Этапы и методы проектирования организационных систем

Процесс формирования организационных структур включает следующие действия: формирование целей и задач; определение состава и места подразде­лений; определение ресурсного обеспечения подразделений (численность рабо­тающих, материальные, финансовые и т. д. ресурсы); разработка регламенти­рующих процедур, документов, положений, закрепляющих и регулирующих формы, методы, процессы, которые осуществляются в организационной систе­ме управления.

Выполнение всех вышеперечисленных действий можно осуществить по трем крупным стадиям:

1. Формирование общей структурной схемы аппарата управления.

2. Разработка состава основных подразделений и связей между ними.

3. Регламентация организационной структуры.

1. Формирование общей структурной схемы определяет главные ха­рактеристики организации; направления, по которым должно осуществляться детальное проектирование как организационной структуры, так и внутриорга-низационного экономического механизма, способов переработки информации, кадрового обеспечения.

На этой стадии определяют:

- цели производственно-хозяйственной системы и ее проблемы, подлежащие решению;

- общую спецификацию функциональных и программно-целевых подсистем, обеспечивающих их достижение;

- число уровней в системе управления;

- степень централизации и децентрализации полномочий и ответст­венности на каждом уровне управления;

- основные формы взаимоотношений данной организации с внешней средой;

- требования к экономическому механизму, формам обработки информации, кадровому обеспечению организационной системы.

2. Разработка состава основных подразделений и связей между ними. Этот этап предусматривает реализацию организационных решений не только в целом по крупным линейно-функциональным и программно-целевым бло­кам, но и по самостоятельным (базовым) подразделениям аппарата управ­ления; распределение конкретных задач между ними; построение внутриорга-низационных связей.

3. Регламентация организационной структуры предполагает определение количественных характеристик аппарата управления; перечень процедур управленческой деятельности; определение состава внутренних эле­ментов базовых подразделений (отделов, бюро, групп, должностей); опре­деление проектной численности подразделений, трудоемкости основных видов работ, квалификационный состав исполнителей, распределение задач и работ между конкретными исполнителями, установление от­ветственности за их выполнение, разработки процедур выполнения управлен­ческих работ в подразделениях, разработку порядка взаимодействия подразде­лений при выполнении работ, расчет затрат на управление, расчет эффективно­сти аппарата управления в условиях проектируемой организационной системы.

Совокупность документов, разработанных на всех стадиях проектирова­ния, вместе с пояснительной запиской составляет проект организационной структуры управления.

Проектирование организационных структур управления осуществляется на основе следующих методов:

1. Метод аналогий.

2. Экспертно-аналитический метод.

3. Структуризация целей.

4. Организационное моделирование.

1. Метод аналогий состоит в применении организационных форм и ме­ханизмов управления, которые оправдали себя в организациях со сходными ор­ганизационными характеристиками по отношению к проектируемой организа­ции (целями, технологией, спецификой, размерами и т. д.). К методу аналогии относится разработка типовых структур управления, а также определение гра­ниц и условий их применения.

2. Экспертно-аналитический метод состоит в обследовании и аналитическом изучении организации силами квалифицированных специа­листов, с привлечением руководителей, что позволяет выявлять специфиче­ские особенности проблем и «узкие места» в работе аппарата управления. Дан­ный метод является наиболее гибким и всеохватывающим, применяется в соче­тании с другими методами и имеет многообразные формы реализации.

Одной из форм реализации этого метода является «диагностический ана­лиз», основанный на следующих принципах: построение организационной структуры исходя из системы целей; отделение стратегических и координаци­онных функций от оперативного управления; сочетание функционального и программно-целевого управления и др.

Особое место среди экспертных методов занимает разработка графиче­ских и табличных описаний организационных структур и процессов управле­ния, отражающих рекомендации по их наилучшей организации.

3. Метод структуризации целей предусматривает выработку системы целей и подцелей организации, включая их количественную и качественную формулировку и последующий анализ организационных структур с позиций их соответствия системе целей. При использовании этого метода выполняются следующие этапы:

- разработка системы («дерева») целей, которая является структурной ос­новой для увязки всех видов организационной деятельности, исходя из конеч­ных результатов;

- экспертный анализ предполагаемых вариантов организационной струк­туры с точки зрения организационной обеспеченности достижения каждой из целей;

- составление карт прав и ответственности за достижение целей.

4. Метод организационного моделирования представляет собой разработку формализованных математических, графических, машинных и других отображений (моделей) распределения полномочий и ответственности

в организации. Они являются базой для проведения анализа и оценки различ­ных вариантов организационных структур во взаимосвязи их переменных. Можно назвать несколько основных типов организационных моделей:

- математико-кибернетические модели иерархических управленческих структур, описывающих организационные связи и отношения в виде математи­ческих уравнений и неравенств;

- графо-аналитические модели организационных систем, представ­ляющих собой сетевые, матричные, табличные, графические отображения распределения функций, полномочий, организационных связей;

- натурные модели организационных структур и процессов. Они за­ключаются в оценке структур, функционирующих в реальных организацион­ных условиях;

- математико-статистические модели зависимостей между исходными факторами организационных систем и характеристиками организационных структур.

Они строятся на основе сбора, анализа обработки эмпирических данных об организациях, функционирующих в сопоставимых условиях.

Процесс проектирования организационной структуры управления должен осуществляться на совместном использовании вышеперечисленных методов моделирования.

Для проектирования организационных структур новых организаций преимущественно используются формально-аналитические методы и модели.

Для совершенствования действующих организаций - методы диагно­стических обследований и экспертного изучения организационной системы.