Основная цель, процедура и описание ночного аудита

Основной целью ночного аудита является подтверждение правильности и полноты учёта гостевых и негостевых счетов по гостинице по сравнению с внутренними докладами.

Работа аудитора состоит в:

- проверке внесенных записей;

-Составлении баланса счетов;

-Разрешении противоречий;

-Мониторинге кредитных организаций;

-Подготовке оперативных докладов.

Описание системных процессов ночного аудита:

1. Поиск и обработка невыездов (гостей, дата выезда которых равна текущей дате). Для невыехавших гостей система предлагает либо их выписать, либо изменить дату выезда на следующую дату.

2. Поиск и обработка незаездов (гостей, дата заезда которых равна текущей дате). Незаехавшим гостям система автоматически меняет статус с Брони на Незаезд. Отдельно контролируется факт незаезда гостей с перерегистраций комнат. При создании специальных настроек система автоматически начисляет на счета незаехавших гостей с гарантированной бронью штраф за незаезд.

3. Обновление статуса комнат. Система автоматически изменяет статус на грязный для всех занятых комнат.

4. Обработка освобождения от налогов. При специальных настройках система автоматически корректирует начисления налогов на соответствующих счетах гостей.

5. Начисление дополнительных услуг. Система автоматически начисляет ежедневные дополнительные услуги на счета гостей, у которых они определены.

6. Начисление тарифов и налогов. Система автоматически начисляет на счета проживающих гостей тарифы проживания и соответствующие налоги.

7. Начисление деталей пакета. Система автоматически начисляет детали пакета проживающим гостям.

8. Сохранение данных. Система автоматически рассчитывает статистические данные и основные показатели гостиницы на текущую дату (коэффициент загрузки, показатели доходов проживания и дополнительных услуг, средний отпускной тариф, количественные показатели комнат и гостей) и сохраняет их для последующего использования в отчетах.

9. Обновление тарифов гостей. Система автоматически изменяет на счетах проживающих гостей тариф проживания на завтрашний день согласно условиям, установленным соответствующим тарифным планом.

10. Очистка старой информации. Система автоматически удаляет старую информацию (записи контроля за действиями пользователей, записи сообщений гостям, таблицы наличия комнат до указанной даты) согласно условиям, установленным в модуле Настройки.

11. Продление таблиц наличия. Система автоматически продлевает таблицы наличия комнат в системе на один день вперед от наличия.

Ночной аудитор резюмирует результаты операций всех точек, приносят доход для доклада руководству. Сама должность ночного аудита говорит о том что в настоящее время он собирает данные и подводит баланс прошлого дня.

Каждая гостиница должна решить, время стоит считать концом рабочего дня. Например, если ночной аудит начался в 00:00, то это значит конец делового дня. Период с 00:00 до, пока закончится аудит, называется рабочем временем аудита. Конечно операции, влияющие на счета, происходящие в течение рабочего дня аудита, не учитываются до тех пор, пока аудит не завершен. Эти операции считаются частью следующего условного дня.

Основные функции ночного аудитора состоит в том, чтобы проконтролировать, что гостиница получила плату за предоставленные блага и услуги клиентам. Аудиторские процессы считаются завершенными, когда доказана правильность итогов учета бухгалтерии и подразделений гостиницы. До тех пор пока аудиторские процессы не находятся в состоянии баланса, аудит считается незавершенным.

Во многих гостиницах, особенно западных, услуги гостям предоставляются в кредит. Однако, чтобы избежать лишнего риска, гостиницы часто устанавливают лимиты для такого обслуживания. Аудитор должен знать об этих ограничениях. Если счета превысили установленный лимит, аудит должен доложить руководителю гостиницы для принятия соответствующих мер.

Ночной аудит, с введением компьютеров, это – необязательно ночная деятельность. Многие компьютерных систем способны предоставить в любое время непосредственно информацию и обеспечить итоговые отчеты по требованию. К компетенции ночного аудитора обычно входят: завершение незаконченных записей, правильность заполнения счетов, согласование разногласий в статусе номеров, составление балансов всех подразделений, проверка расценок на проживание и места, проверка предварительно заказанных номеров, подготовка отчетов депозит наличности, поддержка системы, распределение отчетов.

Главной функцией аудита является убеждение в том, что все операции, которые влияют на отчетность, записанные в соответствующие счета. Первый шаг в этом направлении - завершение незаконченных записей. Хотя большинство работников пытаются записывать операции в нужные счета по мере их получения, ночной аудитор должен подтвердить, что все операции были записаны перед началом аудита. Незавершенные записи приведут к ошибкам в балансе и ночной отчетности. Преодоление разногласий в статусе номеров. Различия в статусе номеров должны быть решены быстрее. Ошибки в статусе номера могут привести к потерям дохода от недостаточной полноты и ошибок в записях. Например, если гость выписан, а агент забыл правильно оформить процедуру выезда, то номер будет считаться занятым, хотя в действительности он свободный.

Ночной аудитор имеет право удостовериться, что разногласия между дневным отчетом этажного службы и системы статуса номеров были согласованы до конца дня. Чтобы минимизировать ошибки, поверхностные службы должны отчитываться о предполагаемом статусе номеров, которые они обслуживают. Ночной аудитор должен просмотреть отчет и поверхностных служб, чтобы согласовать статус всех номеров отеля.
Если считается, что номер занят, а в отчете этажной службы он числится свободным, то аудитор должен выяснить истину. В этом случае может быть следующее: гость, торопясь, мог уехать, но забыл выписаться; гость мог уехать, не собираясь выписываться; агент или менеджер могли не закрыть лист.

Аудитор, проверив все обстоятельства, предъявляет письмо для закрытия и определяет статус номера. В компьютеризированной системе процесс аудита автоматически изменяет статус номера. Баланс всех отделений (торговых точек).

Ночной аудитор сводит баланс всех отделений, используя все первичные документы. Аудитор подводит баланс всех счетов и информации по сделкам других подразделений. Документы, получаемые бухгалтером, и другие первичные документы резюмируются и сравниваются. Даже полностью автоматизированные отеле, конечно, сохраняют первичные документы для разрешения возможных разногласий.

Детальный аудит отдельного подразделения предусматривает проверку всех записей с тех пор, пока ошибка не будет найдена. Процесс аудита может быть запутанным в этом отношении. Обычно считается
более эффективным сначала свести баланс по всем отделениям, а затем искать отдельные ошибки в записях.

Однако баланса на счетах и итогах подразделений еще не следует, что правильные счета были выбраны для записи. Запись правильной суммы в неправильные счета также приведет к неправильному итогу. Этот тип ошибок бывает незамеченным до тех пор, пока не возникают проблемы со счетами клиентов.

Проверка расценок на номера (места).

Ночной аудитор может потребовать получить дать отчет о доходах от номеров. Этот отчет показывает расценки за каждый номер и фактические расценки, по которым номера сданы, что дает возможность минимизировать доход от номеров. Если расценки и фактические расценки не совпадают, возникает несколько вопросов, которые аудитор должен решить:

- если номер занят членом туристской группы, который является корпоративным клиентом, имеющий льготы, правильно применены скидки расценкам?

- если в номере только один гость, а фактические расценки равны примерно половине, ли гость одним из зарегистрированных? Если да, то зарегистрировался второй гость? Правильное использование информации о доходе и учет номеров может стать основой для анализа доходов от номерного фонда, копия этого отчета может быть подготовлена для главного менеджера отеля.

Поддержка системы. Этот шаг применяется только к компьютерным системам. Компьютер устраняет необходимость ведения всевозможных учетных документов по бронированию номеров, их статуса и т.д., но становится очень зависимым от правильно функционирующей компьютерной системы.

Поддержка отчета должна предъявляться периодически для проверки отлаженной работы гостиницы на случай поломки компьютерной системы. Отчеты в конце дня разрабатываются и печатаются компьютером. Мере печатаются два гостевых списки: одна копия для бухгалтера, а другая - для управления гостиницы. Отчет о статус номеров позволяет агентам определить свободные и готовы номера.

Подготовка отчета ночной аудитор обычно несет ответственность за подготовку отчетов, показывающих эффективность деятельности. Конечный подробный и суммарный отчеты по подразделениям, балансовый отчет и специальные отчеты могут быть подготовлены для осмотра руководством гостиницы.

Конечный подробный и суммарный отчеты по подразделениям подготавливаются и сохраняются с первичными документам и в бухгалтерии.

Балансовый отчет показывает количество гостей, которые подошли к ограничению кредита. В компьютеризированной системе компьютер должен быть запрограммирован так, чтобы мог составлять такой отчет по требованию.

Часто ночной аудитор является ответственным за подготовку имеющегося депозита как части процесса аудита. Поскольку баланс подразделений часто включает операции с наличностью, депозит наличных зависит от удачного аудита. Если приход наличных не был положен на депозит, аудитор сравнивает записи полученной наличности и выплат с фактической наличностью на руках. Копия отчета может быть включена в конверт депозитной наличности для поддержки любого перебора или недобора.

Гостевой отчет содержит окончательный отчет балансов всех зарегистрированных гостей. Исходные данные компьютера должны быть записаны на магнитных дисках.

Распределение отчетов.

Ночной аудитор должен организовать составление отчетов в удобном виде, их своевременную доставку в нужное место. Распределение отчетов - это заключительный шаг в работе аудита и является очень важным для оперативной работы отеля. Если все отчеты составлены точно и достоверно, и доставлены вовремя, то будет принято более правильных оперативных решений.

Автоматизированная система аудита.

Поскольку автоматизированная система работает круглосуточно, она делает функционирования систем реорганизации файлов, системы обслуживания, составления отчетов и обеспечивает подведение итогов в конце дня. С тех пор, как компьютерная система выполняет текущий аудит операционных записей, по мере их появления необходимости в аудите, делает записи по счетам, практически исчезает. Учетная система может быть связана с плановыми доходами автоматизированных записей системы учета посещений точек продаж, внутрикомнатных передвижений, баров.

Аудитор должен проверять процедуру взаимодействия, чтобы быть уверенным в том, что зарегистрированные исходящие операции тщательно управляются. В случае, когда гарантированные заказы не отображаются, записи могут быть запрограммированы так, чтобы автоматически переноситься в файл счетов. Если сделка должна быть зарегистрирована независимо, электронное отображение можно ограничить монитором компьютера для обработки.

Противоречия в состоянии номеров полностью нетипичные в автоматизированных системах.

Горничные обычно отчитываются о текущей занятости номеров по внутреннему телефону, перед тем, как выйти из номера. Эта своевременная быстрая информация автоматически согласуется с электронным состоянием номера, и отчет об изменении статуса номера автоматически распечатывается.

Компьютер может определить проблему достаточно быстро, чтобы дать возможность отеля подготовить номера для передачи в продажу с минимальной потерей дохода.

Отчетный баланс поддерживается на протяжении всего времени. Как только цена заказа введена в списке, она немедленно вносится в гостевой карте и в контрольной карте.

Контрольная карта - бухгалтерский документ для внутреннего использования, для подтверждения всех бухгалтерских записей. Для сбалансирования подразделений гостиницы компьютер сравнивает все контролируемые карты, поступающие с контрольными картами. Несовпадение балансов также подходит для нахождения проблемы в технике автоматических записей.

Детализированные отчеты подразделениями могут быть собраны и связаны с записями для подтверждения счетных поступлений в любое время в течение дня. Компьютерная система может быть запрограммирована на составление различных отчетов различных объемов и содержания. Поскольку касается реорганизации компьютерных файлов так же, как и деталей подсчета, большая часть исходной информации (документов) отличается от их некомпьютеризированного дубликата.

Подтвержденные заказы, подсчет прибыли, списки ожидаемых прибытий отъездов, карточки гостей, выбывающих ежедневный отчет об операциях, счета-фактуры для негостевых счетов - обычные последствия автоматизированной системы современной рутины. Оборудование может также распечатывать копии, содержания файлов, чтобы избежать ошибок в системе. Отчет о деятельности, список гостей, отчет о состоянии номеров и бухгалтерских отчетов также могут быть распечатаны. Поскольку информации работает компьютер, желательно применять процедуру внесения наличных по некомпьютеризированному имуществу. Однако после того, как компьютерная система может поддержать (подтвердить) отражение продаж, контроль кассира, полученный доход также может подпадать под современный контроль.

Процедура Ночного аудита.

Процедура Ночного аудита состоит из нескольких задач, запускаемых автоматически и контролируемых системой. Система запускает новую задачу сразу после проведения предыдущей без вмешательства пользователя в процедуру. Обновление даты в гостинице происходит вследствие проведения ночного аудита.

Перед запуском процедуры Ночного аудита система проводит ряд проверок для того, чтобы убедиться в том, что нет никаких условий, препятствующих процедуре Ночного аудита. Если такие условия существуют, то на экране появляется соответствующая предупреждающая надпись.

Примеры предупреждений перед запуском ночного аудита:

Предупреждение системы о том, что с момента прошлого Ночного аудита проведено менее 25 начислений, что может означать попытку повторно запустить процедуру ночного аудита в течение одного дня.

Предупреждение системы о том, что с момента прошлого Ночного аудита прошло менее 20 часов назад, что может означать попытку повторно запустить процедуру ночного аудита.

Предупреждение системы о том, что на текущую дату есть не выписанные брони.

Примеры типовых задач перед закрытием дня:

- проверка оставшихся броней на заезде: отменить или оставить для автоматического перевода в статус Незаезд во время ночного аудита

- проверка невыехавших гостей в списке Выезда на текущий день: продлить проживание или оформить выезд

- проверка корректности закрытия счетов безналичным кодом оплаты для передачи в бухгалтерию

- балансирование смены кассиров, закрытие кассы,

- проверка правильного применения тарифов проживания

- печать резервных отчетов

Примеры типовых задач перед открытием нового дня:

- открытие кассы

- печать обязательных отчетов, предоставляемых другим отделам и/или руководству

- подготовка информации для отделов гостиницы

Реорганизация.

После завершения Ночного аудита (до проведения ночного аудита) возможны следующие действия системы (задаются при конфигурации гостиницы):

- автоматическая печать пакета отчетов

- автоматический запуск процедуры реорганизации

Реорганизация используется для проверки информации, содержащейся в таблицах базы данных, и для устранения несоответствий.

Несоответствия возникают в результате накопления ошибок, которые не были устранены, или при некорректном завершении работы системы или сбоях на рабочих станциях или на сервере.

Заключение

В ходе производственной практики в гостинице «East gate»в службе приема и размещения, нами были изучены особенности деятельности портье в гостинице.

Мы познакомились с комплексом дополнительных услуг в гостинице и особенностей их функционирования, также познакомились с процедурой размещения гостей в гостинице, научились правильному общению с гостями, получили навыки заполнения карт гостя, ксерокопирования документов и заполнения данных паспортов в базу компьютера. А также ознакомились с обязанностями оператора на телефоне.

Во время прохождения практики наши знания в сфере гостиничного сервиса, которые были получены в институте, дополнены практической деятельностью, нам стали понятнее процессы организации службы приема и размещения.

Индустрия гостеприимства является одной из динамично развивающихся областей сферы обслуживания.

С момента возникновения роль гостиницы как средства размещения не изменилась, но вырос уровень комфорта, уюта, расширился перечень услуг, предоставляемых гостю, постоянно совершенствуются службы в целях улучшения качества обслуживания и лучшего удовлетворения потребностей гостя.

Чтобы гость стал постоянным клиентом гостиницы, требуется от персонала предприятия участие, и успех всего процесса обслуживания зависит от согласованных действий и от усилий всех членов рабочего коллектива.

Список литературы

1.Волков Ю.Ф. Экономика гостиничного бизнеса.- М.: Феникс, 2005.

2.Скобкин С.С. Экономика предприятия в индустрии гостеприимства и туризма: учебное пособие.- М.: Магистр Издательство, 2011.

3.Брашнов Д. Г Гостиничный сервис и туризм: учебное пособие – М.: Альфа- М Издательский дом, 2011.

4. Чумаков, Б. Н. Основы информационной деятельности 2006.

дополнить