ОСОБОВІ СПРАВИ

ОСОБОВА СПРАВА — це сукупність документів, що містять докладні відомості про працівника.

На кожного працівника підприємства (установи, організації) у відділі кадрів (чи у відповідній службі) формують особову справу. До неї вносять документи, що їх складає або заповнює працівник, улаштовуючися на роботу (заяву, особовий листок з обліку кадрів чи анкету, автобіографію), копії документів про освіту, витяг із наказу про зачислення на роботу та інші документи по особовому складу, які стосуються даного працівника.

Всі ці документи підшивають в окрему теку, на обкладинці якої в такій послідовності зазначаються: назва підприємства (організації, установи); «ВІДДІЛ КАДРІВ»; «ОСОБОВА СПРАВА № __»; ім'я, по батькові, прізвище працівника, на котрого оформлено особову справу; правила користування особовою справою (дод. 86).

До особової справи мають уходити такі документи (в порядку зазначення):

1.опис документів, що зберігаються в особовій справі (дод. 87);

2.заява про прийняття на роботу;

3.направлення чи рекомендація;

4.анкета або особовий листок з обліку кадрів;

5.автобіографія;

6.копії документів про освіту (кваліфікацію);

7.характеристики (якщо подавалися під час прийняття на роботу);

8.витяги з наказів — про прийняття на роботу, переміщення, звільнення (дод. 88, 89);

9.доповнення до особового листка з обліку кадрів;

10.листок заохочень і стягнень (дод. 90);

11.довідки та інші документи, що стосуються даної особи.

В особових справах держслужбовців містяться фотокопії сторінок паспорта громадянина України.

Довідки про стан здоров'я, з місця проживання та інші документи, що мають другорядний характер, групують окремо. Не вносять до особових справ також витяги з наказів про накладення дисциплінарних стягнень, про заохочення, про зміну прізвища (ці записи роблять у доповненні до особового листка з обліку кадрів та в доповненні - листку заохочень і стягнень).

Особові справи зберігають окремо від інших документів, у спеціальних сейфах. Доступ до особових справ мають працівники, які визначені наказом (розпорядженням)керівника.

В разі формування особових справ підприємству дозволяється виготовляти копії потрібних документів, наприклад копії диплома, свідоцтва про народження, свідоцтва про укладення шлюбу, свідоцтва про розірвання шлюбу. Виготовляти копію можна лише з оригіналу документа. Дозволяється підшивати в особову справу фотокопії документів. Вони мають бути звірені з оригіналом (для виявлення фальшивих) і належно засвідчені відповідальною посадовою особою.

Виготовлення й засвідчення копій із паспорта, профспілкового квитка, перепустки, депутатського мандата, військового квитка заборонено.