Сопоставление результатов с установленными стандартами.

На этом этапе менеджер должен определить, насколько достигнутые результаты соответствуют его ожиданиям. При этом он принимает важное решение: насколько допустимы или относительно безопасны обнаруженные отклонения от стандартов.

На этой стадии процедуры контроля дается оценка, которая служит основой для решения о начале действий. Деятельность, осуществляемая на этой стадии контроля, зачастую является наиболее заметной частью всей систе­мы контроля. Эта деятельность заключается в следующем:

- определение масштаба отклонений,

- измерение результатов,

- передача информации,

- оценка информации.

1) Определение масштаба отклонений. Показатель результативности дает четкую и ясную цель для направления усилий членов орга­низации. Однако за исключением ряда специальных случаев, организациям редко бывает необходимо ни на йоту не отклоняться от поставленной цели. На самом деле одна из характерных черт хорошего стандарта системы контроля состоит в том, что в нем содержатся реалистичные допуски параметров цели.

Руководство высшего звена устанавливает масштаб допустимых отклонений,в пределах кото­рого отклонение полученных результатов от намеченных не должно вызывать тре­воги. Мелкий бизнесмен может сделать то же самое, только масштаб отклонений будет у него меньше.

Если взят слишком большой масштаб, то возникающие проблемы могут приобрести грозные очертания. Но если масштаб взят слишком маленьким, то организация будет реагировать на очень небольшие отклонения, что весьма разо­рительно и требует много времени. Такая система контроля может парализовать и дезорганизовать работу организации и будет скорее препятствовать, чем помогать, достижению целей организации. В подобных ситуациях достигается высокая сте­пень контроля, но процесс контроля становится неэффективным. Типичным примером подобного рода может служить любая ситуация, при которой необхо­димо пройти через множество бюрократических инстанций, чтобы получить раз­решение на что-либо.

Для того чтобы быть эффективным, контроль должен быть экономным. Один из способов возможного увеличения экономиче­ской эффективности контроля состоит в использовании метода управления по принципу исключения. Часто этот метод называется принципом исключения, и состоит он в том, что система контроля должна срабатывать только при наличии заметных отклонений от стандартов.

Основная проблема состоит в том, чтобы определить по-настоящему важные отклонения. Перевод их непосредственно в денежный эквивалент хотя и достаточно очевиден, но не всегда оправдан.

2) Измерение результатов. Измерение результатов, позволяющих установить, насколько удалось соблюсти установленные стандарты, — это самый трудный и самый дорогостоящий элемент контроля. Для того чтобы быть эффективной, сис­тема измерения должна соответствовать тому виду деятельности, который подвер­гается контролю. Вначале необходимо выбрать единицу измерения, причем такую, которую можно преобразовать в те единицы, в которых выражен стандарт. Так, ес­ли установленный стандарт — это прибыль, то измерение следует вести в долларах или процентах в зависимости от формы выражения стандарта. Если контролиру­ются неучастие в голосовании или увольнения с работы, то измерение должно вес­тись в процентах. В качестве общего правила можно отметить, что стандарт в спе­цифической форме предопределяет те величины, которые впоследствии должны быть измерены.

Важно также, чтобы скорость, час­тота и точность измерений тоже были согласованы с деятельностью, подлежащей контролю. Так, например, фармацевтическая фирма с целью осуществления исклю­чительно строгого и точного контроля за качеством своей продукции подвергают полной проверке лишь отдельные выборки образцов лекарств из каж­дой партии.

Большинство фирм-изготовителей проводят крупные инвентаризации примерно раз в шесть месяцев. По опыту они знают, что за этот период потери от воровства будут в пределах допустимых от­клонений.

Банки, напротив, подсчитывают свою выручку каждый день, поскольку деньги — это необычайно привлекательный предмет для кражи. Однако тщатель­ные аудиторские проверки всех своих бухгалтерских записей они осуществляют достаточно редко.

Из-за высокой стоимости измерений), менеджер должен избегать искушения измерить все и как можно точ­нее. В коммерческой деятельности цель проведения измерений состоит в увеличении прибыли, а не в том, чтобы точно установить, что же происходит на самом деле.

3) Передача и распространение информации. Для того чтобы система контроля действовала эффективно, необходимо обязательно довести до сведения соответствующих работников организации как установленные стандарты, так и достигнутые результаты. Подобная информация должна быть точной, посту­пать вовремя и доводиться до сведения ответственных за соответствующий' участок работников в виде, легко позволяющем принять необходимые решения и действия. Желательно также быть полностью уверенным, что установленные стандарты хорошо поняты сотрудниками. Это означает, что должна быть обеспечена эффек­тивная связь между теми, кто устанавливает стандарты, и теми, кто должен их выполнять.

Основные трудности, возникающие на пути сбора и распространения кон­трольной информации, связаны с различными коммуникационными проблемами. В то время как часть данных собирается и обраба­тывается ЭВМ, большая часть информации должна быть обработана человеком.

Присутствие человека в этой цепочке сопряжено с возможным искажением ин­формации, на основе которой должны приниматься решения в области контроля.

За последние годы достигнуты очень большие успехи по распространению информации, имеющей исключительно количественный характер. Сейчас менед­жер имеет возможность получить важную информацию в синтезированном виде с уже проведенными необходимыми сопоставлениями почти в момент поступления исходных данных. Сегодня нет ни одной крупной организации, в которой для целей контроля не использовались бы компьютеры.

4) Оценка информации о результатах. Заключительная стадия этапа сопостав­ления заключается в оценке информации о полученных результатах. Менеджер должен решить, та ли, что нужно, информация получена и важна ли она. Важная информация — это такая информация, которая адекватно описывает исследуемое явление и существенно необходима для принятия правильного решения.

Иногда оценка информации определяется политикой организации. Руководство банка может, например, потребовать от сотрудника, ведающего кредитами, отка­зать клиенту, если его задолженность превысила определенный процент его дохо­дов или активов. Во многих случаях мерой может служить масштаб допустимых отклонений, установленный ранее. Зачастую, однако, менеджеры должны давать личные оценки и интерпретировать значимость полученной информации и уста­навливать корреляцию запланированных и фактически достигнутых результатов. При этом менеджер должен принимать в расчет риск и другие факторы, опреде­ляющие выбор того или иного решения. Цель этой оценки состоит в том, чтобы принять решение — необходимо ли действовать, и если да, то как.