Службові листи

 

Листи — узагальнена назва різноманітних за змістом документів, які є засобом спілкування між установами, підприємствами та приватними особами. Значний обсяг документообігу забезпечується саме листуванням.

Зміст кожного листа звичайно індивідуальний. Листи мають бути, як правило, присвячені одному питанню.

Складові частини (реквізити) всіх листів такі:

- назва й адреса установи відправника листа;

- номер і дата;

- назва й адреса одержувача;

- заголовок;

- номер і дата листа, що є підставою для складання відповіді;

- текст;

- перелік додатків із зазначенням кількості сторінок;

- підпис керівника.

Усі ділові листи за функціональним призначенням поділяються на такі, що потребують листа-відповіді (лист-нагадування, лист-пропозиція, лист-запит, лист-вимога), і такі, що не потребують її (лист-попередження, лист-нагадування, лист-відмова, супровідний лист, гарантійний лист, інформаційний лист).

За кількістю адресатів розрізняють листи звичайні (надсилається одній інстанції), циркулярні (надсилається цілому ряду підпорядкованих інстанцій з одного джерела) й колективні.

Якщо лист одного змісту надсилається декільком адресатам, то спочатку зазначається адреса основного одержувача, потім перераховуються інші. Якщо цей документ надсилається більш ніж чотирьом адресатам, то складається перелік розсилки і на кожному примірнику позначається лише один адресат, якому направляється конкретний примірник.

Листи з фінансових питань підписує керівник і головний бухгалтер. Листи, які надають гарантії, завіряються печаткою організації.

Колективний лист, навпаки, пишеться від імені керівників кількох підприємств і надсилається на одну адресу.