Оформление обложки дела

Дело считается заведенным после включения в папку для хранения первого исполненного документа. При этом одновременного оформляется обложка заведенного дела.[315]

На обложку заведенного дела выносятся следующие сведения (см. Работа № 68 в РТД:

ü название организации;

ü название структурного подразделения организации, в котором оно формировалось;

ü индекс дела по номенклатуре дел;

ü заголовок дела;

ü срок хранения дела или надпись "Хранить постоянно" (переносятся из номенклатуры дел).

На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который дела организации будут приняты, обозначения кодов государственного архива и организации.

При изменении наименования организации (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (в другое структурное подразделение) на обложке дела указывается новое наименование этой организации или организации-правопреемника, а прежнее наименование организации (структурного подразделения) заключается в скобки.[316]

Заголовок дела на обложке дел переносится из номенклатуры дел организации. В необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения (номера приказов, протоколов и др.). В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части). В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность, подлинность документов дела в заголовке не оговаривается.[317]

После завершения дела на его обложке указываются следующие данные:

ü количество листов в деле;

ü дата или крайние даты первого и последнего по датам документов в деле;

ü архивный шифр дела, сначала карандашом, а после утверждения описей – чернилами. Выполняем Работу № 68 в РТД

Код госархива Код учреждения
Наименование госархива
Наименование учреждения ОАО «Метафракс»
Наименование структурного подразделения Отдел кадров
Д Е Л О № 1\06 ТОМ № 1
Заголовок дела Приказы директора по л\с за 0000 года № 1-250
Дата дела 14.01.0000 – 28.06.0000
На 250 листах ХРАНИТЬ постоянно лет
Фонд №
Опись №	(архивный шифр)
Дело №

ВОПРОСЫ ДЛЯ КОНТРОЛЯ

1. Каков порядок расположения документов внутри дела?

2. Каковы особенности расположения документов внутри дела с распорядительными документами, документами коллегий, перепиской?

3. В каком случае в дело можно поместить дела с разными сроками хранения. Можно ли сдать в архив такое дело?

4. Для каких целей предусматриваются резервные номера в номенклатуре дел?

5. Какова максимальная толщина дела?

6. Раскройте понятие «формирование дел».

7. Какие сведения помещаются на обложку дела?

8. Как вносятся изменения на обложку дела и по какими причинам? (название организации, структурного подразделения)

9. Как оформляется дата на обложке дела?

 

ЛИТЕРАТУРА К ТЕМЕ

1. Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления (Делопроизводство): Учебное пособие. – М.: ФОРУМ: ИНФРА-М, 2003. – С.162-171

2. Справочник секретаря-референта: Практическое пособие. – 2-е изд., испр. и доп. Автор составитель М.И. Басаков. – Ростов н/Д: Феникс, 2003 - С. 287-289

3. Румынина Л.А. Документационное обеспечение управления: Учебник для студентов учреждений среднего профессионального образования. – 3-е изд., испр. – М.: Издательский дом «Академия», 2005 – С. 147-150

4. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): Учебник для вузов /Т.В. Кузнецова, Л.В. Санкина, Т.А. Быкова и др.; Под ред. Т.В. Кузнецовой. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2002 – С. 294-298

5. Пшенко А.В. Делопроизводство: документационное обеспечение работы офиса: Учеб. Пособие для студентов учреждений среднего профессионального образования. – М.: Мастерство, 2000. – С.138-144

6. Вялова Л.М. Документационное обеспечение деятельности кадровой службы: Учебное пособие для средн. Проф. образования. – М.: Издательский центр «Академия». - 2003. – С. 78-79

 

 

Раздел 6. ОРГАНИЗАЦИЯ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ (12 ЧАСОВ)

Текущее хранение документов (4 часа)

Порядок хранения дел в течение делопроизводственного года. Порядок выдачи документов: оформление листа заместителя. Порядок выдачи документального дела: оформление карты заменителя. Порядок оформления изъятия документов из дела.

 

С момента включения в дело 1-го документа, оно считается заведенным.

В течение года ХРАНЯТ ДЕЛА:

1. В запирающихся шкафах, на внутренней стороне дверцы шкафа - рабочий экземпляр номенклатуры.

2. Вертикально (чтобы легче было вести поиск), на корешке - № по номенклатуре дел

3. Последовательность расположения на полке – строго по номенклатуре

Поиск документа:

1. В номенклатуре находят номер дела

2. По номенклатурному индексу на корешке – отыскивается папка (дело)

3. На дела с особо важными документами составляется опись (или на дела, в которых помещены различные документы) по форме, которую мы с вами уже знаем (при оформлении личного дела)

ВЫДАЧА ДОКУМЕНТОВ В ТЕЧЕНИЕ ГОДА

1. Выдается только работником, отвечающим за ведение дел

2. Вместо вынутого документа ставится лист-заместитель по форме (раздаточный материал):

Документ № ____ от «___»________ _____ г., поступивший от __________________________________________________ (наименование организации) по вопросу __________________________________________ выдан «____»_________ ____ г. Кому: ___________________ Выдал Подпись Получил Подпись

 

 

ВЫДАЧА ДОКУМЕНТАЛЬНОГО ДЕЛА

1. Если нужно выдать дело целиком, заполняется КАРТА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДЕЛА по форме (раздаточный материал):

Дело № __________	Год ________
Структурное подразделение
Дата выдачи	Количество листов в деле	Кому выдано	Расписка в получении	Дата возврата	Расписка о приеме

 

2. Карта-заместитель помещается на место выданного дела

3. После завершения года во временное пользование может быть выдано только дело целиком, но никак не документ из дела

4. Бухгалтерские документы и дела могут выдаваться по разрешению главного бухгалтера.

5. Выдача дел или документов в другие организации – только с разрешения руководителя

6. Изъятие документов из дела по требованию суда, прокуратуры и пр. организаций – только на основании письменного распоряжения этих органов и с разрешения руководителя (резолюция). При этом:
- составляется акт об изъятии подлинника
- в дело подшивается заверенная копия документа

7. В остальных случаях просто снимается копия с документа, а в документе-подлиннике делается отметка (на обороте) куда, когда и кому выдана копия

ВОПРОСЫ ДЛЯ КОНТРОЛЯ

1. Каков порядок хранения дел?

2. Каков порядок выдачи документов из дела?

3. Каков порядок выдачи документального дела?

4. Каков порядок изъятия документов из дела?

5. Кто дает разрешение на выдачу дела?

ЛИТЕРАТУРА К ТЕМЕ

1. Справочник секретаря-референта: Практическое пособие. – 2-е изд., испр. и доп. Автор составитель М.И. Басаков. – Ростов н/Д: Феникс, 2003 - С.290

2. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): Учебник для вузов /Т.В. Кузнецова, Л.В. Санкина, Т.А. Быкова и др.; Под ред. Т.В. Кузнецовой. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2002 – С. 298-301

Подготовка дел к архивному хранению (4 часа)

этапы обработка дел для последующего хранения, характеристика операций, проводимых на каждом этапе. Оформление дел для передачи в на архивное хранение: частичное и полное оформление, основные этапы. Категории дел, для которых проводится полное оформление. Порядок составления описей дел. Подготовка дел для передачи в архив

 

ОБРАБОТКА ДЕЛ ДЛЯ ПОСЛЕДУЮЩЕГО ХРАНЕНИЯ включает:

1. Проведение экспертизы ценности документов

2. Оформление дел

3. Составление описи на дела с постоянным сроком и долговременным сроком хранения

Экспертиза ценности – определение политического, экономического, социально-культурного и практического значения с целью отбора документов на хранение и установления сроков хранения.

Проводят для уточнения сроков хранения дел, чтобы не хранить документы, которые не имеют практической ценности. Ведь после окончания делопроизводственного года дела хранятся еще 1 год в канцелярии (у секретаря), то есть, есть возможность найти оперативную информацию, которая может понадобиться в течение 1 года, а потом необходимость в ее хранении отпадает.

1. Составление номенклатуры дел – предопределяются сроки хранения

2. Экспертиза ценности уже самих документов – через 2 года, при подготовке документов к длительному хранению
- делятся документы на группы:
ОСНОВНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ, отражающая деятельность фирмы по выполнению основных задач (положения, приказы, планы, отчеты и пр.) – ХРАНЯТ ПОСТОЯННО
документация по личному составу (приказы по л/с, личные дела, карточки формы Т-2 и пр.) – хранят долговременно – свыше 10 лет
оперативная документация (снабжение и сбыт, отчетность, переписка по административно-хозяйственным вопросам и пр.) – хранение краткосрочное – до 10 лет

3. Уточнение ценности документов при передаче в архив – еще раз просматриваются все документы и оформляют их для передачи в архив.

 

ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ ДЛЯ ПЕРЕДАЧИ В АРХИВ

 

Оформление для передачи документов в архив может проводится частичным или полным оформлением. Работа № 69 в РТД

 

Частичное оформление проводится для документов со сроком хранения до 10 лет и включает в себя следующие этапы:

1. Проверяется наличие дел по номенклатуре

2. Полностью проверяются документы в деле, чтобы в него не попали документы постоянного и долговременного сроков хранения

3. Дело оставляют в скоросшивателе, листы дела не нумеруют

4. Раскладываются в строгом порядке с номенклатурой дел

5. Перекладывают в другой шкаф

 

Полное оформление проводится для документов со сроком хранения свыше 10 лет и включает в себя следующие этапы:
1. Перегруппировка документов дела в прямой хронологической последовательности	С января по декабрь
2. Нумерация листов в деле	v Черным графитным карандашом (нумератором) v В верхнем правом углу v Арабскими цифрами v Не задевая текста документа v Листы внутренней описи документов дела нумеруют отдельно v Лист-заверитель дела не нумеруют v Если дело имеет несколько томов – каждый том имеет свою нумерацию v Лист любого размера (даже сложенный вчетверо), подшитый за 1 край - нумеруется как 1 лист v НО… документ сложенный и подшитый за середину – нумеруется как 2 листа v Иллюстрации, фотографии – нумеруют на обратной стороне, в левом верхнем углу v Подшитые в дело конверты с надписями или вложениями нумеруются самостоятельно v Вложения в конверте нумеруют следующим номером за конвертом v Если при нумерации – пропустили листы, ИЛИ пронумеровали несколько листов одним номером - их нумеруют с прибавлением буквы 4а, 4б и т.д. v Если при нумерации допущено много ошибок – номера зачеркиваются и все дело нумеруют заново
3. Составление заверительной надписи, в которой цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов, причем оговариваются все особенности в нумерации и физическом состоянии документов в деле.	Цифрами и прописью указывается кол-во пронумерованных листов, ПРИЧЕМ оговариваются все особенности в нумерации и физическом состоянии документов в деле Работа № 30 В Рабочей тетради по Делопроизводству
4. Для наиболее ценных дел составляется внутренняя опись документов. Также она составляется на дела, в которых документы разных видов и заголовки дел не раскрывают конкретное содержание документов. В конце внутренней описи дела составляется итоговая запись с указанием цифрами и прописью общего количества документов в деле, включенных в опись и количество листов описи.	У вас в тетрадях есть форма Внутренней описи
5. Подшивка документов дела в твердую темную обложку из картона на 4 прокола	v Удаляем металлические скрепки, булавки v В конце каждого дела вкладывают чистый бланк формы листа-заверителя и, если будет составлена Внутренняя опись v Бланк внутренней описи v Текст зашивать нельзя, поэтому… v Если нарушены поля, то к листу подклеивают полоску прочной бумаги и за нее подшивают документ v Наиболее ценные в историческом и художественном плане документы (чертежи, рукописи и пр.) не подшивают, а вкладывают в конверты и подшивают в конвертах. Если таких документов много или они большого формата, то… v Их помещают в папки с тремя клапанами и завязками и хранят в коробках
2. Внесение необходимых изменений в реквизиты обложки дела, то есть оформление обложки дела	v Она оформляется после подшивки и нумерации v Часть сведений было внесено на обложку ранее, при заведении дела, теперь эти сведения уточняются и дополняются:

 

ДООФОРМЛЕНИЕ ОБЛОЖКИ ДОКУМЕНТАЛЬНОГО ДЕЛА

 

1. Если в течение года в названии учреждения или структурного подразделения произошли изменения
- старое заключается в скобки
- новое подписывают

2. Если заголовок дела был перенесен из номенклатуры, то его уточняют:
- вид документа или вид дела (протоколы, переписка)
- автор или корреспондент
- вопрос, отражающий содержание документа
- аннотация (если в деле есть документы, содержащие сведения, имеющие справочное значение) – пишется после заголовка
Например: Годовой отчет о работе фирмы за 1995 год
В отчете содержится ретроспективный анализ
развития фирмы с момента создания в 1991 г.
- если в деле документы распорядительные – вносят их номера

3. Количество листов в деле переносится из листа-заверителя

4. Срок хранения может быть уточнен по решению эк

5. Архивный шифр оформляется в архиве

 

СОСТАВЛЕНИЕ ОПИСЕЙ

Опись дел – это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел.

Одновременно опись является учетным документов, основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск дел.

Составляется на однотипные дела, НО… нельзя составлять опись на дела с разными сроками хранения

Составляется по форме (раздаточный материал):

Наименование учреждения	УТВЕРЖДАЮ Директор предприятия _________ И.О. Фамилия Дата
ОПИСЬ № ____
Название раздела
№ пп.	Индекс дела (части, тома)	Заголовок дела (тома, части)	Дата дела (тома, части)	Количество листов в деле (томе, части)	Срок хранения дела (тома, части)	Примечание
					Для дел постоянного срока хранения эта графа отсутствует	Отметки об особенностях физического состояния дел, о передаче дел, о наличии копий и пр.
В данную опись внесено (цифрами прописью) __________ дел с № ___ по № ______, в том числе: Литерные номера: ___________________ Пропущенные номера: ________________   Секретарь Подпись Расшифровка Дата составления
СОГЛАСОВАНО Начальник канцелярии _________ И.О. Фамилия Дата	ОДОБРЕНО Протокол ЭК № ____ от «__»_________ ____ г.

 

Опись составляется в 2-х экз.:
1-й - в ведомственном архиве
2-й - контрольный экземпляр в структурном подразделении

ПЕРЕДАЧА ДЕЛ В ВЕДОМСТВЕННЫЙ АРХИВ

1. Раскладывают дела по годам
Например:
1994 год 1995 год
Канцелярия Канцелярия
Отдел кадров и т.д. Отдел кадров и т.д.

2. Внутри каждой структурной части дела документы располагают в порядке значимости – используя номенклатуру

3. Дела по личному составу – по годам, а в пределах года – по значимости документов
Например:
1994 год 1995 год
Приказы по л\с Приказы по л\с
лицевые счета лицевые счета
личные дела уволенных личные дела уволенных
Можно систематизировать и по видам документов, например ПРИКАЗЫ ПО Л/С ЗА 1995; 1996; 1997 и т.д.;
ЛИЦЕВЫЕ СЧЕТА за 1995; 1996; 1997 и т.д.

4. Личные дела, личные карточки уволенных, невостребованные ТК – строго в алфавитном порядке

5. Проводится по графику

6. Принимаются дела в архив в присутствии работника по описи
- на обеих экз. номенклатуры против каждого дела – ставим галочку
- делаем заверительную надпись в описи дел

7. Дела подбираются и увязываются в архивные связки – толщиной до 20 см

8. Дела укладываются по возрастанию номеров – корешками на обе стороны

9. Канцелярия вместе с делами в архив передает и контрольные картотеки, включив их в опись

10. Дела временного хранения (до 10 лет) передаются по номенклатуре

Во вновь созданных коммерческих структурах секретарь через 2 года проводит положенную обработку дел и перекладывает их в другой шкаф – это и будет начало будущего архива.

ВОПРОСЫ ДЛЯ КОНТРОЛЯ

1. Чем отличается частичное и полное оформление дела?

2. Каков порядок сдачи документов в архив?

3. Для чего составляются описи дел постоянного и долговременного сроков хранения?

4. Какие дополнения вносятся на обложку дела при оформлении дела к длительному хранению?

5. Что включает в себя понятие «экспертиза ценности документов»?

ЛИТЕРАТУРА К ТЕМЕ

1. Справочник секретаря-референта: Практическое пособие. – 2-е изд., испр. и доп. Автор составитель М.И. Басаков. – Ростов н/Д: Феникс, 2003 - С. 291-306

2. Румынина Л.А. Документационное обеспечение управления: Учебник для студентов учреждений среднего профессионального образования. – 3-е изд., испр. – М.: Издательский дом «Академия», 2005 – С. 150-159

3. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): Учебник для вузов /Т.В. Кузнецова, Л.В. Санкина, Т.А. Быкова и др.; Под ред. Т.В. Кузнецовой. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2002 – С. 302-317

4. Пшенко А.В. Делопроизводство: документационное обеспечение работы офиса: Учеб. Пособие для студентов учреждений среднего профессионального образования. – М.: Мастерство, 2000. – С.167-171

5. Вялова Л.М. Документационное обеспечение деятельности кадровой службы: Учебное пособие для средн. Проф. образования. – М.: Издательский центр «Академия». - 2003. С. 79-82

 

Практическая работа №

Работа № 68 в Рабочей тетради по делопроизводству дополняем:

 

Организация архивного хранения документов (4 часа)

 

Организация архивного хранения документов: задачи архива, специалисты, помещение для архива (требования). Режимы архива: охранный, температурно-влажностный, световой, санитарно-гигиенический. Оборудование архивохранилища средствами хранения. Общие требования к размещению архивных документов. Архивное хранение документов – нормативы. Прекращение хранения документов в архиве