Організація та процес менеджменту

Здійснення рішення - самий трудомісткий і напружений етап державного і муніципального менеджменту. Реалізація рішення включає кілька складових: організацію (здійснення організаційних заходів), регулювання і координацію діяльності, активізацію діяльності організації та її співробітників шляхом переконання, стимулювання і примусу.

Реалізація прийнятого відповідно до рішення плану вимагає певної організації (управлінської структури) і організаційних заходів. З одного боку, організація, визначена структура вже є. Це той колектив державного або муніципального органу, установи, органу громадського об'єднання, який виконує рішення-план. Однак найчастіше рішення передбачає певну перегрупування співробітників, покладання на них нових завдань, а іноді створення всередині організації тимчасових мобільних груп зі своїми лідерами-керівниками. З іншого боку, для виконання рішення може бути створена нова організація, вироблено організаційне поділ колишньої, вона може бути посилена новими співробітниками і т.д. Її менеджер буде виконувати завдання, намічену не їм, але в процесі виконання цього завдання він буде приймати самостійні рішення.

Які б не були організаційні структури, до них пред'являються загальні вимоги. Це:

1) націленість на досягнення поставленої мети (міліція Повинна будуватися так, щоб найкращим чином забезпечувати громадський порядок, а структура кафедри вузу - якісно забезпечувати знаннями студентів);

2) ефективність (досягнення мети найкращим чином, у більш короткий термін і з найменшими витратами);

3) перспективність у вирішенні завдань (крім поточних питань необхідно виділити блок перспективних завдань);

4) здатність до розвитку (коригування структури у зв'язку з мінливими обставинами);

5) погодження інтересів (державні службовці, що складаються в одній організації, можуть мати різні службові інтереси, що обумовлено, зокрема, поділом праці). Керівник повинен уміти з достатнім тактом залагоджувати службові нести кування. В якості такого механізму можуть бути використані бесіди, наради, засідання;

6) Облік організаційної індивідуальності (застосовуючи, шаблон, не слід забувати, що діяльність здавалося б знакових організацій може мати різну ефективність);

7) економічність (заощадження ресурсів різного роду).

Методи побудови організаційних структур неоднакові. Можливо поділ за функціями (наприклад, відомчі органи державного контролю), по етапах управління (органи, що приймають рішення і здійснюють їх), залежно від характеру об'єктів управління, тобто за галузевою ознакою (сектор в науково-дослідному інституті відрізняється від кафедри вузу), за територіальною ознакою (в залежності від місця розташування), по колу завдань (центральні і місцеві), за рівнем централізації (централізовані, відносно централізовані і децентралізовані). Нерідко одна і та ж організація поєднує кілька ознак. Побудова організації, природно, багато в чому визначає методи менеджменту.

Організаційні структури повинні постійно вдосконалюватися для підвищення своєї ефективності. Проте перебудова державних і муніципальних установ не повинна підривати стабільність управління, вона покликана підвищувати ефективність менеджменту.

Для вдосконалення структур управління і для контролю за ефективністю проведених змін слід використовувати різні методи. До їх числа відносяться:

експертний метод (оцінки і висновки фахівців);

метод порівнянь і аналогій (у тому числі з державними органами аналогічного профілю в зарубіжних країнах, а також з недержавними установами, якщо вони, виконуючи аналогічні завдання, діють більш ефективно);

метод організаційного моделювання (його частіше доводиться застосовувати подумки, бо не можна нескінченно ламати і будувати управлінські структури, а деякі з них, наприклад паралельний місцевий представницький орган або районний суд, взагалі не можна створити в якості нової реальної моделі).

Важливо також враховувати, що поряд із зовнішньою, формальною, щодо статичною структурою в організації завжди існує неформальна структура, пов'язана з особистими відносинами працівників, з їх симпатіями і антипатіями. Вона теж може впливати на свободу вибору прийомів менеджменту. Керівник, організовуючи роботу, повинен враховувати і це.

Організація - не тільки щодо статична структура (зміни в ній відбуваються постійно, якщо не в персональному складі, то в перерозподілі ролей, конкретних задач), це і відносини всередині неї, і процеси, що відбуваються в ній. Це передбачає визначення раціональної форми поділу праці (керівник визначає завдання співробітникам), регламентацію функцій, робіт, порядок їх виконання (зазвичай це передбачено в посадових інструкціях, наказах, що встановлюють, яку область роботи курирує той чи інший заступник директора, за діяльність яких підрозділів він відповідає, які обов'язки покладені, скажімо, на групу інформації, бібліотеку, відділ збуту на підприємств, головного механіка і т.д.).

Найважливіша частина процесу менеджменту - комунікації. Вони являють собою міжособистісне й організаційне спілкування (службовців різних рангів, вищих і нижчих органів та організацій, спілкування з недержавними організаціями). Мета спілкування полягає в передачі інформації, розпоряджень, вказівок, звітів і доповідей нижчестоящих органів. Це може бути зроблено на нараді, по телефону, шляхом розсилки письмових інструкцій і подання письмових звітів, особисто. Комунікації здійснюються шляхом прямого і зворотного зв'язку. Менеджмент ефективний тільки тоді, коли присутні обидва ці компоненту.

При комунікаціях можливі перешкоди. Так, керівник контрольованого об'єкта не підписує акт перевірки з якихось причин, хоча й не відмовляється зробити це. У результаті затримується виконання відповідних вказівок про виправлення недоліків. В процесі менеджменту можливі також спотворення (наприклад, дані невірні вказівки, свідомо спотворені повідомлення, з тим щоб перебільшити результати роботи, інформаційні перевантаження, коли через малозначних відомостей неможливо скласти загальне враження, безліч ступенів, які проходить інформація, перш ніж вона надходить до керівникові, і на кожному ступені відбувається сортування інформації).

Серйозною проблемою управлінського процесу є правильність сприйняття інформації, звітів, наказів, розпоряджень. Одне і те ж повідомлення, вказівка, слово може мати різне значення для різних органів, державних службовців і громадян. Неправильне сприйняття можливо і при невербальних комунікаціях (жестом, мімікою), коли, наприклад, начальник добродушно посміхається, оголошуючи підлеглому догану.

Для подолання перешкод в процесі комунікацій при менеджменті зазвичай рекомендується дотримуватися п'ять умов:

 

1) ясність і однозначність повідомлень (вказівок, доповідних записок і т.д.) - Не слід прагнути в одному реченні документа відобразити занадто багато думок;

2) повнота. Спрощення інформації, її часткове уявлення може спотворити події та управлінську картину дій;

3) стислість. Довгі й нескладні доповідні записки, накази, послання тільки шкодять справі, заплутують його і ускладнюють прийняття рішення;

4) конкретність. За абстрактним повідомленнями і звітів («підсилили», «вжили заходів», «мобілізували всі сили» і т.д.) важко уявити дійсну картину стану справ;

5) об'єктивність. Повідомлення марно і навіть шкідливо, якщо воно невірно.