Электронные таблицы

Электронные таблицы - это особый вид прикладных программ, обеспечивающих организацию дан­ных в виде таблиц и их обработку. Электронные таблицы состоят из ячеек, которые могут содержать данные разных типов - текст, числа или формулы. Можно ввести зависимости между отдель­ными ячейками или целыми группами, тогда изменение содержи­мого одной ячейки приводит к изменению значений в других, зависящих от нее ячейках.

Если раньше подобную трудоемкую работу приходилось вы­полнять вручную, вооружившись карандашом и листом бумаги или калькулятором, то теперь с помощью электронной таблицы можно быстро составить таблицу, выполнить большой объем повторяющихся вычислений и распечатать ее.

Электронная таблица имеет прямоугольную форму и состоит из ячеек, образуемых пересечением строк и столбцов.

 

 

Каждая ячейка имеет две координаты - цифровую, обозначающую поло­жение в определенной строке, и буквенную, указывающую на соответствующую колонку. Доступ к ячейкам осуществляется по их координатам.

В каждый момент времени на экране отображается прямо­угольный фрагмент таблицы с координатной сеткой. Ячейка, с которой в данный момент выполняется работа, называется актив­ной и помечается высвечиванием ее границ или координат. Кроме того, можно просмотреть всю таблицу, как по горизонтали, так и по вертикали.

Ячейки таблицы могут содержать данные различных типов, например, текст, число или формулу (арифметическое выраже­ние), задающую зависимость значения данной ячейки от других ячеек. Это особенно удобно, поскольку изменение содержимого какой-либо ячейки проводит к автоматической корректировке значений связанных с ней ячеек.

Для эффективной обработки больших объемов информации электронные таблицы оснащены специальной системой управле­ния данными, обеспечивающей поиск, сортировку и глобальное редактирование записей. В ряде случаев, особенно при работе с числовыми данными, электронные таблицы оказываются значи­тельно удобнее систем управления базами данных (СУБД) благо­даря следующим преимуществам:

· наглядная форма представления данных;

· высокое быстродействие, т. к. таблица находится полно­стью в оперативной памяти;

· удобство автоматического перерасчета и повторяющихся вычислений;

· сочетание различных способов обработки данных.

 

 

Microsoft Excel — одна из программ пакета Microsoft Office, представляющая из себя программируемый табличный калькулятор.

[править] Область применения Microsoft Excel

Область применения Excel широка:

• благодаря тому, что лист Excel представляет из себя готовую таблицу, Excel часто используют для создания документов без всяческих расчётов, просто имеющих табличное представление (например, прайс-листы в магазинах, расписания);
• в Excel легко можно создавать различные виды графиков и диаграмм, которые берут данные для построения из ячеек таблиц (график снижения веса тела за указанный период от начала занятий спортом);
• его могут использовать обычные пользователи для элементарных расчетов (сколько потратил за этот месяц, что/кому/когда дал/взял);
• Excel содержит многие математические и статистические функции, благодаря чему его могут использовать школьники и студенты для расчетов курсовых, лабораторных работ;
• Excel интенсивно используется в бухгалтерии — во многих фирмах это основной инструмент для оформления документов, расчётов и создания диаграмм. Естественно, он имеет в себе соответствующие функции;
• Excel может даже работать как база данных. Хотя, конечно, до полноценной базы данных ему далеко;
• Excel можно использовать в качестве формы для представления обработанных данных.

[править] Способы запуска

• (для версии "2003") "Пуск" → "Все программы" → "Microsoft Office" → "Microsoft Office Excel";
• (для более ранних) "Пуск" → "Все программы" → "Microsoft Excel";
• "Пуск" → "Выполнить..." → в открывшемся окне написать "excel" и нажать "ОК";
• Правый щелчок на пустом месте → "Создать" → "Лист Microsoft Excel" → будет создан пустой файл с расширением "xls" → Двойным щелчком запускаем его.

[править] Предварительные настройки и рекомендации

1. Всегда должны быть включены панели инструментов "Стандартная" и "Форматирование". Включить их можно в меню "Вид" —> "Панели инструментов". Также в меню "Вид" включите панели "Строка формул" и "Строка состояния";
2. После установки по умолчанию установлен режим, в котором панели инструментов отображаются в одной строке, при этом не поместившиеся кнопки скрыты от пользователя, что плоxо. Наведите мышку на левую границу панели инструментов и, когда курсор примет вид четырехглавой стрелки, левой кнопкой перетащите панель инструментов во вторую строку;
3. По умолчанию в главном меню программы отображаются только часто используемые пункты, остальные скрыты. Включите их в меню "Сервис" —> "Настройка..." —> закладка "Параметры" —> галочка "Всегда показывать полные меню". Там же поставьте галочку "Отображать подсказки для кнопок".

[править] Интерфейс программы Microsoft Excel

[править] Общие операции над листами и ячейками рабочей книги

[править] Структура рабочей книги

Документ Excel имеет расширение "*.xls" ("*.xlsx" в Microsoft Office Excel 2007) и называется рабочая книга. Рабочая книга состоит из листов. По умолчанию их создается три. Переключаться между листами можно, используя закладки (ярлычки) в нижней части окна "Лист 1" и т.д.

Каждый лист представляет собой таблицу. Таблица состоит из столбцов и строк. Столбцов в листе 256 (2 в 8 степени), а строк 65536 (2 в 16 степени). Количество ячеек предлагаю посчитать самим. Столбцы обозначаются буквами латинского алфавита (в обычном режиме) от "A" до "Z", затем идет "AA-AZ", "BA-BZ" и т.п. до "IV" (256). Строки обозначаются обычными арабскими числами.

На пересечении столбца и строки находится ячейка. Каждая ячейка имеет свой уникальный (в пределах данного листа) адрес, который составляется из буквы столбца (в обычном режиме) и номера строки (например "A1"). Вспомните морской бой, шахматы или как вы находите ваше место в кинотеатре. Адрес ячейки (ссылка на ячейку) используется в расчётах (и не только) для того, чтобы "достать" данные из этой ячейки, и использовать в формуле.

Только одна из ячеек листа в текущий момент времени является активной. Вокруг активной ячейки видна жирная чёрная рамка с квадратиком в нижнем правом углу (маркером автозаполнения). Даже если выделен диапазон ячеек, все равно одна из выделенных ячеек будет иметь белый цвет. Это не значит, что она не выделена, это значит, что в выделенном диапазоне она активная — именно в нее будет вводится набираемый с клавиатуры текст.

[править] Операции над листами (ярлычками) рабочей книги

С использованием левой кнопки мыши:

• щелчок левой кнопкой по закладке (ярлычку) — переключение на соответствующее окно (либо использовать сочетание клавиш Ctrl + PageUp/Ctrl + PageDown);
• перетаскивание левой кнопкой мыши — изменение порядка расположения листов;
• Ctrl + перетаскивание левой кнопкой мыши — создание копии листа;
• Ctrl + последовательные щелчки по ярлычкам — выделение нескольких листов;
• Shift + щелчок на начальном и конечном ярлычке — выделение диапазона листов;
• двойной щелчок по ярлычку — переименование листа. Нажимаем "Enter" для завершения.

По нажатию правой кнопки мыши над ярлычком открывается контекстное меню, в котором доступны следующие команды:

• "Добавить...";. Открывается окно, в котором выбираем, что добавить: новый лист, диаграмму, готовый шаблон и т.д.;
• "Удалить";. Надеюсь, без комментариев;
• "Переименовать";. Надеюсь, без комментариев;
• "Переместить/Скопировать...";. Интересная и полезная команда:
• в выпадающем списке "в книгу:" выбираем, куда мы копируем лист: в один из открытых документов или в новую книгу;
• В списке "перед листом:" будут отображены листы выбранной книги. Выбираем, переместить лист в конец или перед каким листом вставить;
• Если не устанавливать галочку "Создавать копию", лист будет перемещен в выбранную книгу (т. е. в этой его не останется!), если установить — в выбранной книге будет создана копия этого листа.
• "Выделить все листы";. Надеюсь, без комментариев;
• "Цвет ярлычка...";. Тоже вроде без комментариев. Разве что хочу отметить, что активный "цветной" ярлычок отображается "некорректно" (IMHO);
• "Исходный текст";. "Господа программеры" разберутся, для чего эта команда, обычным же пользователям сюда не ходить.

[править] Перемещение по таблице (активация нужной ячейки)

• Самый простой способ — щелкнуть левой кнопкой на нужной ячейке.
• С помощью клавиш управления курсором (стрелочек) можно переместить "курсор" (рамку) на ячейку вверх/вниз/вправо/влево.

Внимание!!! Если нажать клавишу "Scroll Lock";, клавиши управления курсором будут перемещать не курсор, а весь лист! Именно таким же образом в MS-DOS работала клавиша "Scroll Lock" (ведь тогда не было оконного интерфейса и колёсика (scrolling) на мышке). Excel — одна из немногих программ, где работает клавиша "Scroll Lock", причем так же, как в MS-DOS.

• Нажатие клавиши "Tab"; приводит к перемещению в следующую (справа) ячейку в строке, а "Shift+Tab"; — в предыдущую. Нажатие клавиши "Enter"; приводит к перемещению на ячейку вниз, а "Shift+Enter"; — вверх.
• Однако, если нажать несколько раз "Tab";, затем нажать "Enter";, курсор прыгнет под ту ячейку, в которой мы в первый раз нажали "Tab";. Это удобно в тех случаях, когда мы заполняем таблицу построчно.
• Нажатие сочетаний клавиш "Ctrl + клавиши управления курсором"; приводит к "прыжку" курсора к ближайшей ячейке, где имеются какие-то данные. Если же таких ячеек на пути не встречается, курсор прыгает к одному из краёв таблицы.
• Если выделен диапазон ячеек, одна из них все равно остается белой, "невыделенной" (см. выше). При этом нажатие клавиш "Tab", "Enter" [+Shift] приведет к циклическому перемещению активной ячейки. В процессе этого можно вводить данные, выделение не снимется. Если в процессе перемещения активной ячейки нажать "Ctrl+Enter"; (не выходя из режима редактирования), значение из этой ячейки скопируется во все ячейки выделенного диапазона;
• Нажатие клавиш "Page Up" / "Page Down"; приводит к перемещению на страницу вниз / вверх;

[править] Выделение ячеек, диапазонов ячеек, столбцов и строк

• Чтобы выделить одну ячейку, щелкнете на ней левой кнопкой мыши;
• Чтобы выделить связный диапазон ячеек, наведите курсор мыши на ячейку, которая будет началом/концом выделенного диапазона, зажмите левую кнопку мыши, и, не отпуская ее, двигайте мышь до той ячейки, которая будет концом/началом выделенного диапазона, затем отпустите левую кнопку мыши;
• Если нужно выделить два и более несвязных диапазона/ячейки, выделите сначала первый/первую, затем зажмите "Ctrl";, и не отпуская его, выделите остальные диапазоны/ячейки. Они добавятся в выделение;
• Нажатие сочетания клавиш "Ctrl+A"; приводит к выделению всей таблицы. Но не всегда, есть маленький нюанс. Если справа, справа и на одну строку вниз, или снизу есть ячейка, содержащая данные, после первого нажатия этого сочетания выделится диапазон, начальной ячейкой которого будет активная ячейка, конечной — ячейка с данными. Повторное нажатие "Ctrl+A" приведет к выделению всей таблицы;
• Чтобы выделить всю таблицу, можно щелкнуть левой кнопкой мыши на пересечении столбцов и строк ("между" столбцом "A" и строкой "1");
• Чтобы выделить весь столбец, щелкнете на заголовке столбца ("шапка" таблицы сверху);
• Чтобы выделить всю строку, щелкнете на заголовке строки ("шапка" таблицы слева);
• Чтобы выделить диапазон столбцов или строк, наведите курсор мыши на начало диапазона, зажмите левую кнопку, и, не отпуская ее, передвигайте курсор;
• С зажатой клавишей "Ctrl"; можно выделять не только несвязные ячейки и диапазоны, но и строки и столбцы;
• Если зажать клавишу "Shift"; и нажимать на клавиши управления курсором, выделяется диапазон, началом которого будет активная в момент нажатия клавиш управления курсором ячейка, а концом ячейка с координатами, зависящими от того, сколько раз и какие вы нажали клавиши управления курсором.

Внимание!!! В Excel существует только добавление к выделению (с Ctrl), убрать из выделения ошибочно выделенные ячейки нельзя! Будьте внимательны.

[править] Изменение ширины столбцов и высоты строк

• При наведении курсора мыши на границу между двумя строками или столбцами (в "шапке" таблицы), курсор изменяет форму. Если зажать левую кнопку мыши и, не отпуская ее, переместить курсор, будет изменяться ширина столбца или высота строки. При этом появится всплывающая подсказка, в которой будет отображаться числовое значение ширины (высоты).
• При изменении ширины столбцов, первое число будет означает, сколько символов шрифта текущего размера поместится в этой ячейке. Число в скобках показывает ширину в пикселях.
• При изменении высоты строк, первое число показывает, какого максимального размера (шрифта) текст поместится в эту ячейку. Число в скобках показывает ширину в пикселях.
• Если выделить несколько столбцов (строк), затем изменить ширину (высоту) одной из них, все выделенные столбцы (строки) станут такой же ширины (высоты).

Внимание!!! Если сделать ширину (высоту) отрицательной, выделенные столбцы (строки) исчезнут! В 2007 нельзя сделать ширину отрицательной, перетаскиванием границы.

• Если выполнить двойной щелчок левой кнопкой мыши на правой границе столбца (нижней границе строки), то ширина столбца (высота строки) подгонится под содержимое (под самый "длинный" ("высокий") элемент. Аналогично, если выделены несколько столбцов (строк), то двойной щелчок на правой (нижней) границе любого из них подгонит все выделенные столбцы (строки) под содержимое;
• Если щелкнуть правой кнопкой на заголовке столбцы (строки), в контекстном меню появятся команды "Ширина столбца..."; ("Высота строки";). После выбора одной из них откроется окно "Ширина столбца" ("Высота строки"), в котором пользователь может ввести числовое значение ширины (высоты) в количестве символов (размер шрифта).

[править] Ввод и редактирование данных в ячейках

• Для ввода данных в одну ячейку достаточно сделать ее активной и начать набирать текст, при этом мы входим в режим редактирования данных в ячейке. Для выхода из режима редактирования нужно нажать "Enter" или "Tab" ([+Shift]). Если до этого в ячейке были данные, они сотрутся;
• Для ввода одинаковых данных во многие ячейки, выделяем нужные ячейки, пишем текст, и, не выходя из режима редактирования, нажимаем "Ctrl+Enter";
• Для изменения данных в ячейке, делаем ее активной и делаем на ней двойной щелчок;
• Для изменения данных в ячейке, делаем ее активной и нажимаем "F2";
• Для изменения данных в ячейке, делаем ее активной, щелкаем в строке формул, и в ней изменяем содержимое ячейки, для завершения нажимаем "Enter", либо зеленую галочку слева.
• Для принудительного ввода разрыва строки достаточно в нужном месте текста ячейки нажать "Alt+Enter"

[править] Добавление примечания к ячейке

Для вставки примечания делаем одно из указанных ниже действий:

• Щелкаем правой кнопкой в нужный ячейке → "Добавить примечание" → Пишем текст примечания и оформляем → щелкаем за пределами примечания для завершения;
• Выделяем нужную ячейку → меню "Вставка" → "Примечание" → …;

Откроется окошко, в верхней части которого вставится имя текущего пользователя. В нём пишем текст примечания, причем его можно оформлять (шрифт, начертание, цвет, выравнивание). Для завершения щелкаем за пределами примечания.

В верхнем правом углу ячейки с примечанием появится красный треугольник. При наведении мыши на эту ячейку появится примечание:

К тексту примечания применимы некоторые приемы форматирования (размер, вид шрифта и др.)

При щелчке правой кнопкой на ячейке с примечанием в контекстном меню появятся пункты для работы с примечанием:

С пунктами 1-2 все понятно. Альтернативный способ удалить примечание: меню "Правка" —> "Очистить" —> "Примечания".

Команда "Отобразить или скрыть примечание"; делает так, чтобы примечание всегда отображалось, даже без наведения на ячейку мыши. Есть способ отобразить разом все примечания во всех ячейках: меню "Вид" —> "Примечания". При этом откроется панель инструментов "Рецензирование";, в котором находятся некоторые дополнительные команды для работы с примечаниями.

Если в этом режиме щелкнуть правой кнопкой мыши на границу примечания, в контекстном меню появится команда "Формат примечания";, после выбора которой открывается окно "Формат примечания". В этом окне можно поменять заливку, границы, направление текста и другие настройки примечания.

Если при создании примечание не помещается, раздвиньте сразу границы. Автоматически границы не подгоняются и пользователю потом будет видно не все примечание.

[править] Форматирование ячеек

[править] Выравнивание данных в ячейках

По умолчанию, текст выравнивается по левому краю (по горизонтали), а числа — по правому (по горизонтали). По вертикали данные выровнены по нижнему краю. Выравнивание по горизонтали можно поменять с помощью кнопок на панели инструментов "Форматирование" которую можно вызвать сочетанием кнопок ctrl+1:

Здесь (слева направо) кнопки: по левому краю, по центру и по правому краю.

Выравнивание по вертикали изменяется с помощью окна "Формат ячеек", закладка "Выравнивание":

[править] Объединение ячеек

Крайне часто возникает необходимость создать одну большую ячейку, которая находится на пересечении нескольких столбцов и нескольких строк:

Это можно сделать двумя способами:

• кнопка "Объединить и поместить в центре"; на панели инструментов "Форматирование" ;
• галочка "объединение ячеек"; в окне "Формат ячеек", закладка "Выравнивание".

Сначала выделяем ячейки, которые хотим объединить (можно выделять несвязные диапазоны), затем выполняем одно из вышеуказанных действий. Если в выделенном диапазоне была (одна) ячейка с текстом, текст выровняется по центру объединенной ячейки (только по горизонтали). Если в выделенном диапазоне было несколько ячеек с текстом, то сохранится только значение, которое было верхним левым и тоже выровняется.

При активной объединенной ячейке на панели инструментов "Форматирование" будет вдавлена кнопка "Объединить и поместить в центре". Если при этом нажать ее, объединенная ячейка опять распадется на "родные" маленькие, а значение перенесется в верхнюю левую ячейку.

Адресом объединенной ячейки станет адрес верхней левой ячейки, остальные ячейки выделенного диапазона Excel будет рассматривать как пустые.

[править] Очистка данных в ячейках и удаление ячеек

• Выделяем "нужные" ячейки и нажимаем "Delete";
• Выделяем "нужные" ячейки, щелкаем правой кнопкой и выбираем "Очистить содержимое";
• Выделяем "нужные" ячейки, заходим в меню "Правка" → "Очистить" → "Выбираем нужный вариант";
• Клавиша ← очищает содержимое активной (одной!) ячейки и включает режим редактирования. Ее удобно использовать при необходимости удалить одно (не все, как по "Delete") значение из выделенного диапазона;
• Если "родную" неотформатированную ячейку протащить с помощью маркера автозаполнения по отформатированным, произойдет своего рода удаление;
• пункт меню "Правка" → "Удалить…" и пункт контекстного меню "Удалить…" приведет к открытию окна "Удаление ячеек".

В отличие от предыдущих способов (очистка), при этом способе данные из ячеек не просто стираются, а со смещением всех соседних ячеек, строк и столбцов. Меняется строение всей таблицы.

[править] Заливка ячеек цветом

Есть два способа изменить цвет заливки выделенных ячеек:

• кнопка "Цвет заливки" на панели инструментов "Форматирование" ;
• окно "Формат ячеек", закладка "Вид":

 

[править] Добавление границ ячеек

Лист Excel по умолчанию представляет из себя таблицу. Однако сетка таблицы не выводится на печать, пока мы их не наведем. Существует три способа добавить границы к выделенным ячейкам:

• Кнопка "Границы" на панели инструментов "Форматирование" ;
• окно "Граница", вызываемое из кнопки "Границы" —> "Нарисовать границы..." (см. выше):

 

• окно "Формат ячеек", закладка "Граница":

 

[править] Формат представления данных в ячейках

[править] Формат ячеек по умолчанию ("Общий")

По умолчанию после создания документа все ячейки находятся в формате "Общий". Этот формат имеет ряд хитростей:

• числа выравниваются по правому краю, а текст — по левому;
• если, изменяя ширину столбца, сделать ее меньше определенной, то число в ячейках заменяется на символы "#". Это не ошибка. Это означает, что нужно сделать столбец пошире;
• если число очень большое ("6000000000000") или очень маленькое ("0,00000000000001"), оно автоматически преобразуется в экспоненциальный (научный) формат ("6E+12" и "1E-14" соответственно);
• при изменении ширины столбца округляются десятичные дроби. Например, если написать "3,1415", затем изменить ширину так, чтобы "5" перестала помещаться, в ячейке отобразится "3,142".

[править] Необходимость изменения формата по умолчанию на другой

Часто нужно к числу в ячейке добавить обозначение денежной единицы, знак процента, выставить количество знаков после запятой, представить дату в определенном формате и т.п.

Не добавляйте обозначения денежных единиц вручную! После этого может выйти так, что при попытке использовать значение из этой ячейки в формуле, Excel выдаст ошибку! Есть способ указать Excel, что ячейки находятся в определенном формате, и он будет добавлять автоматически обозначения денежных единиц (и не только) за нас.

Есть 3 способа изменить формат представления данных в ячейках:

1. автоматически после ввода определенных данных в ячейку Excel сам сменит формат ячейки;
2. с помощью кнопок на панели инструментов "Форматирование".
3. с помощью окна "Формат ячеек";

[править] Автоматическое изменение формата ячейки после ввода данных

После ввода определенных последовательностей символов, Excel автоматически изменяет формат ячейки. После этого все в дальнейшем вводимые в эту ячейку числа Excel пытается преобразовать в этот формат.

• Дата. Если в ячейке написать "1.2.3" или "1/2/3", Excel заменит это на "01.02.2003" (первое число второго месяца третьего года). Если написать "1.2" или "1/2", то Excel заменит это на "01.фев". При этом формат ячейке будет автоматически преобразован в "Дата";
• Процентный. Если в ячейке написать "1%", формат ячеки автоматически сменится на "Процентный";
• Время. Если в ячейке написать "13:46:44" или "13:46", формат ячейки автоматически сменится на "Время";

Внимание!!! на разных компьютерах форматы по умолчанию представления чисел, денежных единиц, даты и времени могут отличаться! Настроить их можно по пути "Панель управления" —> "Язык и региональные стандарты" —> закладка "Региональные параметры".

[править] Изменение формата ячеек с помощью кнопок на панели инструментов "Форматирование";

На панели инструментов "Форматирование" находятся 5 кнопок, с помощью которых можно быстро изменить формат выделенных ячеек.

 

Описание кнопок (слева направо):

• Денежный формат. Будет использована денежная единица по умолчанию (см. выше);
• Процентный формат. Если в ячейке уже будет находится число, то Excel домножит его на 100 и добавит знак "%". Все правильно, ведь 1 арбуз — это "100%", а "0,7" арбуза — "70%";
• Формат с разделителями (числовой формат). В этом формате будут отделяться пробелом группы разрядов (сотни, сотни тысяч и т.д.) и будет добавлено 2 знака после запятой;
• Увеличить разрядность. Добавляет один десятичный разряд;
• Уменьшить разрядность. Убирает один десятичный разряд.

[править] Изменение формата с помощью окна "Формат ячеек";