Служебный телефон – вещь необходимая для работы.

Одной из проблем в коллективе является использование служебного телефона для личных бесед. Администрация должна рекомендовать сотрудникам непродолжительные и нечастые личные телефонные переговоры, иначе телефон будет закрыт для клиентов и внешней среды.

 

4. Использование технических средств в управлении и их классификация.

Законспектировать основные положения

 

Ежегодно в сфере управления обращаются миллиарды организационно-розпорядительных|, плановых, статистических и других документов. Для их создания и работы с ними нужен многочисленный аппарат административно-управленческих и инженерно-технических работников.

Облегчить труд аппарата управления, повысить его производительность и культуру и призвана организационная техника. Необходимость широкого использования средств оргтехники возникает также в связи с переходом к рыночным отношениям, ростом производства и изменением номенклатуры товаров, а также увеличением объемов информации, что требует быстрой обработки. Традиционные приемы сбора, обработки и передачи информации становятся малоэффективными, а это требует поиска и внедрения высокопродуктивных систем механизации и автоматизации управленческого труда. Внедрение даже самых простых средств техники управления сокращает затрачиваемое на обработку документов время приблизительно на 20 %, а системное их применение увеличивает производительность управленческого труда в 3 раза.

Кроме того, широкое использование разных технических средств позволяет осуществить переход на качественно новый уровень управления, способствует эффективному решению многих управленческих задач, обеспечивает обработку информации в минимально короткий срок.

Выделяют два основных направления механизации и автоматизации управленческого труда. Первый осуществляется путем внедрения современных электронно-вычислительных систем, разработки экономико-математических методов и моделей и использования их на основе АСУ; второй – с помощью применения организационной техники и разработанных на ее основе организационных проектов и систем комплексной механизации и автоматизации управленческого труда.

В зависимости от использования тех или других средств организационной техники можно выделить три основных направления механизации и автоматизации управленческого труда:

1) механизация отдельных операций;

2) механизация групп операций и процедур управления;

3) создание систем комплексной механизации и автоматизации процессов реализации всех функций управления.

Таким способом организационной техникой, или техникой управления, принято называть совокупность средств, которые служат для рациональной организации и автоматизации управленческих работ с целью повышения оперативности, эффективности и культуры управления.

В организации механизации в первую очередь подлежат бухгалтерский и первичный учет, оперативное руководство, плановые расчеты, делопроизводство, учет кадров, общее руководство, хозяйственно-техническое обслуживание. Степень механизации управленческого труда в результате ее кооперации разная. Да, на этапе сбора и передачи информации труд работников системы управления по своему содержанию является преимущественно| техническим. Он характеризуется повторяемостью и массовостью операций, что позволяет эффективно использовать средства оргтехники.

На этапе анализа и обработки информации преобладают логические операции. Хотя номенклатура средств оргтехники исключительно широка (от авторучек и резинок до печатно-множительной| и электронно-вычислительной техники), в зависимости от характера работы с информацией их можно объединить в следующие основные группы.

1. Средства для составления документов. Составление документов – один из наиболее массовых процессов в аппарате управления.

Исследования показывают, что расходы на создание документов ручным способом многократно превышают расходы с применением комплекса технических средств.

Основная часть документов, создаваемых в аппаратуре управления, изготовляется на печатных машинках (применяется и компьютерный набор). За своим характером машинописные работы требуют значительного сосредоточения и внимания.

2. Средства копирования и размножения документов.

Современная копировально - множительная| техника представлена большим числом многообразных устройств. В практике сложилось несколько методов копирования светокопирование, фотокопирование, термокопирование, электрографическое копирование и др.

3. Средства обработки информации. Машины и оборудование этой группы средств механизируют работы, связанные с приемом и обработкой документов. Они могут использоваться отдельно, а также соединяться в комплексы. Сюда входят приборы для раскрытия и заклейки конвертов,| средства связывания и склеивания документов и др.

4. Средства для хранения, группировки и поиска документации. Эти средства должны обеспечить передачу информации, возможность функционирования других систем управления организацией. Они входят в число основных систем технической базы управления. К ним относятся системы профессиональной радиосвязи (радиостанции, радиотелефоны) и радиотелефонные системы; директорские компьютеры; автоматический набор номеров; автоответчики и разного рода селекторные устройства.

5. Средства вычислительной техники. Эту группу средств составляют счетно-клавишные механические и электронные машины.

 

5.Правила создания рациональных условий труда. Целесообразность и методика разработки паспорта рабочего места.

 

Законспектировать основные положения

 

Как уже отмечалось, санитарно-гигиенические условия труда включают микроклимат (температуру, влажность и скорость движения воздуха), освещение, шум и вибрацию.

Микроклимат в помещениях влияет на работоспособность, производительность труда здоровья работников. При установлении нормального микроклимата стоит руководствоваться действующими нормами метеорологических условий. Поскольку температура, влажность и скорость движения воздуха зависят от внешних метеоусловий, а также средств отопления и вентиляции, нормы на эти параметры производственной среды различаются для холодных и теплых периодов года, для помещений с разным уровнем избыточного тепла.

Наиболее оптимальной считается температура в служебном помещении в пределах 18-20 С, а влажность воздуха более 60 % уже неблагоприятная. По мнению физиологов, снижения или повышения температуры воздуха в служебном помещении на 10-12 С снижает производительность труда на 15 % и больше.

В служебных помещениях необходимо добиваться кондиционирования воздуха, то есть одновременной регуляции его температуры, влажности, чистоты и воздухообмена. Особенно оправданно кондиционирование в летние месяцы, а точнее во всех случаях, когда температура в помещении достигает 27 С и выше. Полное кондиционирование воздуха повышает производительность на 15 %, одновременно значительно сокращаются простудные заболевания.

В большинстве видов умственной деятельности активно принимает участие зрения. По данным исследований НИИ труда, с помощью зрения человек получает до 80-90 % информации. Недостаточное освещение служит причиной преждевременной усталости. Освещение считается нормальным, если позволяет длительное время работать без напряжения зрения. Расчеты заграничных специалистов показывают, что между освещенностью и производительностью труда существует прямая зависимость.

 

Освещение может быть естественным и искусственным.

Естественное освещение наиболее благоприятно, но возможность его использования ограничена длительностью светового дня, зависит от погоды, а также от расстояния рабочего места от окон. Свет должен падать сверху из левой стороны, что особенно важно для служащих, которые выполняют письменную работу за столом или чертежной доской, для машинисток допустимое освещение справа.

Естественное освещение наиболее благоприятное для глаз.

Основные требования, которые предъявляются к рациональному искусственному освещению, заключается в том, чтобы оно было достаточным по уровню освещенности и равномерности освещения, а также обеспечивало равномерное деление света в помещении, защита глаз от ослепительного светового потока.

В служебных помещениях чаще всего используется комбинированное освещение – соединения общего и местного. За счет общего освещения обеспечивается равномерное освещение всего помещения, за счет местного – достигается расчетная освещенность в рабочей зоне.

Лучшим вариантом общего освещения является потолочное, при котором отраженный свет создает равномерную освещенность. Светильники преимущественно располагать вдоль рабочих мест, во избежание ослепительных отблесков.

Преимущество местного освещения в том, что лампа небольшой мощности может обеспечить высокую и равномерную освещенность рабочей поверхности и обеспечить любое направление светового потока. Однако применение одного местного освещения нежелательно, потому что это связано с необходимостью адаптации зрения через резкие контрасты в освещенности рабочей зоны и всего помещения.

В тесной связи с установкой рациональной освещенности должно разрешаться цветное оформление помещений, потому что существует определенная зависимость между цветом и возникновением зрительной усталости.

Рациональное окрашивание служебных помещений выполняет три функции: физиологичную, психологическую и эстетичную.

Физиологичная функция цвета заключается в его влиянии на нервную систему человека. В поле зрения работающего должны быть цвета средневолновой части спектра, которые благоприятно действуют на нервную систему, а также улучшающая освещенность за счет высокого коэффициента отображения света. Потому для окрашивания стен служебных помещений целесообразно применять салатный, светло-бежевый|, светло-зеленый, светло-голубой цвета, коэффициенты отображения которых соответственно 0,70; 0,62; 0,42; 0,45.

Психологическая функция цвета заключается в его влиянии на психологическое состояние человека: одни цвета (яркие, сочные) бодрят, другие (голубой, зеленый) – успокаивают, холодные цвета (синий, голубой, фиолетовый) – вызывают ощущение прохлады| даже в теплых помещениях; теплые (желтый, оранжевый, желто-зеленый, красный) – способствуют ощущению теплоты в прохладном помещении.

Эстетичная функция цвета заключается в его влиянии на гармоническое восприятие помещения, создания красивого, благоприятного для работы цветового фона.

Шум в помещениях снижает внимание и работоспособность, не дает возможности сосредоточиться. Основными источниками шума в служебных помещениях являются используемые машины, громкие разговоры и телефонные переговоры, передвижение стульев, хлопанье дверей, лишнее хождение, звуки, которые проникают из улицы и из других помещений.

Созданию благоприятной среды в служебных помещениях в определенной мэре способствует ее эстетизация.. В связи с этим эстетичное оформление служебных помещений нужно поручать специалистам соответствующего профиля.

Помощь в осуществлении этой работы могут сделать методические материалы специальных организаций.