Операции, выполняемые в ходе проведения приёмки товаров, условно делят на следующие этапы

1). Проверка транспортного средства (наличие на дверях автомобиля или на контейнерах пломб отправителя, их исправность, состояние транспортного средства). Ответственные за проведение приёмки товаров лица самостоятельно срезают пломбу, обращая внимание на её состояние и но­мер. Запрещается срезание пломбы лю­бым другим категориям сотрудников.

2). Проверка товаро-сопроводительных документов: полнота и правильность оформления, достоверность данных, соответствие заявке.

3). Проверка количества поступивших товаров производится путём пересчитывания (перевешивания) и сверки с данными товарно-сопроводительных документов.

а). Если товар прибыл в исправной таре, то он принимается в 2 этапа:

- на 1-ом этапе, в момент поступления товаров в магазин, проверяют вес брутто и число прибывших тарных мест (первичная приёмка), если выявляют несоответствие по количеству (массе брутто), то приёмку приостанавливают и извещают поставщика;

- на 2-м этапе (по Инструкции П-6) не позднее 24 часов (для скоропортящихся товаров) и 10 дней (для нескоропортящихся товаров) с момента поступления, товар принимается по весу нетто или по числу товарных единиц внутри тарных мест.

Если при приёмке товаров по количеству выявлено несоответствие веса брутто отдельных мест весу, указанному в транспортных, сопроводительных документах, то вскрытия тары (упаковки) не производится. В накладных фиксируют факт выявленного несоответствия (позиция, наи­менование, цена, принято по факту, причина). Материально-ответственное лицо обязано организовать размещение этих товаров отдельно от других, на временное ответственное хранение до разрешения ситуации, и немедленно известить поставщика.

Если не проводится проверка фактического наличия товара в таре, то необходимо сделать отметку об этом в сопроводительном документе.

б). Если товар прибыл в повреждённой таре, то приёмка по количеству осуществляется немедленно.

4). Проверка качества и комплектности поступивших товаров включает:

а). проверку наличия документов, удостоверяющих качество товара: в случае их отсутствия приёмку не останавливают, но параллельно составляется акт о фактическом качестве и комплектности поступившей продукции и в акте указывается, какие документы отсутствуют;

б). проверку даты изготовления, сроков годности, реализации и хранения;

в). в отдельных случаях - выборочную или сплошную проверку качества и комплектности, при этом результаты выборочной проверки распространяются на всю партию прибывшего товара.

г). соблюдение сроков приёмки (по Инструкции П-7): скоропортящиеся товары – не позднее 24 ч., нескоропортящиеся товары, прибывшие от одногороднего поставщика – не позднее 10 дней, от иногороднего – не позднее 20 дней.

5). Оприходование товара – если количество и качество товара соответствуют данным сопроводительных документов, то операции оприходования прибывшего товара включают последовательное выполнение действий:

- материально-ответственные лица, принимавшие товар, ставят на сопроводительных документах свою подпись (с указанием должности), дату, время (от и до) приёмки - заверяют круглой печатью магазина – передают документы водителю, который также ставит свою подпись с расшифровкой фамилии, дату и время приёмки.

Оприходование товара проводится в течение 24 часов. При этом важно проверять розничные цены в сопроводтельных документах.

Для контроля потупивших товаров в магазинах, не внедривших автоматизацию учёта товарно-материальных ценностей, ведут книгу регистрации поступивших товаров, где указывают наименование товара, количество прибывших мест, поставщика, номер, дату и сумму по сопроводительному документу.

6). Магазины имеют право актировать скрытые производственные дефекты и недостатки - недостатки, которые не могли быть обнаружены при обычной для данного вида продукции проверке, и были выявлены лишь в процессе обработки, подготовки к продаже, к монтажу, испытания, использования и хранения.

Условия на право актирования таких недостатков (дефектов): если они будут обнаружены в течение 4-х месяцев после получения товара. Составляется «Акт о скрытых недостатках товаров» комиссией в течение 5 дней после обнаружения дефекта, но в пределах установленного гарантийного срока – период в течение которого в случае обнаружения в товаре недостатка изготовитель (или продавец) обязан удовлетворить требования потребителя. Если для участия в составлении акта вызывается представитель поставщика (или изготовителя), то к установленному 5-дневному сроку добавляется время, необходимое для его приезда.

Если материально - ответственное лицо магазина получает товары на складе поставщика, то, при безналичной оплате товара, необходимым документом является доверенность, которая подтверждает право материально - ответственного лица на получение товара. Форма доверенности на получение материальных ценностей утверждена Постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 г. № 71а.

Проверка количества и качества товара составляет важную стадию в технологическом процессе магазина. Материально-ответственные лица, осуществляющие приёмку товаров, обязаны знать не только порядок приёмки, но и требования к документальному оформлению операций по приёмке товаров.

Для оформления приемки товаров применяются следующие унифици­рованные формы первичной документации, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 г. № 132.

Акт о приемке товаров по форме № ТОРГ-1 - применяется для оформления приемки товаров по качеству, количеству, массе и комплектности в соответствии с правилами приемки товаров и условиями договора или контракта, акт составляется членами приемной комиссии, уполномоченными на это руководителем организации

Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей по форме № ТОРГ-2.

Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке импортных товаров по форме № ТОРГ-3.

Формы № ТОРГ-2 и № ТОРГ-3 применяются для оформления приемки товарно-материальных ценностей, имеющих количественные и качественные расхождения по сравнению с данными сопроводительных документов пос­тавщика. Форму № ТОРГ- 2 следует заполнять при обнаружении скрытых недостатков продукции, так как она содержит все необходимые реквизиты в соответствии с Инструк­циями о приемке товаров. Для предъявления претензии к акту, составленному по форме № ТОРГ-2, должны быть приложены также другие документы, свидетельствующие о причинах недостачи или порчи качества товаров.

Акты форм ТОРГ-2 и ТОРГ-3 являются юридическим основанием для предъявления претензии поставщику, отправителю. Акты составляются отдельно по каждому поставщику на каждую партию товара, поступившую по одному транспортному документу. Товарно-материальные ценности, по которым не установлены расхожде­ния по количеству и по качеству, в актах не перечисляются, о чем делается отметка в конце акта следующего содержания: «По остальным товарно-ма­териальным ценностям, перечисленным в сопроводительных документах поставщика, расхождений в количестве и качестве нет».

Акт о приемке товapa, поступившего без счета поставщика по форме № ТОРГ- 4. Форма № ТОРГ-4 применяется для оформления приемки и оприходования фактически полученных товарно-материальных ценностей, поступивших без счета поставщика, т.е. для оформления любого поступления в организацию по фактическому наличию. Акт составляется в двух экземплярах членами комиссии и при участии материально ответственного лица. Один из этих экземпляров передается в бухгалтерию.

Акт об оприходовании тары, не указанной в счете постав­щика по форме № ТОРГ-5. Форма № ТОРГ-5 применяется для оформления приемки и оприходования тары, а также упаковочных материалов, полученных при распаковке товаров в том случае, когда они не показываются отдельно в счетах поставщика, и их стоимость включена в цену товара.

Приёмка товаров получателем по количеству, качеству и комплектности товаров от организации транспорта и почтовых отправлений от организации связи оформляется актом в соответствии с правилами, действующими на транспорте и в организациях связи.

Акты о приемке товаров по количеству составляются в соответствии с фактическим наличием товаров, данными, содержащимися в транспортных, сопроводительных или расчетных документах, а приемка их по качеству и комплектности — требованиям к качеству товаров, предусмотренными в договоре или контракте.

Акты составляются по результатам приемки членами комиссии и, экспер­том организации, на которую возложено проведение экспертизы с участием представителей организаций поставщика и получателя или представителем организации - получателя с участием компетентного представителя незаин­тересованной организации.

При приемке товарно-материальных ценностей акты о приемке с прило­жением документов (счета-фактуры, накладные и т.д.) передаются в бухгал­терию под расписку и для направления претензионного письма поставщику или транспортной организации, доставившей груз.

 

Изучение содержания нормативно-правовой базы, регламентирующей порядок приёмки товаров, показывает её недостаточное совершенство, что осложняет эффективность чёткого выполнения порядка приёмки товаров. В целях минимизации рисков, связанных с ненадлежащей поставкой и обеспечением защиты в суде своих претензий, сторонам необходимо уже на стадии заключения договора позаботиться об урегулировании порядка приемки продукции.

Вопрос о целесообразности использования при приемке товара инструкций П-6, П-7 достаточно спорный. Применение данных «правовых долгожителей» удобно, поскольку в них подробно регламентированы порядок и сроки приемки товаров, формы актов. Недостатком инструкций является наличие подводных камней в виде коротких сроков приемки товара, привлечения к приемке представителя общественности, компетентность которого при судебном разбирательстве может быть поставлена под сомнение, двухэтапность приемки на стадии входного контроля (до вызова представителя поставщика и после), необходимости обращения в бюро товарных экспертиз и т. д.

Названные инструкции П-6 и П-7 продолжают применяться, но уже не в качестве обязательных правовых актов. Договору принадлежит приоритет над положениями инструкций о приемке по количеству и качеству. Сторо­ны вправе устанавливать в договоре любые требования, касающиеся порядка проведения приемки. При этом це­лесообразно предусматривать, что в вопросах, не урегу­лированных стандартами и договором, порядок прием­ки определяется названными инструкциями.

Если такое условие не включено в договор, од­нако получатель провел приемку в соответствии с инст­рукциями о приемке по количеству или качеству, то составленный акт приемки признается арбитражными судами надлежащим доказательством по делу. Таким образом, хозяйственная и судебно-арбитражная практи­ка признают действие инструкций Госарбитража СССР. Отсюда необходи­мость учитывать и соблюдать требования этих инструк­ций, обучать студентов и торговых работников проведению приемки и оформ­лению документов в соответствии с ними, а также умению устранять на основе договоров недостатки инструкций.

Важно учитывать соотношение инструкций с требованиями стандартов. В стандартах всех уровней (ГОСТах, ОСТах, СТП) нередко предусматри­ваются отдельные требования к порядку приемки. По общему правилу, если какой-то вопрос в соответствую­щем стандарте решен иначе, чем в инструкции, то приме­няются нормы стандарта. Вместе с тем в самих стандартах процедура приемки обычно бывает урегулирована лишь частично. По отно­шению к таким стандартам инструкции о приемке по количеству и качеству выполняют субсидиарную роль, регламентируя те вопросы приемки, которые не опреде­лены самим стандартом.

В практике деятельности торговых предприятий нередко возникает вопрос о том, чем должен руководствоваться покупатель-магазин, когда порядок проверки качества товара не установлен законом, нормативными актами, стандартами или договором. Исходя из правовой природы договора поставки и смысла п. 2 ст. 474 ГК РФ проверка качества товара в таких случаях должна производиться в соответствии с обычаями делового оборота. Так, при приемке товара необходимо выполнить требование ст. 483 ГК РФ, согласно которому покупатель обязан известить продавца о нарушении условий договора поставки в срок, предусмотренный законом или договором, а если такой срок не установлен - в разумный срок.

И в заключении можно сказать, что приёмка товаров зачастую становится одним из самых длительных и затратных этапов технологического процесса, эффективность которого зависит от чёткого исполнения графиков поставки, своевременного обмена информацией, четкого выполнения зарегламентированного порядка приёмки. На современном этапе коммерческой деятельности торговых предприятий необходима современная, обязательная к применению, единая нормативно-правовая база, регулирующая отношения сторон при приёмке товаров.