Проблемы экспертизы ценности документов и комплектования государственных архивов на современном этапе. Проблемы ЭЦД и комплектования арх

 

ЭЦД – изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.

Задачи ЭЦД: отбор документов на гос.хранение, определение сроков хранения, восполнение утраченных подлинников их копиями, выделение документов к уничтожению.

ЭЦД ка самостоятельным видом архивной работы стали заниматься во второй половине 19 века. На том этапе каждое ведомство имело свои «правила хранения и уничтожения решающих дел». Основное внимание уделялось документам, которые могли пригодиться в практической деятельности организации (ненаучный принцип). В 1919 году был принят Декрет «о хранении и уничтожении архивных дел (в развитие декрета от 01/06/1918 г.). Полностью слож. к 1960-м годам. Большой вклад внесли Князев, Селезнев, Цаплин, Иноземцева, Степанский. Серьезным трудом, обобщившим раб в 80-х гг стала 2-х томная монография ВНИИДАД «Теория и практика ЭЦД и комплектование гос.арх. СССР» В 1995 вышел научный доклад ВНИИДАД, где переосмыслены теоретические основы ЭЦД по состоянию на середиу 1990-х годов. К теоретическим основам ЭЦД относятся критерии, методы, принципы ЭЦД. В современный период они были сформулированы в 60-е годы, уточнены в 80-е годы, а в 90-е были переосмыслены с современноя позиции.

Принципы: историзма, системности (всесторонности и комплексности), целостности, объективизма.

Критерии: Происхождения (значение учреждения в жизни общества; значение лица в жизни общества; место и время образования), Содержания (значение имеющейся в документе информации: уникальная или типичная, повторяется инф в док., в др. Док, подлинность документа). Внешние особенности ( форма фиксирования и передачи содержания, оформление документа, физическое состояние, степень сохранности).

Методы: историзма, источниковедческого анализа, описательный, системный, структурный, моделирования, функциональный.

В 1993 году вышли методические рекомендации ВНИИДАД «отнесение предприятий нового типа к числу источников комплектования», в 1997 году – «Отбор на гос.хранение документов, образующихсяв деятельности негосударственных организаций и предприятий» носит рекомендательный характер.

ЭЦД проводится в делопроизводстве, затем в ведомственном архиве, затем в государственном архиве.

Виды ЭЦД в ГА: попутная (при отборе, выявлении), целевая (планируется заранее), целевая комплексная для выделения к уничтожению дублетных документов, хранящихся на разных уровнях (в масштабах всей страны их должно быть 2 – для Министерства образования и Министерства с/х).

Существуют запретные даты по выделению и уничтожению: документы, отложенные в период до проведения буржуазных реформ второй половины 19 века включительно; документы, включенные в гос.реестр уникальных документов; уничтожение документов по 1945 год включительно с разрешения ФАС.

ЭЦД осуществляется на основе перечней или систем перечней, сложившихся в отечественном архивоведении. Перечни док-ов –это систематизир. списки док-ов учреждений, орг-ций, предпр-ий, содержащие нормативные указания о сроках хран-я док-ов или о составе док-ов, прием кот. на гос. хран-е обязателен. По целевому назначению перечни бывают с указанием сроков хранения документов – типовые (1989, 2000 г.) для гос и негос. орг-ций. Здесь утрачивает силу только первая часть перечня 1989 г., а 2-я часть распростр-ся при определ. сроков хр-я док-ов по отраслям и специфич. напр-ям (конструкторская, проектная). Перечень 2000 г. распространяется на док-ты с 1995 г. Примерные (для кредит. орг.); ведомственные (для отдельных отраслей ). С постоянным сроком хранения (Типовой 1973). Для док-ов постоянного и временного хран-я (Управленческая док-ция негос. орг-ций 1996, 1997г.)

75 л. для личн. состава с пометкой ЭПК – после истечения 75 л.кажд. дело должно быть подвергнуто полистному просмотру и отбираются самые важные документы на хранение. На док, с пометкой ЭПК сост. акт к уничтожению. Если указано постоянно, то для орг-ций неисточников это означает, что срок хранения 10 лет. В перечне есть список № статей документов, кот не м.б.уничтожены: док норм-правового хар-ра, имущ-хоз., об итогах деятельности и перспектив развития организации – они д.хранится в орг-циях всех форм собственности, д-ты, кот не поступают в гос и муницип арх до места ликвидации этих орг-ций. Недостаток – неполнота охвата д-тов. В 1997 ВНИИДАД разработал методич. рекомендации «Отбор на гос хранение управленческих д-тов, образующихся в деятельности негос. орг-ций». Их д-ты м.б.приняты на пост. хранение.

Оформление результатов ЭЦД – описями дел постоян. срока хранения, описями дел по личн. сост, актами о выделении дел к уничтожению. Далее описи и акты утверждаются ЭПК (экспертно-проверочной комиссией). В номенклатуре делаются изменения.

Проблемы:До сер. 90-х г. сложилась четкая сист. Провед.Экспертизы. Но: появл. Негос. орг., кот не хотят полдпис. Договор с гос. арх.; отраслевой принцип комплектования сменился территориальным, т.е. повысилась роль орг. упр-я субъектов в формировании своего АФ, Как принимать док- по л/с. Нехватка площадей гос. арх. Неупорядоченность док-ов в ведомствах.нов. подход необходим к таким док-ам как заявления, письма граждан. Необход. Изучать док-ты с повторяющ. Инф-ей. Еще в 1969 г. вышли методич. рекоменд. «Методика отбора дублетно-док-ых материалов на гос. хр-е. Затем в 76 г. ЭЦ лич. дел по мет. рек. 76 г. Новый подход к ЭЦД пол-их парт. по мет. рек. 97 г. В 2002 г. в правилах работы архивов отраж. ЭЦД электрон. док-ов.

Комплектование – это систематическое пополнение арх. док. в соответствии с его профилем. Работа по комплектованию состоит из неск этапов: установление профиля арх, определение источников комплектования, определение состава док, подлежащих хранению в арх, прием-передача д-тов в архив.

До 60-х архивисты старались сохр-ть как можно > д-тов, поэтому принимали то, что сдавали орг-ции. В 1959 состоялся науч совет Главархива по вопросам ЭЦД и комплектования. Б.решено разраб примерные списки источников комплектования. К 1960 разработаны 4 списка (1-обязательно, 2 – по согласованию, 3- выборочно, 4-не поступают вообще). В 90-е значит изменения, т.к. появл. негос. орг. В 1992 Росархив рекомендовал внести изменения и дополнения в списки источников комплектования. В 93 г. вышли метод. рек. ВНИИДАД «Отбор отнесен. орг-ций и прдпр-ий нов. типа к числу источ. комплектов.» Стабилизируются списки в сер 90-х были откорректированы. В 1999 г. Вышли обновленные примерные списки источников комплектования, где учитывались гос негос орг-ции, и отмечались формы приема (полн и выборочн). В 2002 г. вышли нов. основ. правила работы гос. арх. В них есть раздел комплектования. В кажд арх сейчас ведутся списки потенциальных источников комплектования - орг-ции, кот м.б. включены в списки, но пока за ними только наблюдают. Наряду с опред источников комплектования в понятие комплектования входит ЭЦД и прием. Виды приема док в гос арх полный (все док постоян срока хранения), выборочный делится на видовой (от орг-ции поступает опред вид док); групповой (из ряда однородных организаций принимаем полностью док от нескольких), хронологич (приним через опр время, какие-то д-ты). В соответствии с основами законодательства 1993 г. Положения об АФ РФ док по истечении предельных сроков хранения в ведомствах передаются в гос арх. Док федеральных органов не должны храниться в муницип арх. Фактически разнобой (к совместному ведению): в фед арх – док фед уровня, фед значения, в арх Sов – док фед орг-ций S-ов, в муницип – док муниципальных организаций. Однако проблема совместного ведения до конца не решена: необх решение этого вопроса со стороны гос (финансирование). Появл негос организаций – уменьшение числа гос орг. Не все негос орг-ции идут на контакт с гос архивами. Нужно учитывать опыт др гос – снижение налогов при сдаче док в арх, активное комплектование (проведение бесед с фондообразователями о важности сохранения этих док, выявления потенциальных источников комплектования в органах регистрации юр лиц, а также на основе изучения хроники общ-полит жизни; инициативное документирование – анкетирование, интервьюирование лидеров и членов партий и движений, запись митингов и др событий общ-полит жизни, запись устных воспоминаний, сбор воспоминаний, составление хроник событий и т.д.). Неясно как быть с д-тами по лич составу ликвидированных предприятий, не имеющих приемников. Д-ты, хранящ в вед.арх. неупорядочены, неправильно оформлены. Необх нов подход к комплектованию и ЭЦД д-тов полит партий и обществ, движений, на 1-м месте д.б.критерии значимости партии и полноты документирования. Проблема комплекса (отраслевой принцип в метод рекомендациях 1969г. «Методика отбора дуплетных док мат-лов на гос хранение», рекомендациях 1976 г. «Основные положения отбора д-тов с повторяющейся инф-цией на гос хранение»). Террит принцип – открытая тема. По профилю архивы общие и специализированные, комплектующие и некомплектующие.