Вопрос 3. Организация работы с документами

Организация работы с документами предполагает организацию документооборота, хранение документов и их использование в текущей деятельности предприятия.

Движение документов в организации с момента их создания или получения и до завершения исполнения или отправления называется документооборотом (ГОСТ Р 51141-98).

Он должен осуществляться таким образом, чтобы путь движения каждого документа был наиболее коротким, а время прохождения – минимальным.

Если мы хотим достичь этого, то необходимо: сокращать количество инстанций прохождения документа (только деловая необходимость должна влиять на его движение); установить максимальное единообразие в последовательности прохождения и обработки конкретных видов документов, что достигается с помощью разработки типовых схем прохождения этих видов документов; исключать по возможности возвратное движение документов.

В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются по документопотокам (регистрируемые и нерегистрируемые; входящие, исходящие и внутренние).

Обработка входящих документов

К водящим документам относятся: документы органов власти и документы вышестоящих организаций: законы, указы, решения, инструкции, распоряжения, приказы, письма; документы из подведомственных (подчиненных) организаций: отчеты о хозяйственной, финансовой деятельности, докладные записки, акты, письма; документы различных организаций: договоры, письма (рекламные, информационные); обращения граждан: предложения, заявления, жалобы, ходатайства, коллективные обращения.

В случае бумажного документооборота прием и первичная обработка документов в организациях, в которые поступает большое количество документов, осуществляется службой делопроизводства (канцелярией), а в небольших – секретарем. В случае электронного документооборота документ: во-первых, может попасть в систему путем сканирования соответствующего бумажного документа и это обязанность также секретаря; во-вторых, посредством электронной почты, тогда если прием электронной почты централизован, то на этапе предварительного рассмотрения документа сотрудник канцелярии или секретарь распределяет корреспонденцию между руководством организации и структурными подразделениями, если децентрализован, т.е. у каждой службы свой адрес электронной почты то письма сразу попадают непосредственно в подразделения. Традиционно бумажный и электронный документооборот российских организаций централизован. Цель предварительного распределения документов – освободить руководителя от рассмотрения второстепенных вопросов, ускорить движение документов, так как часть их передается руководству структурных подразделений и специалистам, минуя кабинет руководителя. Сотрудник, распределяющий входные документы между руководством, основывает свои действия на приказе о распределении обязанностей, который закрепляет направления деятельности за каждым должностным лицом, т.е. передача документов на рассмотрение руководящему составу организации определяется важностью их содержания, функциями и компетенцией должностных лиц, которым документ направляется на рассмотрение.

Основная цель обработки входящих документов (бумажных и электронных) заключается в следующем:

- проверка правильности доставки корреспонденции;

- проверка целостности вложений и физического состояния полученных документов;

- фиксация факта получения документа;

- подготовка полученных документов к исполнению;

- передача их на исполнение.

Обработка исходящих документов

К исходящим относятся документы, созданные в пределах организации и отправляемые из нее в другие учреждения или частным лицам, приславшим обращения. Если организация имеет подчиненные учреждения, она может направлять в их адрес распорядительные документы (постановления, приказы, поручения), письма (информационные, гарантийные и др.). В вышестоящие организации направляют докладные записки, отчеты, справки, обзоры, письма.

Обработка исходящих документов включает в себя:

- составление чернового документа;

- подготовку проекта документа;

- его согласование (визирование);

- удостоверение документа (подписание, утверждение, проставление печати, даты подписания, регистрационного индекса);

- отправку документа.

Начиная подготовку исходящего документа, исполнитель составляет черновой документ – рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора над его текстом (ГОСТ Р 51141-98). Этот этап обычно бумажный, хотя все большее число пользователей даже этот этап осуществляют на компьютере в простейших редакторах WordPad, MS Office (MS Word), WordPerfect, WordStar и д.р. После необходимых консультаций исполнитель составляет проект документа, представляющий собой документ составленный на бланке организации в соответствии с требованиями, установленными в Российской Федерации, на котором отсутствуют удостоверяющие реквизиты, на этом этапе документ обязательно появляется в специализированной системе электронного документооборота, если она организована на предприятии. Далее собираются визы согласования, и документ передается на подпись руководителю, в случае электронного документооборота это ЭЦП. Руководитель, ознакомившись с проектом документа, может сразу удостоверить его своей подписью, а может внести замечания и передать его на доработку. В этом случае исполнитель дорабатывает документ в соответствии с замечаниями и вновь собирает визы согласования.

 

Обработка внутренних документов

Внутренний документ – официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации (ГОСТ Р 51141-98). Эта составляющая электронного документооборота, в отличие от внешней и внутренней, присутствует практически в любой организации, хотя качество ее оставляет желать лучшего для большинства российских предприятий. Основой этого документооборота служат бизнес-процессы организации.

Для оптимизации и сокращения документопотоков целесообразна разработка технологических инструкций (схем), в которых в наглядной графической форме определена последовательность подготовки проектов наиболее распространенных документов, их согласования, подписания и утверждения.