Витяг з протоколу

ВИТЯГ З ПРОТОКОЛУ - один з наймасовіших видів документації, що надсилається (передається) окремим особам (підприємствам), і назва виду документа (витяг з протоколу).

Реквізити:

1) номер протоколу, з якого зроблено витяг;

2) назва органу, засідання, наради;

3) дата;

4) текст із цього питання;

5) підписи.

 

50. Вимоги до оформлення статті.

51. Вимоги до оформлення запрошення

52. Вимоги до оформлення пропозиції.

 

53. Вимоги до оформлення анотації.

Анотація (від. лат. аnnotatio - "зауваження") - коротка, стисла характеристика змісту книги, статті тощо. Це невеличка бібліографічна довідка, де стисло характеризується зміст книги, статті через перелік найголовніших у них питань, оцінюється анотований твір. Анотація найчастіше розміщена на другій сторінці будь-якої друкованої праці. Цей документ необхідно вміти складати всім, хто пише підручники, посібники, укладає допоміжну науково-методичну літературу (словники, збірники різного призначення тощо).

Реквізити анотації:

1. Прізвище, ім'я, по батькові автора (авторів).

2. Назва твору.

3. Місце видання, видавництво, рік видання.

4. Обсяг (загальна кількість сторінок, іноді - малюнків, таблиць).

5. Код за Міжнародним класифікатором книг ISBN (за потреби).

6. Стислий зміст (основні положення, викладеш в тексті).

7. Висновки.

8. Призначення для читачів. Зразок анотації довідкового видання

Подано довідкові відомості про всі самостійні країни світу (на час видання книги Тх було 191), зокрема загальні дані, основні етапи історії, державний устрій, природне середовище, населення, господарство, туризм. Довідник е першим таким виданням в Україні. В ньому використано найновіші дані ООН, Світового банку та аналогічних видань США, Франції, Німеччини.

 

54. Етикет ділового листування.

Етикет ділового листування

Фахівці з проблем культури ділового мовлення пропонують під час написання листа дотримуватися таких правил³¹:

І. Починати листа необхідно із звертання, яке є загальноприйнятою формою ввічливості. Проблема вибору звертання є доволі делікатною. Найпоширенішими є такі звертання: Шановний (ім 'я та по батькові)! Шановний пане/пані... (ім'я, ім'я й прізвище)! У листуванні прийнято зазначати звання адресата чи вказувати його професію: Високоповажаний міністре! Вельмишановний (високоповажний) професоре! Шановний директоре! Високоповажний пане прокуроре! Шановний суддя! До Президента держави слід звертатися так: Ваша Високодостойиосте Пане Президенте! Вельмишановний Пане Президенте! Високоповажний Пане Президенте! Пане Президенте! Необхідно запам'ятати й чітко дотримуватися форм звернення до духовних осіб Української Православної Церкви СанПатріарх(голова Церкви) Митрополит, архиепископ Єпископ Звернення Ваша Святосте! Ваше Блаженство! Ваше Високопреосвященство! До архієреїв будь-якого сану звертаються також словом владика з означенням, що відповідає санові, напр., Преосвященний Владико!* а до ієреїв - словом Отче (Преподобний Отче!), Всечесніший Отче! Всесвітліший Отче! У множині належить звертатися: Блаженніші митрополити; Висо-копреосвященні владики; Високопреподобні (Преподобні; Всечесні) отці. Зазвичай звертання до службової особи завершують знаком оклику і перше слово тексту листа пишуть з великої літери і з абзацу. Відсутність звертання може бути витлумачено як зневагу до адресата і порушення етикету ділового листування.

II. Дуже важливо ретельно обміркувати початкову фразу листа, від якої може багато залежати, адже саме вона має переконати адресата у правомірності написання листа. Якщо цей лист - відповідь на запрошення, запит, подяка, то вже у першому реченні буде доречним ввічливо висловити вдячність. Висловлюємо свою найщирішу вдячність за... Щиро дякуємо Вам за лист з порадами та рекомендаціями щодо... У листах-підтвердженнях варто скористатися такими початковими фразами: Із вдячністю підтверджуємо отримання листа-відповіді... Офіційно підтверджуємо свою згоду на... На підтвердження нашої попередньої домовленості повідомляємо... Підтверджуємо отримання Вашої телеграми... Ми отримали Вашого листа з повідомленням про...і щиро Вам вдячні... Поширеними вступними фразами в ділових листах є посилання на зустріч, попередній лист, телефонну розмову, подію: У відповідь на Ваш лист від (дата)... Відповідно до контракту № що був підписаний між нашими установами,... До інвесторів, керівників установ (організацій, підприємств), клієнтів, партнерів нерідко доводиться звертатися з проханнями. Початковими фразами цих листів можуть бути такі: Будь ласка, повідомте нас про... У діловому світі з різних причин (ви на кілька днів затрималися з відповіддю, не змогли вчасно виконати доручення, не з'явилися чи запізнилися на зустріч, переплутали документацію) іноді виникають ситуації, коли потрібно вибачитися, перепросити за неприємності, яких ви завдали адресату. У такому разі листа слід розпочинати так: Просимо вибачення за прикре непорозуміння, що сталося... У листах-нагадуваннях, що належать до психологічно складних, потрібно ввічливо, тактовно і ненав'язливо вказати нате, що, наприклад, термін оплати рахунка чи виконання замовлення минув. Такі листи варто розпочати так: Вважаємо за свій обоє 'язок нагадати Вам про... Нам дуже незручно, що змушені нагадати Вам про... Вибачте, що знову турбуємо Вас, але ми не отримали відповіді на лист від (дата). Інколи делікатність, тактовність не дають бажаних наслідків, тещі слід виявити категоричність і рішучість. Це можна зробити так: Незважаючи на неодноразові нагадування та вжиті запобіжні заходи, Ваш борг не погашено, натомість він продовжує зростати. Вважаємо за потрібне попередити Вас про свій намір розірвати контракт. До категорії складних належать листи-відмови. Якщо ви не масте можливості відповісти позитивно, то сказати "ні" слід аргументовано, коректно, доброзичливо, адже людина покладала на вас надії. За умови дотримання цих порад адресат зрозуміє, що у вас не було іншого виходу. Сформулюйте відмову так: Ми, докладно вивчивши запропонований Вами проект, з прикрістю повідомляємо, що не маємо змоги...

III. Вибір завершальних речень є також вельми важливим і залежить насамперед від змісту листа. Так, можна повторити подяку, висловлену на початку, чи просто подякувати за допомогу, приділену увагу, оскільки слово "дякую" - найуживаніше слово кожного вихованого і порядного комерсанта, підприємця, банкіра, кожної ділової людини: Дозвольте ще раз подякувати Вам.. Доречним і корисним наприкінці листа є запевнення адресата в тому, про що йшлося в тексті: Запевняємо, що Ви цілковито можете розраховувати на нашу підтримку. Наприкінці листа можна висловити сподівання: Сподіваємося, що наша пропозиція зацікавить Вас. Наприкінці листа можна також вибачитися за турботи чи ще раз повторити вибачення за затримку з відповіддю або запізнення: Ще раз просимо вибачення за завдані турботи (клопоти, прикрощі, незручності).

IV. Не слід забувати при прощальну фразу. Найчастіше в листах уживаються такі форми: З повагою З повагою і найкращими побажаннями Після прощальної формули ввічливості розділовий знак не ставиться, з нового рядка оформлюється реквізит "Підпис". Постскриптум (приписка) наприкінці листа можливий лише за умови, що після його написання сталася подія, про яку ви неодмінно маєте повідомити адресатові. Після постскриптуму знову потрібно поставити підпис.

V. Якщо ви бажаєте досягти успіху, обов'язково слід подбати про те, щоб лист був бездоганним у всіх відношеннях, адже навіть незначне недотримання правил призведе до спотворення його змісту, зміни тону. Листи слід друкувати на гарно виконаних бланках, які є "візитною карткою" вашої установи. Подібні деталі сприятимуть створенню доброго враження про вас і вашу діяльність. Тому для виготовлення фірмових бланків варто використовувати лише високоякісний папір. Конверт за своїм дизайном має відповідати бланкові; за розміром його необхідно дібрати так, щоб не виникало потреби складати лист більше ніж двічі.

VI. Ділові листи не повинні бути надто довгими. Викладати свої міркування слід чітко, лаконічно, по суті, тоді вся запропонована інформація буде доречною. Дотримання правил етикету листування є свідченням вашої поваги до адресата, ввічливості, вихованості і сприяє налагодженню добрих стосунків між колегами, партнерами.

 

55. Типові мовні звороти у текстах офіційно-ділових паперів.

56. Реквізити листа та їх оформлення.

Реквізити листа та їх оформлювання

Службові листи пишуть чи друкують на бланку або чистому аркуші паперу. Основні реквізити листа за державним стандартом такі:

1. Державний герб. Має бути розташований у центрі верхнього берега або над серединою рядка з назвою організації.

2. Емблема організації, установи чи підприємства (не відтворюють, якщо на бланку розміщено зображення Державного герба України).

3. Зображення державних нагород. Розташовуються у верхньому лівому кутку на рівні реквізитів 07,08.

4. Код організації, установи чи підприємства. Зазначається за ЄД-РПОУ після реквізиту довідкові відомості про організацію (09).

5. Повна назва установи, організації чи підприємства - автора листа. Відтворюється угорі ліворуч за допомогою штампа або друкарським способом.

6. Назва структурного підрозділу. Дозволяється друкувати машинописним способом у верхньому лівому кутку.

7. Індекс підприємства зв'язку, поштова й телеграфна адреси, номер телетайпа, номери телефону, факсу. Розташовують у верхньому лівому кутку, оформляють відповідно до поштових правил. Для здійснення розрахунково-грошових операцій на бланках листів указують номер розрахункового рахунка у відділенні банку.

10. Будь-який службовий лист повинен мати заголовок до тексту, що містить короткий виклад його основного змісту. Він має бути стислим, точно передавати зміст листа і відповідати на питання "про що?", наприклад: Про постачання автомобілів.

Якщо в листі порушено кілька взаємопов'язаних питань, то заголовок може бути узагальненим, наприклад: Про взаємодопомогу і співпрацю.

Наявність заголовка значно полегшує роботу з листом на всіх етапах його проходження - від реєстрації в установі - адресанті до направлення його до справи після виконання в установі. - адресаті.

Запам'ятайте!

Заголовок до тексту службового листа оформлюють від межі лівого берега без відступу; максимальна довжина рядка -28 друкованих знаків. Крапка в кінці заголовка не ставиться.

11. Текст листа складається з двох частин: опису фактів або подій, що послужили підставою для написання листа; висновків та пропозицій.

12. Позначення про наявність додатка роблять ліворуч під текстом з нового рядка. Є два способи оформлення цього реквізиту:

1) якщо лист містить додатки, про які згадувалося в тексті, або ті, що пояснюють його зміст, то відмітку оформлюють так: Додаток: на 2 арк. у 1 прим.

2) якщо лист містить додатки, не зазначені в тексті, то їх слід перелічити із вказівкою на кількість сторінок у кожному з них і кількість примірників:

Додатки:

1. Проект реконструкції школи: на 2 арк. в 1 прим.

2. Акт прийняття нових будівельних матеріалів: на 3 арк. у 1 прш. Якщо ж лист містить велику кількість додатків, то окремо складають

їх список, а в листі після тексту зазначають: Додаток: відповідно до списку на 7 арк.

13. Підписує службовий лист переважно керівник установи (організації, підприємства), його заступник чи керівник структурного підрозділу. Якщо лист написано на бланку установи, то зазначають лише посаду, ініціали та прізвище особи, яка підписує лист (назву установи не повторюють).

 

 

57. Класифікація листів.

Деловое письмо – основное средство переписки, осуществляемой между субъектами делового общения. Деловое письмо является линейным эвристичным текстом. По структуре может быть простым и сложным, соотноситься с любым типом речи.

Вопрос о классификации деловых писем остаётся открытым в связи с обилием их жанров.

Наиболее удобным классификационным признаком является функциональный критерий.

1. С точки зрения передачи информации обще-делового значения выделяют: письмо-сообщение, информационное письмо, сопроводительное письмо.

2. С точки зрения передачи информации целевого делового значения выделяют: письмо-просьбу, письмо-запрос, письмо-подтверждение, гарантийное письмо, письмо-предложение (оферту), письмо-заявление, письмо-заказ (акцепт), письмо-претензию (рекламацию).

3. С точки зрения передачи информации вспомогательного делового значения выделяют: уведомление, напоминание, предупреждение, извещение, имиджевое письмо, рекомендательное письмо.

4. С точки зрения передачи прочей информации выделяют: поздравление, приглашение, извинение, сожаление, письмо по случаю отъезда,

благодарность, отказ.

По количеству затрагиваемых проблем письма делятся на одноаспектные и многоаспектные. В многоаспектных письмах затрагиваемые вопросы должны быть связанными друг с другом.

 

58. Структура ділового листа.

Текст письма должен иметь заголовок, который отвечает на вопрос о ком? о чём? О сроках поставки продукции. В заголовке не рекомендуется употреблять слова касательно, по делу. Если тему письма сформулировать сложно, заголовок может иметь следующую форму: Ваше письмо от 01.04. 2009.

Не следует начинать письмо с повтора содержания предыдущего документа. Указание на эту информацию даёт заголовок.

Излишне писать название предприятия рядом с должностью лица, которое подписывает письмо, поскольку в реквизитах организация уже указана.

Деловые письма могут быть написаны от первого лица единственного числа, первого лица множественного числа, от третьего лица единственного числа. Просим направить, прошу выделить, предприятие не возражает. Письмо не должно быть большим. Его объём не должен превышать двух страниц. Оптимальный объём делового письма – одна страница.

Каждое сложное синтаксическое целое в деловом письме должно бать отделено абзацем и для быстроты чтения и удобства работы с письмом – отбивкой. Иногда сложные синтаксические целые могут быть озаглавлены.

Как правило, письмо имеет следующую композицию: введение, аргументация, заключение. Во введении указываются причины и мотивы письма, делаются отсылки на предыдущие документы, говорится о сложившейся ситуации. В срединной части излагается основное содержание письма; если необходимо, точка зрения аргументируется. В заключении подводятся итоги, повторяются требования, делаются распоряжения, вносятся конкретные предложения, выражается благодарность, просьба и т.д.

 

59. Вимоги до оформлення листів, які не потребують відповіді.

60. Вимоги до оформлення листів, які потребують відповіді.

61. Вимоги до оформлення гарантійного листа.

Гарантійний лист – це службовий лист, якого пишуть для підтвердження певних умов, зобов’язань. Здебільшого гарантують оплату за певні послуги, виконану роботу, надану житлову площу, якісне виконання роботи. У гарантійних листах слід дотримуватися етичних норм спілкування – у ввічливій, тактовній формі висловлювати готовність до певних дій.

Такі листи адресують організації, установі, фірмі чи окремій філії.

Типові мовні звороти

1. Гарантуємо оплату рахунків.

2. Ми можемо надати Вам абсолютну гарантію якості …

3. Будь ласка, зверніть увагу на якість наших виробів, свідченням якої є додані до листа зразки.

Якщо постала потреба змінити або уточнити умови гарантії, то в пригоді стануть такі фрази:

1. Ми можемо погодитися на Вашу пропозицію від …(дата) лише за умови, що Ви надасте нам загальноприйняту гарантію. Будемо вдячні, якщо Ви письмово повідомите нам про своє рішення щодо цього питання.

2. У Вашій пропозиції від …(дата) не згадано про жодні гарантії.

3. На превеликий жаль, у нас є кілька зауважень до гарантійних зобов’язань, що перелічені у пропозиції від … (дата). Просимо Вас переглянути й уточнити їх.

4. Повідомте, будь ласка, про Ваші гарантійні зобов’язання щодо пропозиції від …(дата). Просимо зробити це якомога швидше.

Гарантійний лист оформлюють на бланку листа організації. Якщо в організації не передбачено бланка листа, то гарантійний лист можна оформити на загальному бланку формату А4 або А5 (залежно від обся­гу тексту).

Складаючи й оформлюючи гарантійного листа, зверніть увагу на такі моменти:

• у гарантійному листі дозволяється зазначати реквізит «Назва виду документа», а саме — ГАРАНТІЙНИЙ ЛИСТ;

• незважаючи на те, що банківські реквізити організації-адресанта ма­ють бути наведені на бланку листа, їх необхідно зазначити й у само­му тексті;

• гарантійний лист мають підписати керівник організації і головний бухгалтер;

• підписи посадових осіб на гарантійному листі засвідчують відбитком основної круглої печатки організації. Відбиток печатки має бути чіт­ким, добре читатися і не закривати собою підписи;

• прізвище виконавця і номер його телефону зазначають у разі по­треби.

62. Мовні штампи у офіційно-ділових паперах.

63. Вживання іншомовних слов у офіційно- ділових паперах.

64. Основні правила оформлення реквізитів у офіційно-ділових паперах.

65. Формуляр документу.

66. Класифікація документів.

Класифікація документів

Найважливішою класифікаційною ознакою документа є його зміст, зокрема відношення зафіксованої в ньому інформації до предмета чи до напрямку діяльності.

Види документів визначаються за кількома ознаками.

За змістом інформації: документи з адміністративних питань, бухгалтерського обліку, підготовки й розстановки кадрів, фінансово-кредитних операцій та ін.

За походженням документи поділяються на службові (офіційні) й особисті. Службові документи виходять від організацій, підприємств, установ та службових осіб, які їх представляють, а особисті - від окремих громадян.

За стадіями створення розрізняють документи чорнові, оригінальні й копії.

Рукописний або машинописний документ, що відображає роботу автора над текстом, є чорновим. Документ є оригіналом, якщо відомості про автора, про час та місце його створення відповідають дійсності. Оригінал офіційного документа - перший і єдиний його примірник. Він може бути розмножений копіями. У юридичному розумінні оригінал і копія рівнозначні. Копія є точним відтворенням оригіналу, має у верхньому правому куті позначку "Копія" і завіряється у певному порядку.

Копія документа виготовляється і видається тільки з дозволу керівника установи або керівника відповідного структурного підрозділу. Установа може засвідчувати копії лише тих документів, які створюються в ній (це правило не поширюється на архівні установи, державні нотаріальні контори і на приватних нотаріусів).

Під час вирішення питань про прийняття громадян на роботу, на навчання, засвідчення їхніх трудових, житлових та інших прав, а також під час формування особових справ працівників установа може виготовляти копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів, свідоцтв про одержання освіти тощо).

Копія документа виготовляється рукописним, машинописним способами або засобами оперативної поліграфії. Під час виготовлення копії рукописним і машинописним способами текст документа відтворюється повністю, включно з елементами бланка, і засвідчується підписом посадової особи, котра підтверджує відповідність копії оригіналу.

Розрізняють три різновиди копій: відпуск, витяг і дублікат. Відпуск - це повна копія відправленого куди-небудь оригіналу, яка залишається у відправника. Витяг - копія, що відтворює частину документа. Дублікат - другий примірник документа, виданий у зв'язку з втратою (чи з іншої причини) оригіналу* Дублікат має однакову із справжнім документом юридичну силу.

За ступенем гласності документи бувають звичайні, секретні, для службового користування.

За строками зберігання документи поділяють на дві групи - постійного й тимчасового зберігання.

За призначенням розрізняють документи організаційні, інформаційні, розпорядчі, про особовий склад, обліково-фінансові, з господарсько-договірної, господарсько-претензійної та зовнішньоекономічної діяльності.

За юридичною силою розрізняють справжні і підроблені документи. Справжніми вважаються документи, видані в установленому законом порядку з додержанням усіх правил; підробленими, - реквізити або зміст яких не відповідають істинним.

Справжні документи у свою чергу бувають дійсними, які мають на даний момент юридичну силу, і недійсними, як такі, що з якихось причин утратили її (наприклад, через закінчення строку договору).

Підробленими документи можуть вважатися внаслідок матеріальної чи інтелектуальної підробки. Перша буває тоді, коли до змісту справжнього документа замість правильних вносять неправильні відомості, роблять виправлення, підчистки та ін. Інтелектуальна підробка виражається у складенні і видачі документа свідомо неправдивого змісту, хоч і правильного з формального боку.

За способом викладу ділові документи можна поділити на документи з високим рівнем стандартизації і низьким рівнем стандартизації.

У документах із низьким рівнем стандартизації можна заздалегідь передбачити й сформулювати окремі найза-гальніші відомості, а спосіб викладу (добір слів і словосполучень, будова речень) залежить від конкретного змісту того, що викладається, від ситуації, від певних обставин ділового спілкування.

У документах із високим рівнем стандартизації може бути передбачено не лише формуляр документа, а навіть слова, словосполучення й речення, за винятком цілком конкретних відомостей. Для таких у готовому бланку залишається кілька незаповнених місць.

Під стандартизацією мови ділових паперів слід розуміти насамперед встановлення правил добору слів і термінів, правил побудови речень і словосполучень

 

67. Культура ділового спілкування.

68. Функції вербальних та невербальних засобів у офіційно-діловому стилі.

 

68.Найважливіши риси офіційно-ділового стилю.

Найважливіші риси офіційно-ділового стилю

 

1.	Точність, послідовність і лаконічність викладу фактів, чіткість у висловленні.
2.	Однозначність формулювань.
3.	Несуперечлива аргументація викладеного в документі.
4.	Відсутність образності, емоційності й індивідуальних авторських рис (хоча службові листи можуть мати окремі індивідуальні авторські риси).
5.	Уживання усталених мовних одиниць - кліше, що забезпечують певну стандартизацію ділових текстів.
6.	Повторюваність окремих мовних одиниць.
7.	Наявність реквізитів. Обов'язкові реквізити, без яких документ не має юридичної сили, - дата і підпис.
8.	Уживання стилістично нейтральної лексики (слів) у прямому значенні. Використання залежно від мети суспільно-політичної, професійно-виробничої, науково-термінологічної лексики.
9.	Діловий текст може поділятися на розділи -1, на параграфи (§) - 1.1., пункти (п.) -1.1.1., підпункти (пп.) - 1.1.1.1.
10.	Найуживаніші синтаксичні одиниці - прості поширені речення з прямим порядком слів, складнопідрядні з причиново-наслідковими відношеннями частин.

69.Оформлення сторінки у офіційно-діловому стилю.

70.Особливості офіційно-ділового стилю