ВИГОТОВЛЕННЯ ДОКУМЕНТІВ ЗА ДОПОМОГОЮ ПЕРСОНАЛЬНОГО КОМП'ЮТЕРАНині організовування управління неможливе без застосування комп'ютерних технологій. Практично всі працівники сфери управління на підприємствах, в організаціях, установах, фірмах використовують у своїй діяльності персональні комп'ютери (ПК). Це спрощує й прискорює процес підготування документів, уможливлює і зберігання та опрацювання великих обсягів інформації, доступ до певної інформації з будь-якої точки земної кулі. Сьогодні ПК основний засіб створення, редагування документів, систематизації, пошуку, зберігання й передавання інформації. Впровадження ПК у діловодстві відкрило принципово нові можливості для документаційного забезпечення управління, дало змогу піднести діловодну діяльність на сучасний рівень, кардинально підвищити продуктивність та якість роботи працівників служби документування. У зв'язку з комп'ютеризацією управління виробництвом і переходом до зберігання інформації на нетрадиційних носіях сьогодні під документаційним забезпеченням управління розуміють створення документованої інформаційної бази на різних носіях для використання управлінським апаратом у процесі реалізації його функцій. Люди завжди намагалися в певний спосіб зафіксувати свої знання, аби передати накопичену інформацію іншим. Розвиток документа як засобу фіксування інформації тісно пов'язаний із прогресом людства. Від наскельних зображень людина переходить до клинописних табличок, використання папірусу, пергаменту, паперу. Люди спочатку пишуть гусячим пером, а згодом винаходять металеві. Набагато пізніше масове тиражування документів почали здійснювати в друкарнях. Однак окремі документи ще довго виготовляли рукописним способом, і лише винайдення механічної друкарської машини, яку стали широко використовувати з кінця XIX ст., дало змогу механізувати процес створення документів. Потім з'явились електричні друкарські машини, набагато зручніші й швидкодійніші, ніж механічні, які полегшили працю друкарок. У другій половині XX ст. розпочалося впровадження електронно-обчислювальних машин (ЕОМ), які спочатку призначалися для виконання складних обчислень. І нарешті в 1946 p. створено перший комп'ютер — ENIAC, маса якого становила 30 тонн. Уже в 1968 р. у світі налічувалося близько 30 000 комп'ютерів. Це були переважно великі універсальні ЕОМ і «міні-комп'ютери» розміром як побутовий холодильник. Програми в них уводили за допомогою перфокарток. Наприкінці 60-х років XX ст. на базі потужних ЕОМ почалося впровадження автоматизованих систем керування (АСК), які давали змогу централізовано опрацьовувати дані в масштабі великого підприємства й цілої галузі. Робота з документами завжди вимагала значних затрат праці, що було пов'язане з необхідністю передруковування окремих сторінок або всього документа в разі внесення в нього змін чи виправлень. із появою електронних друкарських машин, оснащених запам'ятовувальним пристроєм (ЗП), цю проблему вдалося вирішити, але тільки частково. І лише впровадження персональних комп'ютерів радикально змінило процес підготування документів і діловодство в цілому. Персональні комп'ютери швидко поширились у сфері управління, оскільки з їхньою допомогою зручно готувати різні текстові документи. В цьому разі комп'ютер виконує роль розумної друкарської машини, котра здатна запам'ятати все, що на ній було надруковано, котра дає змогу внести в текст будь-які зміни й навіть знайти й виправити граматичні помилки, допущені під час складання. Є багато програм для оброблення документів. їх називають текстовими редакторами. На початку 90-х років з'явився графічний інтерфейс, який підтримував принцип «WYSIWYG» (What You See Is What You Get — Те, що Ви бачите, — це те, що Ви одержите), інакше кажучи, що на екрані, те й на папері. Поява ПК була цілком обгрунтованою. Якщо з початку XX ст. завдяки науково-технічній революції продуктивність праці в промисловості зросла в десятки, а то й у сотні разів, то прогрес у сфері управління був майже непомітним. Тож для подолання дедалі більших складностей, що виникали в процесі управління в різних галузях, були необхідні докорінні зміни. Сьогодні ми є свідками Інформаційної революції. Комп'ютер дав змогу кардинально реформувати сферу управління, й нині він зумовлює її нормальне функціонування. Як відомо, документ створюють, аби зафіксувати потрібну інформацію, щоб її можна було передати на відстань і використати з часом. І перший, головний напрям застосування ПК у сфері управлінської діяльності — це створення документів, тобто фіксація інформації. Коли документ надсилають адресатові комп'ютерними мережами, ПК стає засобом комунікації (для передавання документів усередині організацій створюються локальні мережі). Отже, передавання документа на відстань — другий напрям використання комп'ютера. Одержані документи треба опрацювати, зареєструвати й проконтролювати хід їх виконання. Розв'язання цих завдань за допомогою спеціальних програмних забезпечень становить третій напрям використання ПК. Нарешті, четвертий напрям — це зберігання інформації, тобто Для підготування, опрацювання, передавання, контролювання й · операційна система (ОС), тобто базова програма, під керуванням якої працює комп'ютер; · текстовий редактор; · електронні таблиці; · система керування базами даних (СКБД); · комунікативні програми для роботи з телефаксами й доступу в · утиліти (допоміжні програми, що оптимізують роботу комп'ютера). Як правило, використовуються також: · OCR (Optical Character Recognition System) — програми оптичного розпізнавання текстів для перенесення документа, виготовленого на папері, в комп'ютер за допомогою сканувального пристрою; · електронні словники Й перекладачі. На підприємствах, в організаціях, установах, фірмах можуть застосовуватися різні версії одних і тих самих програм. ОГЛЯД МОЖЛИВОСТЕЙ Microsoft Office 97 Professional Як приклад розглянемо широко застосовувані в Україні локалізовані (перекладені російською мовою) програмні продукти фірми Microsoft Word ( рис. 7) — це офісний додаток для опрацювання
Microsoft Excel (рис. 8) --- це програма оброблення електронних таблиць, що використовується як електронна бухгалтерська книга для відслідковування й аналізу фінансової та іншої числової інформації. Матриця Excel складається з комірок, в які вводять числові й текстові дані, математичні формули, що складають електронну таблицю. Excel здійснює обчислення в електронній таблиці, визначає їх результати й відображує останні в комірках замість формул. Таким чином, формула діє «за лаштунками» й генерує результат, відображений в електронній таблиці.
Програма Excel дає змогу також працювати зі списками даних (подібно до системи керування базами даних), створювати дво- й тривимірні діаграми на основі даних електронної таблиці. Крім того, в електронні таблиці Excel можна вбудовувати графіку й текст з інших додатків Office 97 (Word, PowerPoint). Офісний додаток Excel застосовують переважно для виготовлення звітно-статистичної, планової, конструкторської, розрахунково-грошової та інших систем документації. Microsoft PowerPoint дає змогу проводити презентації під час виставок-продажів, семінарів і т. д., тобто надавати інформацію для групи людей із застосуванням тексту й графіки. Інакше кажучи, PowerPoint працює як електронна програма з демонструваннями слайдів (сторінок із текстом, прозорих плівок тощо, які виводяться на екран проектуванням зображення з дисплея комп'ютера користувача на монітор більшого розміру). При цьому оператор може проглядати інформацію разом зі своїми нотатками, тоді як аудиторія на великому моніторі бачить лише відображення слайдів. На основі цих слайдів можна створювати реальні фотографічні слайди, призначені для показу за допомогою діапроектора. Слід зазначити, що презентації у PowerPoint не обмежуються демонструванням статичних зображень: можна використовувати ефекти анімації, звук, розповіді тощо. Microsoft Access — це потужна програма опрацювання баз практично будь-яких типів даних, котру можна використовувати для їх зберігання, сортування та керування ними. Access є програмою керування реляційними базами даних (тобто такими, записи яких! можна зіставляти одні з одними та іншими джерелами даних і аналізувати для створення динамічного джерела даних). Уміст такої бази може змінюватися в результаті сортування, запитів чи інших операцій із даними. Програму Access легко використовувати. База даних визначається простим задаванням полів даних, які мають міститися в базі (наприклад, ім'я, адреса та індекс). Користувач може легко створювати форми даних, які допоможуть уводити дані в базу:! Крім того, Інтеграція Access із VBA дає змогу розробляти потужні користувацькі програми для введення даних і керування ними, а і також експортувати дані в інші додатки, в тому числі в додатки Microsoft Office 97. Microsoft Outlook 97 — це водночас програма оброблення електронної пошти й менеджер особистої інформації (Personal Information Manager — PIM). Даний програмний додаток спирається на базові компоненти опрацювання повідомлень, що забезпечуютьсяMicrosoft Exchange та Windows 98. Outlook підтримує кілька систем керування повідомленнями, які правлять за додаткові модулі й дають змогу опрацьовувати повідомлення різних типів, а також працювати з різними серверами повідомлень. Outlook підтримує Microsoft Mail, Internet Mail, Microsoft Network і CompuServe різних виробників, a це означає, що електронну пошту від CompuServe та з Internet можна зібрати в одній поштовій скриньці й читати та опрацьовувати її за допомогою єдиного інтерфейсу — Outlook. Окрім підтримання електронної пошти, Outlook дає змогу надсилати й одержувати факси (якщо встановлено факс-модем) за допомогою систем керування повідомленнями Microsoft Fax і Delrina WinFax. Засоби PIM уможливлюють керування адресною книгою, розписом зустрічей, здійснення планування, ведення нотаток тощо. Підтримуючи такий широкий спектр завдань, Outlook є важливою складовою Office 97. Інформацію Outlook можна легко інтегрувати з іншими додатками Office 97. Наприклад, адресну книгу Outlook можна застосувати для створення поштових етикеток або листів у Word.
УСТАНОВЛЕННЯ ФОРМАТІВ ПАПЕРУ Й РОЗМІРІВ БЕРЕГІВ Як відомо, для виготовлення службових документів використовують переважно папір форматів А4 та А5. У комп'ютерних програмах, навіть локалізованих (російською та українською мовами), задано формати наперу й розміри берегів, що можуть не відповідати вітчизняним державним стандартам. Тому, починаючи працювати в Microsoft Word, треба зробити таке: · у рядку головного меню (див. рис. 7) вибрати пункт «Сервіс» - «Параметри» й на вкладці «Загальні» як одиницю вимірювання задати «Сантиметри» (рис. 9), натиснути кнопку «ОК»; · у рядку головного меню вибрати пункт «Файл» => «Параметри сторінки» й на вкладці «Розмір паперу» задати «А4 210 х 297 мм» (рис. 10). · установити береги, використовуючи вкладку «Береги»: лівий — 3,0 см, правий — 1,0 см, верхній і нижній — по 2,0 см, після цього натискують кнопку «За умовчання» (рис. 11).
Коли треба, щоб реквізити документа розташовувалися паралельно довгій стороні аркуша (це стосується переважно виготовлення табличних форм і схем), то на вкладці «Розмір паперу» в пункті «Орієнтація» слід вибрати «Альбомна» (див. рис. 10). Будь-який новий документ у текстовому редакторі типу Microsoft Word 97 створюється на основі шаблону, яким може бути чиста сторінка з певним набором параметрів оформлення документа Рис. 10. Вкладка «Розмір паперу» в діалоговому вікні «Параметри сторінки»
Рис. 11, Вкладка «Береги» в діалоговому вікні «Параметри сторінки» (розмір паперу, берегів, шрифти тощо), установлених «За умовчання». Шаблон може мати також стандартний текст, графіку, особливе оформлення тощо. Набір шаблонів, у яких відображено управлінські ситуації, дає змогу значно прискорити процес підготування документів, поліпшити їх оформлення, досягти уніфікації, а отже, полегшити сприйняття документа. КОНСТРУЮВАННЯ БЛАНКА ДОКУМЕНТА Багато документів доводиться оформлювати на фірмових бланках (вимоги див. на с. 17—26), тому доцільно починати роботу саме із створення їх шаблонів. Як приклад розглянемо процес виготовлення шаблонів бланків для службових листів підприємства недержавної форми власності. Виготовлення шаблону бланка для службового листа з кутовим центрованим розташуванням постійних реквізитів. У рядку головного меню вибрати пункт «Файл» «Створити». Відкриється діалогове вікно «Створення документа». Вибрати вкладку «Загальні», позначити «Шаблон», задати «Новий документ» «ОК» (рис. 12). Відкриється чиста сторінка Word. Установити потрібні параметри сторінки (див. вище). Увійти в колонтитул, для чого в рядку головного меню натиснути «Вид» «Колонтитули» (рис. 13). У вікні «Колонтитули» відкрити діалогове вікно «Параметри сторінки». На вкладці «Макет» вибрати: «Почати розподіл із наступної сторінки», «Вертикальне вирівнювання за верхнім краєм», «Застосувати до всього документа» і, щоб зображення емблеми не з'являлося
Рис. 12. Діалогове вікно «Створення документа» на наступних сторінках багатосторінкового документа, обов'язково задати «Розрізняти колонтитули першої сторінки «ОК» (рис. 14).
Рис. 13. Діалогове вікно «Колонтитули»
Рис. 14. Вкладка «Макет» у діалоговому вікні «Параметри сторінки» У рядку головного меню задати «Вставка» => «Рисунок», вибрати ••Картинки» чи «Із файла» (залежно від того, де розташована заздалегідь підготовлене зображення емблеми) (рис. 15). Підвівши курсор до вибраного рисунка, двічі натиснути ліву кнопку миші (в колонтитулі з'явиться це зображення). Витягуючи або звужуючи рисунок, задати потрібні розміри його. Підвести у відведене місце (див. рис. 18). Закрити діалогове вікно «Колонтитули». У рядку головного меню вибрати «Вставка» => «Номери сторінок», задати «Формат...» і у форматі номера вибрати «1, 2,3 у нумерації сторінок зазначити «продовжити => ОК»(рис. 16)
Рис. 15. Діалогове вікно «Вставляння рисунка» У діалоговому вікні «Номери сторінок» вибрати: «Розташування: в Горі Сторінки», «Вирівнювання: Від центра» (не зазначати «номер на першій сторінці») => «ОК» (рис. 17)
Рис. 16. Вікно «Формат номера сторінки
Рис. 17. Вікно «Номери сторінок» Натисканням клавіші [Enter] опустити курсор приблизно на 5,5 см (якщо розмір шрифту 14п., то натиснути) [Enter] 10 разів. На панелі інструментів «Стандартна» (див. рис. 7) вибрати «Рисування» «Надпис», підвести хрестик у лівий верхній куток робочої площі, натиснути ліву кнопку миші (з'явиться квадрат), витягуванням задати розміри (висоту — не більше ніж 5,25 см, ширину — не Після цього підвести курсор до будь-якої сторони прямокутника Так само оформити невидиму рамку для адресата в правому верхньому куті. Активізувати курсор у цьому прямокутнику, виставити шрифт (розмір і рисунок шрифту мають бути такими самими, як і в тексті). На панелі інструментів «Форматування» задати форматування тексту «За лівим краєм». У документах, виготовлених за допомогою ПК, кутові обмежувальні рамки для заголовка до тексту не проставляють, а обмеження довжини рядків у заголовках досягають оформлюванням відповідного абзацу шаблону документа чи створенням стилю «Заголовок» із такими параметрами: правий відступ – «9,0 см», форматування тексту – «За лівим краєм», (слід пам’ятати, що абзацного відступу немає).
Рис. 18. Вставляння рамки для постійних реквізитів і трафаретнихпозначок
Рис. 19. Діалогове вікно «Формат надпису»
Для цього можна на панелі інструментів «Форматування» (див. рис. 7) відкрити меню «Стиль», вибрати, наприклад, «Заголовок І»,задати рисунок шрифту, його розмір, правий відступ (переконатися, що лівого відступу немає). Знову підвести курсор на «Стиль», вибрати «Заголовок 1» і натиснути ліву кнопку миші; з'явиться вікно «Перевизначення стилю»; задати «Перевизначити: даний стиль, використовуючи виділений фрагмент як зразок». Натиснути кнопку «ОК». Шаблон готовий. Тепер йому присвоюють ім'я, зберігають і закривають вікно. Виготовлення шаблону бланка для службових листів із поздовжнім зцентрованим розташуванням постійних реквізитів. Для оформлювання емблеми Й постійних реквізитів виконати операції, описані вище (висота рамки буде дещо меншою — 4,25 см, ширина — на всю робочу площу). Знову використовуючи панель інструментів «Стандартна» вибрати «Рисунок» =»■ «Надпис», як і в попередньому прикладі оформити трафаретні позначки для дати, індексу, посилання на індекс і дату вхідного документа, а також окрему рамку для реквізиту «Адресат». Усі шаблони можна виготовляти також за допомогою кодів полів.
Рис. 20. Екран Word у разі оформлення подвійного підпису із застосуванням таблиці
Виготовлення шаблону загального бланка (розташування постійних реквізитів поздовжнє зцентроване). Для оформлення емблеми й постійних реквізитів виконати операції, описані вище. Нижче від невидимого прямокутника залишити місце для реквізиту 10 «Назва виду документа». Для нанесення трафаретних позначок для реквізитів 11, 12, а також оформлювання реквізиту 14 можна вставити таблицю із захованою сіткою (три стовпчики: перший — до 5-ї, другий — до 14-ї позначки на лінійці, третій — до кінця робочої площі). В першому й третьому стовпчиках вибрати форматування тексту «За лівим краєм», у другому — «По центру». Особливості оформлювання реквізитів 17, 23. Гриф затвердження (реквізит 17) можна оформляти як і «Адресат», лише довжина рамки має бути дещо меншою. Для оформлювання реквізиту «Підпис» можна вставити таблицю із захованою сіткою, розбитою на три стовпчики. Скрізь виставити форматування тексту «За лівим краєм». Перший стовпчик — до 8-ї позначки на лінійці, другий — до 12,5. Це зручно, якщо назва посади займає багато рядків (слід пам'ятати, що розшифрування підпису оформлюють на рівні останнього рядка назви посади). Якщо реквізит 23 оформлюється в документі, який підписуватимуть кілька посадових осіб одного й того ж самого підприємства (їхні підписи розташовують один під одним), то можна вставити таблицю з кількома рядками. Для оформлювання реквізиту 23 у документі, який підписуватимуть дві чи більше осіб, котрі обіймають посади однакового рівня, доцільно вставити таблицю, вибравши два рядки й два стовпчики (рис. 20, 21). У такому разі для оформлювання розшифрування підпису використовують клавішу пробілу. Для виготовлення змінних реквізитів у службових документах застосовується переважно шрифт гарнітури Times New Roman розміром 14—12 п. Якщо документ надруковано шрифтом розміром 14 п. і на останній сторінці тексту небагато, то його можна «пригнати» й одержати повні сторінки (розмір шрифту після приганяння має бути не меншим ніж 12 п.) (рис. 22).
Рис. 22. Перегляд документа перед приганянням
Рис. 21. Діалогове вікно «Вставляння таблиці»
Відстань між рядками змінних реквізитів становить один інтервал, а між реквізитами — 2—3 інтервали. Оформлюючи реквізит 23 текст документа, його здебільшого форматують «За шириною» (в разі потреби вставляють «м'які перенесення»). Складові частини реквізитів: «Адресат», «Гриф затвердження документа», «Підпис», «Гриф погодження документа», «Візи документа» рекомендується відокремлювати 1,5—2 інтервалами (1,5, якщо відстань між реквізитами становить 2 інтервали, і 2 — якщо 3 інтервали).
ПІДГОТУВАННЯ СЛУЖБОВИХ ВІДРЯДЖЕННЬ СЛУЖБОВИМ ВІДРЯДЖЕННЯМ вважається поїздка працівника за розпорядженням керівника підприємства, об'єднання, установи, організації (далі - підприємства) на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи. Порядок відряджання регламентує «Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон»*. Розглянемо порядок підготування й оформлення відряджень. Підготування відряджень працівників — важлива складова роботи відповідальних осіб. Аби відрядження було успішним, треба: · добрати й підготувати необхідну інформацію; · добрати й підготувати матеріали та документи, що можуть знадобитися працівникові; · віддрукувати програму відрядження тощо. Програму відрядження друкують у двох примірниках, один з яких вручають працівникові, а інший — залишають на підприємстві. В програмі вказують назви організацій і структурних підрозділів, посадових осіб (їхні прізвища, імена, по батькові, службові телефони), з якими передбачено зустрічі. Детально зазначають зміст запланованих заходів, а також місце Й час їх проведення. Маючи другий примірник програми, відповідальна особа може в разі потреби швидко зв'язатися з працівником телефоном і передати чи одержати потрібну інформацію. Від'їздові у відрядження передують видання наказу (розпорядження) «Про відрядження» та оформлювання ПОСВІДЧЕННЯ ПРО ВІДРЯДЖЕННЯ (дод. 96), в якому зазначають: · прізвище, ім'я, по батькові, посаду відрядженого; · куди відряджено; · підставу для відрядження; · строк відрядження (скільки днів і до якого числа); · назву, серію, номер документа, що засвідчує особу відрядженого. · дату й реєстраційний номер посвідчення про відрядження. Наказ (розпорядження) про відрядження видають за кілька днів до від'їзду, аби працівник міг підготуватися. Підприємство, що відряджає працівника, реєструє це в спеціальному журналі (дод. 97). Порядок відрядження в межах України. Відрядженому працівникові перед від'їздом видається грошовий аванс у межах суми, визначеної на оплату проїзду, наймання житла, й добові (витрати на харчування та фінансування інших особистих потреб працівника), норми яких установлено відповідно до постанови Кабінету Міністрів України 23.04.99 № 663 «Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордон». Добові витрати відшкодовуються в єдиній сумі незалежно від статусу населеного пункту. Керівник підприємства може своїм наказом (розпорядженням) установлювати додаткові обмеження щодо сум та цілей використання коштів, наданих на відрядження: витрат на наймання житлового приміщення, на побутові послуги, транспортні та інші витрати. Розмір добових витрат, що виплачується працівникам, направленим у відрядження підприємствами всіх форм власності, не може бути нижчим ніж норми добових витрат, установлених працівникам, які направляються у відрядження підприємствами, що повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів. Днем вибуття працівника у відрядження вважається день вильоту літака, відправлення потяга, судна, автобуса або іншого транспортного засобу з місця постійної роботи відрядженого працівника, а днем прибуття з відрядження — день прибуття транспортного засобу до місця постійної роботи відрядженого працівника. В разі відправлення транспортного засобу до 24-ї год. включно днем вибуття у відрядження вважається поточна доба, а з 0-ї год. й пізніше — наступна доба. Якщо аеропорт, вокзал, пристань, станція розташовані за межами населеного пункту, де працює відряджений, то в строк відрядження зараховується час, який потрібний для проїзду до них. Аналогічно визначається день прибуття відрядженого працівника до місця його постійної роботи. На працівника, котрий перебуває у відрядженні, поширюється режим робочого часу того підприємства, до якого його відряджено. Замість днів відпочинку, не використаних за період відрядження, Інші дні відпочинку після повернення з відрядження не надаються. Якщо працівника спеціально відряджено для роботи у вихідні або святкові й неробочі дні, то компенсація за це виплачується відповідно до чинного законодавства. Якщо працівник від'їжджає у відрядження у вихідний день, то йому після повернення з відрядження в установленому порядку надається інший день відпочинку. Якщо наказом про відрядження передбачено повернення працівника з відрядження у вихідний день, т о працівникові може надаватися інший день відпочинку відповідно до законодавства у сфері регулювання трудових відносин. За відрядженим працівником зберігаються місце роботи (посада) та середній заробіток за період відрядження (на всі робочі дні тижня за графіком, установленим за місцем постійної роботи), в тому числі й за час перебування в дорозі. Строк відрядження визначається керівником або його заступником, але не може перевищувати 30 календарних днів. Строк відрядження працівників, які направляються для виконання в межах України монтажних, налагоджувальних, ремонтних і будівельних робіт, має не перевищувати строку будівництва об'єктів. Строк відрядження працівників державної контрольно-ревізійної служби, які направляються для проведення контрольних заходів, має не перевищувати періоду проведення таких заходів. Рішення про службове відрядження керівників центральних і місцевих органів виконавчої влади та Секретаріату Кабінету Міністрів України приймається відповідно до вимого постанови Кабінету Міністрів України 15 березня 2002 р. № 337 «Про службові відрядження в межах України керівників органів виконавчої влади та Секретаріату Кабінету Міністрів України». Фактичний час перебування у відрядженні визначається за відиміткамив посвідченні про відрядження щодо вибуття з місця постійної роботи й прибуття до місця постійної роботи. Якщо працівника відряджено до кількох населених пунктів, то позначки про день прибуття й день вибуття проставляються в кожному з них. Відмітки в посвідченні про відрядження щодо прибуття й вибуття працівника завіряються тією печаткою, котрою користується у своїй господарській діяльності підприємство для засвідчення підпису посадовця, на якого наказом (розпорядженням) керівника підприємства покладено обов'язки здійснювати реєстрацію осіб, що вибувають у відрядження та прибувають із нього. На прохання відрядженого працівника належна йому заробітна плата переказується поштою за рахунок підприємства, що його підрядило. На період відрядження особи, яка працює за сумісництвом, середній заробіток зберігається на тому підприємстві, що її відрядило. В разі направлення працівника у відрядження водночас з основної роботи й роботи за сумісництвом за ним зберігаються обидва середніх заробітки, а витрати на відрядження розподіляються між підприємствами, що направляли працівника, за погодженням. За кожний день (включаючи дні від'їзду й приїзду) перебування працівника у відрядженні в межах України, в тому числі вихідні, святкові й неробочі дні та час перебування в дорозі (разом із вимушеними зупинками), йому виплачуються добові в межах граничних норм, установлених Постановою Кабінету Міністрів України № 663. Кількість днів відрядження для виплати добових визначається з урахуванням дня вибуття у відрядження й дня прибуття до місця постійної роботи, що зараховуються як два дні. В разі відряджання працівника строком на один день або до такої місцевості, звідки він має змогу щодня повертатися до місця постійного проживання, добові відшкодовуються як за повну добу. Якщо в посвідченні про відрядження немає позначок, то добові не виплачуються. Якщо є підтвердні документи (оригінали), то підприємство відшкодовує відрядженому працівникові витрати на наймання житла в розмірі фактичних витрат з урахуванням вартості побутових послуг, що надаються в готелях (прання, чищення, лагодження й прасування одягу тощо, але не більш як 10 % від норм добових витрат за всі дні проживання), за користування холодильником, телевізором (крім витрат на телефонні переговори тощо). Працівникові, відрядженому в межах України, відшкодовується плата за бронювання місця в готелі в розмірі не більш як 50 % його вартості за одну добу згідно з поданими підтвердними документами (оригіналами). Витрати на наймання житла в разі вимушеної зупинки в дорозі, що підтверджуються відповідними документами, також відшкодовуються в порядку й розмірах, зазначених вище. Витрати на проїзд до місця відрядження й назад відшкодовуються в розмірі вартості проїзду повітряним, залізничним, водним, автомобільним транспортом загального користування (крім таксі) з урахуванням усіх витрат, пов'язаних із придбанням проїзних квитків і користуванням постільними речами в поїздах, та страхових платежів на транспорті. Відрядженому працівникові відшкодовуються витрати на проїзд транспортом загального користування (крім таксі) до вокзалу, аеропорту, пристані, станції, якщо вони розташовані за межами населеного пункту, де постійно працює відряджений. Відшкодовуються також витрати на проїзд міським транспортом загального користування (крім таксі) за місцем відрядження (згідно з підтвердними документами) відповідно до маршруту, погодженого з керівником. Відрядженому працівникові понад установлені норми компенсації витрат у зв'язку з відрядженням відшкодовуються також витрати на оплату податку на додану вартість за придбані проїзні документи, користування в поїздах постільними речами та наймання житла згідно з підтвердними документами (оригіналами). У разі тимчасової непрацездатності відрядженого працівника йому на загальних підставах відшкодовуються витрати на наймання житла (крім випадків, коли відряджений працівник перебуває на стаціонарному лікуванні) й сплачуються добові протягом усього періоду, поки він за станом здоров'я не може виконувати покладене на нього службове доручення або повернутися до місця свого постійного проживання, але на строк не більш як два місяці. Тимчасова непрацездатність відрядженого працівника, а також неможливість за станом здоров'я повернутися до місця постійного проживання мають бути засвідчені в установленому порядку. За період тимчасової непрацездатності відрядженому працівникові на загальних підставах виплачується допомога з тимчасової непрацездатності. Дні тимчасової непрацездатності не включаються в строк відрядження. За час затримки в місці перебування у відряджені без поважних причин працівникові не виплачується заробітна плата, не відшкодовуються добові витрати, витрати на наймання житла та інші витрати. Протягом трьох робочих днів після повернення з відрядження працівник зобов'язаний подати звіт про використання коштів, наданих на відрядження. Сума надміру витрачених коштів (залишку коштів, понад суму, витрачену згідно зі звітом про використання коштів, наданих на відрядження) підлягає поверненню працівником до каси або зарахуванню на відповідний рахунок підприємства, що їх надало, у встановленому законодавством порядку. Разом зі звітом подається посвідчення про відрядження, оформлене у встановленому порядку, і документи (оригінали), що підтверджують витрати у зв’язку з відрядженням. Витрати на відрядження відшкодовуються лише за наявності підтвердних документів (оригіналів), а саме: транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій), рахунків готелів (мотелів), страхових полісів тощо. Витрати у зв'язку з відрядженням, що не підтверджені відповідними документами (крім добових витрат), працівникові не відшкодовуються. Витрати, пов'язані з поверненням відрядженим працівником квитка на потяг, літак або інший транспортний засіб, можуть бути відшкодовані з дозволу керівника підприємства лише з поважних причин (рішення про відміну відрядження, відкликання з відрядження тощо) за наявності документа, який підтверджує витрати. Для державних службовців, а також інших осіб, які відряджаються підприємствами, що повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів, установлюються додаткові обмеження відповідно до чинного законодавства. Витрати на харчування, вартість якого включено до рахунків на сплату вартості проживання в готелях або проїзних документів, оплачуються відрядженими за рахунок добових. Витрати на проживання понад установлені граничні норми та на перевезення понад 30 кг багажу державним службовцям, а також іншим особам, які підряджаються підприємствами, що повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів, відшкодовуються згідно з підтвердними документами (оригіналами) лише з дозволу керівника. Витрати на проїзд відрядженого працівника в м'якому вагоні, на суднах морського флоту в каютах, що оплачуються за 1—4-ю групами тарифних ставок, на суднах річкового флоту в каютах 1—2-ї категорій, а також повітряним транспортом за квитками 1-го та бізнес-класу відшкодовуються в кожному окремому випадку з дозволу керівника підприємства згідно з поданими проїзними документами. Відшкодування витрат на службові телефонні переговори здійснюються в розмірах, погоджених із керівником. Керівники підприємств, що повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів, особисто вирішують питання про відшкодування своїх витрати на наймання житла, які перевищують граничні норми, встановлені відповідно до Постанови Кабінету Міністрів України № 663, та витрати на проїзд у м'якому пагоні, на суднах морського флоту в каютах, що оплачуються за 1—4-ю групами тарифних ставок, на суднах річкового флоту в каютах 1—2-ї категорій, а також повітряним транспортом за квитками 1-го та бізнес-класу. Порядок відряджання за кордон. Відряд
|
