ОРГАНИЗАЦИЯ И ВЕДЕНИЕ СИСТЕМАТИЧЕСКИХ КАТАЛОГОВ И КАРТОТЕК ПО УДК

Основное назначение систематического каталога и библиографических картотек, организованных по УДК в органах НТИ и научно-технических библиотеках, – удовлетворять тематические запросы. Последние могут быть систематического или предметного характера. И на оба вида запросов может ответить систематический каталог. Однако запросы предметного характера (когда заданная тема должна быть рассмотрена с точки зрения разных дисциплин, т. е. комплексно) удовлетворяются с помощью алфавитно-предметного указателя к каталогу, а именно – с помощью его гнездовых рубрик.

Принципиальных различий в методике составления систематического каталога и систематических библиографических картотек не имеется. Единственное различие заключается в том, что в каталогах отражаются фонды конкретного СИФ или библиотеки, а в библиографических картотеках – литература независимо от наличия в данном фонде.

К важнейшим требованиям организации материала в систематических каталогах или картотеках относится соблюдение принципа единообразия: литература по какому-либо вопросу всегда должна относиться в один и тот же раздел каталога. Если этот принцип не будет соблюдаться, то, во-первых, каталог или картотека потеряют одно из своих наиболее ценных поисковых качеств – точность и полноту, во-вторых, поиск будет длительным.

Все карточки в систематическом каталоге или картотеке должны быть подобраны по индексам, однородные темы (карточки) выделены разделителями.

Разделители оформляются как на мелкие рубрики, так и на общие разделы каталога, причем за некоторыми из них непосредственно может не быть карточек; иначе говоря, они возглавляют не столько группу карточек, сколько логически подчиненные им разделители и тем самым образуют систему. Поэтому, говоря о количестве карточек за разделителем, мы имеем в виду их последнюю ступень.

Читатели-специалисты чаще всего нуждаются в информации по конкретным вопросам, и существует необходимость собирать ее по соответствующим дробным индексам. Отсюда можно сделать ложный вывод, что вопроса о количестве карточек за разделителями как будто не должно существовать, ибо каждый, даже самый мелкий вопрос должен быть выделен.

Но здесь существует другая опасность: разделителей окажется так много ("лес разделителей"), что читателю будет трудно ориентироваться, и поэтому, все-таки рубрики каталога или картотеки необходимо укрупнять. Оптимальным количеством карточек за разделителем считается 50.

Выбор типа расстановки карточек и организации систематических каталогов и картотек во многом определяется типом и профилем фонда, читательскими запросами и т. п.

Карточки за разделителями можно располагать одним из трех способов: в порядке дробности индексов; в алфавитном порядке карточек; по укрупненным индексам карточек. Первый способ удобен тем, что АПУ может отсылать читателя непосредственно к дробному индексу, который при подобном способе расстановки целесообразно писать сверху, в правой стороне карточки.

При расположении карточек по укрупненным индексам, обозначенным на разделителях, но в пределах каждой такой рубрики они подбираются в обратном хронологическом порядке по годам издания, т. е. сначала новейшая литература по данному вопросу, а потом более старая.

При очень детальном выделении рубрик по мелким темам вопрос о том, как лучше подбирать карточки – по алфавиту или в порядке обратной хронологии – теряет свой смысл. Весь материал внутри рубрики, независимо от этого, легко обозрим. Но установить определенный порядок и строго его придерживаться все же необходимо независимо от количества карточек за разделителями.

Выше отмечалось, что разделители в каталоге или картотеке озаглавливают не только группу карточек за каждым из них, но и другие разделители и в целом составляют систему разделителей. Эта система помогает пользователю самостоятельно ориентироваться в каталоге, находить необходимую литературу. Для того, чтобы правильно ориентировать его в каталоге, разделители должны, насколько это возможно, показать ступенчатую структуру систематического каталога, иерархию классов и родо-видовые связи, существующие между подразделениями каталога. Это достигается строго продуманным применением разделителей определенной формы, со средним и боковыми выступами. Последние можно ставить выступом направо и налево, таким образом, получаются три формы разделителей: средние, левые и правые. Эти формы можно дополнить, срезая немного выступы разделителей или вырезая из карточек разделители с более широкими выступами, хотя в библиотеках это практикуется редко. Средними разделителями следует выделять относительно крупные разделы, подразделяя их еще на две ступени левыми и правыми разделителями.

В каком порядке применять боковые формы разделителей – вопрос местного значения, и в разных СИФ он решается по-разному. Таким образом, создается возможность оформлять разделителями обусловленной формы три иерархических ступени делений. Когда в пределах одного каталожного ящика имеется более трех ступеней, приходится идти на некоторые огрубления оформления: представлять одной формой разделителей две ступени иерархии классов.

На выступах разделителей следует писать индекс и его рубрику, на средних разделителях, ниже выступа, перечислять основные деления этого раздела и ссылки к смежным делениям УДК. Подобные ссылки и отсылки необходимо делать на боковых разделителях, хотя перечислять там деления следующей ступени обычно нецелесообразно.

Систематический каталог тесно связан со всеми другими каталогами библиотеки. Такая связь достигается применением во всех каталогах единой формы карточки и указанием полного каталожного индекса в алфавитном каталоге (при наличии двух алфавитных каталогов – в служебном). Это помогает единообразному индексированию разных изданий одной и той же книги и книг, близких по тематике. Поэтому, при всякой реклассификации и исправлениях индексов нужно отражать эти исправления в алфавитном каталоге. Процесс этот замедляет проведение реклассификации, но он необходим для правильного ведения систематического каталога.

Систематический каталог, библиографическая картотека требуют постоянного внимания: полного или частичного пересмотра классификации, обновления карточек или разделителей. Без систематически проводимой работы каталог быстро устаревает и теряет свое значение.

Различают следующие виды работ с каталогом или картотекой:

пополнение карточками новых поступлений;

при необходимости изменяются формулировки или исправляются надписи на разделителях;

текущая редакция. В более крупных СИФ применяется разделение труда: карточки расставляет технический работник (на ребро или с цветной закладкой), а редактор проверяет правильность расстановки и определяет необходимость изменений и дополнений разделителей;

плановая редакция, т. е. сплошной пересмотр всего каталога или картотеки, или крупных разделов с одновременной детализацией рубрик, реклассификацией и внесением исправлений в соответствии с изменениями и дополнениями УДК.