Соответствовать почтовым правилам.

Для городов Москва и Санкт-Петербург сокращение "г." (город)

Применять не принято.

Этот реквизит оформляется через 2 межстрочных интервала ниже

Даты.

Адресат

Адресат оформляется в правом верхнем углу. Документы могут

Адресоваться в учреждение, его структурное подразделение, конкретным

должностным лицам. Поэтому максимально реквизит "адресат" может

состоять из следующих элементов:

• наименование организации (в именительном падеже);

• наименование структурного подразделения (в именительном

Падеже);

• указание должности получателя (в дательном падеже);

• инициалы и фамилия получателя (в дательном падеже);

• почтовый адрес (указывается при направлении документа

Разовому корреспонденту).

Каждый из этих элементов печатается с новой строки через 1,5-2

Межстрочных интервала.

Например:

Министерство образования

Российской Федерации

Учебно-методическое

Управление

Ведущему методисту

А.П. Цветкову

Минимально реквизит может состоять только из наименования

Организации, куда направляется документ

Например:

Закрытое акционерное общество

"Грань";

При адресовании документа первому руководителю организации в

Наименование его должности включается наименование организации -

Адресата и все формулируется в дательном падеже.

Например:

Генеральному директору ЗАО

«Агроспецстрой»

В.Н. Королеву

Для внутренних докладных записок в адресате обычно указывается

Название структурного подразделения или должностное лицо, которому

Направляется документ.

Например:

Декану факультета заочного обучения

ВО. Трилисскому

Заголовок к тексту

Заголовок к тексту докладной записки располагают слева над текстом

Документа, отступив от реквизитов бланка 2-3 межстрочных интервала.

Заголовок печатают через один интервал. В заголовке кратко отражается

содержание документа, он отвечает на вопрос "О чем?";

Например: О подготовке учебно-методических комплексов для

Студентов заочного отделения

Если текст внутренней докладной записки не превышает 6-8 строк,

Допустимо не формулировать заголовок.

Текст

Текст докладной записки, как правило, состоит из двух частей. В

Первой содержится подробное и объективное описание ситуации, фактов и

Событий, мнение составителей и другая аргументированная информация,

Необходимая для принятия тех или иных управленческих решений. В

Заключительной части содержатся выводы, предложения и рекомендации.

Характерными для перехода к этой части текста являются формулировки

"предлагаю", "прошу", "считаю необходимым". Не рекомендуется

употреблять архаичный оборот "Довожу до вашего сведения...";.

В некоторых случаях для облегчения восприятия информации и

Оперативности принятия решения рекомендуется обратная

Последовательность изложения. Сначала излагается существо просьбы или

Предложения, а затем предлагается обоснованная аргументация.

Особое внимание следует уделить языку и стилю докладных записок,

Т.к. при составлении текстов управленческих документов используется

деловой стиль со специфическими признаками:

• нейтральный (без эмоциональной окраски) тон изложения;

• точность и ясность изложения (исключение образных слов и

Выражений, использование уточнений и дополнений и т.д.);

• краткость текста, исключение повторов, излишних

Подробностей;

• употребление устойчивых, шаблонных словосочетаний

("сообщаем, что в период...", "направляем на рассмотрение и

утверждение...". "проверкой установлено, что...");

• ограниченная сочетаемость слов;

ПРАВИЛЬНО НЕПРАВИЛЬНО

Вносить предложения Давать предложения

Предоставить кредит Выдать кредит

Обладать правом Владеть правом

Вступать в силу Входить в силу

• использование отглагольных существительных;

ПРАВИЛЬНО НЕПРАВИЛЬНО

Оказать содействие Посодействовать

Оказать поддержку Поддержать