Методичні поради

Дата добавления: 2015-10-19; просмотров: 600

Учебная дисциплина: __Типовые корпоративные решения________________

Наименование направления (специальности, профиля подготовки):___________ ___________________Прикладная информатика (в экономике)_______________

Тема: _Организация электронного документооборота в отделе страхования____ средствами СЭД Евфрат_______________________________________________

Ф.И.О. студента:__Кравченко А. Ю.____________

Номер группы:__9092________________________

Проверил:__Виншу Л.Д.______________________

^(Ф.И.О.)

Новосибирск 2013

Паспорт предприятия. 3

Макромодель внешних информационных потоков. 5

Организационная структура предприятия. 6

Структурные подразделения. 7

Документ Договор. 8

Реализация в СЭД Евфрат. 9

Создание пользователей. 9

Создание организационной структуры.. 11

Создание маршрутов. 14

Работа с дизайнером форм.. 19

Работа пользователя с документом.. 24

Список используемой литературы.. 30

Приложение 1. 31

Паспорт предприятия

1. Название организации: «Новстрах»

2. Юридический статус: Открытое акционерное общество (ОАО)

3. Профиль деятельность: Автострахование

4. Миссия организации (виды деятельности): Страхование и перестрахование клиентов, создание страховых резервов, исполнение функций оценщика страховых рисков, произведение расчетов по договорам, инвестирование и иное размещение средств Общества, включая страховые резервы

5. Код ОКВЭД: 66.0 Страхование, 66.03.2 Имущественное страхование, 66.03 Прочие виды страхования

6. Оказываемые услуги: оказание страховых услуг частным лицам

7. Масштаб предприятия (численность персонала): Крупное предприятие (1000 человек)

8. Головная организация: «Новая страховая компания» г. Новосибирск, ул. Дачная, д. 37, корп. 1

9. Дочерние организации: Нет

10. Территориальные организации: 20 филиалов во всех субъектах Российской Федерации

11. Основные контрагенты: физические лица

12. Положение на рынке: крупная Российская страховая компания

13. Основные тенденции развития организации и отрасли, сильные и слабые стороны организации: Основными тенденциями в отрасли является качественное оказание страховых услуг клиентам и своевременное выполнение обязательств. Инвестиционная деятельность в интересах развития системы страхования. Сильные стороны: развитая сеть филиалов, высокое качество обслуживания клиентов и надежность компании. Слабые стороны: узкая производственная линия, недостаток управленческого таланта и глубины владения проблемами

14. Проблемы деятельности: поддержание хорошей репутации компании и борьба за клиентов с многочисленными конкурентами

15. Масштаб информационных систем: более 1000 компьютеров

16. Используемые ИТ технологии - Система «APM Страховщика» основанная на технологии Oracle Database Lite и Java

17. Количество отделов – 6 отделов

18. Основные бизнес-процессы: предоставление клиентам услуг автострахования

Цель предприятия: получение прибыли от предоставления клиентам услуг автострахования в виде оформления полисов КАСКО и ОСАГО, с обязательством осуществлять в дальнейшем необходимые страховые выплаты.

Партнеры:

· банки РФ;

· провайдер, предоставляющий услуги связи;

· автомагазины.

Конкуренты:

· страховые компании, предоставляющие физическим лицам услуги автострахования.

Поставщики:

· поставщики канцелярских принадлежностей;

· поставщики оборудования.

Основные клиенты:

· физические лица;

· граждане РФ старше 18 лет, имеющие водительские права и автомобиль.

Основные функции отдела страхования:

· заключение договоров с физическими лицами;

· оформление полиса ОСАГО;

· оформление полиса КАСКО;

· осуществление страховых выплат;

· оценка автомобилей клиентов;

· осуществление консультационных услуг по вопросам страхования.

Особенности ведения бизнеса:

· любой клиент может оформить на сайте компании заявку на оформление полиса;

· полис выдается клиенту в офисах компании;

· консультирование клиентов по всем вопросам, связанным с автострахованием;

· особые программы и услуги для состоятельных клиентов.

Макромодель внешних информационных потоков представленная на рис. 1. отображает документооборот на предприятии. На рис. 2. изображена организационная структура страховой компании.

Макромодель внешних информационных потоков

Рис. 1. Макромодель внешних информационных потоков страховой компании “НОВСТРАХ”

Организационная структура предприятия

Структурные подразделения

Каждый отдел подчиняется общему для всех филиалов управлению. В аппарат управления на предприятии входят “управление страхования”, “управление экономического анализа” и “управление урегулирования убытков”.

Каждое из этих управлений передает необходимую для работы информацию:

· аналитические отчеты по показателям;

· детальные отчеты об осуществляемой деятельности;

· необходимые для ведения дел документы.

Генеральный директор имеет доступ ко всей информации, каждого из управлений предприятия.

Рис. 3. Схема взаимодействия структурных подразделений предприятия

Документ Договор

Основным документом, участвующим в процессе документооборота является “Договор”. Печатная форма документа представлена в Приложении 1.

Договор заключает страховой агент после согласования заявки в отделе по работе с клиентами. В рамках ИДЗ, документооборот будет настроен только для документа “Договор”.

Все данные о новом заключаемом Договоре вносит в СЭД страховой агент, заполняя регистрационную карточку документа.

Договор должен быть поставлен на учет специалистом по контролю договоров. Данный специалист отслеживает сроки выполнения договоров, ведет реестр учета договоров. В случае, если договор заполнен верно, специалист по контролю договоров заносит его в реестр и передает документ на проверку начальнику отдела страхования.

Начальник отдела страхования выносит решение о выдаче полиса клиенту и оповещает о своем решении страхового агента, ведущего дело с клиентом.

В дальнейшем этот процесс будет описан с помощью редактора маршрутов ЕВФРАТ. На рис. 4 представлена модель прохождения документа Договор среди сотрудников отдела страхования.

Рис. 4. Схема прохождения документа в отделе страхования

Реализация в СЭД Евфрат

Создание пользователей

Для работы в системе, каждого пользователя необходимо зарегистрировать. Для этого администратор комплекса создает учетные записи для каждого пользователя. Обязательно следует указать пароль пользователя. При каждом входе в СЭД Евфрат необходимо авторизоваться.

Рис. 5. Учетные записи зарегистрированных пользователей

После успешного создания учетных записей необходимо добавить данные о пользователях в СЭД Евфрат. Выполняется данная операция с помощью интерфейса СЭД Евфрат “Администратор”.

Каждому пользователю назначаются права работы с системными компонентами.

Рис. 6. Пользователи, зарегистрированные в СЭД Евфрат

Создание организационной структуры

На каждого пользователя заполняется карточка персональных данных. Необходимо указать Ф.И.О. и назначить отделы, в которых данный сотрудник занимает определенную должность. Для определения должностей необходимо описать подразделения предприятия.

В данной работе документооборот рассматривается внутри отдела страхования. Организационная структура предприятия представлена на рис. 7.

Рис. 7. Организационная структура предприятия

Интерфейсы, изображенные на рис. 8, 9, 11, демонстрируют возможности персональной настройки данных о пользователе.

Рис. 8. Представление иформации о пользователе

Рис. 9. Подразделения, в которых числится сотрудник

Для каждого пользователя можно назначить группы доступа, роли, списки рассылок и рабочие группы.

Рис. 10. Рабочие группы

Каждому пользователю назначаются права доступа к потокам, в зависимости от исполняемых обязанностей и должности. Для учетной записи начальника включены все возможные права.

Рис. 11. Доступ к потокам пользователя

Создание маршрутов

В качестве примера был выбран документ Договор, далее будет рассмотрен процесс организации документооборота.

Для каждого документа необходимо задать маршрут, определяющий путь документа в процессе документооборота.

При помощи Дизайнера маршрутов был создан маршрут для документа Договор. Каждый блок действий маршрута обозначает определенное действие, которое должен совершить сотрудник с данным документом.

На рис. 12 – 15 изображены настройки каждого этапа маршрута для документа “Договор”.

Рис. 12. Маршрут документа Договор – создание документа

Рис. 13. Маршрут документа Договор – согласование документа специалистом по контролю выполнении договоров

Рис. 14. Маршрут документа Договор – согласование документа начальником отдела страхования

Рис. 15. Маршрут документа Договор – ознакомление с результатами согласования

После создания маршрута необходимо прикрепить маршрут к необходимому документу. Администратор задает для документа параметры в окне “Потоки и маршруты”. Форма окна изображена на рис. 16.

Рис. 16. Потоки и маршруты

Работа с дизайнером форм

C помощью дизайнера форм администратор может редактировать форму или сконструировать собственную форму заполнения регистрационной карточки для документа. Была создана модель формы “Договор страхования автомобиля”, в качестве шаблона выбрана форма DocZapiska, позволяющая присоединять различные файлы к документу и указать получателей, отправителей и ответственных. На рис. 17 – 20 изображен интерфейс работы с используемыми формами.

После открытия формы, администратор может редактировать каждый уровень формы.

Четыре основных уровня регистрационной карточки документа:

· документ;

· связки;

· контроль;

· хранение.

Для каждого уровня можно сформировать список полей для ввода необходимой информации. В рамках ИДЗ редактирование формы по умолчанию не производилось, т.к. множество полей не обязательны к заполнению.

Рис. 17. Выбор модели в дизайнере форм

Рис. 18. Выбор шаблона для формы регистрационной карточки документа

Рис. 19. Выбор шаблона для осуществления редактирования

Рис. 20. Вид шаблона DocZapiska с формой модели содержания верхнего уровня “Документ”

Шаблон, примененный в данном случае, позволяет указать необходимые данные для регистрации документа в системе.

Работа пользователя с документом

Каждый пользователь СЭД Евфрат взаимодействует с документами с помощью пользовательского интерфейса. Система оповещает пользователя о заданиях и сроках проверки документов. Пользовательский интерфейс изображен на рис. 21.

Рис. 21. Пользовательский интерфейс СЭД Евфрат

Далее будет описан процесс прохождения документа “Договор” в СЭД. Создадим документ с помощью кнопки “Новый документ”. Выбираем поток “Договор”. Для успешного создания документа необходимо заполнить все важные поля регистрационной карточки и сохранить документ. Регистрационный код присваивается документу автоматически. На рис. 22. изображена регистрационная карточка документа “Договор”.

Рис. 22. Создание нового документа “Договор”

СЭД предложит пользователю отправить данный документ на исполнение и отправить отчет о готовности документа к проверке лицу, осуществляющему согласование. На рис. 23 изображен процесс отправки документа на согласование.

Рис. 23. Отправка документа на согласование

Статус документа отображается на маршруте. Внизу справа отображается информация о пользователе, который осуществляет операции. На рис. 24 изображен маршрут документа, отображающий статус выполнения операций.

Рис. 24. Статус документа “Договор” на маршруте после создания

Согласующему пользователю приходит уведомление в личный кабинет. На рис. 25 изображен пользовательский интерфейс с отображением уведомления о необходимости согласования документа.

Рис. 25. Интерфейс пользователя с уведомлением о согласовании

СЭД предлагает принять решение по документу. При выборе решения “Одобрить”, документ продолжает путь по заданному маршруту. В случае выбора решения “Отказ”, документ прекращает выполняться, при этом остается в базе данных и доступ к нему открыт для пользователей, осуществляющих с ним работу. На рис. 26 изображена регистрационная карточка документа и варианты решения.

Рис. 26. Принятие решения по согласованию.

После нажатия кнопки “Одобрить”, информация о статусе документа изменяется. На рис. 27. изображены изменения состояния маршрута.

Рис. 27. Маршрут документа “Договор” после первого согласования

Следующий процесс представляет собой согласование, повторяем описанный выше процесс. На рис 28 изображен маршрут документа после проведения необходимых согласований.

Рис. 28. Маршрут документа “Договор” после второго согласования

Заключительный этап представляет собой оповещение пользователя о том, что документ был согласован. После успешного рассмотрения договора, страховой агент может приступить к оформлению полиса для клиента. Для выполнения данного действия необходимо подтвердить ознакомление с результатами, для прекращения движения по текущему маршруту. На рис. 29 изображен интерфейс подтверждения ознакомления.

Рис. 29. Подтверждение ознакомления с результатами согласования

В итоге маршрут по данному документу выглядит так, как на рис. 30.

Рис. 30. Маршрут документа “Договор” после выполнения всех необходимых операций

Все документы, с которыми осуществлялись операции, отображаются в личном кабинете сотрудника, после завершения маршрута, любой документ может быть передан на другой маршрут.

Список используемой литературы

1. ЕВФРАТ Руководство администратора

2. ЕВФРАТ Дизайнер маршрутов Руководство пользователя

3. ЕВФРАТ Дизайнер форм Руководство пользователя

4. ЕВФРАТ Руководство пользователя

Приложение 1

Оружие

Бижутерия