Формирование команд правовой работы

Важным аспектом организационного обеспечения правовой работы при использовании структур сетевого и проектного типа является формирование команд правовой работы.

Команда правовой работы — это группа работников организа­ции или компаний, входящих в одну группу, привлекаемых к вы­полнению мероприятий правовой работы. По мере необходимости в команду могут включаться внешние консультанты.

Смысл командной работы заключается в возможности получе­ния наивысшего результата за счет объединения групповых уси­лий, знаний и выработки групповых управленческих решений, т. е. в достижении состояния, при котором целое больше, чем сумма его составных частей. Проводимые исследования показывают, что командная кооперация позволяет значительно увеличить общую производительность управленческого труда, в том числе при веде­нии правовой работы.

Как правило, команда правовой работы по направлению (под- направлению, проекту) формируется руководителем этой коман­ды, каковым является специально назначаемое в качестве тако­вого исполнительным органом должностное лицо. Руководитель команды осуществляет общее руководство деятельностью коман­ды, контролирует основные параметры работы и координирует де­ятельность членов команды. Руководитель команды с одобрения исполнительного органа компании может определять необходи­мое число специалистов — членов команды, их квалификацию, проводить отбор и наем требуемых работников.

Руководитель команды правовой работы должен обеспечить подбор членов команды, которые обеспечивали бы:

— соответствие количественного и качественного состава ко­манды планируемым целям, масштабам и специфике по на­правлению (поднаправлению) правовой работы;

— развернутое внутригрупповое общение и выработку опти­мальных групповых решений проблем, возникающих в ходе правовой работы.

При формировании команды правовой работы помимо про­фессиональных требований должны учитываться следующие каче­ства работников:

— умение работать в группе;

—- самостоятельность, предприимчивость;

— умение брать ответственность за принимаемые решения;

— умение работать в условиях неопределенности;

.— коммуникабельность, стрессоустойчивость;

— низкий уровень конфликтности.

Основным критерием оценки деятельности команды являют­ся достигнутые командой конечные результаты правовой работы. Периодическая оценка промежуточных результатов проводится в целях корректировки деятельности персонала, внесения необхо­димых изменений в его работу, определения круга текущих и пер­спективных проблем.

4. Формирование структуры юридической службы

Крайне важным аспектом правовой работы является определе­ние статуса и структуры юридической службы конкретной компа­нии. Формирование оптимальной структуры юридической службы и четкое определение ее статуса позволяют рационально организо­вать практическую деятельность юристов и добиться максималь­ной пользы от этой деятельности в масштабах компании.

Напомним, что термин «юридическая служба» стал исполь­зоваться в нормативных актах и специальной литературе 60-х гг. прошлого столетия. В последующие годы этот термин получил широкое применение. В настоящее время юридической службой принято называть юридические структурные подразделения орга­низации (департаменты, управления, отделы, бюро), а также рабо­тающих в этой организации отдельных специалистов — главных (старших) юрисконсультов и юрисконсультов.

В отечественном законодательстве в разные периоды статус юристов организаций определялся весьма различно. В дореволю­ционный и начальный советский период деятельность юристов организаций законодательно не регулировалась. Впервые деятель­ность юридических служб в хозяйственной сфере была урегулиро­вана Положением о юрисконсультах госпредприятий, подведом­ственных ВСНХ СССР, утвержденном приказом ВСНХ СССР от 26 июня 1925 г. № 955'. В этом документе определялось правовое положение юрисконсультов, а также основной круг их обязанно­стей. В частности, определялись зоны ответственности юриста: он был ответственен за соответствие сделки действующему законода­тельству, но не нес ответственности за хозяйственную необходи­мость и целесообразность сделки и за выбор контрагента.

В 1972 г. Совет Министров СССР постановлением от 22 июля 1972 г. № 467 утвердил Общее положение о юридическом отделе (бюро), главном (старшем) юрисконсульте, юрисконсульте мини­стерства, ведомства, исполнительного комитета Совета депутатов трудящихся, предприятия, организации, учреждения. Данный до­кумент на долгие годы стал основным нормативным актом, регла­ментирующим статус юридической службы и ее обязанности.

В настоящее время Общее положение не носит обязательного характера и используется как рекомендательный правовой акт, вы­ступая своеобразным ориентиром при разработке локальных пра­вовых актов, регламентирующих статус юридических служб ком­мерческих организаций.

Закрепленные в Общем положении принципы деятельности юридических служб организаций, а именно: (1) структурная само­ стоятельность, (2) непосредственная подчиненность руководи­ телю организации и (3) четкая специализация функций в целом сохраняют свою актуальность. Однако в настоящее время они не носят безусловный характер.

В частности, при использовании сетевых и проектных ОСПР возможны отступления от названных принципов, так как в таких системах центр ответственности по направлению (паднаправ- лению, проекту) правовой работы переносится со структурных подразделений (в том числе юридической службы) на команду правовой работы, которая, как отмечалось выше, формируется из сотрудников разных структурных подразделений и подчиняется руководителю соответствующей команды. Соответственно, юри­сты, включаемые в команду правовой работы, находятся в опера­тивном подчинении у руководителя команды и подчиняются его указаниям, а не указаниям руководителя юридической службы. Таким образом, может наблюдаться существенное «размывание» не только статуса, но и специализации функций юридической службы.

Итак, в современных условиях статус и функции юридических служб коммерческих организаций не носят неизменного характера и могут претерпевать определенные изменения в зависимости от объективных потребностей правовой работы конкретной компа­нии. В первую очередь, такие изменения определяются особенно­стями содержания и специфики правовой работы организации, а также видом используемой организационной системы управления правовой работой.

В зависимости от объема делегируемых юридической службе полномочий (компетенции) и функций должен решаться вопрос о ее численности и структуре.

Хотя коммерческие организации вправе самостоятельно опре­делять численность и структуру юридической службы, тем не ме­нее при решении данных вопросов целесообразно ориентировать­ ся на следующее.

Численность юридической службы определяется исходя из объ­ема функций, делегируемых ей по направлениям (поднаправлени- ям) правовой работы. При этом необходимо учитывать Нормативы численности работников юридической службы^[8].

Структура (организационное построение) юридической служ­бы определ яется исходя из:

— применяемой в организации ОСПР;

— объема функций по направлениям (поднаправлениям) пра­вовой работы, делегированных юридической службе;

Г — штатной численности сотрудников юридической службы, являющихся исполнителями соответствующих функций.

При большом объеме функций и численности юристов-испол­нителей в юридической службе обычно создаются внутренние ор­ганизационно обособленные структурные подразделения (отделы, отделения, группы и т. д.). Количество соответствующих подразде­лений и их специализация определяются руководителем организа­ции по предложению руководителя юридической службы.

Для эффективного управления такими подразделениями их обычно объединяют в разнообразные структуры. При этом необ­ходимо руководствоваться следующим правилом: чтобы быть по­лезной и эффективной, юридическая служба должна понимать, учитывать и помогать реализовывать интересы бизнеса. Этот клю­чевой фактор успешности юридической службы предполагает:

— налаживание юридической службой тесного взаимодействия со всеми структурными подразделениями, реализующими бизнес-функции; ЩЩ. приспособление структуры юридической службы для целей такого взаимодействия.

На практике в основном используются два подхода к формиро­ванию структуры юридической службы:

1) по принципу юридической специализации (ведение дого­ворной работы, ведение судебной работы, правовое обеспе­чение трудовых отношений и т. д.). В таком случае в структу­ре юридической службы создаются отделы (департаменты): договорный, судебный, налоговый, таможенный и др.;

2) по принципу правового обслуживания конкретных биз­нес-направлений компании. Примером такого подхода являются структуры юридических служб в ряде нефтедо­бывающих компаний. Поскольку основными бизнес-направ­лениями деятельности таких компаний являются (1) добыча и сбыт нефти и нефтепродуктов; (2) нефпгесервис (бурение); (3) технологическое направление (геологоразведка), то для обслуживания данных бизнес-направлений в структуре юридической службы создаются соответствующие струк­турные подразделения, обеспечивающие весь цикл право­вого обслуживания подконтрольных бизнес-направлений: (1) отдел правового обеспечения добычи и сбыта нефти и не­фтепродуктов, (2) отдел правового обеспечения нефтесерви- са, (3) отдел правового обеспечения технологии и т. д. Постро­ение структуры юридической службы по такому принципу позволяет ей более активно влиять на стратегию развития компании, способствовать улучшению ее бизнес-процессов.

При использовании обозначенных подходов к формированию структуры юридической службы необходимо помнить, что целе­вые установки юридической службы в любом случае должны быть связаны с задачами бизнеса в целом. Как показывает практика, ру­ководство компании и структурные бизнес-единицы обычно ждут от юридической службы следующего:

1) качественного и быстрого внутреннего правового сервиса;

2) разрешения всех серьезных правовых споров в свою пользу;

3) эффективного снятия (а еще лучше недопущения) претен­зий государственных органов^[9].

Юридическая служба должна соответствовать этим ожидани­ям. Такое соответствие обеспечивается в том числе через структуру юридической службы.

5. Планирование правовой работы

Планирование — вид управленческой деятельности, цель ко­торого состоит в том, чтобы с достаточной степенью детализации определить наилучшие способы и варианты действий, которые по­требуется выполнять в процессе правовой работы с учетом реально складывающейся обстановки.

Планирование правовой работы направлено на решение следу­ющих типичных вопросов:

— что необходимо сделать?

— кто и что должен сделать?

— кто с кем взаимодействует?

— когда и что должно быть сделано?

— когда, откуда, куда и что должно поступать?

77- каковы риски?

— что выполнено на данный момент, что нет?

— кем и какие сроки нарушены?

— что необходимо предпринять, чтобы запланированные меро­приятия правовой работы были выполнены вовремя?

Соответственно, для эффективного ведения правовой работы требуется как минимум спланировать:

1) действия, входящие в содержание данной работы;

2) время, требуемое для совершения соответствующих действий;

3) ресурсы;

4) коммуникационные связи между исполнителями и управ­ленческим персоналом (менеджерами);

5) потенциальные риски правовой работы.

Планирование правовой работы по направлениям (подна-

правлениям, проектам) осуществляется юридической службой совместно с руководителями структурных подразделений и (или) команд, которым делегированы соответствующие функции право­вой работы.

Планирование включает следующие этапы:

1) планирование предметной области правовой работы по на­правлению (поднаправлению, проекту) — определение перечня действий, которые необходимо будет совершать в процессе правовой работы поданному направлению (подна- правлению, проекту);

2) планирование по временным параметрам — разработка рас­писания мероприятий и действий по направлению (подна- правлению, проекту), т.е. необходимой последовательности и продолжительности планируемых действий;

3) планирование ресурсов — определение, какие ресурсы (люди, деньги, материалы и др.), когда и в каких количествах необходимы для выполнения планируемых действий по на­правлению (поднаправлению, проекту) правовой работы;

4) разработка сводного плана правовой работы — составление единого документа с использованием полученных ранее ре­зультатов планирования.

Планирование предметной области

Целью данного этапа планирования является определение пе­речня действий и мероприятий, которые необходимо будет выпол­нить в процессе ведения правовой работы по каждому направле­нию (поднаправлению, проекту).

Набор данных действий определяется бизнес-стратегией орга­низации, проектным планом, действующим законодательством, а также опытом ведения правовой работы за предыдущий период.

Результатом является разработка документа, определяющего набор соответствующих действий. Этот документ будет являться исходной базой для дальнейшего планирования правовой работы.

При планировании предметной области правовой работы сле­дует оценивать возможность унификации планируемых действий, в том числе за счет их стандартизации (алгоритмизации).

е. планирование правовой работы 33

Правильное определение предметной области правовой ра­боты по направлению (поднаправлению, проекту) является не­обходимой предпосылкой высокой конечной результативности данной работы. Если предметная область определена неточно или неверно, конечные результаты правовой работы неизменно сни­жаются.

Планирование предметной области осуществляется в следую­щей последовательности:

1) сначала определяется перечень основных мероприятий, ко­торые потребуется выполнять в процессе ведения правовой работы (например, проведение общего собрания; проведе­ние переговоров по заключению договоров с потенциальны­ми контрагентами, организация и проведение коммерческих торгов, направление запросов котировок потенциальным контрагентам, и т. д.).

Затем соответствующие мероприятия детализируются путем их разложения на более мелкие компоненты — операции и действия. Это дает возможность:

а) повысить точность определения задач, сроков и продолжи­тельности необходимых действий, количества требуемых для этого ресурсов и оценки затрат;

б) создать основу для определения степени выполнения и кон­троля действий исполнителей, привлекаемых к правовой ра­боте;

в) содействовать четкому распределению ответственности между исполнителями.

В результате планирования предметной области правовой ра­боты составляется документ, утверждающий предметную область правовой работы компании по направлениям (поднаправлениям, проекту) на планируемый период и содержащий структурную де­композицию планируемых мероприятий, которая и будет опреде­лять всю предметную область правовой работы.

Элементы нижнего уровня структурной декомпозиции пла­нируемых мероприятий правовой работы называются пакетами работ. Такие пакеты, в свою очередь, могут быть разложены (де- компонированы) на более детальные действия, совершаемые в процессе правовой работы.

Планирование по временным параметрам

Правовая работа обязательно должна управляться по времен­ным параметрам (срокам выполнения, продолжительности дей­ствий). Это связано с наличием большого количества норматив­ных, технологических и иных ограничений по времени совершения

действий, входящих в содержание правовой работы. Несоблюде­ние подобных временных ограничений негативно отражается на конечных результатах правовой работы. Например, предъявление иска с нарушением установленного законодательством срока ис­ковой давности может повлечь утрату права на судебную защиту прав и законных интересов организации, так как в соответствии со ст. 199 ГК РФ истечение срока исковой давности, о применении которой заявлено стороной в споре, является основанием к выне­сению судом решения об отказе в иске.

Управление правовой работой по временным параметрам тре­бует соответствующего планирования. Для этого разрабатываются календарные планы правовой работы по направлениям (поднаправ- лениям, проектам), представляющие собой определение дат (сро­ков) начала выполнения и окончания мероприятий и действий, входящих в предметную область данной работы.

Практика показывает, что разработка таких планов требует приложения существенных усилий, поскольку необходимо деталь­но согласовать продолжительность планируемых мероприятий и действий, распределение ресурсов и затрат для их выполнения. К примеру, если в предметную область правовой работы входит проведение переговоров по заключаемым договорам, то необхо­димо составить предварительный календарный план таких пере­говоров с определением предполагаемого места их проведения, а также уточнить список сотрудников, включаемых в переговорную команду. Необходимо также совместить график командировок и отпусков привлекаемых к переговорам сотрудников с планируе­мым графиком переговоров, уточнить необходимость участия этих работников в других мероприятиях правовой работы. Если этого сделано не будет, то спланированные переговоры по заключению важного договора могут быть просто сорваны.

Календарный план правовой работы представляет собой доку­мент, определяющий перечень планируемых мероприятий (дей­ствий), входящих в содержание правовой работы по направлению (поднаправлению), их последовательность и взаимосвязь, сроки выполнения и продолжительность, а также ответственных испол­нителей и ресурсы, необходимые для выполнения соответствую­щих мероприятий (действий).

Нередко в процессе планирования правовой работы возникает необходимость в составлении нескольких календарных планов, различающихся между собой степенью охвата и детализацией дей­ствий (работ). Для различных уровней управления и исполнителей целесообразно составлять свои календарные планы. На основе этих планов разрабатывается комплексный план правовой работы ^Планиромнив правовой работы 3f

компании, увязывающий различные мероприятия правовой рабо­ты по разным направлениям (полнаправлениям, проектам) в еди­ную стратегию правовой работы.

Целью календарного планирования правовой работы является определение такого расписания действий, при котором обеспечи­вается их максимальный управленческий результат. Эта цель до­стигается за счет:

1) уточнения перечня действий, входящих в предметную об­ласть правовой работы;

2) определения оптимальной последовательности и взаимосвя­ зи требуемых действий;

3) оценки продолжительности этих действий, т.е. расчета вре­мени, необходимого для выполнения каждого отдельного действия;

4) расчета ресурсов, необходимых для выполнения требуемых действий;

5) составления расписания действий, которое и будет пред­ставлять собой решение задачи календарного планирования правовой работы.

Уточнение переч ня действий предполагает дальнейшую детали­зацию входящих в предметную область правовой работы действий. В результате должны быть получены максимально полные перечни действий, подлежащих выполнению в ходе правовой работы. Эти перечни должны включать описание каждого действия: наимено­вание, назначение, характеристики и др.

Затем определяются последовательность и взаимосвязь всех действий, входящих в содержание планируемого процесса право­вой работы компании.

Основой для этого служит следующая информация:

— полный перечень планируемых действий и их характеристика;

— описание требуемых результатов этих действий.

Логическая последовательность и взаимосвязь соответству­ющих действий определяется нормами законодательства и под­законных нормативных актов, ГОСТами, техническими стан­дартами и др. Например, общая последовательность действий, совершаемых при заключении договора, определяется ст. 432-439 ГК РФ. Последовательность действий по изменению и расторже­нию договора — ст. 450-452 ГК РФ и т. д.

На данном этапе планирования целесообразно разрабатывать сетевые диаграммы правовой работы, представляющие собой наглядное изображение планируемого процесса в виде графика, отображающего взаимосвязи действий и работ и временные огра­ничения.

Оценка продолжительности действий представляет собой про­цесс расчета времени, необходимого для выполнения каждого от­дельного действия, входящего в предметную область правовой ра­боты.

Для соответствующего расчета необходима следующая инфор­мация:

— полный перечень планируемых действий;

— объем этих действий;

— количественные характеристики действий, выраженные в физических единицах.

Опыт показывает, что продолжительность соответствующих действий будет определяться законодательными, организацион­ными и технологическими ограничениями, а также количеством используемых ресурсов (в том числе исполнителей), необходимых для их выполнения.

Результаты, получаемые на данном этапе планирования:

— оценка продолжительности действий, рассчитанная на ос­нове достоверных исходных данных и нормативной базы;

— диапазоны возможных отклонений от рассчитанной продол­жительности действий.

Например: предполагаемая продолжительность действий «со­гласование условий договора» пять календарных дней и диапазон возможных отклонений два календарных дня означают, что эта ра­бота займет не более семи и не менее трех календарных дней.

Основной задачей календарного планирования является раз­работка не просто расписания, а оптимального расписания дей­ствий. Главным критерием оптимальности расписания является минимальный уровень издержек при максимуме результата право­вой работы.

Для разработки оптимального расписания правовой работы ис­пользуются:

— сетевые диаграммы правовой работы по направлению (под- направлению, проекту), отражающие последовательность и взаимосвязь входящих в ее содержание действий;

— продолжительность действий, т.е. расчетное или предпола­гаемое время, за которое может быть выполнено планируе­мое действие без ограничения на ресурсы;

— информация о том, какие ресурсы и в какое время будут до­ступны, их значение для выполняемых действий; календари действий и ресурсов, определяющие периоды, в которые может выполняться планируемое действие или ра­бота.

— временные ограничения.

Планирование ресурсов

При планировании правовой работы необходимо рассчитать по­требность в ресурсах, необходимых для успешного ведения данной работы при заданных ограничениях по временным параметрам.

В частности, необходимо определить потребность в:

— трудовых ресурсах;

— финансовых ресурсах;

— информационных ресурсах;

— материальных ресурсах (компьютерная техника, бумага и др.).

Основой для расчета требуемых ресурсов является документ,

определяющий предметную область правовой работы, а также до­кумент, определяющий финансово-организационную политику фирмы на планируемый период.

Результатом данного этапа планирования является описание необходимых для ведения правовой работы ресурсов, их количе­ство и сроки использования.

Сводный план правовой работы

Конечным результатом планирования правовой работы являет­ся сводный план правовой работой — итоговый документ, отража­ющий результаты планирования предметной области правовой ра­боты по направлению (поднаправлению, проекту), ее временных параметров и ресурсов. Он является основой для ведения и кон­троля хода правовой работы.

Сводный план правовой работы позволяет: 2— эффективно управлять процессом выполнения запланиро­ванных мероприятий;

— определять ключевые контрольные точки управления про­цессом правовой работы;

— документировать результаты и предложения по управлению процессом правовой работы;

— правильно регламентировать деятельность исполнителей.

Сводный план правовой работы представляет собой формаль­но утвержденный документ или комплект документов, используе­мый для ведения и контроля правовой работы. Унифицированной формы такого документа не существует, поэтому каждая компания разрабатывает собственные формы исходя из своей организацион­ной структуры, специфики бизнеса, а также фирменных стандар­тов правовой работы.

Однако в любом случае такой план должен содержать информа­цию о:

предметной области правовой работы по направлению (под­направлению, проекту);

 

38 Глава 1. Общие вопросы правовой работы

— временных параметрах правовой работы;

— ресурсах, их количестве и сроках использования.

На практике используются две основные формы планирования правовой работы:

1) стратегическое планирование — на долгосрочную перспективу;

2) оперативное или текущее планирование — на краткосрочную перспективу.

Целесообразно сочетать данные формы планирования.

6. Контроль мероприятий правовой работы

Ведение правовой работы требует знания ее реального состо­яния для принятия необходимых корректирующих воздействий в целях недопущения (устранения) срывов выполнения запланиро­ванных и внеплановых мероприятий правовой работы.

Контрольная функция, как правило, распределяется между ис­полнительным органом организации, руководителями структур­ных подразделений и руководителями команд правовой работы:

йй исполнительный орган осуществляет общий контроль право­вой работы организации и принимает наиболее значимые управленческие решения по недопущению (устранению) выявленных отклонений;

— руководители структурных подразделений и команд осу­ществляют контроль по направлению (поднаправлению, про­екту) и принимают оперативные меры по устранению выяв­ленных отклонений.