Лабораторная работа № 7. Создание отчетов

 

Цель: Научиться создавать отчеты в СУБД.

 

Задание: Создать отчеты:

1) Список моделей автомобилей;

2) Список автомобилей конкретной модели;

3) Список автомобилей конкретной фирмы.

 

Общие теоретические сведения.

Отчет является объектом базы данных СУБД Microsoft Access, предназначенным для представления данных, сортируемых и форматируемых в соответствие с заданными пользователем спецификациями.

Отчеты только отображают данные; они не могут быть использованы для ввода данных.

Как и формы, отчеты состоят из разделов, а разделы могут содержать элементы управления. Но, в отличие от форм, разделов в отчетах больше, а элементов управления меньше.

Источниками данных для отчетов служат таблицы, запросы или инструкции SQL. Отображаемая инфор­мация автоматически изменяется при изменении данных в таблицах, на которых она базируется. Однако формат отчета сохраняется в макете отчета и изменяется только в том случае, когда макет отчета будет изменен.

Методы создания нового отчета:

- Конструктор: Новый отчет создается в ручную.

- Мастер отчетов: Мастер СУБД Access сопровождает процесс создания отчета.

- Автоотчет: в столбец: Создается отчет, который отображает поля из таблицы в одном столбце. Каждое поле образует отдельную строку с заголовком слева.

- Автоотчет: ленточный: Создается отчет, который отображает данные в таблич­ном формате, аналогичном электронной таблице. Поля каждой записи образуют отдельную строку. Заголовки печатаются сверху на каждой странице.

- Диаграмма: Мастер сопровождает процесс вставки диаграммы в отчет.

- Почтовые наклейки: Мастер сопровождает процесс создания отчета, форматирован­ного для печати почтовых наклеек.

Структура отчета состоит из пяти разделов:

- Заголовок отчета;

- Верхний колонтитул;

- Область данных;

- Нижний колонтитул;

- Примечание отчета.

Раздел заголовка служит для печати общего заголовка отчета.

Раздел верхнего колонтитула можно использовать для печати подзаголовков, если отчет имеет сложную структуру и занимает много страниц. Здесь также можно размещать номера страниц, если это не сделано в нижнем колонтитуле.

В области данных размещают элементы управления, связанные с содержимым полей таблиц. В эти элементы управления выдаются данные из таблиц для печати на принтере. Порядок размещения и выравнивания элементов управления тот же, что и при создании структуры форм.

Раздел нижнего колонтитула используют для тех же целей, что и раздел верхнего колонтитула. Обычно наблюдается два элемента управления: в первом выводится текущая дата, во втором – номер страниц и общее количество страниц.

Раздел примечание используется для размещения дополнительной информации.

 

Выполнение работы:

1. Создание отчета “Список моделей автомобилей” на основе созданного запроса Список моделей.

1) Перейдите на вкладку Отчеты и выполните команду Создать.

2) В диалоговом окне Новый отчет выберите Мастер отчетов и в качестве источника данных - запрос Список моделей.

3) Выберите все поля для отчета, тип представления данных – по Фирме.

4) Выберите тип макета и ориентацию для отчета. Укажите стиль и введите имя отчета (например, “Список моделей автомобилей”).

5) Откройте созданный отчет в режиме Конструктора отчетов и произведите окончательное оформление, т.е. отредактируйте отчет: введите соответствующий заголовок отчета, там где необходимо уменьшите\увеличьте поля, измените их взаимное расположение.

6) Сохраните изменения и выполните команду Просмотр. Пример отчета приведен на рисунке Г.3 приложения Г.

 

2. Самостоятельно создайте:

1)Отчеты Список автомобилей конкретной модели и Список автомобилей конкретной фирмы на основе соответствующих запросов (Поиск характеристик автомобиля по наименованию модели, Поиск характеристик автомобиля по наименованию фирмы).

2)Подключите отчеты в соответствующие формы, используя элемент управления Кнопка (пример приведен на рисунке В.1 Приложения В), или создайте страницу в главной кнопочной форме Отчеты в соответствии с п.п. 1-5 пункта 4 лабораторной работы № 4 и расположите отчеты в ней (пример приведен на рисунке Г.2 приложения Г).

 

3. Содержание отчета по лабораторной работе.

В отчете к лабораторной работе должны быть представлены:

1) Титульный лист отчета по лабораторной работе (приложение Б).

2) Название лабораторной работы, цель и задание.

3) Созданные отчеты.