Подготовка к проверке

Этап планирования является основным для успеха проверки. План проверки должен определить цели и объем проверки, соответствующие документы системы качества, членов бригады аудиторов, дату и время, расположение, повестку дня встреч, распространение протоколов и предполагаемую дату их издания.

Руководитель бригады аудиторов должен быть одновременно и руководителем и председателем во время проведения встреч на территории поставщика, а также должен быть членом бригады, обладающим наибольшим опытом и полномочиями. Другие члены бригады должны обладать опытом проведения проверок и иметь соответствующую подготовку, а также быть способными проводить проверку в соответствии со своими полномочиями.

Каждый член бригады должен подбираться с учетом того опыта, которым он обладает, и важности анализируемых областей. Он не должен быть экспертом в рассматриваемых вопросах, но вместе с тем способен профессионально вести осмысленный диалог с теми, кто являются экспертами.

Иногда не удается собрать бригаду аудиторов, обладающих всеми необходимыми знаниями и опытом. Кооптирование вспомогательных экспертов возможно, однако к нему следует относиться с осторожностью. К подобным экспертам следует относиться в большей мере как к консультантам, нежели как к аудиторам. Следует избегать энтузиастов, ревностно относящихся к своему делу. Они не смогут составить сбалансированную картину, но могут сорвать проведение аудита, развязав технические дискуссии сомнительной необходимости.

Когда аудиторы осуществляют проверку поставщика, для руководителя бригады лучше всего дать каждому аудитору отдельное задание, группы аудиторов должны состоять не более, чем из двух человек, работающих вместе, причем один из двух аудиторов может быть стажером, техническим советником или переводчиком, по мере необходимости. В подобных случаях квалифицированный аудитор должен принимать решения, а второй - вести записи.

В ряде случаев аудиторы могут работать в паре потому, что дополняют друг друга, например, врач и медицинский руководитель (оба квалифицированные аудиторы) при оценке дома для престарелых.

Программа проверки

Общую программу проведения проверки бригадой аудиторов, а также подготовку к ней проверяемой стороны лучше всего осуществлять путем подготовки и последующего анализа общего графика, подобного представленному на ПРИМЕРЕ

 

ПРИМЕР ПРОГРАММЫ ПРОВЕРКИ ПОСТАВЩИКА

.

Программа проверки поставщика

При этом должны быть конкретизированы все требования к оценке: определены сопровождающие лица, проверяемые офисы и порядок доступа к документации. Определено также время встреч и круг их участников, где аудиторы могут получить информацию о результатах проверки и ответить на поставленные вопросы. Если аудиторы нуждаются в каких-либо советах или содействии для своего размещения, передвижения и т.д., то оказание подобных услуг также возлагается на поставщика.

Четко определить размер бригады аудиторов не возможно. Для небольших компаний часто оказывается достаточным фактическое присутствие аудиторов в течение одного человеко-дня. В больших компаниях, где работает несколько тысяч человек (но в одном месте) может потребоваться 30-50 человеко-дней для проведения большой проверки, например при оценке компании третьей стороной на соответствие стандарту серии ИСО 9000 или перед покупкой компании. В любом случае, время пребывания на проверяемом предприятии обычно составляет примерно половину от общих временных затрат, причем оставшееся время тратится на подготовку и написание протокола, а также сопроводительные действия.

Некоторые сведения относительно человеческих ресурсов, необходимых для проверки организаций определенного размера

Ресурсы, необходимые для проверки системы качества

 

 

Рабочие документы

У аудиторов должны быть документы, которые облегчают им работу, а также итоговые документы и протоколы. Сюда входят так называемые контрольные списки, используемые для оценки элементов системы качества. Их составление обычно поручается аудиторам, назначенным для проверки каждого конкретного элемента. Роль и порядок использования контрольных списков мы поясним ниже. Среди прочих рабочих документов следует выделить формы с отчетами о результатах наблюдений во время проверок, а также формы с документальным подтверждением обоснованности сделанных аудиторами выводов.