Сведения из теории. III. Выполнить практическое задание: Создайте новую базу данных «Кадры» С помощью мастера создайте таблицу и заполните её: Сотрудники Табельный

III. Выполнить практическое задание:

1. Создайте новую базу данных «Кадры»
2. С помощью мастера создайте таблицу и заполните её:
   
   

Сотрудники
Табельный номер	Фамилия	Имя	Отчество	Должность	Адрес	Домашний телефон
	Антипов	Иван	Петрович	директор	Мира,2	3-35-66
	Елкин	Игорь	Дронович	автослесарь	Мира -5	5-65-32
	Перов	Петр	Петрович	инженер	Гоголя -12	-
	Лакин	Яков	Николаевич	инженер	Гоголя-25	6-56-02
	Антипов	Игорь	Сергеевич	слесарь	Мира -52	2-96-88

1. С помощью конструктора создайте таблицу «Январь»:
   
   

Табельный номер	Отработано

В графе «Описание» для поля «Отработано» пометьте «Отработано дней за месяц»

 

1. Аналогично создайте таблицу «Февраль».
2. Установите связи между таблицами:

 

 

1. В таблице «Сотрудники» исправьте фамилию Антипов на Аникин.
2. Через буфер обмена фамилию Аникин скопируйте для новой записи с таб. номером 005, должность «бухгалтер», остальные данные – произвольно.
3. Отсортируйте таблицу «Сотрудники» по: а) табельному номеру; б) фамилии.
4. Установите фильтр для вывода: а) только инженеров; б) для вывода работников только с именем Игорь
5. Отмените фильтр
6. Все изменения сохраните в базе данных.

Контрольные вопросы:

1. Что такое СУБД? Перечислите ее основные функции.

2. Назовите различия между СУБД и ИПС.

3. Как классифицируют БД по характеру хранимой информации?

4. Как классифицируют БД по способу хранения данных?

5. Как классифицируют БД по признаку структуры?

6. Что называют первичным ключом?

7. Как создать таблицу в среде Access?

8. Как отредактировать данные в имеющейся таблице?

9. Как произвести связывание таблиц?

10. Как изменить оформление текста в таблице?

11. Как отсортировать данные в таблице?

12. Что такое фильтрация данных, и как назначить и применить фильтр?

13. Как произвести копирование данных в другие поля записей?

Практическая работа

Создание форм, запросов и отчетов на основе таблицы базы данных.

 

 

Цель работы: сформировать практические умения создания и использования форм, отчетов и запросов в Ms Access.

 

Оборудование: компьютеры класса Pentium

 

Сведения из теории

 

Форма — это средство, используе­мое для ввода и отображения дан­ных таблицы. Форма представляет собой окно с набором элементов управ­ления. Элементом управления называ­ется визуальный объект, используемый для отображения информации, ввода и изменения данных, выполнения опре­деленных действий или просто для ук­рашения формы. Примерами элементов управления могут служить подписи, текстовые поля, управляющие кнопки и графические объекты — линии, рамки и т. д.

Следует учитывать, что сама по себе форма не хранит никакой информации; она всего лишь обеспечивает удобные средства работы с информацией, храня­щейся в одной или нескольких табли­цах. Каждый элемент управления на форме соответствует одному полю таблицы

Использование формы:

Пример формы «Сотрудники» для ввода информации о работниках некоторого предприятия (Рис.1).

Переход на первую запись

Рис.1

 

Для добавления в таблицу с помощью новой формы: откройте БД, откройте таблицу, для которой создаете форму и перейдите на вкладку Создание - Формы, щелкните ПКМ на имени формы и выберите Режим формы.

Для редактирования уже созданной формы перейдите в категорию Формы (рис.2), выберите двойным щелчком нужную форму из списка и проводите редактирование. Пока вы не закроете и не сохраните форму, данные в таблице, для которой создана эта форма, не появятся.

Рис. 2

 

Печать форм: делается, как и в других программах Office с помощью команд Параметры страницы, Предварительный просмотр и Печать в меню Файл.

Создание формы: в окне базы данных выбрать объект Формы и один из режимов «Создание формы с помощью конструктора» и «Создание формы с помощью мастера».

В режиме конструктора элементы управления помещаются на форму пользователем (двойной щелчок ПКМ на имени поля из списка, расположенного в правой части), а в режиме мастера поля на форму выбираются из списка, также из предложенного набора выбирается стиль оформления и внешний вид формы.

Запросы. Представляют собой средства для извлечения информации из БД. В результате запроса выводятся только те записи, которые удовлетворяют запросу.

Простейший бланк запроса – это Расширенный фильтр (Записи – Фильтр – Расширенный фильтр). Можно задать критерии отбора по нескольким полям. Далее выполнить команду Фильтр – Применить фильтр.

Простой запрос: в окне базы данных выбрать Создание и далее «запроса с Конструктор запросов» или «Мастер запросов».

Создание запроса с помощью конструктора:

- В появившемся окне во вкладке Таблица выбрать таблицы, данные из которых нужны для запроса, и закрыть это окно;

- В строке «Поле» выбрать имя поля, которое хотите видеть в отчете по запросу;

- В строке «Сортировка» выбрать порядок сортировки, если она нужна;

- В строке «Вывод на экран» выбрать поставить

- В строках «Условие отбора» и «или» можно записать 2 условия. Например, для таб. номера: Условие отбора >100 или = 10
Выведутся табельные номера: 10 и те, значения которых >100.

-

!

Аналогично ввести критерии запроса для других полей

- Для просмотра результатов щелкните на панели инструментов по кнопке

Редактирование запроса: в окне базы данных выбрать нужный запрос и перейти в режим конструктора.

Отчеты предназначены для вывода на печать. На экране их обычно не просматривают, для этого обычно используют формы.

Стандартные отчеты делятся на столбцовые (напоминают форму. Каждое поле выводится в отдельной строке) и ленточные (в виде таблицы. На различных уровнях этой структуры могут находиться итоговые значения).

Создание стандартного отчета:

- Откройте БД;

- Откройте окно конкретного Запроса или какой-либо таблицы (по которой хотите создать отчет);

- Перейдите на вкладку Создание, выберите кнопку Отчет

- Выберите режим «Создание отчета в режиме конструктора» или «Создание отчета с помощью мастера»

- Удобно пользоваться Мастером отчетов. Здесь нужно выбрать таблицы, необходимые для формирования отчета, и из них выбрать поля, которые вы поместите в отчет.

- Далее добавить уровни группировки (для группировки записей в отчете)

- Далее появляется окно для настройки сортировки

- Если щелкнуть на кнопку Итоги, то в следующем окне можно определить, какие итоговые значения нужно вывести (Sum – сумма, Avg – среднее значение, Min –минимальное значение, Max – максимальное значение)

- В следующем окне выберите вид макета для вывода отчета;

- В следующем окне выберите стиль отчета;

- В последнем окне задайте имя отчета.