Організація зберігання та утилізація бухгалтерських документів

 

Первинні документи, що пройшли опрацювання, бухгалтерські звіти і баланси підлягають обов'язковій передачі до архіву під відпо­відальність конкретної особи.

Розрізняють поточні й постійні архіви. Поточний архів організову­ється безпосередньо в бухгалтерії для зберігання документів звітного року, оскільки облікові працівники вимушені часто звертатися до нього для одержання різних довідок. Для поточного архіву відводять спеціальні шафи, ключі від яких знаходяться в особи, відповідальної за зберігання архіву. Постійний архів розміщується у спеціально об­ладнаному приміщенні і призначений для зберігання не тільки бухга­лтерських документів і звітності, а й справ інших підрозділів і служб підприємства. Документи з поточного архіву в постійний передають­ся після закінчення звітного року.

Перед передачею до архіву первинні документи, які відносяться до певного облікового регістру, комплектують в хронологічному поряд­ку з оформленням довідки для архіву, де зазначається:

— найменування облікового регістру, до якого відносяться такі пе­рвинні документи;

— період, до якого відносяться скомплектовані документи;

— перелік скомплектованих первинних документів;

— дата комплектації і передачі документів до архіву;

— підпис відповідальної особи.

Всі документи, які ведуться на підприємствах, формуються в спра­ви відповідно до затвердженої номенклатури. Загальні принципи формування справ бухгалтерського архіву на­ступні:

1) первинні документи, як правило, зберігаються окремо від регіс­трів бухгалтерського обліку;

2) кожна партія первинних документів за поточний місяць, яка відноситься до певного регістру бухгалтерського обліку, комплекту­ється окремо в хронологічному порядку і супроводжується довідкою для архіву, в якій зазначається місяць і рік, шифр синтетичного облі­ку, номери документів (з № по № включно) і кількість листків;

3) касові документи, авансові звіти, виписки банків з доданими до­кументами інші документи (наприклад, рахунки-фактури) повинні бути підібрані в хронологічному порядку і по закінченні поточного місяця переплетені;

4) кожна справа повинна мати заголовок, який повинен бути коро­тким і точним, при його складанні необхідно враховувати строки збе­рігання документів.

Порядок розподілу справ в номенклатурі може бути наступним:

— організаційно-розпорядча документація вищестоящих органів;

— внутрішня організаційно-розпорядча документація (положення, накази тощо);

— первинні документи;

— облікові регістри;

— планова і звітна документація;

— листування.

Розміщення справ супроводжується присвоєнням індексів, тобто умовним позначенням кожної справи. Індекс справи містить номер структурного підрозділу і порядковий номер заголовку справи.

Сформована номенклатура справ затверджується керівником під­приємства.

Терміни зберігання первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерських звітів, балансів, податкової звітності та іншої доку­ментації на підприємстві визначаються відповідно до "Переліку ти­пових документів, які створюються в процесі діяльності органів дер­жавної влади, місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств", затверджених наказом Головного архівного управління при КМУ від 20.07.1998 р. № 41.

Для більшості видів бухгалтерської документації термін зберіган­ня визначений у три-п’ять років за умови з

ТЕМА «ОРГАНІЗАЦІЯ ДОКУМЕНТУВАННЯ ГОСПОДАРСЬКИХ ОПЕРАЦІЙ ТА ДОКУМЕНТООБІГУ»