Розпорядчі документи: особливості складання та оформлення

Розпорядчі документи – це документи, за допомогою яких здійснюється розпорядча діяльність, оперативне керівництво у певній установі, організації, фірмі, на підприємстві.

Підставами для створення розпорядчих документів служать:

• закони Верховної Ради України,

• укази Президента України;

• постанови й розпорядження Кабінету Міністрів України;

• вказівки вищестоящих організацій, органів державної влади і управління;

• діяльність органів управління, яка передбачена нормативними актами, положеннями, статутами, інструкціями та ін.;

• інші підстави, що викликають потребу у правовому регулюванні роботи апарату управління.

Порядок, шляхи, механізм вирішення найбільш важливих писань викладаються у таких розпорядчих документах, як постанова, рішення, наказ, розпорядження, вказівка.

Видання розпорядчих документів г обов'язковим в таких випадках:

Ø з організаційних питань – створення, реорганізація, ліквідація організацій або структурних підрозділів, затвердження структури організації, визначення прав та обов'язків посадових осіб, підведення підсумків діяльності організації;

Ø в галузі планування – визначення порядку і строків складання планів, затвердження перспективних та річних плаиіяі зміна орієнтовних показників розвитку підприємства;

Ø у галузі виробництва – проведення заходів і впровадження інновацій, випуску продукції або надання нових спеціалізованих видів послуг;

Ø у галузі розвитку підприємства та капітального будівництва – затвердження техніко-економічних обґрунтувань нового будівництва, прийняття до експлуатації готових об'єктів;

Ø у галузі фінансів – затвердження фінансових звітів, отримання банківських кредитів;

Ø у галузі управління трудовими ресурсами – затвердження штатного розкладу, посадових окладів і ставок, затвердження розмірів заохочень, покарань, оформлення відряджень тощо.

Наведений перелік не є вичерпним і включає в себе лише найбільш характерні і стабільні підґрунтя для обов'язкового видання розпорядчих документів.

Наказ — правовий акт, який видається керівником підприємства, організації.

За змістом накази поділяють на накази з загальних питань та за особовим складом.

Проект наказу готує певний структурний підрозділ або окрема посадова особа за дорученням керівника.

Дiї посадової особи, яка готує проект наказу:

1) вивчає суть питання, збирає необхідні відомості;

2) звертається до картотеки наказів, щоб переглянути всі накази, які були видані з цього питання з метою уникнення в них дублювання та протиріч;

3) готує проект наказу, який погоджується з усіма зацікавленими підрозділами та службовими особами. Візи збираються на першому екземплярі. До проекту наказу можна додати документи, які обгрунтовують його доцільність;

4) організує підписання керівником.

Наказ оформлюється на бланку підприємства, має такі реквізити:

- герб держави (для державного пiдприємства);

- найменування міністерства (для державного пiдприємства);

- найменування підприємства;

- назву виду документа — наказ;

- дату;

- номер — нумерація відбувається з січня по грудень (ведуть окремо від наказів з особистого складу);

- місце видання;

- заголовок до тексту;

- текст;

- підпис;

- печатку;

- відмітки про погодження.

Проект наказу при необхідності узгоджують шляхом візування з зацікавленими підрозділами, юрисконсультом та посадовими особами, яких він стосується, але в усіх випадках візують виконавець і менеджер структурного підрозділу, який вносить проект наказу або готує його.

З юрисконсультом узгоджують проекти наказів з таких питань:

1) необхідність видання наказу з даного питання;

2) відповідність проекту наказу законодавчим та нормативним актам уряду України, нормам, положенням, інструкціям державних органів управління;

3) логічність побудови тексту, відповідність редакції, чіткість формулювань та відповідність окремих формулювань спеціальним вимогам (вимогам КЗпП, суду, прокуратури, органів охорони праці, соціального захисту, охорони здоров′я, пожежної безпеки тощо).

Наказ має не тільки адміністративно-правове значення, а й виховне, тому його формулювання повинні відзначатись виключно точністю та високою культурою викладання.

Завізований проект наказу передають керівникові, який вносить у нього зміни та доповнення, підписує наказ і проставляє дату.

Виконавець, що готує проект наказу, визначає підрозділи і посадових осіб, яким повинен направляти наказ. Список адресатів можна друкувати на зворотній стороні останнього листа наказу або прикласти у вигляді самостійного документу.

Наказ вступає в силу з часу його підписання, якщо інші строки спеціально не обговорені в ньому.

З наказом повинні бути ознайомлені всі названі в ньому особи, які розписуються на одному з примiрникiв наказу або на спеціальному бланку. Інколи накази доводяться до відому всіх працівників і вивішуються для ознайомлення з їх змістом.

Накази із загальних питань і щодо особового складу мають окрему самостійну нумерацію, яка починається з початку календарного року.

Наказ повинен мати заголовок, який відповідає на запитання “Про що?”, наприклад “Про підготовку матеріально-технічної бази організації до роботи в зимовий період”, “Про зміну графіка роботи” і т.ін.

Накази з питань основної діяльності видаються на виконання:

1) вказівок вищих органів управління;

2) за ініціативою керівника організації як виробнича необхідність;

3) за ініціативою структурних підрозділів організації (необхідність видання наказу міститься в доповідній записці).

У наказах, які видаються на підставі розпорядчих документів вищих органів, доводиться до відому підлеглих підрозділів вказівки вищих органів, конкретизується їх виконання в умовах діяльності організації, визначаються виконавці, методи і строки виконання.

Текст наказу з основної діяльності складається з двох частин: констатуючої і розпорядчої. У першій викладаються та аналізуються факти, що стали причиною видання наказу. Якщо підставою до видання наказу є розпорядчий документ вищої організації, то в констатуючій частині вказують назву, номер, дату і заголовок до тексту розпорядчого документа, а також передають зміст того розділу документа вищої організації, який був підставою для видання цього наказу.

Констатуюча частина може бути відсутня, якщо дії, запропоновані для виконання, не потребують ніяких пояснень. У наказах, присвячених різноплановим питанням, констатуючої частини, теж може не бути. У цьому випадку текст наказу складається з параграфів.

Розпорядча частина наказу викладається в наказовому плані та починається словом НАКАЗУЮ, яке друкується великими літерами на окремому рядку.

Композиція наказу має бути чітка, формулювання категоричними, не допускати різних тлумачень, кожний захід починається окремим пунктом, який нумерується арабськими цифрами. У кожному пункті перераховуються запропоновані дії, вказуються виконавці кожної дії та строки виконання (кому, що зробити, в якій термін). Якщо доручення виконавцю дається постійне, то термін виконання в наказі може бути відсутнім. Запропоновані для виконання дії називаються в інфінітивній формі (зарахувати, підготувати). Для надання чіткості текстові наказу зі значною кількістю пунктів його розпорядчу частину доцільно подавати у формі таблиці.

Засвідчується розпорядча частина наказу вказівкою органу або особи, на яких покладено контроль за виконанням наказу.

При підготовці наказу слід враховувати, що їх можуть зачитувати перед колективом, а невиправдане багатослів’я ускладнює сприймання на слух.