Хозяйственные связи с поставщиками
Все операции, происходящие в процессе закупки материальных ресурсов можно разделить на коммерческие и производственные. К коммерческим относятся:
1.организация хозяйственных связей.
2.изучение рынка сырья и материалов.
3.анализ поставщиков продукции.
Производственные операции включают:
1.доставку товаров от производителей к покупателям.
2.хранение.
3.управление товарными запасами.
4.упаковка.
5.расфасовка.
6.подсортировка и другое.
Организация хозяйственных связей не случайно поставлена на первое место среди коммерческих операций. С начала развития предприятие считает самым важным в своей деятельности установление надежных связей. Сегодня в условиях массовых неплатежей в Беларуси эта проблема достаточно актуальна. Хозяйственные связи между потребителями и поставщиками имеют важное значение для достижения наибольшего экономического эффекта при производстве, обращении, потреблении продукции.
На предприятии ООО «Кайрос Транс» организацией хозяйственных связей по закупке материальных ресурсов занимается зам. директора, деятельность которого координируется генеральным директором.
Хозяйственные связи между партнерами считаются установленными при заключении договора (контракта).
Процесс принятия решения о закупках включает следующие направления:
- осознание проблемы;
- обобщение описания нужды;
- оценка характеристик товара;
- поиски поставщиков;
- запрашивание предложений;
- выбор поставщика;
- разработка процедуры выдачи заказа;
- оценка работы поставщика.
Процедура закупки начинается с момента осознания работником предприятия нужды, удовлетворить которую можно с помощью приобретения на стороне товара или услуги – это первый шаг на пути организации хозяйственных связей.
Осознание проблемы может быть следствием влияния как внешних, так и внутренних стимулов. Внутри ООО «Кайрос Транс» к осознанию проблемы чаще всего подводят следующие события:
- некоторые из закупленных материалов, продукции оказались неудовлетворительными по качеству и предприятие ищет другого поставщика;
- коммерческий агент, экспедитор знают о существовании возможности добиться более благоприятных цен или получение товара более высокого качества.
Внешними стимулами могут стать такие, как посещение специализированной выставки, встречи с рекламой того или иного вида продукции, сезонные распродажи и другое.
В современных условиях потребности в материальных ресурсах зам. директора определяет на основе заказов всех сотрудников предприятия. осознав потребность, проверив заказы комплексной бригады с точки зрения соответствия заказанных продуктов техническим условиям и, кроме того, с учетом имеющихся материальных запасов, зам. директора ООО «Кайрос Транс» приступает к определению общих характеристик необходимого товара, и его потребного количества. Общие характеристики продукции разработаны в ГОСТах и другой нормативной документации.
Соответствие качества закупаемой продукции установленным в стандартах требованиям определяет зам. Директора ООО «Кайрос Транс».
На следующем этапе – оценке характеристик. Приводится функционально-стоимостной анализ, при этом зам. директора изучает следующие основные вопросы:
- приносит ли закупка товара какую-то дополнительную ценность?
- сопоставима ли стоимость товара с его полезностью?
- можно ли получить товар по более низкой цене у другого надлежащего поставщика?
- покупает ли кто-нибудь искомый товар дешевле?
Проведением стоимостного анализа занимается генеральный директор, который координирует деятельность совместно с экспедитором и коммерческим агентом.
Следующий этап – поиск поставщиков – наиболее приближен к окончательному закреплению деловых связей.
На данный момент коммерческий агент и экспедитор предприятия выявляют наиболее подходящих поставщиков, изучая торговые справки, рекомендации других фирм, посылая заявки непосредственно на предприятия.
После изучения поступившей информации о товарах, руководство принимают окончательное решение о выборе того или иного поставщика.
Следует отметить, что в качестве основных критериев выбора поставщика отдел закупок ООО «Кайрос Транс» использует следующее:
1.качество.
2.цена продукции.
3.форма расчета.
Хотя в современных условиях коммерческая деятельность предприятия, в том числе и организация хозяйственных связей по закупке материальных ресурсов, должна строиться на принципах маркетинга, что предполагает тщательное изучение рынка сырья и материалов, правильный выбор поставщиков, деятельность ООО «Кайрос Транс» по установлению хозяйственных связей предприятия не отвечает этому условию в полной мере. О чем свидетельствует отсутствие четко отлаженной системы выбора поставщиков, рынок закупаемой продукции изучен не в полной мере, так как нет специалиста, занимающегося данными вопросами.
Основными поставщиками продукции на ООО «Кайрос Транс» являются производственные и торговые предприятия г. Минска, а также частные предприниматели.
В коммерческой деятельности предприятие ООО «Кайрос Транс» применяет договоры поставки и договоры купли-продажи. Купля-продажа отличается от поставки тем, что во-первых, товары сдаются покупателю тотчас же по заключении договора, а в случае поставки – через определенный срок. Во-вторых, тем, что предметом купли-продажи является определенный товар, существующий и принадлежащий предприятию-продавцу в момент заключения договора, предметом же поставки может быть товар, определяемый в момент заключения договора только количеством и качеством, либо вообще еще не изготовленный.
Договор поставки определяется как договор, в соответствии с которым поставщик-продавец, осуществляющий коммерческую деятельность, обязуется передать в обусловленный срок производимые или закупленные им товары покупателю для использования в предпринимательской деятельности или иных целях, не связанных с личным, семейным и иным подобным использованием.
Между поставщиками предприятия и ООО «Кайрос Транс» были заключены договора поставки и договора купли-продажи, которые выполняют следующие функции:
- закрепляет юридические отношения между партнерами;
- устанавливает порядок и способы выполнения обязательств;
- предусматривает способы защиты обеспечения обязательств.
В соответствии с рассмотренной в теоретическом разделе классификацией хозяйственных связей, хозяйственные связи ООО «Кайрос Транс» по территориальному признаку относятся к внутрирайонным.
Большое значение имеет продолжительность функционирования хозяйственных связей.
Все поставки продукции осуществлялись по договорам, сроком на несколько месяцев. Следовательно, хозяйственные связи между ООО «Кайрос Транс» и конкретными поставщиками материальных ресурсов характеризуются как краткосрочные, до 1 года.
В процессе анализа необходимо также проверить обеспеченность потребности завозе материальных ресурсов договорами на их поставку и фактическое их выполнение.
При закупке материальных ресурсов ООО «Кайрос Транс» вступает со своими партнерами в расчетные отношения. Эти отношения базируются на обязательствах покупателей оплатить в установленные сроки стоимость полученных материальных ресурсов, а также на право поставщика требовать платеж от покупателя.
Расчеты между ООО «Кайрос Транс» и поставщиками осуществляются как в безналичном порядке через банк, так и наличными расчетами.
При безналичных расчетах с поставщиками ООО «Кайрос Транс» использует платежные поручения, данная форма расчетов является наиболее распространенной, поскольку отличается достаточной простотой, сокращает документооборот.
Кроме того, применение безналичных расчетов снижает расходы на денежное обращение, сокращает потребность в наличных деньгах, способствует концентрации в банках свободных средств предприятия, обеспечивает их более надежную сохранность.
Современная экономическая ситуация характеризуется кризисом неплатежей, основной причиной которого явилось:
утрата предприятием собственных оборотных средств;
пороки в системе ценообразования, когда внутренние цены на многие промышленные и продовольственные товары превысили мировой уровень на 30 – 70 %;
ужесточение финансовой и денежно-кредитной политики.
Все это заставляет предприятие работать на условиях предоплаты.
При заключении договора на поставку продукции, ООО «Кайрос Транс» и его контрагенты оговаривают условия и формы расчетов, в том числе размер предоплаты, а также скидок.
Формирование рациональных хозяйственных связей возможно только на основе анализа различных их видов при учете особенностей различных форм снабжения и выбора вариантов их эффективного взаимодействия.
На ООО «Кайрос Транс» хозяйственные связи с поставщиками строятся по форме складских поставок и транзитных.
Преобладание складской формы товародвижения при организации хозяйственных связей на ООО «Кайрос Транс» обусловлено следующими причинами:
1.использование складской формы поставок предприятию – потребителю заказывать необходимые материальные ресурсы в объеме их действительной потребности;
2.способствует снижению производственных запасов, так как завоз их с баз и складов посреднических организаций может осуществляться чаще, чем при транзитной форме товародвижения.
Хотя транзитная форма товародвижения способствует ускорению сроков доставки продукции, снижает издержки обращения, но в тоже время поставка только транзитом может привести к образованию у предприятия- потребителя излишних запасов материалов, если потребность в них ниже, установленных транзитных норм. Экономически неоправданное применение транзитной стороны товародвижения при закупке материальных ресурсов приводит к некомплектности потребляемых материалов, к неэффективному использованию материальных ресурсов, повышению сроков нахождения ресурсов в производственных запасах.
Таким образом, анализ состояния и развития хозяйственных связей по закупке продукции на ООО «Кайрос Транс» показал, что работой по организации хозяйственных связей занимается зам. директора, деятельность которого, однако не ориентирована в должной мере на принципы маркетинга. В частности, не отлажена система выбора поставщиков; нет специалистов по стоимостному анализу и изучению рынка сырья и закупаемой продукции; основной задачей которого должно являться снижение затрат на материальные ресурсы; повышения их качества благодаря смене поставщиков, концентрации объема закупок.
Основными поставщиками являются предприятия-производители. Кроме того, ООО «Кайрос Транс» работает с посредниками.
Таким образом, в зависимости от участия посредников в организации хозяйственных связей на ООО «Кайрос Транс» действуют:
- прямые хозяйственные связи;
- опосредованные связи.
Рациональная организация хозяйственных связей предусматривает надлежащее выполнение поставщикам и покупателям своих обязанностей, регламентированных в договоре.
Поэтому актуальным вопросом является анализ договорно-промежуточной работы на предприятии в процессе реализации хозяйственных связей.
Анализ договорной работы на предприятии в процессе реализации хозяйственных связей
Коммерческая работа по закупке необходимых материальных ресурсов предусматривает не только выполнение операций по установлению хозяйственных связей с поставщиками продукции, но и организацию учета и выполнения договоров с поставщиками.
Грамотное ведение закупочных операций требует от сотрудников ООО «Кайрос Транс» отдельных знаний основ хозяйственного права, касающихся заключения контракта как основы закупок, поставки товаров и их оплаты.
При рыночных отношениях резко повышается роль договоров поставки товаров. Это обусловлено тем, что при равноправных хозяйственных связях поставщиков и покупателей товаров, и их полной хозяйственной самостоятельности договор является основным хозяйственным документом, определяющим права и обязанности сторон по организации поставки товаров и продукции материально-технического назначения.
Работники предприятия обеспечивают своевременное и правильное заключение договоров с поставщиками продукции, установление рациональных прямых договорных связей по поставкам товаров, и постоянный контроль за их исполнением.
Гражданский кодекс определяет понятие договора как соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей.
По договору поставки лицо-поставщик обязуется передать в определенные сроки или срок лицу-покупателю в собственность определенную продукцию (товар); лицо-покупатель обязуется принять продукцию и оплатить ее по установленным между поставщиком и покупателем ценам.
Договор вступает в силу и становится обязательным для сторон с момента его заключения. Он считается заключенным, если между сторонами, в требуемой в надлежащих случаях форме, достигнуто соглашение по всем существенным условиям договора.
Договор заключается посредством заключения оферты (предложения заключить договор) одной из сторон и ее акцепта (принятия предложения) другой стороной.
Договор признается заключенным в момент получения лицом, направившим оферту, ее акцепта. Оферта должна содержать существенные условия договора.
Договор может быть заключен в любой форме, предусмотренной для совершения сделок, если законом для договоров данного вида не установлена определенная форма.
Договор поставки товаров заключается в письменной форме путем составления одного документа подписанного сторонами, а также путем обмена документами посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору.
Договоры могут заключаться на 5, 3, 2 года, на год или иной период.
В частности на ООО «Кайрос Транс» заключаются краткосрочные договора (сроком от 1 до 6 месяцев), а также на разовые поставки (единовременная закупка партии товаров).
Для обеспечения и ускорения оформления договорных отношений на предприятии применяется так называемая пролонгация, то есть продление договора. В этом случае обязательно согласовывается ассортимент поставляемых товаров (по спецификации). Спецификация должна включать наименование и характеристику материалов, требования к ним. В специфику должны быть включены все характеристики и стандарты требуемого материала.
Анализируя действующую на предприятии договорную практику, следует отметить, что стороны, при заключении договоров поставки (или купли-продажи) предусматривают в нем следующие обязательные условия:
- дата заключения договора;
- полное наименование сторон, заключивших договор;
- количество и ассортимент товаров, подлежащих поставке;
- сроки исполнения;
- порядок поставки товаров;
- качество, комплектность, упаковка и маркировка товаров; цены и порядок расчетов;
- имущественная ответственность.
Правильное и выгодное для сторон согласование в договоре указанных выше условий является важной и в то же время сложной коммерческой задачей, требующей хорошего знания конкретной практики и организации поставок товаров.
К основным обязанностям поставщика относятся: поставка продукции на условиях договора, своевременное информирование покупателя о готовности материальных ресурсов к отгрузке, обеспечение проверки качества поставляемой продукции.
Продавец (поставщик) обязан: упаковать за свой счет продукцию, нести коммерческий риск и расходы по транспортировке до места передачи продукции покупателю.
Основные обязанности покупателя: принять продукцию в месте и в срок, указанные в договоре, уплатить цену товара, предусмотренную договором, нести все расходы и риски, которым может подвергнуться продукция после передачи на нее права собственности покупателю.
Когда в договоре указано, что покупатель должен вывезти материальные ресурсы со склада предприятия-поставщика, то все обязанности по транспортировке и коммерческий риск ложатся на покупателя. Такие условия наиболее выгодны для предприятия-поставщика.
Наиболее выгодным для покупателя являются условия поставки, при которых все расходы по транспортировке и страхованию, а также риски случайной гибели товара берет на себя продавец.
Цена материальных ресурсов – одно из существенных условий договора. Цена определяется соглашением партнеров и указывается либо в договоре, либо в спецификации; возможно согласование цены в протоколе, который является частью договора.
Анализ договоров ООО «Кайрос Транс» на поставку продукции показал, что цена в договоре указывается в счете-фактуре, которая является частью договора.
При установлении цены учитываются особенности поставки. Если предполагается поставка материальных ресурсов на склад покупателя, то в цену договора должны быть включены транспортные расходы и расходы на страхование груза. Когда предусматривается поставка продукции со склада продавца, цена договора учитывает только ее стоимость.
Цена в договоре может быть твердой (фиксированной) и скользящей, то есть последующей фиксацией. При указанной твердой цене в договоре определяется контрактная цифра, которая не подлежит изменениям при оплате покупателем. Общеизвестно, что фиксированная цена в условиях инфляции выгодна только покупателю. Поэтому поставщик, чтобы обезопасить себя от убытков, требует предусмотрения в договоре 100 % предоплаты.
Действующая практика договорной работы на ООО «Кайрос Транс» показывает, что поставщики продукции предусматривают, как правило, 50 % предоплаты. Это вызвано предметом неплатежей и стремлением снизить риск убытков.
Если в момент заключения договора трудно определить конкретную цену, то стороны могут предусмотреть фиксацию исходной цены, которая в течении исполнения договора может изменяться по согласованному партнерами методу. Такая цена называется скользящей, то есть эта цена является по существу рыночной в момент исполнения договора. Скользящая цена с последующей фиксацией в договоре не отражается. В этом случае в разделе «Особые условия договора» указываются точные способы определения скользящей цены.
При скользящей цене невозможно использовать 100 % предоплаты.
Когда при поставке продукции необходимы упаковка и маркировка, в договоре должен быть предусмотрен специальный раздел, в котором оговариваются вид и характер упаковки, ее качество, размеры и способ оплаты, а также нанесения на упаковку маркировки. К упаковке предъявляются общие и специальные требования. В соответствии с общими требованиями упаковка должна обеспечивать сохранность груза при выбранном способе транспортировки. В договоре предусматривается ответственность поставщика за поставку продукции в упаковке, не соответствующей условиям поставки. При получении материальных ресурсов в поврежденной упаковке покупатель составляет коммерческий акт, по которому поставщик должен возместить покупателю убытки. В ряде случаев повреждение упаковки равноценно нарушению качества товара.
Способы оплаты упаковки устанавливаются в договоре: стоимость упаковки может либо включена в цену продукции, либо установлена отдельно.
Обязанностью поставщика является маркировка продукции. В коммерческой деятельности маркировка продукции должна:
быть источником товаросопроводительной информации (реквизиты покупателя, номер договора, номер места, число мест в партии и др.);
указывать транспортным организациям, как обращаться с грузом;
предупреждать об опасностях, содержащихся в специфике перевозимого груза в случае неправильного с ним обращения.
Содержание маркировки согласуется с партнерами и указывается в договоре.
Транспортные условия поставки также должны быть предусмотрены при заключении договора. В настоящее время расходы по транспортировке продукции составляют весьма значительную величину, поэтому еще до заключения договора нужно включать транспортные расходы в цену договора.
В договоре должна быть предусмотрена также приемка продукции по количеству и качеству как предварительная, так и окончательная.
Предварительно имеет целью установить соответствие товара условиям договора. Окончательная приемка означает фактическое выполнение договора по количеству и качеству.
Урегулирование споров при поставке товаров может быть осуществлено двумя способами: судебным и арбитражным. Способы урегулирования споров должны быть отражены в договоре.
В отчетном периоде на ООО «Кайрос Транс» было заключено 17 договоров, в том числе 11 договоров поставки, 6 договоров купли – продажи. При этом, имели место нарушения условий договора поставщиками в плане не соблюдения сроков поставки, недопоставки определенного количества товаров, поставки товаров ненадлежащего качества.
Важным моментом, при анализе договорно-претензионной работы предприятия является определение выполнения договора поставки по качеству.
Качество поставляемых товаров должно удовлетворять предъявляемым требованиям. Отсутствие должного контроля качества закупок может привести к следующим издержкам:
- Дополнительные расходы, связанные с возвратом бракованных недоброкачественных товаров;
- Остановка производства в случае, например, когда вся партия продукции оказалась недоброкачественной и подлежит возврату;
- Судебные иски;
- Потер доверия потребителей своей продукции из-за поставок недоброкачественных материалов, продукции.
Качественная проверка (проверка соответствия поступившей на предприятие продукции требованиям стандартов и условиям договоров) является одним из способов обеспечения выполнения плана закупок, поэтому имеет важное значение при организации хозяйственных связей по закупке продукции.
Качественная приемка материалов – один из способов обеспечения выполнения плана МТО.
Качественная проверка – проверка соответствия поступившей на предприятие продукции требованиям стандартов и условиям договора.
Качественная приемка осуществляется по следующим этапам:
Этапы качественной проверки:
1.приемка продукции от транспортной организаций;
2.проверка качества продукции;
3.составление актов о результатах проверки;
4.подписание и утверждение актов.
При приемке груза от транспортной организации получатель обязан проверить:
1.сохранность груза при перевозке;
2.наличие и сохранность пломб отправителя, перевозчика;
3.соответствие наименования груза и тарной маркировки.
Приемка осуществляется в сроки:
-по весу брутто и количеству мест –продукция без тары, в открытой таре, поврежденной таре,. неисправной таре, в таре исправной – в момент получения груза от поставщика со склада транспортной организации, или в момент разгрузки;
-по весу нетто и количеству товарных единиц – одновременно с вскрытием тары, со сроками приемки.
По результатам проверки составляется «акт по количеству»:
1.реквизиты изготовителя, поставщика, получателя;
2.наименование продукции;
3.объем продукции.
При обнаружении недостачи, составляется «акт о недостаче»:
1.состояние тары, упаковки в момент осмотра продукции;
2.проверка содержания наружной маркировки;
3.маркировка мест;
4.способ определения количества недопоставленной продукции.
3. Пути совершенствования организации хозяйственных связей
