Довідники

Довідник – це об’єкт системи, який призначений для зберігання відомостей про сукупність однотипних об’єктів для ведення аналітичного обліку та заповнення документів.

Програма має набір довідників, у яких знаходяться папки та картки з інформацією: назва організації, її реквізити, списки співробітників, найменування основних засобів, матеріалів, продукції, товарів, валют, шаблони текстів, які визначають призначення платежів тощо.

Робота з довідниками може здійснюватись у двох режимах:

· режим огляду та редагування;

· режим вибору елементу довідника.

Виклик довідника. Довідники можна відкривати для редагування за допомогою команди Справочники меню Операции. На екран буде виведений список існуючих у конфігурації довідників (рис. 6).

В усіх довідниках відомості зберігаються у вигляді таблиць: рядок містить запис про один об’єкт, стовпчик – одну характеристику об’єкту. Символ об’єкту – папка зліва від запису. Для редагування довідника треба встановити курсор на запис із синім значком, який необхідно відредагувати, натиснувши Enter чи двічі – мишу, довідник переключиться в режим редагування. Можна також на локальній панелі користуватися кнопкою Изменить (открыть). Редагувати можна в діалозі, для цього треба встановити курсор у будь-який рядок, дані якого треба відредагувати, та натиснути клавішу Enter чи двічі – мишу в будь-якому місці цього рядка. На екрані з’явиться заповнена форма діалогу, у якій слід відредагувати необхідні дані. Кнопка Добавить копированием дозволяє отримати копію рядка, який легко можна потім відкоригувати.

 

Рис. 6 Список довідників

Введення в довідник нового елементу. Для введення нового об’єкту в довідник використовується команда Добавить головного меню Действия, чи клавіша Insert, чи кнопка Добавить . У залежності від обсягу інформації про об’єкт, дані можуть бути введені безпосередньо в поля таблиці або в спеціальну форму. Введені дані необхідно зберегти, натиснувши при роботі з рядком клавішу Enter (кнопку Записать) або ОК (при роботі з формою).

Введення у довідник нової групи. Залежно від змісту довідника його елементи можуть бути (або не бути) об’єднані в групи. Якщо об’єкти довідника можна групувати, то в меню Действия є команда Новая группа, а на панелі інструментів вікна – кнопка Новая группа. Для кожної нової групи задається автоматично унікальний код, який можна змінювати, та назва. Для того щоб відкрити групу, потрібно двічі натиснути позначку чи вибрати Действия /Следующий уровень, або CTRL+Стрілка вниз. Деякі довідники дозволяють створювати дерево груп, тобто групи всередині груп (групи другого, третього рівнів). Натиснувши знак + (–) можна згорнути та розгорнути структуру груп. Подвійне клацання по папці на дереві відкриває групу. Для повернення до списку попереднього рівня потрібно натиснути CTRL+Стрілка вверх, або двічі натиснути позначку відкритої групи, чи вибрати Действия /Предыдущий уровень.

Кількість довідників, а також структура кожного з них задається на етапі конфігурування.

Довідники можна заповнювати як заздалегідь, так і в процесі введення нових операцій і документів у інформаційну базу.

Довідники Счета нашей фирмы, Валюты та Налоги и отчисления доцільно заповнити заздалегідь.

До початку роботи з документами необхідно занести банківські реквізити організації у довідник Счета нашей фирмы.

До довідника Валюты необхідно внести відомості про валюти, які використовуються в організації. Для кожної валюти рекомендується внести історію курсу з першої дати, з якої планується вводити господарські операції, до поточної дати. Дату та значення курсу слід уводити відповідно до котирування валют, які встановлені НБУ. Для організацій, які займаються валютними операціями, доцільно заносити курси УМВБ.

Довідник Налоги и отчисления, як правило, заповнений при встановленні програми, однак до початку роботи із програмою слід перевірити встановлені ставки податків, зборів та платежів, та при необхідності відкорегувати їх. Ставки податків є періодичними значеннями, тобто залежать від дати. Довідник показує значення податків на робочу дату, яка вказана в заголовку вікна довідника. Використовуючи кнопку История значения на панелі інструментів довідника необхідно перевірити дату введення ставок податків.

Перегляд дерева груп. Дерево груп містить найменування груп довідника й дозволяє, по–перше, зручно переглядати структуру довідника, і, по-друге, швидко переходити до елементів, що входять у конкретну групу довідника. Найменування довідника служить кореневим елементом дерева груп.

Для зручності роботи дерево груп має можливість розкриватися й стискуватися. Знак «+» у групі указує, що його можна розкрити, для цього досить клацнути мишею на знаку «+».Група відкриє для перегляду наступний рівень, а знак «+» зміниться на «-». Закрити вузлів дерева можна клацанням миші на знаку «-».

Якщо клавішами або мишею встановити курсор на елементі дерева груп, який не є кінцевим (у свою чергу містить елементи), то натисканням клавіші «*», розташованої на цифровій клавіатурі (сіра зірочка), можна розкрити відразу всі гілки дерева для цього елемента, і навпаки, натисканням клавіші «-» на цифровій клавіатурі («сірий мінус»), можна сховати усі гілки дерева цього елемента.

Відкриття підлеглого довідника. Якщо довідник має підлеглі довідники, то існує можливість відкрити підлеглий довідник прямо з вікна поточного довідника. Для цього можна скористатися пунктом Перейти перед відкриттям пропонується вибрати конкретний довідник.

Сортування елементів довідника. Коли вікно довідника відкривається для перегляду або вибору з нього потрібного елемента, рядки в довіднику можуть бути впорядковані за кодом, найменуванням елементів або реквізитом, якщо це обумовлене конфігурацією системи. Порядок сортування можна задати в меню Дії головного меню програми, пункт Сортування,або використанням відповідних кнопок на панелі інструментів. Для швидкої зміни порядку сортування можна також використовувати клавіші:

Ctrl+1 для упорядкування рядків за кодами елементів;

Ctrl+2 для упорядкування рядків за найменуваннями елементів;

Ctrl+3 за реквізитом.

При виборі довільного реквізиту на екран буде виданий список реквізитів, за якими може здійснюватися сортування довідника. Список таких реквізитів задається в процесі налаштування конфігурації.

У цьому списку слід вибрати найменування реквізиту, за яким буде відсортований довідник, і нажати кнопку ОК.

Якщо для поточного довідника в меню Дії установлений показ у вигляді ієрархічного списку, то сортування здійснюється тільки в межах рівня вкладеності. Якщо показ довідника у вигляді ієрархічного списку відключений, заголовки груп і елементи довідника при сортуванні не розділяються.