Назначение запросов MS Access.Типы запросов. Создание запроса

Запрос – производный от таблиц объект БД, с помощью которого производится отбор информации; это механизм выборки, обновления, удаления и добавления данных, создания новых таблиц на основании данных одной таблицы или нескольких существующих таблиц.

Зачем нужны запросы?

· Отобрать поля. Необязательно включать в запрос все поля таблицы. Например, можно создать запрос, который показывает только фамилии и номера телефонов клиентов и не показывает адреса и прочие сведения.

· Отобрать записи. Пользователь может указать условия, которым должны удовлетворять записи, которые следует включить в динамический набор. Например, можно отобрать только записи со сведениями за определенный месяц.

· Сортировать записи. Пользователь может задать порядок изображения записей. Например, можно упорядочить записи о клиентах по алфавиту по фамилии клиента. Для того, чтобы отобразить отсортированные записи в форме, можно создать запрос, сортирующий эти записи, а затем использовать этот запрос в качестве источника данных для новой формы.

· Задать вопрос о данных, хранящихся в разных таблицах. Пользователь может использовать запрос для получения ответа на вопрос о содержимом нескольких таблиц, а затем представить результаты в одной таблице или форме.

· Выполнять вычисления. С помощью запросов можно создавать новые поля, содержащие результаты вычислений. Такие поля называются вычисляемыми. Например, для вычисления стоимости заказа можно создать поле, которое будет хранить произведение цены одной единицы товара на количество заказанных единиц товара.

· Использовать запрос в качестве источника данных для форм, отчетов и других запросов.

· Изменять табличные данные.

По способу создания различают 2 типа запросов: запросы по образцу (QBE - queries by example) и структурированный язык запросов (SQL - Structured Query Language).

Запрос по образцу (QBE) – это средство отыскания необходимой информации в БД обычно путем занесения данных в таблицу. Система запроса по образцу выводит данные, имеющие отношение к вводимым. Запрос формируется не на специальном языке, а путем заполнения бланка запроса в окне Конструктора запросов. Указываются критерии выборки записей в исходной таблице. С точки зрения пользователя, конструирование запроса – это просто пометка нужных элементов в окне Конструктора запросов.

SQL-запросы.С помощью структурированного языка формируются запросы любой сложности. Запрос составляется из последовательности SQL-инструкций, которые задают, что надо сделать с входным набором данных для генерации выходного набора. Работа с SQL-запросом рассчитана на специалиста-программиста. Пользователю, как правило, не приходится обращаться к языку SQL напрямую.

Различают запросы выборки и запросы-изменения. Существует 4 типа запросов-изменений:

· Запрос на создание таблицы. Создает новую таблицу, полностью или частично копируя структуру и данные из одной или нескольких таблиц.

· Запрос на удаление записей. Удаляет записи из одной или нескольких таблиц.

· Запрос на добавление записей. Добавляет группу записей из одной или нескольких таблиц в одну или несколько других таблиц.

· Запрос на обновление записей. Изменяет данные в группе записей.

· Запросы-выборки

Создание запроса - с помощью мастера и конструктором запросов

Последовательность создания запроса с помощью Конструктора:

1) В окне БД выбрать вкладку «Запросы» и щелкнуть кнопку «Создать»; при этом откроется окно диалога «Новый запрос».

2) Выбрать опцию «Конструктор» и нажать кнопку «ОК»; при этом открывается окно диалога «Добавление таблицы». В нем нужно выбрать имена таблиц-источников, на основе которых будет производиться выбор данных, и щелкнуть кнопку «Добавить.

3) Закрыть окно диалога «Добавление таблицы» кнопкой «Закрыть», окно Конструктора «Запрос на выборку» станет активным.

С помощью инструментария окна Конструктора формируем запрос:

1) выбираем таблицу-источник, из которой производится выборка записей;

2) выбираем поля результатов запроса (перетаскиванием в нижнюю часть окна Конструктора);

3) указываем критерии для выборки, группирования и упорядочения данных.

В верхней части окна Конструктора запроса размещается схема данных запроса, которая содержит список таблиц-источников и отражает связь между ними.

В нижней части окна находится Бланк запроса, в котором каждая строка выполняет конкретную функцию:

«Поле» - указываются имена полей, которые участвуют в запросе;

«Имя таблицы» - имя таблицы, из которой выбрано это поле;

«Сортировка» - указывается тип сортировки;

«Вывод на экран» - устанавливается флажок просмотра поля на экране;

«Условие отбора» - задаются критерии поиска.