В подсистеме LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО существует возможность формирования отчетов, отображающих разнообразные стороны как хранения документов в системе, так и действий пользователей с документами и сообщениями. Формировать отчёты можно по одному документу, списку документов или по нескольким выделенным документам. Отчеты выводятся в файлы формата MS Word или MS Excel.
Администратор системы создает шаблоны отчетов, управляет списком отчетов и правами доступа каждого пользователя. Поэтому по всем вопросам, связанным с отчетами, обращайтесь к администратору системы.
Отчеты привязываются администратором к операциям, выполняемым с объектами системы. При выборе некоторого объекта в иерархической системе, пользователь может увидеть меню Отчеты (при предоставлении ему соответствующих прав). Командами этого меню будут группы отчетов и отдельные отчеты, доступные для данного пользователя. Поэтому у разных пользователей эти команды могут различаться, а у некоторых пользователей может вообще отсутствовать меню Отчеты.
Для формирования отчета:
Ø Выберите в меню Отчеты необходимый отчет.
Ø Если система не найдет шаблонов данного отчета, откроется окно с соответствующим сообщением. Обратитесь к администратору системы.
Ø Если при формировании отчета предусмотрено задание некоторых параметров, необходимых системе для выполнения отчета, откроется окно с формой ввода параметров отчета. Например, как показано на Рис. 49. Все поля формы должны быть заполнены, иначе при выполнении могут возникнуть ошибки и отчет не будет сформирован.
Ø После задания параметров и нажатия кнопки Создать, будет сформирован отчет. В зависимости от вида отчета, заданных параметров и объема базы формирование отчета может длиться некоторое время. После формирования отчета, он будет представлен в открывшемся приложении MS Word или MS Excel
При необходимости, пользователь может внести изменения в отчет и распечатать его.
Если при установке базового клиента установлены "Шаблоны автоматической регистрации документов", то пользователь может присоединить файл отчета к РК документа. Для присоединения отчета к РК документа:
Ø После окончания формирования отчета в приложении MS Word нажмите стандартную кнопку Добавить отчет к РК на панели инструментов Word. Для активизации данной кнопки необходимо выставить флаг у панели инструментов LanDocs в меню Вид► Панель инструментов► LanDocs.
Ø Отчет сохранится в текстовом файле (имя прикрепляемого файла Report.rtf), при обновлении РК документа текстовый файл с введенной информацией отобразится в поле ввода Файл.
В зависимости от режима, установленного администратором, система может предлагать выполнить отчет (или выбрать для выполнения один из предлагаемого списка) после завершения выполнения некоторой операции. Например, сразу после ввода нового документа в журнал регистрации, система предложит выполнить отчет "Регистрационная карточка", т.е. распечатать регистрационную карточку введенного документа.
Рис. 49– Пример окна задания параметров для формирования отчета
Примечание:
| Отчет может быть сформирован на государственном (национальном языке). Для этого на панели инструментов в выпадающем списке Используемые языки нужно выбрать требуемый язык.
|
Приложение 1 Список команд меню документы
Таблица 2 Полный список команд меню Документы
| Пункты меню
| Кнопки
| Описание
|
| Регистрация документа
(Ins) (только для журналов)
| 
| Регистрация документа. Подробнее см. п. 4.2.
|
| Редактирование РК
(Shift+Enter)
| 
| Редактирование регистрационной карточки. Подробнее см. п. 4.4.1.
|
| Удаление документа
(Del) (только для журналов)
| 
| Удаление документа. Подробнее см. п. 4.5.
|
| Удаление документа
| 
| Логическое удаление документа. Подробнее см. п. 4.5.
|
| Восстановление документа (только для документов в состоянии Удален)
| 
| Восстановление логически удаленного документа. Подробнее см. п. 4.5.
|
| Просмотр РК
(Enter)
| 
| Просмотр регистрационной карточки документа. Подробнее см. п. 4.3.
|
| Создать ярлык (только для папок)
| 
| Создать ярлык документа.
|
| Переместить ярлык
(только для папок)
|
| Переместить ярлык документа в выбранную папку.
|
| Удалить ярлык
(Del)
(только для папок)
| 
| Удалить ярлык документа.
|
| Вырезать Ctrl+X (только для папок)
|
| Вырезать выбранный ярлык документа.
|
| Копировать Ctrl+C (только для папок)
|
| Копировать выбранный ярлык документа.
|
| Вставить Ctrl+V (только для папок)
|
| Вставить ярлык документа.
|
| Сообщения (Ctrl+M)
| 
| Просмотр сообщений по документу. Подробнее см. п. 4.6.
|
| Файлы (Ctrl+L)
| 
| Просмотр списка файлов по документу. Подробнее см. п. 4.7.2.
|
| Связанные документы
|
| Работа со связками документов. Подробнее см. п. 4.8.
|
| Бумажные экземпляры
|
| Учет бумажных экземпляров. Подробнее см. п. 4.9.
|
| Лист согласования
| 
| Вызов листа согласования.
|
| Задачи
| 
| Открытие задачи, к которой относится сообщение.
|
| Изменение номера
| 
| Изменение регистрационного номера зарегистрированного документа.
|
| Перерегистрация документа
|
| Регистрация нового документа на основе имеющегося. Подробнее см. п. 4.12.
|
| Архивирование документа (Ctrl+BkSp)
|
| Списание документа в архив. Подробнее см. п.4.14.
|
| Перемещение документа (только для журналов)
|
| Перемещение документа из одного журнала регистрации в другой. Подробнее см. п.4.13.
|
| Списание в дело
| 
| Списание документа в дело. Подробнее см. п. 4.9.3.
|
| Изменение статуса контроля
|
| Позволяет изменить статус контроля документа. Подробнее см. п.4.17.
|
| Изменение состояния
|
| Перевод документа в состояние, согласно жизненному циклу. Пункт меню доступен, если к журналу регистрации документа поставлен в соответствие жизненный цикл.
|
| Внешние объекты
| 
| Просмотр связей с внешними объектами. Подробнее см. п. 4.16.
|
| Связанные составные документы
|
| Просмотр документов, принадлежащих комплекту.
|
| Получатели уведомлений
|
| Ведение списка пользователей, которым будут отправляться уведомления о каком–либо изменении документа. Подробнее смотри документ "СЭД РСХН Подсистема LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО Дополнительные возможности и сообщения об ошибках", раздел "Уведомления пользователей о событиях в системе".
|
| Публикации в XML
|
| Для каждого найденного в данном журнале составного документа производит публикацию структуры составного документа в файл формата XML. Вместе с XML файлом структуры, в каталог, указанный в запросе при формировании XML файла, копируются и входящие в составной документ файлы. XML файл структуры, содержит ссылки на файлы, входящие в составной документ. XML файл просматривается Internet Explorer 5 и выше, и позволяет легко просматривать весь комплект составных документов.
|
| Пометить как прочитанные (только для журналов)
|
| Изменение отметки документа с непрочитанного на просмотренный.
|
| Пометить как непрочитанные (только для журналов)
|
| Изменение отметки документа с просмотренный на непрочитанный.
|
| Совершенные операции
| 
| Просмотр в отдельном окне списка операций, осуществленных с выбранным сообщением.
|
| ЭЦП документа
|
| Подписание и проверка электронной цифровой подписи документа. Подробнее см. п. 4.10.1.
|
| Экспортировать документ в XML
| 
| Обмен документами через файлы формата XML. Подробнее см. п. 4.20.1.
|
| Регистрация документа из XML (только для журналов)
| 
| Регистрация документа из файла формата XML. Подробнее см. п. 4.20.2.
|
| Обновить список
(F5)
| 
| Обновление списка документов.
|
| Выполнить фильтр (только для папок с автоматическим заполнением)
|
| "Принудительное" переформирование списка ярлыков в папке с автозаполнением.
|
Приложение 2 Список команд меню файлы
Таблица 3 Список команд меню Файлы документов одноименного окна
| Пункты меню
| Кнопки
| Описание
|
Добавление►
 Со сканера
 Файл
 Неразобранные
 E-mail
 Шаблон
Составной документ
С факса
| 
| Добавление файла. Подробнее см. п. 4.7.3.
|
| Редактирование
| 
| Редактирование файла документа. Подробнее см. п. Ошибка! Источник ссылки не найден..
|
| Удаление
(Del)
|
| Удаление файла. Подробнее см. п. 4.7.12.
|
| Просмотр
(Enter)
|
| Просмотр регистрационной карточки документа. Подробнее см. п. 4.3.
|
| Копирование
| 
| Копировать файл.
|
| Взятие на редактирование
| 
| Взятие на редактирование. Подробнее см. п. 4.7.8.
|
| Замещение
| 
| Замещение файла. Подробнее см. п. 4.7.8.
|
| Снятие с редактирования
| 
| Снятие с редактирования. Подробнее см. п. 4.7.9.
|
| Выгрузить файл
|
| Выгрузка файла. Подробнее см. п. 4.7.7.
|
| Права на файл
| 
| Права на файл. Подробнее см. п.4.7.11.
|
| Изменение номера
|
| Изменение регистрационного номера зарегистрированного документа.
|
| Свойства
| 
| Свойство файла.
|
| Версии
| 
| Версии файла.
|
| Связанные составные документы
|
| Просмотр документов, принадлежащих комплекту. Подробнее см. п.4.11.1.
|
| Совершенные операции
|
| Просмотр в отдельном окне списка операций, осуществленных с выбранным сообщением.
|
| Обновить список (F5)
|
| Обновление списка документов.
|
