивов. Проблема НСА на современном этапе

Теория и практика архивного дела

СНСА - это комплекс взаимосв-х и взаимодополняемых арх. справочников о составе и содержании арх. док., создаваемых на единой метод. основе для поиска арх док. и арх.инф в целях эффективного использ-я. Архивы-хранители ретроспективн. документн. инф., чтобы отыскать ее нужна ннф. 2ой степени - ИПС (описи, справочники, картотеки, путеводители).

Идея созд. СНСА зарод в 20-30 гг. Высказал Князев на 2ом съезде арх деятелей в 1929г В 40-е гг. идея получила отражение в учебн. Митяева 1946 г, где разраб, принципы построения си-мы. В сер 60-х прох. ряд научн. конф-ций по АД, на кот. больш. внимание уделяется НСА как системн. объекту, т.е н. обьединять все арх. справочники в си-му. В 1963г. постановление СМ СССР «О мерах по развитию АД б СССР» впервые б. дано определение СНСА, оно не учитывает си-му хранения док-в.

1965 г. появл. методич письмо ГАУ СССР"О единой СНСА" В это время б. выработаны понятие и принципы построения СHCA в ГА. Принципы - единство классификации, описания и учета док-в (дело-классификацион. ед. и ед. учета одновременно) Сформированы требования к СНСА. 1. д. применятся к разл. категориям док-в, на разл носителях; 2. взаимодополняемость справочников; 3.единая методика составления каждого типа и вида входящих в си-му справочников. В тот же период б. определен прнмерн состав СНСА гос. арх. и структура с-мы. Предполагалось строить ее в соответствии с функциональным признаком: учет и информир-е о составе и содержании (до 90х тт. б.так, после - учет и НСА рассм. отдельно).

. Вопросы СНСА в тр. Автократова, Волковой, Елпатьевского, Лебедева, Ковальчук, Рудельсона, в мат-лах конф-ций.ВНИИДАД проводил серьезн. исслед-я в обл. дифподхода к описанию док-в.- док., кот. м счит док-м с высоким ур. обращения и более мелкие. Фонды д. делиться на 4 категории: 1. с высок. ур. обращения (министерств, судов}; 2. области, звена, но не все, а на усмотрение архивов (орг-ции федер. значения, администрации, налоговые); 3. район. звена; 4 ликв. предприятий без правопреемников. На категорировании основаны Методические рекомендации ВНИИДАД "Дифференцированный подход к описанию док. мат-ов" 3 выпуска- 1969 г. - описи, 1972 -каталоги, 1974 г. - путеводители и обзоры, (т.е. разн. подходы к составл-ю описей на разн. категории док-в).

НСА в 1960-е гг. 1) учетн. д-ты (опись, кн.уч.поступлений, список фондов, лист фондов, карточки фондов (фондовый каталог арх.), паспорт арх., сведения об изменении в составе и V фондов); 2) арх. справочники (опись, путеводитель, обзоры фондов, каталоги, указатели); в 1975 г. добавилось еще 3) АИПС., а теоретич пробл. АИПС заним. с 60-х г. В 1976 г. теоретич. семинар ВНИДАД, где больш. внимание б. уделено автоматизации ИПС к док. ГАФ СССР. ГАСНТИ СССР-люб. -АИПС явл. ее подотраслью - АСНТИ к док. ГАФ СССР. Еще б. разработаны 2 тематич. АИПС 1. «Великий Октябрь» - победа в Вел.Окт.Соц.Рев. и борьба за установление и упрочение сов. вл. -сист в ЦГАОРе, 2. Ист памятников архитектуры и градостроительства М. и Л. досов. и сов. период - ЦГИА.

В 1982г. вых. метод рек-ции "По подготовке справочно-инф. изданий о составе и содержании док. ГАФ СССР. «ГА СССР» М.,1989. ч.1 и 2 - путеводитель. Указатель - "Личн. фонды в гос. хранилищах СССР"1963г. Каталог ГАФ - ЦФК.

В 1980 гг. определение НСА вошло в Словарь арх. терминов, затем в ГОСТ 16 487 -83.»Делопроизв-во и арх дело. Термины и определения». В наст. Время – Р ГОСТ 51141-98(из опред-я выедены учет. д-ты). СНСА - комплекс взаимосвязанных арх. справочников и автоматизиров. ИПС о составе и содержании д-тов, создав-х на единых науч.-методич. основах для поиска арх. док-в и арх. инф-ции в целях их эффективн. использ-я. В 90-е гг. в состав АФ РФ б. интегрированы док. быв. партархивов. 1993 г. проведен анализ СНСА гос.арх. в т ч. быв. парт.- выявление нарушений в части созд. и ведения НСА быв. парт арх.. Устраняли недостатки раб. Ведется и сейчас по соверш-ю СНСА в соотв. с существ. требованиями.

Проблема классификации арх докум. инф. -стержневая пробл. Совр. орг-ции арх инф.. пространства. Поэтому в наст, время ведется работа по созданию отраслевого классификатора арх докум. инф. Все арх. справочники, описывающие документную ннф., делятся на обязат-е и дополнит-е. Обязательные сущ. во всех гос. арх. (арх описи, арх каталоги, зоры док-в). Дополнит. справочники созд. с учетом специфики д-в архива (указатели, обзоры, тематич. перечни, аннотированные каталоги). Принципы построения СНСА:1.взаимосвязь и взаимодополняемость инф-ции разл. справочников, описывающих первичную ретроспективную документн. инф-ю на разн. уровнях; 2. неповторяемость инф-и разл. видов справочников; 3 преемственность НСА вед-х, гос. и муниц арх.

СНСА структурно подразделяется на верт. и горнзонт. уровни Горизонт. Ур. с-мы основан на функц-м различии справочников. По функциям справочники СНСА подразделяются: по учету, по раскрытию содержания док-в (ИПС) Вертик. ур. си-мы основан на иерархии классов справочников след. комплексам арх. док.: АФ РФ в целом, сети архивов, фонду, делу или отд. д-ту. В соотв-и с таким делением можно назвать наиболее распространенные комплексы к арх. д-там:1.АФ РФ:ЦФК Росархива и разрабатываемая ранее на его основе автоматиз-я си-ма НТИ, справочник "Гос. арх. СССР" 1989. 2. группа архивов отд. региона: Фондовый каталог субъекта РФ или МО, Путеводитель Центр, арх. М 1999,2000. З.архив: путеводитель или краткий справочник, книга поступлений, список фондов, листы фондов описи, каталоги, тематич. обзоры, указатели, паспорт арх.; 4.фонд: лист фонда, опись, обзор фонда, каталоги, указатели. 5. дело: тематич. путеводители, каталоги, указатели, обзоры фондовые и тематич., внутр. опись дела, аннотация, заверит, надпись

В практич. работе все справочники в результате их классификации по ур. док. получили названия: межархивные (на уровне АФРФ и его части), внутриарх. и межфондовые (на уровне фондов), внутрифондовые. Подробный перечень справочного аппарата каж. федер. арх. Р. по указанным группам дается в справочнике "Федер. арх Р и их НСА". 1994.

Разработка перспектив дальнейшего оптим. развития СНСА опирается на решение основных задач: 1.оптим-я СНСА АФРФ в целом как подсистемы в общегос. си-мы НТИ 2.оптим-я отд. подси-м и элементов СНСА АФРФ на разл. уровнях орг-ции дов.: арх.-фонд-дело-д-т -это уровни входа в СНСА, а также оптим-я СНСА каж. арх 3.всестороннее обеспечение преемственности НСА ГА и арх учреждений; 4. дальнейшее соверш-е методики создания отд. типов справочников с уч. их взаимодействия и взаимодополн-ти в СНСА архива.

СНСА д. строится на основе единства методов уч. и описания док. и на едином нормативно- методическом обеспечении, что определяют следующие треб-я, предъявляемые к ней: удовлетворять все потреб-ти общ-ва в ретроспективн. инф. по мере возн-я и поступления запросов в арх.; ориентир-ся в осн. на тематич. поиск инф.;б. универсальной, т.е. охватывать всю сов-ть док. АФРФ, независимо от сп-ба закрепления инф; иметь единую методику сост-я всех типов и видов справочников; отличаться взаимосвязью, взаимодополняемостью справочников; развиваться с учетом дальнейших перспектив применения новейших достижений науки и техники, т е. автоматизир. ввода и поиска инф. Исходя из этих требований основу СНСА сост."двойное единство":единство орг-ции док-в, кот. достигается единством паучно-методич. основ классификации док-в, единство описания док, кот. достигается единством методик сост-я справочников, В наст. время созд. и соверш-е НСА в каж. арх.: происходит дифференцированно. Т.е. архивисты по-разному походят к созд. и усоверш-ю справочников к фондам различн. информативности. В завис-ти (информативности арх. фонды подразделяются на три категори. Под категорией понимается разл. ст. информат-ти материалов этого фонда.

Сейчас архив-ми активно созд-ся БД соц.-правового характера. Появ. Тенденция предст-я НСА в сети Интернет. В 2000г. подготовлен доклаж раб-ми ВНИИДАД по проблемам Ра-звития на совр. Этапе. Осн. выводы: в к. 90-х – тенденция у арх. создавать свои инф. Си-мы, но д.б. на основе единых научно методич. Пособий, д.б. единая методика разработки справочников. В рез-те разработаны методич. рекомендации «Подготовка путеводителей по фондам быв. парт.арх. и арх.,хранящих д-ты совет. пер-да». Проблемы: 1.Недостаточно активно ведется работа по усоверш-ю и переработке описей (на д-ты совет. пер-да). 2. Выбор фондов для усоверш-я описей не всегда обоснован потребностями исп-я. 3. Отсут-т путеводители в ряде федер. Арх, обл-х, быв. парт.(трудности с тиражир-м из-за отступл-я от методики или нет ист. Справок и низкое качество оисей).4. Опаздывает созд-е средств поиска инф-ции, активно исп-мым в справочн. Работе.5. Не всегда доводятся до пользователя рез-ты рассекреч-я, на рассекреч-е д-ты оперативно не созд-ся НСА. 6. Не всегда обепечен широкий доступ пользователей к справ-м средствам архива, м.б. удаленность НСА от чит. зала, нет комп-в в чит.зале, отсут-т соотв. прогр., доступ для польз-ля, требуется автоматизация.7.Сейчас закатологизир-но только 12 % инф-ции, хран-ся в архивах. Перспективы: 1.Оптимизация СНСА в целом и как си-мы НТИ страны, отд. подси-м на ур. Архив-фонд-дело-док-т, каж архива.2. Преемственность НСА гос.арх.и арх-в гос.учет,соверш-е каж.вида справочника на основе единых нормат-методич. треб-й. 3. Разработка национ. стандарта описания д-в и документной инф-ции на основе «Общего международ-го стандарта описания арх-д-в», 1994.