Общая характеристика процесса управления

Содержание: Общая характеристика процесса управления. Содержание процесса управления. Технология процесса управления. Эффективность процесса управления и пути её повышения. Принятие решений в организациях: сущность управленческих решений. Проблемы как предпосылки принятия решений. Подготовка, принятие и организация выполнения управленческих решений. Научные методы принятия сложных решений. Требования, предъявляемые к управленческим решениям.

Простейшие методы контроля требуют меньших усилий и более экономичны. Но самое важное состоит в том, что если система контроля слишком сложна и люди, взаимодействующие с ней, не понимают и не поддерживают ее, то такая система контроля не может быть эффективной. Избыточная сложность ведет к беспорядку, являющемуся синонимом потери контроля над ситуацией. Для того чтобы быть эффективным, контроль должен соответствовать потребностям и возможностям людей, взаимодействующих с системой контроля и реализующих ее.

Характер и эффективность процесса производства товаров или услуг обуславливается уровнем организации его управления. Оно неотделимо от процесса производства, является его составной частью, необходимым элементом. Основные задачи управления — обеспечение наиболее эффективного использования материальных, трудовых, финансовых и информационных ресурсов, создание предпосылок для всемерного повышения эффективности производства. Сложность и динамичность современных технологических процессов, информационных потоков, производственных и хозяйственных связей, значительный объем работ по сбору и обработке информации — все это обуславливает повышение требований к организации управления предприятием. Функциональное назначение управления — обеспечить единство, соответствие и согласованность всех звеньев производства, для того, чтобы производственно-хозяйственная деятельность осуществлялась бесперебойно и способствовала достижению плановых целей при наименьших затратах ресурсов. Схематически процесс управления можно представить следующим образом

Получение и обработка информации о состоянии объекта. Процесс управления начинается с получения и обработки информации о состоянии управляемого объекта. Информация — это передача сведений о состоянии управляемой системы объекта. Совокупность таких сведений может быть представлена в виде количественных значений переменных, характеризующих систему. Для оптимального использования обработанной информации необходимо знать конкретные цели и задачи. Первое правило эффективного руководства: «Хорошо обдумайте цели и задачи, стоящие перед предприятием». Однако прежде чем определять конкретные цели, необходимо сформулировать принципы хозяйствования и выявить хозяйственные ориентиры.

Определение хозяйственных принципов и ориентиров, целей и задач. Принцип хозяйствования — это основополагающее, кардинальное направление деятельности предприятия. Принципам хозяйствования обычно свойственны стабильность и постоянство, однако они при необходимости могут подлежать корректировке и пересмотру. Современные принципы хозяйствования существенно отличаются от традиционных. Это связано с принципиально иными подходами к пониманию целей производственной деятельности, осознанию важности учета социальной составляющей менеджмента, сохранению окружающей природной среды и др.

Влияние принципов хозяйствования на производственно-хозяйственную деятельность предприятия можно проследить на классическом примере работы компании Ford Motor Company. Из приведенной информации видно, что грамотный и в то же время нестандартный подход владельца компании Г. Форда к формулированию основополагающих хозяйственных принципов позволил ему добиться решающего преимущества в конкурентной борьбе с другими производителями автомобилей.

Технология процесса управления представляет собой порядок взаимодействия работников аппарата управления, информации и технических средств управления при выполнении какой-либо управленческой деятельности. Если технология процесса управления оформляется документально, то это представляет собой документ, в котором указывается:

1) что должно быть сделано;

2) когда это должно быть сделано;

3) кто это должен делать;

4) какие ресурсы для этого необходимы;

5) по какой методике это должно быть сделано;

6) где это должно быть сделано;

7) как должен быть оформлен результат.

Именно с помощью технологии каждый из этапов процесса управления может быть расчленен на различные операции и процедуры.

Операция является первичным (или минимальным) элементом процесса управления. И под операцией понимается законченное действие, выполняемое вручную или с помощью технических средств и направленное на достижение поставленной цели. В настоящее время выделяют три основных метода сочетания операций друг с другом:

1) последовательный, когда каждая последующая операция начинается только после завершения предыдущей (наиболее наглядный пример такого сочетания операций - это передача какого-либо распоряжения с выше стоящего уровня управления на ниже стоящие);

2) параллельный, когда различные операции могут выполняться одновременно несколькими исполнителями (примером такого сочетания операций может являться составление балансового отчета предприятия);

3) параллельно-последовательный, предусматривающий частичное совмещение операций во времени и пространстве (наиболее наглядный пример такого сочетания операций - это разработка бизнес-плана предприятия.

Технология процесса управления считается эффективной, если она обеспечивает своевременное достижение заданной цели при минимуме затрат.

Используются следующие показатели эффективности технологии процесса управления торговлей:

- уровень механизации труда при выполнении операций, процедур, работ;

- удельный вес нормируемых операций, процедур, работ;

- уровень специализации и кооперации труда при данной технологии;

- коэффициент использования рабочего времени;

- длительность управленческого цикла;

- удельный вес творческого труда в общем объеме выполняемых работ. Принятие решений — умственный процесс, приводящий к выбору действия среди нескольких альтернатив; каждый процесс принятия решений заканчивается либо выбором действия, либо мнением относительно выбора действия.

Процесс управления - определенная совокупность управленческих действий, которые логично связываются друг с другом, чтобы обеспечить достижение поставленных целей путем преобразования ресурсов на входе в продукцию или услуг на выходе системы.

Существует 2 подхода к понятию процесс управления:

1. Последовательное выполнение функций управления требует затрат времени и сил для приведения управляемого объекта в желаемое состояние, что является основным содержанием понятия процесса управления.

2. В основе содержания процессов рассматриваются не функции, а УР, на разработку, принятие и выполнение которых направляются усилия и организационная деятельность профессиональных управленцев.

Управленческое решение - это результат конкретной управленческой деятельности менеджера. Принятие решений является основой управления. Выработка и принятие решений - это творческий процесс в деятельности руководителей любого уровня, включающий:

- выработку и постановку цели;

- изучение проблемы на основе получаемой информации;

- выбор и обоснование критериев эффективности (результативности) и возмож­ных последствий принимаемого решения;

- обсуждение со специалистами различных вариантов решения проблемы (задачи);

- выбор и формулирование оптимального решения;

- принятие решения;

- конкретизацию решения для его исполнителей.

Управленческие решения классифицируются по следующим признакам:

1) По степени влияния на будущее организации:

- стратегические решения, т.е. определяют основные пути развития организации;

- тактические, определяющие конкретные способы продвижения по этим путям.

2) По ориентации на будущее:

- перспективные, т.е. реализуемые в будущем;

- текущие, реализуемые в настоящее время.

3) По продолжительности реализации:

- долгосрочные (разрабатываются на период более 5 лет);

- среднесрочные (от 1-5 лет);

- краткосрочные, носят распорядительный характер.

4) По степени обязательности исполнения:

- директивные, разрабатываются высшими органами, обязательны для исполнения низшими;

- рекомендательные, готовятся совещательными органами, их исполнение желательно, но не обязательно;

- ориентирующие, как и директивные, но действуют в условиях свободного центра.

Принятие решений в управлении представляет собой сложный и систематизированный процесс, состоящий из ряда этапов и стадий, начинающийся с формулирования проблемы и заканчивающийся совершением действий, решающих эту проблему.

Первая стадия рассматриваемого процесса состоит в признании необходимости решения и включает в себя следующие этапы:

- признание проблемы;

- формулирование проблему;

- определение критериев успешного решения проблемы.

Определение проблемы предполагает получение ответа на следующие вопросы:

1) что действительно происходит в организации;

2) каковы причины происходящего;

3) что за всем этим стоит.

Определение и последующее формулирование проблемы позволяет менеджеру ранжировать ее в ряду других проблем.

В основе ранжирования проблемы могут быть положены следующие факторы:

- последствия проблемы (капиталоемкость, эффективность, влияние на... и т.п.);

- воздействие на организацию (что произойдет в результате решения проблемы);

- срочность проблемы и ограничения по времени;

- степень использования способностей и времени руководителя;

- внимание к проблеме (мотивированности и наличие способностей у участников);

- жизненный цикл проблемы (может ли проблема решиться сама
собой или в ходе решения других проблем).

Наибольший интерес с точки зрения принятия решений представляет собой проблема сопоставления так называемых плоских и высоких структур. Высокая структура отличается большим числом уровней (координаторов) по отношению к числу работников; в плоской структуре относительно немного уровней, поэтому у каждого руководителя или управляющего меньше координаторов и больше подчиненных.

В высокой структуре акцент на вертикальные коммуникции сильнее просто потому, что на каждого руководителя приходится меньше подчиненных. В результате для достижения горизонтальной координации, при прочих равных условиях, требуется больше коммуникаций вверх и вниз по линии руководства. Такие потоки приводят к искажению и ослаблению власти, так как распоряжение и информация передаются, намерен­но, или нет, в искаженном виде.

Недостатки высоких структур известны - длинные вертикальные каналы, удаленность главы предприятия, замедление процесса принятия решения. Предпочтительность таких структур зависит от того, насколько может достигнут необходимый уровень координации и контроля. Как правило:

- чем больше взаимосвязана деятельность подчиненных, тем выше потребность в координации и, следовательно, в высокой структуре, так как детализированная координация требует большего числа координаторов по отношению к числу служащих. Плоская структура может привести к перегрузке главного руководителя, а это уже серьезная проблема;

- чем выше неопределенность решаемых задач, тем более плоской должна быть организационная структура, так как специализация, присущая многоуровневым структурам, предполагает определенность задач. В плоской структуре легче установить горизонтальные связи, необходимые для достижения такой координации, когда выполнение нечетко определенной задачи требует объединения индивидуальных усилий в процессе ее выполнения;

- когда задачи очень сложны, многоуровневая структура позволяет координаторам совершенствоваться в их выполнении. Но высокая сложность задач в сочетании с высокой степенью неопределенности делает плоские структуры более подходящими.

 

Урок 18

Тема 9