Класифікація документів. Документ – основний вид ділового мовлення, що містить інформа­цію, «зафіксовану на матеріальному носії

Документ – основний вид ділового мовлення, що містить інформа­цію, «зафіксовану на матеріальному носії, основною функцією якого є зберігати та передавати її в часі та просторі».

Документ – це матеріальний об’єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку й має відповід­но до законодавства юридичну силу. Юридична сила документа – це «властивість службового документа, надана чинним законодавством, яка є підставою для вирішення правових питань, здійснювати правове регулювання й управлінські функції».

Документи виконують офіційну, ділову й оперативну функції, оскіль­ки вони – писемний доказ, джерело відомостей довідкового характеру.

Відтворюють документи на папері, фотоплівці, магнітній та перфострічці, дискеті, перфокарті.

У практичній діяльності установ, організацій і підприємств найпоширеніший текстовий документ, «зміст якого – мовна інформація, зафіксована будь-яким типом письма або певною системою звукозаписування».

Отже, вирізняють письмові та рукописні документи.

Письмовий документ – текстовий документ, мовна інформація якого зафіксована будь-яким видом письма.

Рукописний документ – це письмовий документ, створений спосо­бом нанесення знаків письма власноручно.

Види документів визначають за такими ознаками:

– найменуванням (назвою) – заяви, листи, телеграми, довідки, службові записки, інструкції, протоколи та ін.;

– походженням – службові (офіційні) й особисті.

Службові документи створюються організаціями, підприємства­ми та службовими (посадовими) особами, які їх представляють. Під посадовою особою розуміють особу, котра здійснює функцію представ­ника влади чи обіймає посаду, пов’язану з виконанням організаційно-розпорядчих або адміністративно-господарських обов’язків.

Службові документи формуються в установленому порядку.

Особисті документи створюють окремі особи поза сферою їх служ­бової діяльності або виконанням службових обов’язків. До особистих також належать і ті документи, які містяться в приватному зібранні особи;

– місцем виникнення – внутрішні та зовнішні:

Внутрішні документи мають чинність лише всередині тієї органі­зації, установи чи підприємства, де їх складено.

Зовнішні є результатом спілкування установи з іншими установами чи організаціями;

– призначенням – організаційні, розпорядчі, довідково-інформаційні, обліково-фінансові, господарсько-договірні, щодо особового складу;

– напрямком – вхідні й вихідні.

Вхідний – це службовий документ, що надійшов до установи. Ви­хідний – це службовий документ, який надсилають іншій юридичній чи фізичній особі.

– формою – стандартні (типові) й індивідуальні (нестандартні).

Стандартні – це документи, які мають однакову форму та заповнюються в певній послідовності й за суворо визначеними правилами (типові листи, типові інструкції, типові положення).

Індивідуальні документи створюються в кожному конкретному ви­падку для вирішення окремих ситуацій, їх друкують або пишуть від руки (протоколи, накази, заяви);

– строками виконання – звичайні безстрокові, термінові й дуже термінові.

Звичайні безстрокові – це такі, які виконуються в порядку загальної черги.

Термінові – зі встановленим строком виконання. До них належать також документи, які є терміновими за способом відправлення (теле­грама, телефонограма). Якщо службовий документ потребує негайного виконання, передання тексту документа може здійснюватися також телефоном, телеграфом чи телефаксом.

Дуже термінові – документи з позначенням «дуже терміново»;

– ступенем гласності – загальні, таємні, для службового корис­тування (ДСК).

Таємні документи мають угорі праворуч позначення «Таємно». Розголошення змісту такого документа призводить до кримінальної відповідальності. Конфіденційним документам надається гриф обмеженого доступу «Для службового користування», що проставляється в правому верхньому кутку першої сторінки на відстані 104 мм від межі лівого берега.

Регламентує роботу з такими документами Інструкція про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, затверджена Кабінетом Міністрів України від 27 листопада 1998 року № 1893. На основі цієї Інструкції міністер­ства, інші центральні й місцеві органи виконавчої влади розробляють перелік конфіденційних документів;

– стадіями створення – оригінали, копії, витяг і дублікат.

Оригінал – це основний вид документа, перший і єдиний його примірник. Він має підпис керівника установи й, у разі потреби, засвідчений штампом і печаткою. Оригінал першим набуває юридичної сили.

Копія – це точне знакове відтворення змісту оригіналу чи іншого документа. На копії документа обов’язково робиться помітка «Копія» вгорі праворуч. Листуючись із підприємствами, організаціями й устано­вами, у справах завжди залишають потрібні для довідок копії. Такі копії звуться відпуском. Оригінал і копія мають однакову юридичну силу.

Витяг – копія офіційного документа, що відтворює деяку частину й відповідно засвідчена.

Дублікат – повторний примірник офіційного документа, що має юридичну чинність оригіналу;

– складністю – прості й складні. Прості – містять одне питання, складні – два й більше питань;

– строками зберігання – постійного, тривалого (понад 10 років) і тимчасового (до 10 років) зберігання;

– технікою відтворення – рукописні й відтворені механічним чи електронним способом;

– носієм інформації – оформлені на папері, диску, фотоплівці, магнітній стрічці, перфострічці.

Сукупність процесів, що забезпечують документування управлін­ської інформації та організування роботи зі службовими документами, називається діловодством.

Сукупність взаємопов’язаних службових документів, застосову­ваних у певній сфері діяльності чи галузі, називається системою до­кументації.

Документування управлінської діяльності полягає у фіксації за встановленими правилами на паперових або магнітних носіях управлінських дій, тобто у створенні документів.

Підставою для створення документів на підприємствах, в установах є необхідність засвідчення наявності та змісту управлінських дій, передавання, зберігання й використання інформації протягом певного часу або постійно.

Документообіг – рух документів в установі, організації від часу їх створення чи одержання до закінчення виконання або надсилання. Сумарна кількість документів, що надійшли в організацію, установу і створені ними за певний період, становить обсяг документообігу.

Наукова дисципліна, що вивчає закономірності створення докумен­тів, розробляє методи оформлювання документів, принципи документоо­бігу й побудови систем документації, називається документознавством.