Первая встречаЗадача Это встреча, на которой подтверждается готовность к проведению проверки. На ней присутствуют аудиторы и руководство проверяемой компании, а председательствует руководитель бригады аудиторов. В задачу встречи входит:
Вводная часть Руководитель бригады аудиторов представит всех членов бригады и расскажет о том, чем каждый из них будет заниматься, а также познакомится со всеми присутствующими. Участие в работе как правило принимают генеральный директор, представитель руководства по качеству или руководитель по качеству, начальники отделов, деятельность которых связана с проверкой, а также сотрудники, которые будут сопровождать аудиторов. Не все упомянутые лица могут оказаться на встрече. В этом случае будет интересно посмотреть, кто будет извиняться за отсутствующих, т.е. на тех, кто считает, что отсутствующие должны были бы быть на встрече. Причины для визита О причинах следует сообщить до начала визита, однако, будет весьма своевременным напомнить о них во время встречи, поскольку не все ее участники могут быть в курсе всех подробностей. Следует сообщить о следующем:
График После представления программы визита будет целесообразным выслушать соображения или требования по ее исправлению. Причиной для этого может стать отсутствие определенных сотрудников или процессов во время проверки или предложение работать в более логической последовательности с точки зрения местоположения и порядка выполнения работ. Руководитель аудиторов должен уметь различать дельные предложения от пустых. Некоторые предложения могут делаться из самых чистых побуждений, но быть лишь пустой тратой времени. Так, например, предложение провести длительный “рабочий” обед следует сразу же отклонить. Средства Средства для проведения проверки могут включать отдельное помещение для аудиторов, копии документации по качеству, например полный сборник методик по качеству, а также руководство по качеству, которое, возможно, уже было ранее направлено аудиторам, а также услуги со стороны сопровождающих аудиторов лиц. Сопровождающие должны быть компетентны, способны сопровождать аудиторов повсюду, находить тех людей, которые нужны, свидетельствовать и подтверждать обнаружение несоответствий, понимать методики, используемые в компании, и местный жаргон, а, следовательно, исключать неправильности истолкований отдельных вопросов. Умудренные проверяемые компании часто назначают для этого своих внутренних аудиторов. Обратная связь Опыт показывает, что чем раньше несоответствие признается проверяемым и выдвигаются предложения по корректирующим действиям, тем более конструктивен диалог. На начальной встрече можно согласовать порядок действий, т.е. то, с кем и где следует обсуждать эти вопросы (с сопровождающими лицами или руководителем отдела, на пятиминутке в конце дня или во время подготовки или проведения итоговой встречи). Правила проведения итоговой встречи Должно быть согласовано время проведения итоговой встречи, а также отношение аудиторов и проверяемых к статусу протоколов несоответствия. В идеальном случае протоколы несоответствия должны выпускаться при первой же возможности, планы корректирующих действий писаться как можно быстрее (при необходимости даже от руки), а некоторые из проблем разрешаться еще до окончания встречи. Некоторые из компаний считают возможным лишь завизировать итоговый протокол, отложив подписание на будущее. Однако, было бы целесообразным согласовать протокол на итоговой встрече. Вам должно быть понятно, что все эти предварительные действия необходимы лишь для того, чтобы избежать последующих споров и задержек. Любая проверка лишь существенно выигрывает от тщательной подготовки этого и последующих этапов.
|
