СЕКРЕТАРЬ-МАШИНИСТКА

 

 

 

Должностные обязанности. Выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию

работы руководителя предприятия или его подразделений. Получает необходимые руководителю

сведения от подразделений или исполнителей, вызывает по его поручению работников. Организует

телефонные переговоры руководителя, принимает и передает телефонограммы, записывает в его

отсутствие принятые сообщения и доводит до сведения руководителя их содержание. Осуществляет

работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых

материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания, их

регистрация), ведет и оформляет протоколы. Обеспечивает рабочее место руководителя

канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия,

способствующие эффективной работе руководителя. Передает и принимает информацию по

приемно-переговорным устройствам (телекс, факс, телефакс и др.). Печатает по указанию

руководителя различные материалы. Ведет делопроизводство, принимает поступающую на имя

руководителя корреспонденцию, осуществляет ее систематизацию в соответствии с принятым на

предприятии порядком и передает после ее рассмотрения руководителем в подразделения или

конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа. Следит

за сроками выполнения поручений руководителя, взятых на контроль. Принимает документы на

подпись руководителю. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения

просьб и предложений работников. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой,

обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив. Подготавливает документы для

тиражирования на множительной технике, а также копирует документы на персональном ксероксе.

 

Должен знать: положения, инструкции, другие руководящие материалы и нормативные

документы по ведению делопроизводства; структуру и руководящий состав предприятия и его

подразделений; машинопись; правила орфографии и пунктуации; порядок расположения материала

при печатании различных документов; правила печатания деловых писем с использованием типовых

форм; правила эксплуатации пишущих машин, диктофонов, магнитофонов; правила пользования

приемно-переговорными устройствами; стандарты унифицированной системы организационно-

распорядительной документации; основы организации труда; основы законодательства о труде;

правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.

 

Требования к квалификации. Начальное профессиональное образование без предъявления

требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по

установленной программе без предъявления требований к стажу работы.