Понятие электронного документа и документооборота

Электронный документ — документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.

Обязательным является наличие у документа регистрационной карточки — набора реквизитов документа (вид документа, регистрационный номер, краткое содержание и другие атрибуты, в общем случае регламентируемые ГОСТами, но они могут отличать­ся в конкретных случаях).

В таком виде документ становится базой построения системы электронного документооборота — системы, организующей полный жизненный цикл документа, начиная от его регистрации и заканчивая списанием в архив.

СЭД позволяет автоматизированными средствами решить наиболее актуальные делопроизводственные задачи учреждения:-Ускорение прохождения (на этапах создания, согласования, регистрации, рассмотрения и исполнения) документов при работе с корреспонденцией организации;- Обеспечение своевременной подготовки и направления ответов организации на запросы внешних корреспондентов;- Исключение многократного тиражирования документов на компьютерах пользователей и сетевых ресурсах организации;- Разгрузка трафика корпоративной сети благодаря устранению необходимости множественной рассылки одного документа;- Сокращение ошибок доставки документов (поручений) при реализации (выполнении) заданных процедур прохождения конкретного документа (поручения) к каждому исполнителю;- Налаживание и упрощение контроля за исполнительской дисциплиной и использованием трудовых ресурсов за счет автоматизированного отслеживания маршрута движения документов и исполнения поручений;- Исключение потери документов;- Проведение мониторинга процедур прохождения документов и поручений и анализа эффективности организации делопроизводства в учреждении, и их оптимизация за счет осуществления статистического анализа исполнения поручений и формирования необходимых отчетов;- Совершенствование средств надежного централизованного хранения и эффективного поиска документов.

Электронный документ имеет, согласно статьи 6 Закона об электронном документообороте, реквизиты: электронную цифровую подпись (ЭЦП), наименование отправителя, почтовый и электронный адрес отправителя, дата его создания.

В СЭД атрибуты документа хранятся в реляционной базе данных. Для каждого типа документов создается шаблон карточки, где представлены наименования атрибутов документа. При входе документа в СЭД на него заполняется регистрационно-контрольная карточка (РКК), которая оказывается связанной с самим документом.

Под хранилищем документов понимается хранилище содержимого документов.

Свойства СЭД: Открытость СЭД.Высокая степень интеграции с прикладным программным обеспечением (ПО).Особенности хранения документов.Маршрутизация документов.Разграничение доступа. 6. Отслеживание версий и подверсий документов.7. Наличие утилит просмотра документов разных форматов.8. Аннотирование документов.9. Поддержка различных клиентских программ.

46. Электронная цифровая подпись — реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе. Основные характеристики: подлинность — подтверждение авторства документа; целостность — документ не может быть изменен после подписания; неотрицание авторства (неотрекаемость) — автор впоследствии не сможет отказаться от своей подписи.

Использование ЭЦП имеет две основные его схемы: подписание электронного сообщения при его передаче и проверка подписи отправителя после получения, то есть защищенная передача документа;использование ЭЦП во всем жизненном цикле электронного документа — при его создании, согласовании, утверждении, ознакомлении с ним и т. д. Электронный документ — это документ, подготовленный с использованием системы электронного документооборота, зафиксированный на материальном носителе в виде объекта СЭД и снабженный реквизитами, с помощью которых можно идентифицировать место, время создания и автора документа.

Основные отличительные черты СЭД с поддержкой ЭЦП от СЭД без поддержки ЭЦП:

Электронные документы, снабженные ЭЦП, являются доказательствами: они документируют решение или какой-либо факт.- При возникновении конфликтной ситуации электронный документ, подписанный ЭЦП, позволяет провести расследование внутри организации, а при необходимости — и с привлечением третьей стороны.- По сути электронный документ без ЭЦП существовать не может. Если ЭЦП не применяется,то можно говорить лишь об электронном образе документа и не более того.

Доказательность электронных документов имеет два важных следствия:

1. возникает возможность полностью отказаться от бумажных документов при условии, что это не противоречит действующему законодательству (некоторые типы документов требуется иметь в бумажном виде). Это позволяет избежать дублирования информации на различных носителях, обеспечивает надежное хранение данных и предотвращает утечку конфиденциальной информации;
2. отпадает надобность в физической передаче сотрудникам бумажных документов, что многократно ускоряет процессы принятия решений по документам и доведения решений руководства до сотрудников.