Форми для реєстрації документів і порядок їх заповнення.

Для реєстрації документів усіх категорій (вхідних, вихідних, внутрішніх) використовують реєстраційно-контрольні картки (дод. 98) або спеціальні журнали (дод. 99—101) чи комп’ютерні програми.

Реєстраційно-контрольні картки (РКК) заповнюють з допомогою комп’ютера або інших друкувальних засобів (переважно) або від руки.

Бланки РКК виготовляють друкарським способом чи за допомогою засобів оперативної поліграфії на аркушах паперу формату А5 або А6.

Календарну шкалу реєстраційно-контрольної картки використовують для контролю за термінами виконання документа. В ній позначають число місяця, до якого документ треба виконати.

У календарній шкалі РКК формату А6 зазначають лише непарні числа місяця. Якщо термін виконання документа припадає на парне число, то в картці проставляють попереднє число.

У графі «Автор документа або кореспондент» фіксують назву підприємства, з якого надійшов документ (допускається зазначати скорочену назву), або, якщо документ вихідний, — куди його надіслано (до якого підприємства). Реєструючи заяви, пропозиції, скарги, в цій графі зазначають також прізвище, ім'я й по батькові, місце роботи чи домашню адресу автора.

У графі «Назва виду документа» зазначають реквізит 10 відповідно до назви документа, що реєструється (реєструючи службові листи, цю графу не заповнюють).

У графі «Термін виконання» зазначають дату, до якої документ треба виконати. Реєструючи ініціативний документ, що відправляється, проставляють очікувану дату відповіді.

У графі «Дата й реєстраційний індекс документа» зазначають реквізити 11 і 12, надані документу підприємством-автором.

Графу «Дата й реєстраційний індекс надходження» заповнюють лише на вхідні документи (реєстраційний індекс присвоюється підприємством-одержувачем).

У графі «Заголовок документа або короткий зміст» наводять заголовок до тексту документа. Якщо заголовок не сповна висвітлює зміст тексту документа, то в цю графу вносять докладніші відомості. Якщо в документі, що реєструється немає заголовка до тексту, то реєстратор сам визначає суть документа й записує стисле формулювання її в цій графі. Від того, наскільки кваліфіковано зроблено записи в графах реєстраційно-контрольної картки, великою мірою залежить оперативність подальшого пошуку документа й можливість відповіді на запит про нього як у поточній роботі, так і тоді, коли документ зберігатиметься в архіві.

У графі «Резолюція або кому направлено, відповідальний виконавець» зазначають повний зміст резолюції, її автора й дату. Цю графу заповнюють після попереднього розгляду документа. Якщо на документі немає резолюції, то реєстратор указує в цій графі прізвище, ініціали, посаду виконавця, якому направлено документ, і дату направлення (можливе зазначення номера телефону).

В графі «Розписка в одержанні документа» підписується й зазначає дату одержання та особа, якій даний документ передано для виконання.

Запис у графі «Відмітка про виконання» має відображати суть вирішення питання, містити дату й реєстраційний індекс документа, що його надіслано у відповідь. Якщо письмової відповіді на зареєстрований документ не передбачено, то в цій графі конкретно записують: коли, ким і як вирішено питання, викладене в документі. Зазначають також індекс справи, в яку документ підшито для зберігання.

На звороті реєстраційно-контрольної картки в графі «Контрольні відмітки» роблять відмітки про контроль за термінами виконання документа із зазначенням конкретних причин затримки виконання. Допускається використання цієї графи для записів, що відображують рух зареєстрованого документа, а також для внесення додаткової інформації з питання, викладеного в документі.

Графи «Фонд №», «Опис №», «Справа №» заповнюють в архіві, куди РКК здаються разом із документами по закінченні роботи з ними.

Слід пам'ятати, що реєстраційно-контрольна картка — це документ великої інформаційної ємкості, тому до її заповнення треба: ставитися відповідально.

Допускається виготовлення кольорових бланків карток, що полегшує роботу з ними. Кількість примірників РКК визначається числом картотек, які ведуться на даному підприємстві. На підприємствах, де довідкові картотеки ведуться в структурних підрозділах, РКК складають у двох примірниках (для канцелярії та структурного підрозділу, до якого картку передають разом із документом). Якщо документ ставиться на контроль, то оформляють три примірники РКК.

Реєстраційно-контрольні картки групують у довідкові картотеки, які створюють окремо на кожний календарний рік. Як правило, довідкова картотека складається з двох частин: невиконаних і виконаних документів. Першу частину картотеки використовують для пошуку документів у процесі їх виконання за виконавцями, кореспондентами або термінами виконання, а другу — для пошуку виконаних документів.

Автоматизоване реєстрування документів здійснюється централізовано за допомогою комп’ютера. Запис на магнітний носій виконується з реєстраційно-контрольних карток (див. дод. 98), які забезпечують сумісність програмних і технічних засобів або прямим уведенням з документа таких обов'язкових реквізитів: назва виду документа; автор (кореспондент); дата документа; реєстраційний індекс документа (дата й реєстраційний індекс надходження — для тих, що надійшли); заголовок до тексту або короткий зміст документа; резолюція (виконавець, зміст доручення, автор, дата); виконавець; строк виконання; відмітка про виконання (короткий запис про вирішення питання, дата фактичного виконання й реєстраційний індекс документа-відповіді).

Склад обов'язкових реквізитів у разі потреби може бути доповнений такими відомостями: виконавці; хід виконання документа; додатки тощо. Розташування реквізитів може визначатися самим підприємством.

У разі автоматизованої реєстрації документів формується банк реєстраційних даних, а за наявності мережі — центральний банк реєстраційних даних.

Завдяки автоматизованим банкам реєстраційних даних працівники служби документування мають змогу одержати інформацію про всі документи й місце їх зберігання. Ця інформація виводиться на дисплей. За часткової автоматизації пошукових операцій має забезпечуватися сумісність традиційної й автоматизованої систем реєстрації та пошуків.

Як правило, пошук інформації здійснюється централізовано на автоматизованих місцях реєстрації та опрацювання інформації. Користувач має змогу одержати інформацію про документ за всіма або кількома реквізитами реєстрації й про місце знаходження документа на даний час.

Журнальна форма реєстрації характерна для підприємств, у яких обсяг документообігу становить близько 600 документів на рік.

Графи журналів реєстрації документів заповнюють так само, як і графи реєстраційно-контрольних карток. Журнальна форма реєстрації документів вади: порушується принцип одноразовості реєстрації документа (його доводиться окремо реєструвати в кожному підрозділі, куди передають на виконання); треба вести кілька журналів реєстрації — вхідних документів, вихідних документів, наказів, скарг, звернень громадян тощо.; пошук інформації в разі запитів тривалий і складний, оскільки ініціативний документ може бути зареєстрований у журналі вхідної документації, відповідь на нього — в журналі реєстрації вихідної документації, а наказ щодо вирішення питання ініціативного документа — в журналі реєстрації наказів. Проте журнальну форму реєстрації документів широко застосовують на підприємствах із невеликим обсягом документообігу.

 

 

НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ

{НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ — це обов’язковий для кожної установи систематизований і проіндексований список назв справ із зазначенням строків із зазначенням їх зберігання (ДСТУ 2732:2004).

Після того як в управлінській діяльності вже використано інформацію, що міститься в документі, він стає «пам'яттю» підприємства, «хранителем» інформації, потреба в якій може виникнути згодом. Таких (документів нагромаджується багато. Тому, аби відпрацьовані документи можна було швидко відшукати в разі потреби, їх групують у справи.

І Для правильного формування справ документи групують за»містом і видами ще в поточній роботі з ними. Групування документів закріплюють у номенклатурі справ. Якщо номенклатуру справ складено правильно, то документи в міру їх виконання вноситимуться до тих справ, які заздалегідь для них передбачено, а отже, знайти потрібний документ буде нескладно.

І Крім того, номенклатура справ є покажчиком реєстраційних індексів документів, що присвоюються під час реєстрування, оскільки реєстраційний індекс документа може містити індекс структурного підрозділу підприємства та індекс справи за номенклатурою.

Отже, номенклатура справ визначає принципи розподілу документів та групування їх у справи, закріплює індексацію структурних підрозділів підприємства, індексацію справ, установлює строки зберігання документів, використовується як схема побудови довідкової картотеки відпрацьованих документів і є звітним документом архіву підприємства.

Види номенклатур справ. Номенклатури справ поділяють на індивідуальні, рекомендовані й типові.

Індивідуальна номенклатура справ (дод. 109) відображує документи конкретного підприємства (структурного підрозділу).

Рекомендовані(дод.110) й типові номенклатури справ розробляють, щоб уніфікувати групування документів підприємств певної категорії зоднаковим характером діяльності (наприклад, середні загально-
освітні заклади,, проектні інститути
системи Мінрегіонбуду. Типова номенклатура встановлює
єдину індексацію справ для підприємств усієї системи (відомства,
галузі) й має обов'язковий характер.

І Рекомендована номенклатура справ установлює склад справ для установ, однорідних за характером діяльності,але різних за структурою, і має рекомендаційний характер. Рекомендовані й типові номенклатури справ обов'язково розробляються установами(відомствами) вищих рівнів і слугують підставою для складання індивідуальних номенклатур у підвідомчих організаціях. Крім того, їх використовують як методичні посібники.

Рекомендовані й типові номенклатури справ обов’язково погоджують з архівними установами.

 

Під час складання індивідуальних номенклатур справ на основі
типових і рекомендованих номенклатур має враховуватися специ-
фіка формування справ у конкретній установі.

| Виділяють також номенклатуру справ структурного підрозділу й
зведену номенклатуру справ. Остання відображує документи установи
в цілому й складається з номенклатур справ структурних підрозділів.

ІВимоги до номенклатур справ. На кожному підприємстві (в його
структурних підрозділах) має бути своя номенклатура справ (неза-
лежно від того, чи є рекомендована або типова номенклатура справ).

До основних принципів побудови номенклатури справ належать:

· єдиний підхід до обліку, систематизації, опису та пошуку
документів;

· застосування індексації документів;

· стабільність Індексів справ.

Номенклатуру справ складають на підставі: ♦ положення про
підприємство або статуту підприємства; ♦ планів роботи й звітів про
роботу; ♦ штатних розписів; ♦ переліків документів; ♦ класи-
фікаторів; ♦ номенклатур справ за попередні роки; ♦ списків струк-
турних підрозділів і кореспондентів; ♦ описів справ постійного й
тимчасового зберігання (понад 10 років); ♦ довідкових картотек.

До номенклатури справ уносять:

□ усі справи й документи, що відображують документовані ланки
роботи та окремі аспекти діяльності підприємства або структурного
підрозділу;

справи тимчасово діючих органів, документи яких є правовою
підставою для підтвердження повноважень установи або припи-
нення її діяльності;

□ незакінчені справи, що надійшли з іншого підприємства для,
дальшої роботи з ними;

а всі довідкові картотеки документів.

Справи громадських організацій підприємства та його підрозділів уключають до номенклатуру справ підприємства та його структурних підрозділів, при яких їх створено.

І Не вносять до номенклатури справ: друковані видання; збірники постанов Кабінету Міністрів України; Відомості Верховної Ради ' України; брошури; довідники; інформаційні листки; бюлетені; реферативні журнали; експрес-інформації. І

Номенклатуру справ затверджують у встановленому порядку. Затверджена номенклатура справ є чинною протягом багатьох років і підлягає перезатвердженню в разі докорінної зміни функцій і структури установи. Якщо таких змін не сталося, то номенклатуру справ наприкінці кожного року уточнюють і надають їй чинності з_01січня наступного року. Щорічний примірник номенклатури справ є документом постійного зберігання й уноситься до розділу номенклатури секретаріату (структурного підрозділу під номером 01).

Номенклатуру справ складає секретар-референт або спеціаліст, який відповідає за роботу з документами, чи архівіст підприємств^ Назви розділів номенклатури справ збігаються з назвами структурних підрозділів підприємства. Перший розділ номенклатури має назву «Секретаріат» («Дирекція», «Загальний відділ»); йому присвоюють індекс 01. Решту структурних підрозділів розташовують після секретаріату в порядку важливості: спочатку виробничі відділи, потім — функціональні або допоміжні служби з присвоєнням їм індексів 02, 03, 04 і т. д.

Якщо структурних підрозділів немає, то як назви розділів номенклатури справ можуть використовуватися напрями діяльності підприємства чи посади його керівників і спеціалістів, наприклад:

01 — генеральний директор;
02 — заступник генерального	директора а	виробничої
діяльності;
03 — заступник генерального	директора з	комерційних
питань і ф. д.

Усередині розділів номенклатури розташовують заголовки справ із присвоєнням відповідних індексів, наприклад: 01—02 (01 — «Секретаріат», а 02 — порядковий номер справи, сформованої в секретаріаті).

На початку кожного розділу зазначають найважливіші для діяльності підприємства документи — накази, протоколи, після них листування та інші інформаційно-довідкові документи,а в кінці —
журнали обліку чи довідкові картотеки.

Заголовки справ мають бути короткими й відповідати змістові
документів, що зберігаються в даній справі.

Елементи заголовка справи розташовують у такій послідовності

· назва виду документів (Накази, Контракти, Протоколи);
короткий зміст документів (наприклад, «Листування з АТЗТ
„Берегиня" щодо будівництва під'їзних доріг до складів
готової продукції»);

· період, якого стосуються документи справи (наприклад, «На-
кази з основної діяльності за 2009 р.»);

· слово «Копії», якщо справу сформовано з копій документів
(наприклад, «Рішення Ради засновників за 2009рік. Копії»).

У назві справи, що містить листування, зазначають: із ким, з
якого питання воно ведеться (наприклад, «Листування з АТ
„Оберіг" про постачання товарів за 2009 р.»).

Заголовки типу «Різне листування», «Документи із загальних
питань» недопустимі. Не рекомендується вживати в заголовках справ
слово «матеріали». Іноді можна використовувати термін «Докумен-
ти» з розшифруванням у дужках їхніх видів, наприклад: «Документи
(листи, контракти, акти) про оренду приміщень. 2009р.»

У процесі ведення справи заголовки можна уточнювати й до-
повнювати.

Для кожної справи в графі 4 (дод. 110) зазначають стрк її збе-
рігання із посиланням на відповідну статтю «Переліку типових
документів,що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування,інших підприємств,установ та організацій, із зазначенням строків зберігання документів». Не рекомендується
групувати однотипні документи в одну справу, якщо вони мають
різні строки зберігання.

Той, хто оформив номенклатуру справ, — секретар-референт
(технічний секретар або інша відповідальна особа) — підписує її,
погоджує з архівним відділом і затверджує в керівника підприємства.
Номенклатуру складають не менш як у трьох примірниках: перший примірник зберігають у справі, другий — робочий — вивішують
на внутрішньому боці стінки шафи (сейфу), де зберігаються справи,
третій — передають до архіву підприємства.

Структурним підрозділам передають витяги з відповідних розділів
номенклатури або додатково розмножені копії її для формування з
них окремих справ.

Протягом року до номенклатури можуть уноситися заголовки нових справ. Для цього між її розділами залишають вільні місця. номенклатуру справ можна використовувати протягом кількох ро. кін, якщо немає принципових змін у структурі й функціях підприємства. Номенклатуру справ зручно вести за допомогою персонального комп'ютера (ПК).

По закінченні календарного року відповідальна особа (секретар-референт, технічний секретар) у графі 3 фіксує кількість сформованих справ (томів).

Згідно з вимогами до формування справ в одну справу можна підшивати не більш як 250 аркушів документів. Якщо аркушів більше, то треба завести наступний том справи. Індекс справи в цьому разі зберігається.

Номенклатура справ підприємства — це, як правило, багатосторінковий документ, тому для її оформлювання можна використовувати спеціальний багатосторінковий трафаретний бланк формату А4 (дод. 111).

О РЕКВІЗИТИ НОМЕНКЛАТУРИ СПРАВ:

0 8 — назва структурного підрозділу (для номенклатури справ структурного підрозділу);

10— назва виду документа (номенклатура справ);

11— дата документа;

12—реєстраційний індекс документа;

14 — місце складення документа;

17 — гриф затвердження документа;

19 — заголовок до тексту документа(наприклад, «На 2010 рік»);

21 — текст документа (заповнюють табличну форму);

23 — підпис;

25 — візи документа(або 24 — гриф погодження);

 

ФОРМУВАННЯ
Й ОФОРМЛЮВАННЯ СПРАВ

СПРАВА — це сукупність документів або документи, що стосуються одного питання чи напряму діяльності утанови або особи і зберігаються в окремій теці(палітурці)(ДСТУ2732:2004).

Формування справи — це групування виконаних службових документів у справу відповідно до номенклатури справ(ДСТУ 2732:2004)

Оформлювання справи – це комплекс процесів,спрямованих на підготовлення справи до зберігання та користування (ДСТУ 2732: 2004).

Справи формують централізовано за місцем реєстрації документів, у канцелярії підприємства.

Правильне формування справ сприяє оперативному пошукові потрібних документів підприємства, схоронності їх, упорядкуванню діловодства.

Справи, як правило, формує секретар-референт, технічний секретар або інший відповідальний працівник під контролем керівника.

У фірмах справи формують переважно за назвами видів документів (накази, контракти, акти й т. д.). Якщо обсяг документообігу великий, то для оперативного пошуку можуть уводитися інші ознаки класифікації. Наприклад, контракти можна групувати в кілька справ: контракти про постачання мінеральних добрив, контракти про постачання вугілля, контракти про постачання бензину й т. ін.

Правила формування справ такі:

· до справи підшивають документи, роботу з якими закінчено;

· до справи підшивають оригінали чи копії, засвідчені в установленому порядку;

· документи, що мають різні строки зберігання, групують у різні справи;

· документи з одного питання підшивають в одну справу (в кожній справі або томі справи має бути не більше ніж 250 аркушів; може бути кілька томів однієї справи);

· до справи вносять лише один примірник документа;

· кожний документ, унесений до справи, має бути належним чином оформлений (містити відмітку про виконання документа й направлення його до справи);

· як правило, до справи вносять документи одного календарного року (навчального року, виборного періоду);

· до справи не підшивають документи, що підлягають поверненню, а також чернетки документів;

· усередині справи документи розташовують у хронологічній (номерній) послідовності (документи, строк зберігання яких становить до 10 років включно,

· можна розташовувати у зворотній хронологічній послідовності).

Статут підприємства та інші засновницькі документи вміщують в окрему справу. Протоколи загальних зборів акціонерів зберігають окремо від протоколів засідань Ради директорів. Додатки й доповнення підшивають до відповідних протоколів.

Контракти (договори) підприємства поділяють на дві групи й зберігають у різних справах. Першу групу становлять комерційні контракти (договори) між підприємствами, другу — трудові контракти, трудові договори, трудові угоди.

Накази по особовому складу групують окремо від наказів із питань загальної діяльності.

Документи по особовому складу підприємства (особові справи, особові картки) розташовують в алфавітному порядку прізвищ працівників.

Із документів, що мають реквізит 15 (гриф обмеження доступу до документа), формують окремі справи.

Формування справ, пов'язаних зі службовим листуванням, залежить від його обсягу. Якщо обсяг листування невеликий, то заводять одну справу, в якій зберігають вхідні та вихідні листи, факси. Прогнозуючи збільшення обсягу листування з діловими партнерами, доцільно сформувати окремі справи для вхідних листів (факсів), вихідних листів (факсів). Якщо обсяг документообігу великий, можна завести справи на вхідні листи, вихідні листи, вхідні факси, вихідні факси. Доцільно в одну справу підшивати один за одним листи-відповіді й листи-запити.

Якщо підприємство має багато контрагентів, то можна застосовувати об'єктивну ознаку групування документів, тобто в одній справі зберігати документи різних видів (контракти, факси, телефонограми й т. п.), які стосуються однієї організації (наприклад, «Документи (контракти, акти, листування) про співпрацю з АТ „Каштан" за 2009 р.»).

Плани та звіти зберігають у справах того року, на (за) який їх складено, незалежно від часу складення чи затвердження. Бізнес -плани на кілька років підшивають у справи першого року (наприклад, бізнес-план на 2008—2009 рр. слід зберігати у справі за 2009рік).

Сформовані справи зберігають у спеціальних теках вітчизняного або імпортного виробництва. Теки імпортного виробництва (типу «Leitz», «Toppoint») можна використовувати протягом кількох років, тому для оперативного пошуку документів усередині справи доцільно робити закладки із зазначенням року.

На титульному аркуші,що його наклеюють на лицьовий бік обкладинки справа, мають бути такі дані (дод. 112);

о назва установи; о назва структурного підрозділу; о індекс справи й тому; о заголовок справи; о за який рік (роки); о кількість аркушів;о строк зберігання (згідно з Переліком).

 

РОБОТА З ДОКУМЕНТАМИ,
ЩО МІСТЯТЬ КОМЕРЦІЙНУ
ТАЄМНИЦЮ

В умовах конкуренції між фірмами (підприємствами,
організаціями, установами) актуальною проблемою є збереження
інформації, що становить їхню комерційну таємницю (КТ).

КОМЕРЦІЙНА ТАЄМНИЦЯ — це виробнича, науково-технічна,
управлінська, фінансова та інша інформація, що використовується
для досягнення комерційних цілей (одержання прибутку, уникнення
збитків, чесного здобуття переваги над конкурентами) й яка вва-
жається конфіденційною. До конфіденційної Інформації належать
також ідеї, винаходи, відкриття, технології, індивідуальні особливості
комерційної діяльності, що дають змогу успішно конкурувати, й т. ін.

Основні умови віднесення інформації до КТ:

· справжня або потенційна комерційна важливість інформації;

· відсутність вільного доступу до інформації на законних під-
ставах;

· вжиття заходів володарем інформації для її охорони та збере-
ження конфіденційності.

Для організовування зберігання конфіденційної інформації комерцій-
ного підприємства необхідно:

· визначити інформацію, що становить комерційну таємницю;

· забезпечити порядок її захисту.

Якщо ці умови не виконуватимуться, то підприємство не матиме
законних підстав для притягнення працівників до відповідальності за
розголошення чи передавання Інформації, яка містить комерційну
таємницю.

Інформацію, що становить комерційну таємницю підприємства,
можна умовно поділити на два блоки:

· науково-технічна (технологічна) інформація;

· ділова інформація.

До науково-технічної інформації належать: • методи й способи
виробництва (особливо нові розробки); • нові технології; • напрями
модернізації відомих технологій і процесів; • відомості про кон-
струкції машин та обладнання; • креслення; • схеми; • програмне
забезпечення ПОМ, ПК тощо..

До ділової інформації належать: • відомості про розміри при-
бутків, собівартість випущеної продукції; • плани та обсяги реалізації
продукції (плани маркетингу, дані про характер та обсяг торгівель-
них операцій, рівні цін, наявність товарів); • відомості про фінан-
совий аспект діяльності підприємства (за винятком фінансовим
звітів); • плани рекламної діяльності; • списки торговельних та
інших клієнтів, посередників, конкурентів, відомості про їхнє фі-
нансове становище; • відомості про умови чинних контрактів,
договорів і тих, що готуються до укладання.

Склад і обсяг відомостей, що становлять комерційну таємницю]\
підприємства, порядок схоронення й доступу до конфіденційної!
інформації, а також правила її використання визначає керівник,
Органи державної влади й місцевого самоврядування не мають
права втручатись у визначення та схоронення комерційної таємниці
(крім випадків, передбачених чинним законодавством).

Основна мета захисту конфіденційної інформації полягає в тому,
щоб запобігти її розголошенню Й заволодінню нею конкурентами.
Часто необхідно забезпечувати захист і «чужих» комерційних таєм-
ниць, про які можна довідатися з «додаткових» джерел. Якщо не буде
такого захисту, то підприємство може втратити клієнтів, вигідний
партнерів.

Захист комерційної таємниці полягає в здійсненні таких заходів:
забезпечення обліку й схоронності документів, які містять ко-
мерційну таємницю;

· використання організаційних, технічних та інших засобів захисту
конфіденційної інформації;

· обмеження доступу до носіїв конфіденційної інформації;

· встановлення правил віднесення інформації до КТ;

розроблення інструкцій стосовно дотримання режиму конфі-
денційності й виконання їх особами, які мають доступ до конфін
денційної інформації;

· здійснення контролю за дотриманням установленого режим)!
охорони комерційних таємниць. 1

Для обмеження доступу до інформації, яка містить КТ, керівним
повинен видати спеціальний наказ про введення «Переліку відо-
мостей, що містять комерційну таємницю підприємства», заходи а
охорони цих відомостей, визначення кола осіб, котрі мають достугі
до цієї інформації, правила роботи з документами з грифом «Ко-
мерційна таємниця». Відповідальні працівники підприємства
повинні під розписку ознайомитися з наказом і затвердженим Переліком
(дод. 113). 1

Діловодство в разі роботи з документами, що містять комерційна
таємницю, має особливості. Так, наказом керівника підприємства призначається посадова особа (особи), яка відповідає за облік,зберігання й використання документів, що мають гриф обмеження поступу. Нею може бути працівник, для якого робота з документами входить до основних службових обов'язків, або відповідальний працівник, для якого виконання цих функцій становитиме додаткове навантаження.

Гриф конфіденційності, на відміну від грифа таємності, означає, що право власності на інформацію, яка міститься в документі, належить підприємству.

Якщо інформація, яка становить КТ, міститься в документах, котрі належать підприємствам-партнерам, то про нерозголошення ЇЇ має бути зазначено в тексті (текстах) договору (договорів) між цими підприємствами.

Якщо на документі не проставлено гриф обмеження доступу й у тексті немає вказівок на конфіденційність, то це означає, що автор та

· особи, які підписали чи затвердили документ, передбачили всі можливі наслідки вільної (без обмеження доступу) роботи з ним.

Виготовлення (друкування) документів із грифами «Комерційна теємниця», «Таємно», «Цілком таємно» здійснюється централізовано, в спеціально відведених приміщеннях (на робочих місцях), і куди не мають доступу сторонні особи.

Віддруковані й підписані документи передають для реєстрації посадовій особі, яка відповідає за їх облік. Чернетки й варіанти документів знищуються цією особою Із засвідченням факту знищення записом на копії вихідного документа. Наприклад: «Чернетку (варіанніи) документа знищено. Підпис. Дата.»

Усі документи, що містять конфіденційну інформацію, реєструють окремо від інших документів у «Журналі реєстрації документів із грифом Комерційна таємниця"» (дод. 114).

Усі документи, що надходять із грифом «КТ», одержує відповідальна особа (секретар-референт), яка обов'язково перевіряє кореспонденцію на цілісність. Якщо якихось документів бракує, то складають акт (у двох примірниках, один з яких направляють адресантові.

Документи з грифом обмеження доступу формують в окрему і праву (справи), на обкладинці якої в правому верхньому куті роблять відмітку«Комерційна таємниця». На звороті обкладинки вміщують список працівників, котрі мають право користуватися документами, внесеними до даної справи.

Зберігають такі справи у сейфі, що опечатується посадовою і»собою, яка відповідає за їх зберігання. Доступ до цього сейфа іншим працівникам має бути заборонений.

Рух документів із грифом «КТ» фіксують у «Журналі видачі
документів, із грифом „Комерційна Таємниця"» (дод. 115).

Документи, що мають гриф обмеження доступу, видають і приймають під розписку.

Забороняється: ♦ вилучати зі справи чи переносити в
іншу справу документи, що мають гриф обмеження доступу,без дозволу керівника та позначок у «Журналі реєстрації
документів із грифом обмеження доступу»; ♦ виносити з
приміщення без спеціального дозволу керівника; ♦ копіювати
без дозволу керівника (якщо є дозвіл, то копіювання
здійснюють у присутності відповідальної особи, а браковані
примірники відразу знищують).

Усі справи, доступ до яких обмежено, обов'язково вносять до
номенклатури справ підприємства.

По закінченні календарного року наказом керівника призначається
я спеціальна комісія, яка зобов'язана:

· перевірити наявність усіх документів;

· добрати документи для зберігання в архіві;

· визначити документи для знищення.

У разі звільнення працівника, який відповідає за роботу з
документами з грифом обмеження доступу, проводять перевірку документів, що числяться за цим працівником, і передають їх
новопризначеному працівникові. Акт здавання-приймання цих документів
затверджує керівник фірми (підприємства, організації).

Передаючи справи до архіву, складають окремий опис
документів, що мають гриф обмеження доступу. В приміщенні
архіву такі документи зберігають в опечатаних скриньках.
Несанкціонований доступ до них суворо заборонено.

РОЗПІЗНАВАННЯ ІСТИННИХ
І ПІДРОБЛЕНИХ ДОКУМЕНТІВ

Вили підробок. Підроблення офіційного документа полягає у виготовленні фальшивого документа, близького до оригіналу, внесенні в справжній документ неправдивих відомостей підчищанням, травленням, дописуванням чи додруковуванням з допомогою друкувальних засобів.

Підробка документа може бути повною або частковою.

Повна підробка — це коли підроблені документи (виготовлені «з нуля») подають від імені конкретної установи, організації, підприємства, фірми або приватної особи. При цьому підробляють: бланк, друкарський шрифт, захисні знаки, почерк, підписи, відбитки печаток і штампів та Інші необхідні реквізити документів.

До найпоширеніших способів повного підроблення бланків документів належать: • друкування їх із набору друкарського шрифту, з кліше, виконаних уручну (гравіруванням на металі, оргсклі чи вирізуванням на гумі); • виготовлення фотомеханічним (фотоцинкографічним) способом, із форм офсетного друку (одержаних у результаті фотохімічної обробки), засобами електро-фотографії.

Іноді бланки документів підробляють світлокопіюванням із подальшим дорисовуванням, а також безпосереднім рисуванням усіх реквізитів документів.

До способів часткового підроблення документів належать підчищання, дописування, витравлення, змивання тощо.

Підчищанням називають механічне знищення штрихів, наприклад стирання за допомогою загостреного твердого предмета (бритви, голки) або гумки. Таким способом можуть бути ліквідовані елементи літер, цифр, інших знаків, фрагменти тексту, відбитків печаток (штампів) тощо.

Під дописуванням розуміють зміни первісного змісту документа внаслідок унесення нових літер, цифр або інших елементів, слів і сполучень на вільні місця в документі між окремими знаками, словами, доповнення слів, цифр над рядком або на вільному місці в рядку, а також дорисовування (наприклад, цифра «1» замінюється на цифру «4» або «7», літера «о» — на «а» або «д»).

Під витравленням розуміють цілковите або часткове знищення запису в результаті хімічної взаємодії між барвником штрихів і деякими реактивами (розчинами кислот). Найчастіше витравленню піддають документи, виготовлені на високоякісному папері: атестат, диплом, свідоцтво про народження, свідоцтво про укладення шлюбу, листки непрацездатності, посвідчення тощо.

Змивання полягає в знищенні записів документів за допомогою різноманітних розчинників.

Відбитки печаток і штампів підробляють такими способами:

· відтворюють рисунок печатки від руки на самому документі;

· виконують відбиток за допомогою підробленого кліше або переносять відбиток з якогось оригінального зразка на підроблювальний документ копіюванням.

Ознаки підробок документів. До характерних ознак підроблених документів, виготовлених із друкарського набору, належать:

· удавленість штрихів тексту в папір (за високоякісного друкування) та збільшення шару фарби по їх контуру;

· невідповідність підробленого бланка оригіналові;

· відхилення в наборі (у форматі набору, відстані між літерами, рядками, використання іншого шрифту);

· нерівномірна забарвленість відбитка (через те, що деякі літери набору «запали» — розташовані у формі нижче за інші);

· орфографічні помилки, перевернуті літери або літери з іншого шрифту.

В разі друкування документів із форм офсетного друку, які виготовлено фотохімічним способом, буде рівномірне накладення фарби, однакова товщина шару фарби в штрихах.

Дня рисунків і текстів, відтворених фотографічним способом, характерним є відхилення загальних розмірів зображення через недотримання масштабу під час фотографування.

Унаслідок будь-якого підчищання більшою чи меншою мірою руйнується поверхневий шар паперу, що проявляється в утраті глянцю, підвищенні гігроскопічності, пошкодженні волокон. Інтенсивне підчищання спричиняє стоншення паперу. Під час підчищання разом із верхнім шаром паперу знищуються або пошкоджуються лінії захисної сітки, друкарського лініювання, штрихи первісного тексту. Спостерігається різниця в розташуванні окремих записів у тексті, в пробілах між літерами, словами, рядками.

Здебільшого підчистки можна виявити, оглянувши документ неозброєним оком або крізь лупу. Стоншення паперу виявляється оглядом його на просвіт. У криміналістичних лабораторіях використовують також спеціальні методи: фотографування при боковому освітленні й на просві