Поняття про облікові регістри. Види облікових регістрів

Регістр (від латинського rejestr, reictrum - список, опис, показ­ник, книга для запису) - це носій спеціального формату, призначе­ний для відображення документально оформлених господарських операцій в системі рахунків, накопичення та зберігання облікової інформації. В регістри господарські операції записуються за двома ознаками: системності та хронології. Записи в облікові регістри по­винні здійснюватися в міру надходження документів, але не пізні­ше терміну, який забезпечує своєчасне нарахування заробітної плати, складання фінансової, податкової та статистичної звітності. Запис в облікові реєстри називають обліковою реєстрацією. Це дру­гий етап облікових робіт (після документального оформлення і оп­рацювання документів).

Бухгалтерські регістри і документи (їх часто називають пер­винними) мають різний статус при вирішенні питань в процесі різ­ного роду перевірок контролюючими органами або при вирішенні судових справ. В цих ситуаціях використовуються дані бухгалтер­ських регістрів, але тільки в випадку, якщо кожний запис в них підтверджений відповідно оформленим первинним документом.

 

За зовнішнім виглядом облікові регістри поділяються на кни­ги (бухгалтерські книги), картки, окремі листочки. В бухгалтерсь­ких, книгах сторінки міцно переплетені (зброшуровані, пронумеро­вані, а в кінці книги за підписом головного бухгалтера вказують за­гальну кількість сторінок).У деяких книгах (Касова книга) сторінки не тільки нумерують, а й прошнуровують шпагатом і скріплюють сургучною або мастильною печаткою. На обкладинці книги зазна­чають назву підприємства або організації, назву книги та рік, на

який її заведено.

Перевагою ведення обліку в книгах є надійність зберігання об­лікових записів. Тому книги використовуються на тих ділянках об­ліку, де потрібен посилений контроль за зберіганням облікових за­писів. Наприклад, при обліку коштів в касі використовується Касо­ва книга. Проте книги мають недоліки: громісткість, ведення та об­робка їх неможливі засобами обчислювальної техніки, неекономіч­ність (залишається велика кількість невикористаних сторінок).

Зручнішими є картки. Картки - це спеціально розграфлені фо­рми, виготовляються з цупкого паперу чи картону, для по-об'єктного обліку основних засобів, товаро-матеріальних цінностей тощо. Картки систематизуються у встановленому порядку і збері­гаються в спеціальних ящиках - картотеках. Для забезпечення збе­реження картки при відкритті її реєструють у спеціальному реєстрі. Кожній картці надається порядковий номер. Картки закріплюють за певними обліковими працівниками, які відповідають за їх збере­ження і правильність записів в них.

Окремі листки від карток відрізняються тим, що виготовляють­ся з звичайного паперу більшого формату, зберігаються в папках. На окремих листках ведуться оборотні відомості, журнали-ордери, меморіальні ордери, групувальні відомості тощо.

Після закінчення звітного періоду і складання балансу книги, картки та окремі листки (відомості) закриваються шляхом підраху­нку підсумків і підшиваються в спеціальні папки.

За видами записів облікові регістри поділяються на хроноло­гічні, систематичні, комбіновані.

В хронологічних регістрах господарські операції, оформлені документально, фіксуються у календарній послідовності їх здійс­нення: журнал реєстрації господарських операцій.

В систематичних регістрах відображаються однорідні за еко­номічним змістом операції в певній системі, наприклад, рахунки бухгалтерського обліку.

Систематичні регістри, в свою чергу, поділяються на:

- регістри синтетичного обліку;

- регістри аналітичного обліку;

регістри, які поєднують синтетичний і аналітичний облік.

За побудовою регістри бухгалтерського обліку поділяються на односторонні, двосторонні, багатографні, шахові.

Односторонні - це такі регістри, в яких графи для записів де­бетових і кредитових оборотів розміщені поряд на правій стороні: Касова книга.

Двосторонні облікові регістри складаються з двох однакових частин, ліва з яких призначена для дебетових записів, права - для кредитових: картка складського обліку матеріалів.

Багатографні - регістри, в яких одна з граф дебетова чи креди­това (частіше перша) поділена на кілька частин за статтями витрат або видами продукції: Головна книга.

Шахові - регістри, в яких запис відбувається за двома ознака­ми: по вертикалі та по горизонталі (принцип шахової дошки). У цих регістрах господарські операції записуються тільки один раз і відо­бражаються одночасно по дебету і кредиту кореспондуючих рахун­ків. Залежно від змісту операцій, що обліковуються, регістри бу­вають контокорентні, кількісні, кількісно-сумові, кількісно-сортові.

Контокорентні - регістри, призначені для обліку розрахунків з різними контрагентами.

Кількісні - регістри, які використовуються для обліку кількості однорідних товарно-матеріальних цінностей.

Кількісно-сумові - регістри, в яких проводиться облік матеріа­льних цінностей в натуральному і грошовому вимірниках.

Кількісно-сортові - регістри, призначені для обліку кількості товарно-матеріальних цінностей за ознаками сорту.

Розглянуту класифікацію облікових регістрів можна узагальни­ти у вигляді схеми (рис.7.2)

Рисунок 7.2 - Класифікація облікових регістрів