Алгоритм расчёта затрат и затрат на хранение запаса

Сразу хочется обратить внимание на то, что посчитать стоимость хранения непроданного товара нельзя: неизвестно, сколько еще времени этот товар будет лежать на складе. Величину этих затрат можно только спрогнозировать, тогда как расходы на хранение проданного товара можно определить с достаточно высокой точностью. Итак, рассмотрим алгоритм расчета затрат на хранение товара. При желании для автоматизации процесса вычисления его можно «вшить» в систему учета компании (корпоративную информационную систему).

Шаг 1. Используем общую формулу затрат на хранение

На самом деле рассчитать стоимость затрат на хранение товара, используя следующую формулу, довольно просто:

Зхран. товара = Стхран. уд. ґ Тобор. запасов ґ ґ Vпрод. товара,

где Зхран. товара – затраты на хранение данного товара;

Стхран. уд. – удельная стоимость хранения, то есть объем затрат на одну единицу складской мощности в единицу времени (обычно, в день). Измеряется в рублях на единицу складской мощности в день.

Единица складской мощности – это единица измерения вместимости склада: м2 (общая площадь), м3 (например, склад вмещает товар объемом 5000 м3, то есть имеет мощность 5000 м3 товара), паллето-места;

Vпрод. товара – количество проданного товара в единицах складской мощности.

Данная формула позволяет посчитать затраты на хранение:

в целом по реализованному товару;

по каждому наименованию/артикулу/виду товара;

по товарным группам (в любом разрезе);

по каждой партии каждого артикула/вида товара (если необходима высокая точность вычисления).

 

29. Применение АВС-метода при контроле за состоянием запасов.

ABC-анализ базируется на принципе Парето, сформулировавшего правило, суть которого сводится к следующему:

контроль относительно небольшого количества элементов позволяет контролировать ситуацию в целом. Часто еще сформулированное Парето правило именуют правилом 80/20, что можно истолковать следующим образом: надежный контроль 20% номенклатурных позиций позволяет на 80% контролировать систему (т.е. запасы в нашем случае).

Среди основных факторов, которые могут влиять на присвоение запасам номенклатурной позиции той или иной категории контроля, выделяют следующие.

Годовой объем использования (потребления) номенклатурных позиций в стоимостном выражении.

Цена единицы номенклатурной позиции.

Дефицитность номенклатурной позиции.

Доступность ресурсов для производства номенклатурной позиции.

Длительность цикла для номенклатурной позиции.

Требования к хранению номенклатурной позиции (специальные требования к температурному режиму, влажности и т.п.).

Риск воровства.

Срок хранения.

Издержки вследствие отсутствия номенклатурной позиции на складе в требуемый момент времени.

Степень стабильности конструкций изделий, в которых применяется номенклатурная позиция.

Прочие факторы.

Если компания решила применять несколько признаков классификации одновременно, то номенклатурной позиции присваивается наивысшая из категорий.

После присвоения каждой номенклатурной позиции определенного класса к каждому из классов применяются свои правила контроля запасов.

Для номенклатурных позиций класса A рекомендуются следующие правила:

) Частая оценка прогноза и метода прогнозирования. Любой построенный прогноз несет некоторую ошибку. Чем дороже и дефицитнее номенклатурная позиция, тем дороже обходятся эти ошибки. Как следствие, данное правило означает внимательное отношение к методам построения прогнозов потребности в номенклатурных позициях, мониторинг точности реализации уже построенных прогнозов.

) Частый циклический подсчет запасов с жесткими допусками. Недопустимо сколько-нибудь существенное отклонение данных о запасах, зафиксированных в информационной системе, от данных согласно проведенному подсчету (который можно назвать еще текущей инвентаризацией). Каждое отклонение, превышающее установленный жесткий допуск, должно расследоваться на предмет выяснения его причин. При этом необходимо отметить, что имеет смысл проводить и традиционную полную инвентаризацию раз в год или раз в полгода.

) Ежедневное обновление информации в базе данных. То есть для таких номенклатурных позиций необходимо использование системы с непрерывным обновлением данных о запасах.

) Частое рассмотрение требований спроса, размеров партий, страхового запаса, обычно имеющее результатом относительно небольшие размеры заказов (партий). Необходимо тщательное отслеживание всех параметров планирования, выявление реальных потребностей в номенклатурных позициях. Стремление к небольшим размерам партий может быть продиктовано возможностью снижения как прямых, так и скрытых издержек, связанных с хранением изделий в запасах.

) Тщательное отслеживание и сокращение длительности цикла. Чем короче длительность цикла, тем ниже потребность в оборотных средствах. И так как основную долю потребности формируют запасы номенклатурных позиций класса A (по крайней мере в части оборотных средств в запасах сырья, незавершенного производства и готовой продукции), то управление длительностью цикла для них существенно окупается.

Для номенклатурных позиций класса B применяются те же меры, что и для номенклатурных позиций класса A, но реже и с большими приемлемыми допусками. Для номенклатурных позиций класса C сформулированы следующие правила:

) Основное правило: товар должен быть в наличии. Будет неприятно получить срыв исполнения плана сбыта или, что еще неприятнее, производственного плана из-за нехватки дешевых номенклатурных позиций, хранение запасов которых, пусть даже превышающих объем обычных потребностей предприятия, не влечет за собой сколько-нибудь существенный рост издержек хранения и потребности в оборотных средствах. Можно еще высказаться так: запасов номенклатурных позиций класса C может быть больше, чем нужно, но не должно быть меньше, чем необходимо.

) Простая фиксация данных или вообще отсутствие фиксации данных в базе данных; возможно использование для контроля объема запасов процедуры периодического осмотра (обзора). Может применяться система с периодическим обновлением данных в системе, либо данные номенклатурные позиции выводятся за границы системы вообще.

) Большие размеры партий (заказов) и большой страховой запас. Крупные партии не влекут за собой существенных затрат, связанных с хранением запасов номенклатурных позиций класса C, поэтому имеет смысл экономить преимущественно на подготовительных издержках, заказывая помногу.

) Хранение на территориях, немедленно доступных для персонала, использующего эти номенклатурные позиции в производственном процессе. Это упрощает процедуру отпуска запасов в производство и устраняет лишнюю бюрократическую бумажную работу, также влекущую за собой определенные затраты.

) Нечастый (редкий) подсчет запасов (раз в год или в полгода) с большими приемлемыми допусками (вплоть до, например, взвешивания вместо подсчета).

 

30. Сущность и особенности применения XYZ-метода при контроле за состоянием запасов.

Управление товарными ресурсами в любой компании предполагает осуществление ежедневного анализа большого количества информации по истории продаж, товарных запасов, поставок, возвратов и т.д. Если внимательно анализировать информацию по каждому товару, то на это просто не хватит рабочего времени. Поэтому всегда стоит вопрос, по каким товарам проводить анализ ежедневно, а какие достаточно проверять раз в неделю или даже месяц. XYZ-анализ позволяет получить ответ на этот и многие другие вопросы.

Основная идея XYZ-анализа состоит в группировании объектов по однородности анализируемых параметров, другими словами - по коэффициенту вариации.

В качестве объектов анализа можно выбрать товар, товарную группу, поставщика и т.п. Затем необходимо определить параметр, по которому будет проводиться анализ. Как правило, анализ проводится по продажам товара или по отгрузке комплектующих со склада. Выбор единиц измерения при проведении данного анализа не имеет принципиального значения.

Следующий шаг - это группирование товаров по величине коэффициента

В группу X попадают товары с коэффициентом вариации менее 10%.

В группу Y - товары с коэффициентом вариации от 10% до 25%.

В группу Z - товары с коэффициентом вариации более 25%.

Данные границы групп являются рекомендуемыми. На практике часто встречаются ситуации, когда все товары компании попадают в группу Z. Этому может быть несколько причин. Самая распространенная из них - сезонность продаж. Сезоны, когда происходят изменения продаж, известны и заранее учитываются при планировании работы компании.

Таким образом, применение XYZ-анализа позволяет разделить весь ассортимент на группы в зависимости от стабильности продаж. По полученным результатам целесообразно провести работу по выявлению и устранению основных причин, влияющих на стабильность и прогнозируемость продаж. При комплексном анализе состояния системы управления товарными ресурсами наиболее продуктивно совмещение результатов АВС - и XYZ-анализов.

 

31. Затраты и потери в материальных запасах. Нормирование материальных запасов.

Создание запасов всегда сопряжено с расходами. Перечислим основные виды затрат, связанных с созданием и содержанием запасов:

- замороженные финансовые средства;

- расходы на содержание специально оборудованных поме­щении;

- оплата труда специального персонала;

- постоянный риск порчи, хищения.

Наличие запасов – это расходы. Однако отсутствие запасов – это тоже расходы, только выраженные в форме разно­образных потерь. К основным видам потерь, связанных с отсутствием запасов, относят:

- потери от простоя производства;

- потери от отсутствия товара на складе в момент предъявления спроса;

- потери от закупки мелких партий товаров по более вы­соким ценам и др.

Несмотря на то, что содержание запасов сопряжено с определенными затратами, предприниматели вынуждены их созда­вать, т. к. отсутствие запасов может привести к еще большей потери прибыли.

Структура затрат на формирование и поддержание запасов

Затраты на формирование и поддержание запасов можно классифицировать несколькими способами.

Наиболее популярна классификация затрат на прямые и косвенные составляющие.

Прямые затраты напрямую связаны со стоимостью хранимых запасов. К ним относятся:

издержки хранения;

стоимость запасов (капитальные затраты);

стоимость обслуживания запаса (налоги, страхование);

потери от порчи, морального старения и краж.

К капитальным затратам относятся основные затраты на закупку товарно-материальных ресурсов, которые несет предприятие. Оцениваются они в виде стоимости запасов, которые являются частью оборотного капитала. Капитальные затраты занимают наибольший удельный вес в структуре общих затрат на создание и поддержание запасов. По отдельным источникам, этот удельный вес колеблется от 50 до 80%.

В состав затрат на хранение включаются несколько групп издержек:

Затраты, связанные с обслуживанием склада и других мест хранения запасов, в том числе издержки по приобретению и обслуживанию складского оборудования, подъемно-транспортных механизмов и средств механизации склада; амортизация зданий и складских сооружений, а также складского оборудования; стоимость арендной платы за помещение склада, если оно является арендованным.

Оплата всех коммунально-бытовых услуг, включая затраты на отопление складов и электроэнергию.

Стоимость малого, среднего и капитального ремонта складов.

Затраты на оплату труда персонала, обслуживающего процессы хранения запасов.

Затраты на хранение запасов составляют от 3-х до 5% общей стоимости издержек на создание и поддержание запасов.

Затраты на текущее обслуживание включают в себя стоимость страхования запасов и налоги (удельный вес в общих затратах – около 2%).

Потери связаны с физическим и моральным устареванием запасов, а также с их естественной убылью и потерями в виде краж, хищений собственности персоналом.

Косвенные затраты – все затраты, непосредственно не отражающиеся в стоимости конечного продукта и не связанные непосредственно с его переработкой:

стоимость выдачи заказа, включающая издержки на поиск поставщика, стоимость размещения заказа, мониторинга поставки;

издержки дефицита;

альтернативные издержки(«упущенная выгода») – процент на вложенный капитал, который можно было бы получить, не замораживая денег в запасах;

дополнительные затраты на инфраструктуру в результате повышения уровня запасов (дополнительные расходы на расширение мощностей, транспорт, обслуживание).

Нормирование материальных запасов. Под нормой запаса понимается расчетное минимальное количество предметов труда, которое должно находиться у производственных или торговых предприятий для обеспечения бесперебойного снабжения производства продукции или реализации товаров. При определении норм товарных запасов используют три группы методов:
1) эвристические, предполагающие использование опыта специалистов, которые изучают отчетность за предыдущий период, анализируют состояние рынка и принимают решение о минимально необходимых запасах;
2) технико-экономических расчетов, заключаемых в расчленении совокупного запаса в зависимости от целевого назначения на отдельные группы. Далее для выделенных групп отдельно рассчитываются страховой, текущий и сезонный запасы. Этот метод также позволяет достаточно точно определить необходимый размер запасов, однако трудоемкость его велика;
3) экономико-математические. Спрос на товары чаще всего представляет собой случайный процесс, который может быть описан методами математической статистики. Одним из наиболее простых экономико-математических методов определения размера запаса является метод экстраполяции, который позволяет перенести темпы, сложившиеся в образовании запасов в прошлом, в будущее.

 

32. Определение оптимального размера заказываемой партии.

После того как сделан выбор системы пополнения запасов, необходимо количественно определить величину заказываемой партии, а также интервал времени, через который повторяется заказ.

Оптимальный размер партии поставляемых товаров и, соот­ветственно, оптимальная частота завоза зависят от следующих факторов:

- объем спроса (оборота);

- расходы по доставке товаров;

- расходы по хранению запаса.

В качестве критерия оптимальности выбирают минимум совокупных расходов по доставке и хранению.