ГЛАВА 3.ПРАКТИЧЕСКИЕ МОМЕНТЫ РАБОТЫ ОТДЕЛА КАДРОВ

В ходе производственной практики практиканты составляли проекты таких документов, как введение и оформление личных дел и трудовых книжек, оформление и выдача служебных удостоверений, подготовка ответов на разовые запросы по кадровым вопросам, подготовка анкетных данных и предоставления их в пенсионный фонд для получения страховых свидетельств.Рассмотрим проект составления личных дел сотрудников.

В течение недели со дня принятия нового сотрудника необходимо завести на него личное дело. Для этого создается специальная папка, которой присваивается индивидуальный номер, пишется фамилия, имя, отчество работника на обложке, а также день, месяц, год заведения дела. В процессе трудовой деятельности работника в налоговой в этой папке будут собираться все документы и сведения, касающиеся в той или иной степени этого работника.

Оформление обложки (титульный лист).

Обложка лист любой папки документов должен содержать все значимые сведения для поиска идентификации найденной информации. Требования к оформлению титульных листов регулируется ГОСТ 17914-72 от 17 июля 1972 года. Он предусматривает, что сверху находятся строчки, информация в которых заполняется исключительно государственным и муниципальным архивом при приёме дела на хранение. Например, код организации, сдавшей дело в архив, код гос. Архива, наименование архива. Однако сейчас многие архивы систематизированы и не заполняют данные строчки от руки, как это было раньше, а проставляют заранее подготовленный штамп, поэтому организации достаточно будет оставить сверху немного места для него.

Обязательными для отображения являются следующие элементы:

По центру с отступом сверху места для штампа архива указывается наименование полное и сокращенное, составившей личное дело организации.

Ещё ниже, также по центру, указывается наименование отдела предприятия, где работает человек. Важно после указанной строчки оставить немного места, для уточнения указанной информации, при смене сотрудником отдела. В таком случае наименование предшествующего отдела берётся в скобки. Указывается номер дела, только перед этим вначале прописывается индекс по номенклатуре дел фирмы (Дело № 05 (индекс) – 256 (номер)). Далее идёт заголовок дела (ФИО работника, на которого оно заведено)

По правому нижнему углу указываются крайние даты, то есть дата открытия дела (день приём на работу) и закрытия (день приказа об увольнении). Также сколько листов содержится в деле, после его описи и срок хранения.

Все документы, хранящиеся в личном деле, можно подразделить на биографические и дополнительные.

Биографическая документация:

Этот раздел обычно формируется на стадии приема сотрудника на работу, в процессе работы документы добавляются сюда стоит включать такие документы, как:

1. Автобиография, анкета;

2. Трудовой договор, заключенный с работником при приеме на работе;

3. Должностная инструкция, с которой новый сотрудник должен ознакомиться до начала своей трудовой деятельности;

4. Документы об образовании (копии дипломов, свидетельств и прочих документах);

5. Заявление о приеме на работу, написанное лично новым работником;

6. Личный листок по учёту кадров и к нему дополнение;

7. Документы, о присвоенных человеку званиях или степенях (если есть);

8. Характеристики с иных мест работы, а также в последствии и с данного места работы;

9. Рекомендательные письма;

10. Заявление на отпуск и в последствии заявление на увольнение;

11. Аттестационные листы;

12. Если сотрудник в процессе работы переводился на другую должность, в другое подразделение, то выписки из приказов на перевод также включаются в данный раздел личного дела;

Дополнительная документация:

Сюда можно включать любые документы, касающиеся данного работника, которые не вошли в первый раздел.

Например:

1. Справки о здоровье;

2. Различные кадровые справки;

3. Сведения о поощрениях и взысканиях и др.

В папку личного дела всю эту документацию следует включать по мере поступления, то есть в хронологическом порядке.

К личному делу следует составить опись – специальный документ, в котором отражается перечень всех документов, включающихся в личное дело, с указанием даты подшивания документа в папку. Опись к личному делу работника должна также содержать количество приложенных страниц.

Если из личного дела нужно изъять какой-либо документ, то для этого нужно заручиться согласием руководителя. Причем в папку вместо изъятого документы следует поместить справку, в которой указать, кем он был выдан, кому и когда.

Хранение личных дел сотрудников зависит от того, какую должность он занимал. Для рядовых работников срок хранения составляет 75 лет, храниться личные дела могут в архиве, либо передаваться вместе с сотрудником со старого места работы на новое. Личные дела руководителей и работников, удостоенных государственных наград и премий, хранятся постоянно.