Правила составления и оформления распорядительных документов.

Основное назначение распорядительных документов – регулирование и координация деятельности, позволяющие органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности.

Распорядительные документы содержат управленческие решения, обязательные для выполнения.

Организационно-распределительный документ – вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий и организаций, их подразделений и должностных лиц.

Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления (по вертикали).

Виды распорядительных документов:

· Указы

· Распоряжения

· Постановления

· Приказы

· Решения

· Указания

Подготовка распорядительных документов складывается из следующих этапов:

· Изучение управленческого вопроса

· Подготовка проекта распорядительного документа

· Согласование документа

· Подписание документа

Выбор вида документа зависит от двух факторов:

· Порядок принятия управленческого решения

· Уровень органа управления или власти, компетенции должностного лица.

Классификация распорядительных документов с точки зрения порядка принятия решений:

· Документы, издаваемые в условиях коллегиальности – постановления, решения

· Документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений – приказы, распоряжения, указания.

 

Классификация распорядительных документов с точки зрения уровня органа управления ил власти, компетенцией должностного лица:

1. Президент РФ издает: указы, распоряжения

2. Федеральные органы исполнительной власти РФ издают нормативные правовые акты: постановления, приказы, распоряжения

3. Руководители учреждений, организаций и предприятий издают: приказы, распоряжения, указания.

 

01.04.2013

Документирование деятельности коллегиальных органов.

1. Организационно-технические мероприятия по подготовке и проведению совещаний.

2. Структура доклада. Корректурные знаки и правила их применения.

3. Требования к составлению и оформлению протоколов.

Формы коллегиальной деятельности: съезды, конференции, пленумы, собрания, заседания, совещания.

Совещание – вид управленческой деятельности, когда определенное количество участников собирается в заранее установленном месте в обусловленное время для обсуждения и принятия решений по ранее поставленным вопросам.

Классификация совещаний по видам:

1. В зависимости от состава участников:

- международные

- всероссийские (студенческая конференция)

- областные

- городские

- внутриучережденческие

2. В зависимости от сложности и объема вопросов:

- многодневные (съезды)

- однодневные (общие собрания профсоюзных организаций)

- несколько часов

- в пределах 1-1,5 часа (еженедельное планирование)

 

Организационно-технические мероприятия:

· Подготовка

· Обслуживание

Подготовка:

1. Определение времени совещания и выработка повестки дня

2. Определение места совещания

3. Организация рабочей группы

4. Определение списка участников и оповещение участников совещания

5. Уточнение списка участников

6. Подготовка материалов для рассмотрения на совещании

7. Определение финансовых расходов (источников)

8. Проведение организационных мероприятий

9. Проверка готовности помещения.

Обслуживание:

1. Встреча участников

2. Регистрация участников

3. Документирование совещания

Регламент – организационный документ, определяющий порядок проведения заседаний, в котором определены периодичность заседаний и все процедуры подготовки и проведения с указанием должностных лиц, отвечающих за каждую процедуру.

1. Определение времени совещания и выработка повестки дня. Постоянно действующие коллегиальные органы (советы, коллегии) имеют годовые, квартальные планы.

Повестка дня – первый документ, который составляется при подготовке совещания.

Указывается:

· Вопросы, выносимые на обсуждение

· Фамилии, инициалы и должности людей, докладывающих каждый вопрос.

Способы оформления вопросов:

· Нумеруются, начинаются с предлога О, Об.

· Формируется в именительном падеже.

Пример:

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. Состояние финансовой дисциплины в организации. Доклад заместитель директора В. П, Павлова.

2. Итого международной деятельности в 2009 году. Доклад начальник международного отдела.

2. определение места совещания:

Оперативные совещания – в кабинете руководства

Заседания постоянно действующих коллегиальных органов – в специально предназначенных залах заседания.

Для маленького совещания дополнительно 2-3 стула.

Для большого – дополнительно 15-20 мест.

Учитывается возможность применения технических средств.

 

3. Организация рабочей группы совещания и распределение обязанностей.

Назначается ответственный за проведение совещания.

Предложение о создании рабочей группы.

При больших совещаниях – приказ руководства.

4. Определение списка участников и их оповещение

Список участников – второй документ.

Если постоянный коллегиальный орган – то список уже имеется, к нему добавляются приглашенные лица.

В определенной форме:

Список включает:

· ФИО

· Какую организация представляет

· Дата и способ направления приглашения

· Подтверждение доставки приглашения и подтверждение участия

· Узнать об участии и времени доклада

· Нуждается ли в гостинице

· Нуждается ли в билетах

· Регистрация убытия (будет являться и регистрационным листом)

Оповещение включает:

- составление приглашения

- передача приглашения

5. Уточнение списка участников. Для учета участников, количества мест.

6. подготовка материалов:

· Основное сообщение доклада (докладчик или его помощник)

· Справочно-информационные материалы (должны быть растиражированы)

· Проект решения (распорядительный документ, готовится по результатам, рассылается накануне совещания)

За 48 часов все документы должны быть собраны.

7. Определение финансовых расходов:

Составляется смета расходов:

- Зарплата с начислениями всех участников

- Командировочные расходы

- Аренда помещения и демонстрационных средств

- Покупка канцелярских принадлежностей, цветов, воды

- Организация кофе-паузы

- Размножение инфляционных материалов для участников совещания и др.

8. Проведение организационных мероприятий

- Заказ гостиницы

- Заказ транспорта

- Организация кофе-паузы

- Организация культурно-массовых мероприятий

- Закупка канцелярских принадлежностей, воды, цветов.

9. Проверка готовности помещения.

Количество мест, исправность мебели и технического оборудования.

Обслуживание:

1. Встреча участников. Встреча, размещение, трансферт.

2. Регистрация

3. Документирование

На этапе подготовки:

Подготовка материалов

стенограмма

протоколирование

протокол

Список участников

Основной доклад (тезисы)

Проект решения

Информационно-справочные материалы

Составление регистрационного места

Составление плана работ по подготовке совещания

решение

видеозапись

фонограмма

 

 

 

На совещании

- подписать - зарегистрировать - размножить - разослать

 

 

Структура доклада:

Основные правила и требования: