Оформление служ.командировок

Служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

В командировку может быть направлен только работник, состоящий с работодателем в трудовых отношениях. Если работодателя и работника связывают гражданско-право­вые отношения (гражданско-правовой договор), то поезд­ка работника не будет признана командировкой, даже если это необходимо для выполнения обязательств по этому договору.

Командировать женщин, которые имеют детей в воз­расте до трех лет, матерей и отцов, воспитывающих без супруга (супруги) детей в возрасте до пяти лет, работ­ников, имеющих детей-инвалидов, и работников, кото­рые осуществляют уход за больными членами их семей, можно только с их письменного согласия и при усло­вии, что это не запрещено им по состоянию здоровья в соответствии с медицинским заключением.

Поездки работников, работа которых постоянно осу­ществляется в пути (проводники, стюардессы) или имеет разъездной характер (курьеры, водители-экспедиторы), служебными командировками не признаются.

Оформление служебных командировок осуществляется согласно требованиям, изложенным в письме Минфина России от 06.12.2002 № 16-00-16/158 «О порядке до­кументального оформления служебных командировок -Унифицированные формы документов для оформления командировок утверждены приказом Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Направляя работника в командировку, руководитель структурного подразделения должен оформить и подпи­сать служебное задание - первую часть формы № Т-10 "Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении». В задании указываются профес­сия (должность) работника, место назначения, дата нача­ла и окончания командировки, ее цель.

На основании служебного задания издается приказ о направлении работника (работников) в служебную командировку (унифицированная форма № Т-9 или Т-9а, которая заполняется работником кадровой службы и под­писывается руководителем организации или уполномо­ченным им на это лицом). В приказе о направлении в ко­мандировку указываются фамилия и инициалы, струк­турное подразделение, должность (специальность, про­фессия) командируемого, а также цель, время и место

На основании утвержденного приказа (распоряже­ния) работник кадровой службы выписывает коман­дировочное удостоверение в одном экземпляре. При оформлении командировочного удостоверения сотруд­ник кадровой службы делает первую запись о выбытии командированного с места работы. Далее записи вносят­ся в каждом месте, куда работник прибывает (и откуда, соответственно, выбывает). Последнюю запись - о при­бытии на постоянное место работы - производит работ­ник кадров. службы.

Следует принять во внимание тот факт, что коли­чество календарные дней нахождения в командировке указывается в командировочном удостоверении без уче­та времени нахождения в пути. Время нахождения в пути отражается в служебном задании: в графе 7 указывается общая продолжительность командировки, а в графе 8 - ее продолжительность, не считая времени в пути.

В случае если работник проводит в пути выходные дни, работодатель должен предоставить работнику от­дых соответствующей продолжительности в другой день, а если работник не пожелает воспользоваться предо­ставленным ему днем, то оплатить это время, как работу в выходной день, в двойном размере.

Работником, прибывшим из командировки, составля­ется краткий отчет о выполненной работе за период ко­мандировки, который согласовывается с руководителем структурного подразделения и пре­доставляется в бухгалтерию вместе с командировочным удостовере­нием (форма № Т-10) и авансовым отчетом (форма № АО-1). К аван­совому отчету должны быть прило­жены оправдательные документы: авиа- и (или) железнодорожные би­леты, подтверждающие расходы на проезд, счета гостиниц, подтверж­дающие расходы на проживание, и другие документы, подтверждаю­щие произведенные расходы.

Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Остаток неис­пользованного аванса сдается по­дотчетным лицом в кассу органи­зации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по рас­ходному кассовому ордеру.

При направлении работника в слу­жебную командировку ему гаран­тируются сохранение места работы (должности) и среднего заработ­ка, а также возмещение расходов, связанных со служебной команди­ровкой (ст. 167 ТК РФ).

Следует принять во внимание, что в тех случаях, когда Трудовым ко­дексом Российской Федерации пре­дусматривается сохранение сред­него заработка, следует исчислять средний заработок, а не выпла­чивать текущую заработную пла­ту, даже если она выше; в против­ном случае работодатель нарушит положение Трудового кодекса РФ

Порядок исчисления среднего заработка определен ст. 139 ТК РФ, а также Положением об особенностях по­рядка исчисления средней заработной платы, утвержден­ным постановлением Правительства РФ от 11.04.2003 № 213 (с изм. от 13.07.2006) (письмо Федеральной служ­бы по труду и занятости от 05.02.2007 № 275-6-0).

В случае временной нетрудоспособности командиро­ванного работника ему на общем основании возмещаются расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, ког­да командированный работник находится на стационар­ном лечении} и выплачиваются суточные, но не свыше двух месяцев. Выплачивается на общих основаниях также посо­бие по временной нетрудоспособности. Дни временной не­трудоспособности в срок командировки не включаются.

Согласно ст. 168 ТК РФ в случае направления в слу­жебную командировку работодатель возмещает ра­ботнику:

– расходы по проезду;

– расходы по найму жилого помещения;

– дополнительные расходы, связанные с прожива­нием вне места постоянного жительства (суточные);

– иные расходы, произведенные работником с раз­решения или ведома работодателя.

Выдача работнику денежных средств под отчет на ко­мандировку производится на основании приказа руково­дителя о направлении работника в командировку.

Порядок выдачи аванса не регулируется законодатель­ством и определяется в локальных нормативных актах.

Предприятия, не финансируемые из средств феде­рального бюджета, порядок и нормы возмещения ко­мандировочных расходов, а также размер суточных оп­ределяют в коллективном договоре и иных локальных нормативных актах (положение о командировках, о воз­мещении расходов и т.д.).

Расходы, превышающие установленные размеры, а также иные расходы, связанные со служебными команди­ровками (при условии, что они произведены работником с разрешения или ведома работодателя), возмещаются бюджетными организациями за счет экономии средств, вы­деленных из федерального бюджета на их содержание, а также за счет средств, полученных организациями от пред­принимательской и иной приносящей доход деятельности.

Вернувшись из поездки, работник должен представить в бухгалтерию в течение трех рабочих дней авансовый отчет, приложив к нему документы, подтверждающие его расходы во время поездки.

При заграничных командировках к авансовому отчету рекомендуется прилагать ксерокопии страниц загранпас­порта с отметками о пересечении границы (подтверждаю­щие время пребывания работника в загранкомандировке).

Счет из гостиницы, оформленный в соответствии с обы­чаями делового оборота иностранного государства, мож­но считать документальным подтверждением расходов. Согласно ст. 252 НК РФ первичные учетные документы, со­ставленные в соответствии с законодательством иностран­ного государства, в случае, если такие расходы связаны с получением дохода, являются подтверждением данных налогового учета, осуществляемого в целях налогооб­ложения прибыли организаций. При этом необходим по­строчный перевод первичных документов на русский язык (п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгал­терской отчетности в Российской Федерации, утвержден­ного приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н).

Перевод может быть произведен как специалистом, так и работником организации, и при этом нет необхо­димости заверять его ни подписью переводчика, ни пе­чатью организации или каким-либо иным образом (пись­мо Минфина России от 20.03.2006 № 03-02-07/1-66).

Унифицированные формы документов, которые необхо­димо заполнить при направлении сотрудника в коман­дировку, приведены в постановлении Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты.

При направлении работника (работников) организа­ции в командировку издается приказ руководителя по форме № Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку» или Т-9а «Приказ (распо­ряжение) о направлении работников е командировку»). Основанием к приказу о командировке является служеб­ное задание, составленное по форме № Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении». На основании этих документов оформляет­ся командировочное удостоверение (унифицированная форма № Т-10). Если работник направляется в команди­ровку на один день, командировочное удостоверение не выписывается.

По возвращении из командировки работник обязан в течение трех дней представить авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах. Рассмотрим на примере оформление всех этих доку­ментов.

В служебном задании указываются профессия (должность) работника, место назначения, даты начала и окончания командировки, ее срок и цель, а также организация-плательщик.

Служебное задание подписывается руководителем структурного подразделения, в котором работает коман­дируемый работник, утверждается руководителем орга­низации или уполномоченным им лицом и передается в кадровую службу для издания приказа (распоряжения) о направлении в командировку.

Приказ о направлении в командировку. В приказе (распоряжении) о направлении в команди­ровку указываются фамилия и ини­циалы работника, структурное подразделение, профес­сия (должность) командируемого, а также цель, время и место (места) командировки. При необходимости указываются источники опла­ты сумм командировочных расходов, другие условия направления в командировку.

Смета командировочных расходов. На основании приказа о направлении в командировку в бухгалтерии делается смета командировочных рас­ходов и выдаются наличные деньги под отчет сотруднику, направляемому в командировку.

Командировочное удостоверение является документом, удостоверяющим время пребы­вания в служебной командировке (время прибытия в пункт(ы) назначения и время убытия из него (них)).

В каждом пункте назначения делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяют­ся подписью ответственного должностного лица и пе­чатью.

Командировочное удостоверение выписывается в одном экземпляре работником кадровой службы на основании приказа (распоряжения) о направлении в командировку.