ОФОРМЛЕНИЕ, УЧЕТ И ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ НА ВЫПЛАТУ ПЕНСИЙ (ПОСОБИЙ), ПОСТУПИВШИХ ОТ ОРГАНОВ, НАЗНАЧИВШИХ ПЕНСИИ

2.1. Поступившие в отдел по работе с пенсионерами документы на выплату пенсий (пособий) от органов, назначивших пенсии, регистрируются лицом, на которого должностной инструкцией возложена ответственность за прием и регистрацию поступивших документов на выплату пенсий (пособий) в регистрационном журнале, который ведется в электронном виде. В регистра­ционном журнале отражается дата поступления документа, регистрационный номер, фамилия, инициалы получателя пенсии (пособия), адрес перечисления. После регистрации документы передаются начальнику отдела по работе с пенсионерами (лицу, его замещающему).

2.2. Начальник отдела по работе с пенсионерами (лицо, его замещающее) обязан проверить оформление поступивших документов на выплату пенсии (пособия):

- наличие подписей должностных лиц, заверенных оттиском печати с изображением Государственного герба Республики Беларусь;

- наименование банка, которому адресован документ;

- наличие фамилии, имени, отчества получателя пенсии (пособия) в именительном падеже, числа, месяца и года рождения, его домашнего адреса, адреса перечисления;

- срока выплаты пенсии (пособия);

- соответствие размера выплачиваемой пенсии (пособия) цифрами и прописью (с прописной буквы).

Факт проверки удостоверяется на документе подписью проверяющего с расшифровкой фамилии и инициалов.

Правильно оформленные документы на выплату пенсии (пособия) начальник отдела по работе с пенсионерами передает исполнителю с проставлением отметки в регистрационном журнале о передаче документов на исполнение конкретному исполнителю.

При выплате пенсии по случаю потери кормильца лицу в возрасте от 18 до 23 лет, обучающемуся по дневной форме обучения в учреждении образования, орган, назначивший пенсию, направляет в отдел по работе с пенсионерами разрешение на выплату пенсии (пенсионный лист) и прилагает справку с места учебы (или заверенную ксерокопию справки) для данного лица, или делает соответствующую надпись на пенсионном листе в соответствии с абзацем одиннадцатым пункта 2.4.

2.3. В случае, если поступившие документы на выплату пенсии (пособия) окажутся неправильно оформленными, органу, назначившему пенсию, за подписью начальника отдела по работе с пенсионерами (лица, его замещающего) направляется письмо заказной корреспонденцией вместе с документами на выплату пенсии (пособия) с указанием причины их возврата или передается через курьера под роспись в журнале регистрации корреспонденции, переданной в органы, назначившие пенсию.

2.4. На основании поступивших документов на выплату пенсий (пособий) исполнитель отдела по работе с пенсионерами производит открытие лицевого счета пенсионера путем ввода в базу данных ПО «SC‑Пенсия» следующих реквизитов:

- наименование органа, назначившего пенсию;

- номер пенсионного дела;

- номер и серия бланка пенсионного листа (единовременного поручения);

- сумма пенсии (пособия) (цифрами);

- вид пенсии (пособия);

- срок действия пенсионного листа;

- фамилия, имя, отчество (в именительном падеже) получателя пенсии (пособия);

- почтовый индекс и адрес проживания получателя пенсии (пособия);

- число, месяц, год рождения;

- наименование учреждения образования, факультет для учреждений, обеспечивающих получение высшего образования, город, в котором учится обучающийся, если пенсия назначена по случаю потери кормильца лицам в возрасте от 18 до 23 лет, обучающимся по дневной форме обучения в учреждениях образования;

- адрес перечисления.

2.5. В том случае, когда по документу на выплату пенсии (пособия) прекращается ее выплата, исполнитель отдела по работе с пенсионерами закрывает лицевой счет пенсионера в ПО «SC‑Пенсия» с указанием месяца прекращения выплаты пенсии (пособия) и причины. По каждому закрытому лицевому счету исполнитель осуществляет последующую проверку правильно­сти выплаты пенсии (пособия) с начала года, распечатывает 2 экземпляра лицевого счета и подписывает их. Формирует и печатает опись переданных в архивную картотеку закрытых лицевых счетов за день, в которой указывается номер дела, переданного в архивную картотеку, дата совершения операции, месяц, по который выплачена пенсия (пособие), причина закрытия, суммы выплаты с начала года, фамилия, имя, отчество пенсионера. Оформленные и проверенные архивные листы с лицевыми счетами и документами, послужив­шими основанием для закрытия лицевых счетов пенсионеров, передаются начальнику отдела по работе с пенсионерами (лицу, его замещающему).

Начальник отдела по работе с пенсионерами (лицо, его замещающее) проверяет обоснованность и правильность закрытия лицевого счета: наличие документов, послуживших основанием для прекращения выплаты пенсии (пособия) и закрытия лицевого счета пенсионера (справка о смерти, выданная отделом записи актов гражданского состояния местных исполнительных и распорядительных органов (далее – отделы ЗАГСа), заявление пенсионера, распоряжение органа, назначившего пенсию, и другие), дату прекращения выплаты пенсии (пособия), правильность оформления документов. Начальник отдела по работе с пенсионерами (лицо, его замещающее) заверяет своей подписью и оттиском печати лицевой счет и извещение к пенсионному листу и возвращает исполнителю.

Исполнитель помещает разрешение на выплату пенсии (пособия) (пенсионный лист) с лицевым счетом пенсионера в архивную картотеку, а извещение к разрешению на выплату пенсии (пособия) (пенсионному листу) с лицевым счетом пенсионера и документами, послужившими основанием для закрытия лицевого счета (кроме распоряжения органа, назначившего пенсию, об отзыве пенсионного листа), отсылает в орган, назначивший пенсию, заказной корреспонденцией либо передает курьеру органа, назначившего пенсию, под роспись в журнале регистрации корреспонденции, переданной в органы, назначившие пенсию.

Не позднее первого рабочего дня, следующего за отчетным месяцем, исполнитель печатает опись архива за месяц в двух экземплярах. Один экземп­ляр подшивается в отдельную папку вместе с описями архива за каждый день. На первое число каждого месяца помещенные в архивную картотеку доку­менты на выплату пенсии (пособия) изымаются из картотеки, брошюруются в порядке, указанном в описи картотеки архивных счетов, и вместе со вторым экземпляром описи подшиваются в отдельную папку для сдачи в архив отдела по работе с пенсионерами.

Информация по закрытым лицевым счетам хранится в рабочей базе данных ПО «SC‑Пенсия» до окончания календарного года. По завершении года информация по закрытым счетам в полном объеме передается на хранение в архив. После этого из рабочей базы данных ПО «SC‑Пенсия» удаляется вся информация о выплаченных в течение года суммах, закрытых лицевых счетах и изменениях сумм пенсий (пособий) по ним.

Доступ к вышеуказанным лицевым счетам осуществляется в режиме «просмотр» на основании представленной в отдел автоматизации заявки, согласованной в установленном порядке с главным бухгалтером (лицом, его замещающим) и службой безопасности.

2.6. Документы на выплату пенсий (пособий) хранятся в отделе по работе с пенсионерами в металлических шкафах либо в специально оборудованных для хранения помещениях, которые в нерабочее время опечатываются испол­нителем. Ответственность специалистов отдела по работе с пенсионерами за сохранностью документов на выплату пенсий (пособий) предусматривается в их должностных инструкциях.

2.7. Прекращение начисления пенсии (пособия) с передачей разрешений на выплату пенсий (пособий) (пенсионных листов) в архивную картотеку осуществляется в следующих случаях:

- истечение срока действия разрешения на выплату пенсии (пособия) (пенсионного листа);

- отзыв разрешения на выплату пенсии (пособия) (пенсионного листа) органом, назначающим пенсию;

- в связи со смертью пенсионера;

- в связи с переходом на пенсию в другой пенсионный орган, на основании заявления пенсионера;

- в связи с переменой места жительства, на основании заявления пенсионера;

- и другие в соответствии с действующим законодательством.

Передача разрешений на выплату пенсий (пособий) (пенсионных листов) в архивную картотеку осуществляется также в связи с истечением срока хранения разрешений на выплату пенсий (пособий) (пенсионных листов) (5 месяцев после последней выплаты пенсии (пособия)). Контроль за сроком хранения разрешений на выплату пенсий (пособий) осуществляется в ПО «SC‑пенсия», по истечении которого в автоматизированном режиме формируется ведомость лицевых счетов, подлежащих закрытию по каждой группе обслуживания, на основании которой исполнитель проставляет на лицевом счете пенсионера отметку о переводе в архивную картотеку.

Извещение к разрешению на выплату пенсии (пособия) (пенсионному листу) с приложением лицевого счета пенсионера отдел по работе с пенсионе­рами пересылает заказной корреспонденцией с вложением в конверт реестра досылаемых документов, в котором указывается наименование документа и номер дела, или передает курьером под расписку в регистрационном журнале органу, назначившему пенсию. Выдача вышеуказанных документов на руки пенсионерам для доставки в органы, назначившие пенсию, не допускается.

Если пенсия по случаю потери кормильца выплачивалась лицам в возрасте с 18 до 23 лет, обучающимся по дневной форме обучения учреждений образования, справки с места учебы отсылаются в орган, назначивший пенсию.

Кроме того, отдел по работе с пенсионерами обязан передать в аналогичном порядке органу, назначившему пенсию, извещения к поручениям на единовременную выплату пенсии (пособия) с указанием в каждом из них фамилии, имении и отчества пенсионера, выплаченной суммы (прописью) и других предусмотренных реквизитов.

Проверка правильности произведенных отделом по работе с пенсионерами выплат пенсий (пособий) по закрытым счетам осуществляется органом, назначившим пенсию, в трехмесячный срок после получения документов, предусмотренных частями третьей – пятой настоящего пункта, в порядке, установленном пунктом 1.11 настоящего Положения.