Управление временемОсуществляя основные управленческие функции, менеджер опирается на вполне определенные ресурсы — людей, финансы, сырье. В его распоряжении есть еще один уникальнейший ресурс — время. Менеджер живет и работает в трех временных измерениях — настоящем, прошедшем и будущем. Перед менеджером всегда стоит дилемма — сделать работу самому либо делегировать ее другим лицам. Делегировать работу — значит дать задание кому-то другому, кто успешно справится с ним. Это необходимо делать по следующим причинам: — только путем делегирования можно дать подчиненному возможность раскрыть свои способности; — отказ от делегирования ведет к перегрузке руководителей, замедлению процесса принятия решений, в конечном счете — к разладу в системе управления; — отсутствие делегирования перегружает менеджера и сокращает время, необходимое для осуществления некоторых функций. Чтобы осуществить эффективное делегирование работы, нужно предусмотреть следующее: — определить ответственность и полномочия за каждый вид деятельности; — избегать подробного инструктирования; — не делать выводов за подчиненных; — побуждать подчиненных к инициативе; — смотреть спокойно на некоторые ошибки и сбои в работе подчиненных; — подбирать себе конкретную работу, которую можно осуществлять качественно. Сделать работу самому. Делегировав работу подчиненным, менеджер более эффективно организует свое рабочее время. Обычно его рабочий день начинается рано утром и заканчивается поздно вечером. Однако эффективность труда, как известно, не зависит от бдения на работе. Если время неправильно организовано, то ни о какой эффективности не может быть и речи. Причем организация времени должна исходить из основных управленческих задач, которые состоят в следующем. — коммуникативная деятельность (воспитание людей, их оценка, получение и передача информации, оказание влияния); — стратегическое планирование и прогнозирование; — оперативное управление производством. Каждая из названных выше задач является неотъемлемым компонентом менеджерской деятельности. И в этом отношении все они равны. Однако по времени реализации их на практике они различны. Самыми объемными по времени являются задачи, связанные с коммуникативной деятельностью. В связи с этим при организации своего рабочего времени менеджер должен отдавать ей приоритет. Проблема недостатка времени — одна из самых существенных в работе менеджера. Выигрыш времени — это важное достижение, кото- рое обусловлено тем, что денежные и материальные ресурсы так или иначе могут быть пополнены, а ресурсы календарного времени увеличить не- возможно. Поэтому перед менеджерами встает задача выполнять работу качественно, но в более сжатые сроки, а это значит, что надо работать более производительно, однако не обязательно более напряженно. Для этого необходимо осуществлять планирование рабочего времени. Планирование призвано обеспечить оптимальное использование самого ценного достояния — времени, а именно: употребить имеющееся время для максимально плодотворной деятельности. Планирование дает менеджеру также большую уверенность в себе и в достижении успеха. Планирование как функция самоменеджмента означает подготовку к реализации целей и структурирование (упорядочение) времени. Увеличение затрат времени на планирование приводит к некоторому сокращению времени на исполнение, но в конечном счете — к экономии времени в целом. Замечено, что планирование каждый день в течение 10 минут дает ежедневно двухчасовую экономию времени. Рекомендуется около 1% планового периода (год, месяц, день) расходовать на планирование. Имеется несколько правил планирования личного времени. 1. Устанавливать соотношение (60: 40), т.е. составлять план лишь на определенную часть (приблизительно на 60%) рабочего времени. Дело в том, что события, которые трудно предусмотреть, отвлекающие моменты (поглотители времени), а также личные потребности не могут быть запланированы целиком. Соответственно свое время рекомендуется распределять между двумя блоками: а) 60% — запланированное время (запланированная активность); б) 40% — рабочее непредвиденное время (непредвиденная активность) и спонтанное время (спонтанная активность). В зависимости от вида занятий, должности указанное соотношение может варьироваться. 2. Производить анализ видов деятельности и расхода времени, а также помех. Для этого рекомендуется документировать и анализировать, как и на что расходуется время. 3. Сводить задачи воедино — составлять планы действий. Перечислять все предстоящие в плановом периоде дела, делить их на долго-, средне- и краткосрочные. 4. Осуществлять реалистичное планирование, т.е. планировать лишь такой объем задач, с которым конкретно можно справиться. 5. Восполнять по возможности, сразу допущенные потери времени. 6. Составлять свои временные планы в письменной форме, что позволяет всегда иметь полный обзор дел, а также оказывает мобилизующее воздействие. 7. Переносить несделанное, т.е. невыполненные задачи, которые предстоит выполнить, включать в план следующего периода. 8. Фиксировать в планах результаты или цели, а не действия. За счет этого активность направляется непосредственно на достижение целей и исключается внеплановая деятельность. 9. Устанавливать временные нормы, предусматривать в своем плане на каждое дело ровно столько времени, сколько оно требует. Дело в том, что на работу, как правило, тратится столько времени, сколько его имеется в распоряжении. 10. Устанавливать точные сроки исполнения для всех видов деятельности. Это, в частности, приучает к самодисциплине. 11. Устанавливать приоритеты, точно определять очередность выполнения каждого вида работ. 12. Избавляться от «тирании» спешности. Самое срочное дело не всегда бывает самым важным, однако именно оно занимает часто большую часть времени. 13. Делегировать дела, для этого устанавливать в своих планах, какую работу выполнять самому, а какую — перепоручить. 14. Оставлять определенное количество времени в качестве резерва для неожиданных посетителей, телефонных разговоров или на случай недооценки продолжительности отдельных дел. 15. Постоянно перерабатывать и перепроверять свои планы: могут ли те или иные дела быть реализованы полностью и вовремя. 16. Планировать и использовать с пользой свое свободное время, время на поездки и ожидания, например, для проработки материалов, для размышлений и т.д. 17. Резервировать продолжительные непрерывные периоды времени для крупных задач (спокойное время, закрытые часы). 18. Использовать определенную часть своего времени для плановой, подготовительной и творческой работы, а также для повышения квалификации. 19. Планировать выполнение рутинных функций, например, чтение месячных отчетов, обход отделов и т.д. 20. Следить за тем, чтобы на непродуктивную деятельность уходило как можно меньше времени, ограничиваться при этом только самым необходимым. 21. При планировании мыслить альтернативно — по принципу «всегда есть другой, лучший путь». 22. Вносить разнообразие в свою деятельность, чередовать выполнение долго- и краткосрочных проектов, работу в одиночку и в сотрудничестве. 23. Согласовывать свои временные планы с планами других людей. В рамках общего планирования планирование времени ориентируется на соответствующие долгосрочные (стратегические) цели, которые, в свою очередь, подразделяются на оперативные цели. Установление периодов времени для достижения личных и профессиональных целей дает чувство уверенности и представление о наиболее предпочтительном распределении времени и наиболее целесообразной очередности дел. Таким образом, планирование предполагает постепенное разложение общей задачи на частные, чтобы различные действия можно было распределить во времени. Планирование означает подготовку к реализации целей. В этой связи говорят также о целевых планах. Вы сможете совсем по-иному воспринимать окружающий мир, если знаете, чего хотите и когда, если имеете конкретный план расхода времени. Все планы должны составляться в письменном виде, так как планы, которые держат в голове, легко отвергаются, а письменные планы обеспечивают разгрузку памяти и имеют психологический эффект самомотивации к работе. Деловая активность становится более целенаправленной и ориентированной на строгое следование намеченной программе. Любое планирование не имеет смысла, если четко не контролировать выполнение данного плана. Это так же справедливо для организаций, как и для отдельного человека. Поэтому необходимо особое внимание уделять контролю за тем, как вы выполняете поставленные перед собой задачи. Контроль за выполнением планов предполагает оценку результатов и их сравнение с тем, что было запланировано. Благодаря контролю результатов «не теряются» несделанные дела. Вы автоматически стараетесь рационализировать свой труд, противодействовать помехам внутреннего или внешнего порядка, ограничиваться только самым существенным. Целесообразно составлять план вечером уходящего дня, при этом вы с большей уверенностью отправитесь домой и с большей концентрацией сил следующим утром начнете новый день. Уже вечером по пути домой и утром по пути на работу подсознание перерабатывает задачи дня и подготавливает возможные решения. Поскольку формулировки основных задач у вас перед глазами и намечены подходы к их решению, новый день выглядит уже обозримым и управляемым. Вы уже не так легко отвлекаетесь на посторонние дела, из-за которых прежде пере- носили на более отдаленные сроки решение основных задач, пока последние не разрешались в спешке, за счет сверхурочной работы и, как правило, менее качественно.
|
