Номенклатура дел и ее виды

 

Законспектировать основные положения

 

Дело – это совокупность документов или документы, которые касаются одного вопроса или участка деятельности и уложенные в отдельную обложку (ДСТУ 2732-94).

Номенклатура дел – это систематизированный перечень названий дел, в которые входят документы, подобные по содержанию и принадлежности, с указанием срока их хранения (ДСТУ 2732 –94).

Номенклатуры дел делятся на индивидуальные, рекомендованные и типовые.

Индивидуальная номенклатура дел отражает документы конкретного предприятия (структурного подразделения).

Рекомендованные типовые номенклатуры дел разрабатывают, чтобы унифицировать группирование документов предприятий определенной категории с одинаковым характером деятельности (например, средние общеобразовательные школы, профессионально – технические училища, проектные институты системы Госстроя). Как правило, типичная номенклатура устанавливает единственную индексацию дел для предприятий всей системы (ведомства, отрасли) и имеет обязательный характер.

К номенклатурным делам относят:

· все дела и документы, которые отражают документируемые звенья работы и отдельные аспекты деятельности предприятия или структурного подразделения;

· дела временно действующих органов, документы которых являются правовым основанием для подтверждения полномочий учреждения или прекращения ее деятельности;

· незаконченные дела, которые поступили из другого предприятия для дальнейшей работы с ними;

· все справочные картотеки документов.

Номенклатуру дел составляет секретарь-референт или специалист, который отвечает за работу с документами, или архивист предприятия.

Названия разделов номенклатуры дел совпадают с названиями структурных подразделений предприятия. Первый раздел номенклатуры дел имеет название “Секретариат” (“Дирекция”, “Общий отдел”); ему присваивают индекс 01. Остальные структурные подразделения располагают после секретариата в порядке важности: сначала производственные отделы, потом – функциональные или вспомогательные службы с присвоением им индексов 02, 03, 04 и так далее.

Если структурных подразделений нет, то как названия разделов номенклатуры дел могут использоваться направления деятельности предприятия или должности его руководителей и специалистов, например:

01 – генеральный директор;

02 – заместитель генерального директора по производственной деятельности;

03 - заместитель генерального директора по коммерческим вопросам и так далее.

В начале каждого раздела отмечают важнейшие для деятельности предприятия документы – приказы, протоколы, после них – переписка и другие информационно-справочные документы, а в конце – журнал учета или справочные картотеки.

Заглавия дел должны быть короткими и отвечать смыслу документов, которые хранятся в данном деле.

В процессе ведения дела заглавия можно уточнять и дополнять.

Тот, кто оформил номенклатуру дел, - секретарь-референт (технический секретарь или другое ответственное лицо) – подписывает ее, согласовывает с архивным отделом и утверждает у руководителя предприятия.

Номенклатуру составляют не менее как в трех экземплярах: первый экземпляр хранят в деле, второй – рабочий – вывешивают на внутреннем боку стенки шкафа (сейфа), где хранятся дела, третий – передают в архив предприятия.

Структурным подразделениям передают выдержки из соответствующих разделов номенклатуры или дополнительно размноженные копии для формирования из них отдельных дел.

Номенклатура дел предприятия – это, как правило многостраничный документ, поэтому для ее оформления можно использовать специальный многостраничный трафаретный бланк формата А4.

РЕКВИЗИТЫ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ:

1– название структурного подразделения (для номенклатуры дел структурного подразделения);

2 – название вида документа (НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ).

3 – дата;

4 – индекс;

5– место составления;

6– гриф утверждения;

7 – заглавие к тексту (например, “На 2002 год”);

8 – текст (заполняют табличную форму;

9 – подпись;

10 – визы (или 24 – гриф согласования);

11– отметка о выполнении документа и направление его к делу.