Студопедия — Оперативное хранение документов и дел
Студопедия Главная Случайная страница Обратная связь

Разделы: Автомобили Астрономия Биология География Дом и сад Другие языки Другое Информатика История Культура Литература Логика Математика Медицина Металлургия Механика Образование Охрана труда Педагогика Политика Право Психология Религия Риторика Социология Спорт Строительство Технология Туризм Физика Философия Финансы Химия Черчение Экология Экономика Электроника

Оперативное хранение документов и дел






С момента заведения и до передачи в центральный архив министерства дела хранятся по месту их формирования.

Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, несут ответственность за сохранность документов и дел.

Дела находятся в рабочих комнатах в специально отве­денных для этой цели помещениях, располагаются в запира­ющихся шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. В целях повышения оперативности поиска докумен­тов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внут­ренней стороне шкафа. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуpe дел.

Машинограммы, используемые в структурных подразделениях, формируются в дела и хранятся на общих основаниях.

Выдача дел другим подразделениям или сторонним организациям производится с разрешения руководства. На выданное дело заводится карта - заместитель дела. Сторон­ним организациям дела выдаются по актам.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допус­кается в исключительных случаях и производится с разреше­ния руководителя с обязательным оставлением в деле заве­ренной копии документа и акта о причинах выдачи подлин­ника.

 

4. Состав учетных документов архива. Составление описей дел

На завершенные дела постоянного, временного (свы­ше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, оформленные в соответствии с настоя­щими требованиями, ежегодно составляются описи. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по лич­ному составу; дела со специальной документацией (научные отчеты по темам, судебные и следственные дела, рационали­заторские предложения и т. п.).

В министерстве в каждом структурном подразделе­нии описи на дела постоянного хранения составляются еже­годно под непосредственным методическом руководством центрального архива. По этим описям документы сдаются в центральный архив. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи министерства, которую готовит центральныйархив и по которой он сдает дела на государственное хранение.

Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет)

сроков хранения и по личному составу

______________________________________________

Наименование организации

УТВЕРЖДАЮ

Руководитель

организации подпись расшифровка подпись

Дата

ОПИСЬ №

Название раздела  
№ п/п Индекс дела (тома, части) Заголо­вок дела (тома, части) Дата дела (тома, части) Кол-во листов в деле (то­ме, части) Срок хра­нения дела (то­ма, части) Приме­чание
             

 

В данную опись внесено _____________________________________________________дел. (цифрами и прописью)

с №_______________________________по №__________________________________,в том числе: литерные номера:

пропущенные номера:

Наименование должности составителя описи Личная подпись Расшифровка подписи

Дата

 

СОГЛАСОВАНО ОДОБРЕНО

Наименование должности Протокол ЭК организации

руководителя службы ДОУ от_________ №_________

Личная подпись Расшифровка подписи

Дата

 

Передал_________________________________________________________________________ дел

(цифрами и прописью)

и _________­­­­­­­__________________________ регистрационно-контрольных карточек к документам

(цифрами и прописью)

Наименование должности сотрудника

Структурного подразделения (организации) Личная подпись Расшифровка подписи

Дата

 

Принял дел и


Принял____________________________дел и ________________________________________

(цифрами и прописью) (цифрами и прописью)

регистрационно-контрольных картотек к документам.

Наименование должности

работника ведомственного архива Личная подпись Расшифровка подписи

Дата

 

Литература

1. Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах от 07.07.93.

2. Положение об Архивном фонде Российской Федерации /Указ Президента РФ от 17.03.94. № 552.

3. Положение о Государственной архивной службе России.

4. Основные правила работы ведомственных архивов. – М., Главархив СССР, 1988.

5. Крайская З.В., Челлини Э.В. Архивоведение. – М., НОРМА, 1996.

6. В.А. Кудряев и др. Организация работы с документами. Учебник. Гл. 12. – М., ИНФРА-М, 1998.

7. Основные декреты и постановления Советского правительства по архивному делу 1918-1982 гг. – М., Главархив СССР, 1985.

 

 


Тема 12. Организация секретарской деятельности







Дата добавления: 2015-08-27; просмотров: 489. Нарушение авторских прав; Мы поможем в написании вашей работы!



Обзор компонентов Multisim Компоненты – это основа любой схемы, это все элементы, из которых она состоит. Multisim оперирует с двумя категориями...

Композиция из абстрактных геометрических фигур Данная композиция состоит из линий, штриховки, абстрактных геометрических форм...

Важнейшие способы обработки и анализа рядов динамики Не во всех случаях эмпирические данные рядов динамики позволяют определить тенденцию изменения явления во времени...

ТЕОРЕТИЧЕСКАЯ МЕХАНИКА Статика является частью теоретической механики, изучающей условия, при ко­торых тело находится под действием заданной системы сил...

Классификация и основные элементы конструкций теплового оборудования Многообразие способов тепловой обработки продуктов предопределяет широкую номенклатуру тепловых аппаратов...

Именные части речи, их общие и отличительные признаки Именные части речи в русском языке — это имя существительное, имя прилагательное, имя числительное, местоимение...

Интуитивное мышление Мышление — это пси­хический процесс, обеспечивающий познание сущности предме­тов и явлений и самого субъекта...

Условия, необходимые для появления жизни История жизни и история Земли неотделимы друг от друга, так как именно в процессах развития нашей планеты как космического тела закладывались определенные физические и химические условия, необходимые для появления и развития жизни...

Метод архитекторов Этот метод является наиболее часто используемым и может применяться в трех модификациях: способ с двумя точками схода, способ с одной точкой схода, способ вертикальной плоскости и опущенного плана...

Примеры задач для самостоятельного решения. 1.Спрос и предложение на обеды в студенческой столовой описываются уравнениями: QD = 2400 – 100P; QS = 1000 + 250P   1.Спрос и предложение на обеды в студенческой столовой описываются уравнениями: QD = 2400 – 100P; QS = 1000 + 250P...

Studopedia.info - Студопедия - 2014-2024 год . (0.013 сек.) русская версия | украинская версия