IV. Макросы в MS Excel

 

Макросы представляют собой встроенные в документ Excel программы на Visual Basic. Они применяются в тех случаях, когда встроенных средств Excel не достаточно.

По назначению их можно весьма условно разделить на следующие группы:

1. Макросы, обеспечивающие автоматизацию операций по обеспечению работы в Excel;

2. Макросы вычислительного характера;

3. Макросы, обеспечивающие необходимый интерфейс для вычислений.

 

Макросы для автоматизации работ

Макросы данного типа применяются в тех случаях, когда при работе в Excel приходится часто выполнять одну и ту же последовательность операций.

Пример

Пусть для работы Вам необходимо произвести расчеты нескольких таблиц и затем экспортировать их в документ Word.

По умолчанию в Excel установлено:

· тип шрифта – «Arial Cyr»;

· размером шрифта – 10;

· выравнивание для текстовой информации по левому краю, а для числовой – по правому краю.

После экспорта в Word таблицу приходится вручную перенастраивать под следующие параметры:

· размер шрифта – 14;

· тип шрифта – «Times New Roman»;

· выравнивание содержимого таблицы – по центру.

Указанные настройки приходится каждый раз делать вручную. Но можно эти команды записать в макрос и, запуская его одним нажатием, сэкономить время.

Создание макроса в Excel состоит из следующих этапов:

1. Запись макроса

Выделим нужную часть таблицы и выполним команды:

Сервис > Макрос > Начать запись > В появившемся окне запроса о параметрах макроса указать только осмысленное имя макроса (например, «Настройка») > Ok.

Система перейдет в режим записи макроса. Здесь необходимо очень аккуратно выполнить все необходимые команды.

В данном случае:

· установить размер шрифта, равный 14;

· установить тип шрифта «Times New Roman»;

· установить выравнивание по центру.

После этого тут же остановить запись: Сервис > Макрос > Остановить запись.

 

2. Обеспечение запуска макроса.

Для малоопытных пользователей самым удобным способом является запуск макроса с помощью командной кнопки. Для ее создания:

Сервис > Настройка > В окне «Настройка» выбрать закладку «Команды» > В списке категорий выбрать категорию «Макросы» > В списке команд выбрать команду «Настраиваемая кнопка» и перетащить ее на панель инструментов > Не закрывая окна «Настройка» установить указатель мыши на только что перетащенную кнопку > Щелкнуть правой кнопкой мыши > В открывшемся меню выбрать пункт «Назначить макрос» > Из списка макросов выбрать макрос «Настройка».

Примечание

С помощью того же контекстного меню можно изменить надпись на кнопке, выбрать рисунок для нее, нарисовать свой рисунок и т.д.

После оформления кнопки окно «Настройка» закрыть.

 

3. Проверка действия макроса

Если при щелчке по созданной кнопке макрос делает что-то не то, то его необходимо исправить. Если макрос очень простой, то для малоопытных пользователей проще всего перезаписать макрос заново, используя команды пункта 1.

Сам текст макроса можно просмотреть, если выполнить команды:

Сервис > Макрос > Макросы > Выбрать нужный > Изменить > Система перейдет в редактор Visual Basic, в котором будет представлен текст выбранного макроса.

Для рассматриваемого примера должно появиться примерно следующее:

 

Sub Настройка()

With Selection.Font

.Name = "Times New Roman";

.Size = 14

.Strikethrough = False

.Superscript = False

.Subscript = False

.OutlineFont = False

.Shadow = False

.Underline = xlUnderlineStyleNone

.ColorIndex = xlAutomatic

End With

With Selection

.HorizontalAlignment = xlCenter

.VerticalAlignment = xlBottom

.WrapText = False

.Orientation = 0

.AddIndent = False

.IndentLevel = 0

.ShrinkToFit = False

.ReadingOrder = xlContext

.MergeCells = False

End With

End Sub

 

Здесь все команды настройки записаны в виде команд Visual Basic.

Для понимания команд макроса достаточно номинальных познаний английского языка. Сами методы работы в редакторе аналогичны работе в любом текстовом редакторе. Поэтому, если Вы в тексте макроса обнаружите что-то лишнее, то это лишнее можно просто удалить.

Примечание

Точно такой же макрос и с точно таким же вариантом запуска можно создать и в Word.