Тема 9 ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ЗАКОННОСТІ, ЗБЕРЕЖЕННЯ МАЙНА, ПРАВОВЕ ВИХОВАННЯ І ПРАВОВА ПРОПАГАНДА НА ПІДПРИЄМСТВІ

Дата добавления: 2015-08-30; просмотров: 763

I am pleased to send you a copy of… = Я с удовольствием высылаю вам экземпляр…

As you know from our previous correspondence…= Как вы знаете аз нашей переписки…

Our letter crossed yours. = Наше письмо разминулось с вашим.

B: GRATITUDE

a pleasant surprise = приятный сюрприз

Many thanks for… = Большое спасибо за…

Many thanks in advance = Заранее большое спасибо.

I was pleased to… = Мне было приятно…

I am much obliged to you for… = Премного обязан за…

We are grateful for your co-operation. = Мы благодарны за сотрудничество.

Please, accept my sincere (/deep) appreciation for your help. = Пожалуйста, примите мою искреннюю (глубокую) благодарность за Вашу помощь.

I deeply appreciate… (you kind words of sympathy). = Я высоко ценю… (ваше сочувствие).

It is very kind of you to… = С вашей стороны очень любезно…

C: INFORMATION FLOW

to let know (without delay) = поставить в известность, дать знать (без промедления)

to keep informed… = держать в курсе

to confirm that… = подтвердить, что…

to phone at …(567-98-76) = позвонить по номеру…

I am attaching some information about… = Прилагаю некоторую информацию о…

This is to inform you that… = Настоящим сообщаю вам, что…

I will be in touch as soon as… = Я свяжусь с вами как только…

We will certainly contact you if… = Мы обязательно свяжемся с вами если…

Add some data about… = Сообщите дополнительную информацию о…

Please, take a note of… (our new address). = Пожалуйста, обратите внимание на… (наш новый адрес).

Pay special attention to… (the fact that…) = Обратите особое внимание… (на тот факт, что…)

In addition to my cable I would like you to inform us… = В дополнение к моей телеграмме я бы хотел, чтобы вы сообщили нам…

We refer to our telephone conversation of… = Мы ссылаемся на наш телефонный разговор от…

In reply to your telephone requiry… = В ответ на ваш запрос по телефону…

Let me inform you… = Позвольте мне сообщить вам, что…

I will keep you informed. = Я буду держать вас в курсе.

The information will be handled in confidence. = Информация будет храниться в секрете.

We should be most happy to provide you with any further information you may require. = Мы с удовольствием обеспечим вас любой информацией, которая может вам потребоваться.

D: REQUEST

We would be very grateful if you would… = Мы были бы очень благодарны, если бы вы…

I shall (/would) be glad … = Я буду (был бы) рад…

Could you please … = Не могли бы вы…

We would be very much obliged… = Будем очень обязаны…

I wonder if you could…= Не могли бы вы…

I am writing to ask you for a favour. = Я пишу, чтобы попросить вас об одолжении.

In accordance with law I request… = В соответствии с законом требую…

concrete requests

Let me know if… = Дайте мне знать, если…

I am anxious to know… = Я срочно хочу знать…

We should like you to send us… = Мы хотели бы, чтобы вы выслали нам…

We ask to wire us. = Просим телеграфировать.

We request to pay… = Требуем заплатить.

I wonder if you could help me. = Не могли бы вы помочь мне.

Please, confirm the full address at which the package is to be sent. = Подтвердите, пожалуйста, подробный адрес, на который должен быть выслан пакет.

E: PAYMENTS

outstanding invoice = просроченный счет

overdue account = просроченный счет

charge account, credit account = кредитный счет, кредит по открытому счету

credit standing = кредитоспособность

letter of credit = аккредитив

assets and liabilities = актив и пассив

foreign exchange = иностранная валюта

course of exchange = курс обмена, валютный курс

average price = средняя цена

running expenses = текущие расходы

incidental expenses = непредвиденные расходы

travelling expenses = дорожные расходы

cheque in one’s favour = чек на чье-либо имя

to draw a check in my favour = выписать чек на мое имя

fall in exchange (price) = падение курса (цены)

free of charge, free of expense = бесплатно

past due = просроченный, после срока

at half price = за полцены

below the cost = ниже себестоимости

at my expense = за мой счет

COD, cash-on-delivery = оплата по факту (при доставке)

to ask for a price of … запрашивать цену …

to pay in advance = платить заранее (авансом)

to buy on easy terms = купить на выгодных условиях

to raise the prise = поднять цену

to reduce the price = снизить цену

to cash a cheque = обналичить чек, получить по чеку, выдать деньги по чеку

to meet a bill = оплатить счет

to convert pounds into dollars = перевести фунты в доллары

to draw money from a bank = взять деньги из банка

to have an account with a bank = иметь счет в банке

to charge to an account = записать на счет

for our account = на наш счет

at our cost plus postage = наша оплата плюс почтовые расходы

to cover expenses = покрыть расходы

to pay damages = оплатить повреждения

to cover the actual cost price of producing = покрыть стоимость производства

to bear a loss (expenses) = нести убытки (расходы)

as per account rendered… = в соответствии с представленным счетом…

to pay somebody’s travel expenses to London = оплатить чьи-то путевые расходы до Лондона

Travel expenses will be paid. = Путевые расходы будут оплачены.

We would share with you the cost of paying for … = Мы разделим с вами оплату за…

Send us a check to the value of … roubles at this address. = Пришлите нам чек на… рублей по этому адресу.

We estimate the cost of… to be.. roubles. = По нашей оценке себестоимость…-… рублей.

The payment is (/to be) in US dollars. = Оплата - (должна быть) в долларах США.

We agree to your payment of … roubles. = Мы согласны на вашу оплату в … рублей.

Your offer of … roubles is acceptable. = Ваше предложение в… рублей приемлемо.

We request to pay… = Требуем заплатить.

F: APOLOGIES

Unfortunately… = К сожалению…

I am afraid that… = Боюсь что…

I must apologize that… = Должен извиниться за то что…

Please, accept my apologies for:… = Пожалуйста, примите мои извинения за:…

…taking so long to answer your letter = …то, что так задержал ответ на Ваше письмо.

…not coming = …то, что не пришел.

…the delay in… = …промедление при…

I regret to inform you that… = С сожалением сообщаю вам, что…

I must inform you with regret that… = С сожалением сообщаю вам, что…

To my great regret I must inform you that… = С сожалением должен сообщить вам, что…

I sincerely regret that… = Искренне сожалею, что…

Please, forgive me for troubling you. = Пожалуйста, извините за беспокойство.

I am very sorry to have caused you so much trouble. = Извините, что причинил вам столько неудобства.

We are sorry about any inconvenience that I may have caused you. = Просим нас извинить за любое неудобство, которое, возможно, мы вам причинили.

I am sorry that I missed the opportunity of meeting you. = Мне жаль, что я упустил возможность встретиться с вами.

The reason for the present delay is… = Причина настоящего промедления в том, что…

G: WISHES AND CONGRATULATIONS

(with) best wishes = С наилучшими пожеланиями

(with) best regards = С искренним приветом

Our best wishes (best regards) to… = Наши наилучшие пожелания (искренний привет) …

to congratulate on… = поздравить с…

to wish good health = пожелать доброго здоровья

My warmest greetings on… to… = Мои горячие поздравления с… …

It gives me a great pleasure to congratulate you on… = Я с большим удовольствием поздравляю вас с…

With birthday greetings. = С поздравлениями по поводу дня рождения.

My warmest congratulations on your promotion. = Горячие поздравления с повышением.

Best wishes from all of us on your new appointment. = Наилучшие пожелания от нас всех с вашим новым назначением.

Best wishes of further success in your work and of personal happiness. = Наилучшие пожелания дальнейших успехов в работе и личного счастья.

With Christmas greetings and all good wishes for the coming New Year. = С рождественскими поздравлениями и наилучшими пожеланиями в новом году.

H: SYMPATHY

May we express our great sympathy on the death of… = Позвольте выразить глубочайшее соболезнование в связи со смертью…

It was with great sorrow that we learned of the death of… = С глубокой скорбью узнали мы о смерти…

Please, also convey my sympathy to his family. = Пожалуйста, передайте мои соболезнования его семье.

I: CLOSING THE LETTER

Sincerely = Искренне

Sincerely Yours = Искренне Ваш

Yours Sincerely = Искренне Ваш

Yours = Ваш

Truly Yours = Искренне Ваш

Very Truly Yours = Искренне Ваш

Respectfully = С уважением ( только от низшего к высшему, используется редко, абсолютно не соответствует русскому "с уважением")

Cordially = Сердечно

Cordially Yours = Сердечно Ваш

Yours with love = Твой, с любовью

Kisses = Целую

I remain,.. = Остаюсь,…

Looking forward to continue co-operation, I remain,.. = С надеждой на продолжение сотрудничества, остаюсь…

J: EMPLOYMENT

to accept a position at another firm = принять должность в другой фирме

to hand over responsibility for… to Mr… = передать полномочия за… …

to have extensive international experience = иметь обширный международный опыт

the total salary would be… roubles = общая зарплата составит… рублей

K: BUSINESS ACTIONS

close collaboration = близкое сотрудничество

closer collaboration = более близкое сотрудничество

copyright = авторское право, копирайт

to sign a licence contract = подписать лицензионное соглашение

the licence rights = лицензионные права

supply and demand = спрос и предложение

by mutual agreement = взаимным соглашением

for an order = на заказ

without further delay = без дальнейшего промедления

on regular basis = на регулярной основе

on the following conditions = на следующих условиях

as per contract = в соответствии с контрактом

to do business = заниматься бизнесом

to do business with… = заниматься бизнесом совместно с…

to put up to auction = выставить на аукцион

to place an order = разместить заказ

to alter an order = изменить заказ

to cancel an order = отменить заказ

to withdraw a proposal = снять предложение

to find a proposal acceptable = найти предложение приемлемым

to assume liability (obligation) = принять обязанность

to be in force = быть в силе

to remain in force = оставаться в силе

to confirm that… = подтвердить что…

to carry on negotiations with… = проводить переговоры с…

to decline propositions = отклонить предложения

to meet informally = встретиться неофициально

to exchange ideas = обменяться мыслями

to come to an agreement = прийти к соглашению

to conclude a contract = заключить контракт

to break a contract = нарушить контракт

to give permission = дать разрешение

to impose a restriction on… = наложить ограничение на…

to insert an advertisement = разместить рекламу

to provide with financial support = обеспечить финансовой поддержкой

to take further steps = предпринять дальнейшие шаги

to obey the law = подчиняться закону

to have on hand = иметь в распоряжении

to further understanding and co-operation between… = к дальнейшему пониманию и сотрудничеству между…

The Company was established in 1967. = Компания была основана в 1967 году.

Our firm will provide Mr… with financial support. = Наша фирма обеспечит м-ру… финансовую поддержку.

Our firm has already signed a similar contract with another company. = Наша фирма уже подписала подобный контракт с другой компанией.

We are pleased (willing) to accept your terms (offer). = Нам приятно (мы желаем) принять ваши условия (ваше предложение).

I feel that we should be able to come to a compromise. = Я уверен, что мы сможем прийти к соглашению.

A signed contract would be sent directly to you for co-signing. = Подписанный контракт будет прислан прямо вам для консигнации.

The conditions may be discussed after your positive decision. = Мы можем обсудить условия после того, как вы примете позитивное решение.

Our terms are the following… = Наши условия следующие…

If you find our terms acceptable… = Если вы найдете наши условия приемлемыми…

Please, confirm the booking and tell me the terms. = Пожалуйста, подтвердите бронь и сообщите мне условия.

Your order will have our best attention. = Мы отнесемся к вашему заказу с особым вниманием.

Awaiting for your further commands. = Ждем ваших дальнейших указаний.

I have made a draft of the protest. = Я подготовил проект протеста.

We thoroughly examined the project. = Мы всесторонне изучили проект.

We would welcome the opportunity to co-operate with you. = Мы приветствуем возможность сотрудничества с вами.

The reason for the present delay is… = Причина настоящего промедления заключается в том что…

L: MAKING AND ANSWERING COMPLAINTS

by mistake = по ошибке

I have the legal right… = У меня законное право…

In accordance with law I request… = В соответствии с законом я требую…

Under article… of Geneva convention (1948). = В соответствии со статьей… Женевской Конвенции (1948).

In accordance with international practice… = В соответствии с международной практикой…

The cargo is in bad condition. = Груз в плохом состоянии.

The extent of the damages is now under investigation. = Размеры повреждений в настоящий момент выясняются.

I have to ask you to accept the responsibility for these damages (this accident). = Я вынужден просить вас принять на себя ответственность за эти повреждения (этот несчастный случай).

I am very disappointed about this fact. = Я очень разочарован по поводу этого факта.

We are not happy about the terms you are suggesting. = Нам не нравятся условия, которые вы предлагаете.

I have to decline all your claims. = Я должен отклонить все ваши претензии.

The contents of your letter have surprised us. = Содержание письма удивило нас.

I duly accept liability for… = Я должным образом принимаю ответственность за…

M: ARRANGING AN APPOINTMENT

a kind invitation = любезное приглашение

to be present (at/in…) = присутствовать в…

to accept an invitation = принять приглашение

to decline an invitation = отклонить приглашение

to ask for an appointment = просить о встрече

to fix the exact dates of arrival and departure = утвердить точные даты прибытия и отъезда

to reserve a single (double) room from… to… for… = забронировать одноместный (двухместный) номер с… по… для…

I look forward to seeing you. = Надеюсь увидеть вас.

I am sorry that I missed the opportunity of meeting you. = Мне очень жаль, что я упустил возможность встретиться с вами.

May I have the pleasure of inviting you to visit our firm? Могу ли я пригласить вас посетить нашу фирму?

I should be pleased to know what dates would be convenient to you. = Я бы хотел узнать, какие даты будут для вас удобны.

The travel arrangements for this visit will be made by our office. = Дорожные приготовления для этого визита будут сделаны нашим офисом.

We would welcome the opportunity to co-operate with you. = Мы с удовольствием будем сотрудничать с вами.

I could come at any time convenient to you. = Я могу приехать в любое удобное для вас время.

I am unable to accept your invitation. = Я не могу принять ваше приглашение.

N: RECOMMENDATIONS

a letter of recommendation = рекомендация

I am just writing a few lines to introduce Mr… = Пишу эти несколько слов, чтобы представить м-ра…

It gives me a great pleasure to introduce… = Я с большим удовольствием представляю…

The bearer of this letter, Mr…, is a… = Податель этого письма, м-р… , является…

This will introduce Mr… who will be grateful for any help you may be able to give him. = Настоящим письмом я представляю вам м-ра…, который будет очень благодарен за любую помощь, которую вы ему можете оказать.

I can sincerely recommend Mr… as a highly responsible and reliable man. = Я со всей искренностью могу рекомендовать м-ра… как очень ответственного человека, на которого можно положиться.

He is a diligent, loyal and trust-worthy in every way. = Он старательный, надежный и достойный доверия во всех отношениях.

It is my opinion that he would be a credit to your firm. = По моему мнению он будет … для вашей фирмы.

O: PROPOSALS AND PROMISES

a positive response on… = положительный ответ на…

with only two changes = только с двумя изменениями

to withdraw a proposal = снять предложение

on the following conditions = на следующих условиях

As promised… = Как было обещано…

We look forward to… = Мы надеемся…

As we requested… = Как мы уже спрашивали…

I should be very happy to… = Мне было бы очень приятно…

It is more possible for us to…= Для нас более возможно…

If you find our terms acceptable… = Если вы найдете наши условия приемлемыми…

In case out proposal would be acceptable… = В случае, если на предложение будет приемлемым…

If the above idea is attractive to you… = Если изложенная идея вас привлекает…

Does the idea appeal to you? = Вам нравится эта идея?

We would prefer to… = Мы бы предпочли…

We would like to make some changes in… = Нам бы хотелось внести несколько изменений в…

We shall do our best to… = Мы сделаем все возможное, чтобы…

I hope you will not mind… = Надеюсь, вы не будете возражать…

Литература

1. Богацкий И. С., Дюканова Н. М. Бизнес-курс английского языка. Киев, 1998 г.
2. Громова Н. М. и др. Ваш зарубежный партнер. М., 1992 г.
3. Громова ЕМ. и др. "Ваш зарубежный партнер", Москва 1992.
4. Израилевич Е. Е. Деловая корреспонденция и документация на английском языке. М., 2001 г.
5. Bonk N. A. "English For International Cooperation", Москва, 1992.
6. Lookianova N. "The Businessman's Companion", Москва, 1993
7. Littlejohn A. Company to Company. Oxford, 1989
8. Mckellen J. S., Spooner M. D. "New Business Matters.
9. Practice Materials For Business Communication in English", Oxford, 1985.

ГЛАВА 1. ОФИЦИАЛЬНО-ДЕЛОВОЙ СТИЛЬ И ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ВЕДЕНИЮ ДЕЛОВОЙ ПЕРЕПИСКИ

1.1. ОСОБЕННОСТИ ОФИЦИАЛЬНО-ДЕЛОВОГО СТИЛЯ

В любом языке выделяют стили письменной речи (книжные) и стили устной речи (разговорные). Стиль - приемы, способы, манера использования этих средств, совокупность лексических, грамматических и синтаксических особенностей, которые придают речи определенную окраску и делают речь или научной, или официальной, или разговорной.

Официально-деловой стиль было бы неверно и несправедливо, неточно называть канцелярским. Это целая разновидность литературного языка. И это стиль целесообразный, имеющий свои средства выражения, способы называния предметов и явлений, и даже по-своему выразительный. Соблюдая нормы официально-деловой речи, мы отдаем дань не штампам и канцеляризмам, а объективно сложившейся традиции построения речи в соответствии с выражаемым содержанием, обстановкой и целью высказывания. Так, в разговоре можно сказать: "С сегодняшнего дня я в отпуске". В заявлении же требуется написать: "Прошу считать меня находящимся в отпуске с такого-то числа". Такова традиция, такова форма и манера написания заявлений и других деловых бумаг. И эта форма целесообразна, оправданна в данной сфере общения. Она вырабатывалась если не веками, то десятилетиями. Официально-деловой стиль вполне равноправен с другими стилями и играет важную роль в формировании и развитии литературного языка.

Основной сферой, в которой функционирует официально-деловой стиль английского литературного языка, является административно-правовая деятельность. Этот стиль удовлетворяет потребность общества в документальном оформлении разных актов государственной, общественной, политической, экономической жизни, деловых отношений между государством и организациями, а также между членами общества в официальной сфере их общения.

Тексты этого стиля представляют огромное разнообразие жанров: устав, закон, приказ, распоряжение, договор, инструкция, жалоба, рецепт, различного рода заявления, а также множество деловых жанров (например, объяснительная записка, автобиография, анкета, статистический отчет и др.).

Выражение правовой воли в деловых документах определяет свойства, основные черты деловой речи и социально-организующее употребление языка. Жанры официально-делового стиля выполняют информационную, предписывающую, констатирующую функции в различных сферах деятельности. Поэтому основной формой реализации этого стиля является письменная.

ОФИЦИАЛЬНО-ДЕЛОВОЙ СТИЛЬ

Слово стиль происходит от греческого стилос - палочка. Происхождение слова стиль проясняет суть стилистики. А именно: стилистика всегда связана с проблемой выбора. Одну и ту же мысль можно выразить и так, и по-другому, и по-третьему... А как лучше? Поискам лучшего, оптимального варианта выражения мыслей (в данных конкретных условиях) и учит стилистика - наука о стилях.

Язык как явление социальное выполняет различные функции, связанные с той или иной сферой человеческой деятельности. Важнейшие общественные функции языка следующие:

1) общение

2) сообщение

3) воздействие

Для реализации этих функций исторически сложились и оформились отдельные разновидности языка, характеризующиеся наличием в каждой из них особых лексико-фразеологических, частично и синтаксических, средств, используемых исключительно или преимущественно в данной разновидности языка. Эти разновидности называются функциональными стилями.

В соответствии с названными выше функциями языка выделяются следующие стили: разговорный (функция общения), научный и официально-деловой (функция сообщения), публицистический и литературно-художественный (функция воздействия).

Современный официально-деловой стиль относится к числу книжных стилей и функционирует в форме письменной речи. Устная форма официально-деловой речи - выступления на торжественных собраниях, заседаниях, приемах, доклады государственных и общественных деятелей и т. д. Официально-деловой стиль обслуживает сугубо официальные и чрезвычайно важные сферы человеческих взаимоотношений: отношения между государственной властью и населением, между странами, между предприятиями, учреждениями и организациями, между личностью и обществом. Фактически от рождения и до смерти человек находится в сфере действия официально-деловой речи.

Официально-деловой стиль - это стиль официального общения, деловой переписки, приказов, объявлений, документации, судопроизводства. Этот стиль - самый замкнутый и консервативный в системе стилей. Ему свойственны сухость и максимальная точность изложения мысли.

Если говорить о речевых жанрах, о структуре официально-делового стиля, то он подразделяется на две разновидности, два подстиля: официально-документальный и обиходно-деловой.

В первом можно выделить язык дипломатии (дипломатические акты) и язык законов, а во втором - служебную переписку, деловые бумаги.

1. Язык дипломатии имеет свою систему терминов (международные термины). Правила дипломатической вежливости выработали определенные формы начала и особенно концовок различного рода дипломатических приемов. Так, личная нота пишется в первом лице от имени, подписывающего ноту. Имеется обращение, обыкновенно с добавлением слова "уважаемый" (но оно факультативно), и заканчивается перед подписью так называемым "комплиментом": "Прошу Вас, господин Посол, принять уверения в моем весьма высоком уважении". Поверенному в делах: "Прошу Вас, господин Поверенный в делах, принять уверения в моем глубоком уважении". Для синтаксиса языка дипломатии характерны длинные предложения, развернутые периоды с разветвленной союзной связью, с причастными и деепричастными оборотами, инфинитивными конструкциями, вводными и обособленными выражениями. Нередко предложение состоит из отрезков, каждый из которых выражает законченную мысль, оформлен в виде абзаца, но не отделен от других точкой, а входит формально в структуру одного предложения. Такое синтаксическое строение имеет, например, преамбула (вводная часть) Устава Организации Объединенных Наций.

2. Язык законов - это официальный язык, язык государственной власти, на котором она говорит с населением. Язык законов требует, прежде всего, точности. Здесь недопустимы какие-либо двусмысленности, инотолкование. Главное - конкретность выражения мысли. Другая важная черта языка законов - обобщенность выражения. Законодатель стремится к наибольшему обобщению, избегая частностей и деталей. Например: "Собственнику принадлежит право владения, пользования и распоряжения имуществом в пределах, установленных законом". Для языка законов характерны также полное отсутствие индивидуализации речи, стандартность изложения, так как закон обращается не к конкретному, отдельному человеку, но ко всем людям или группам людей. Поэтому язык законов абстрагируется от индивидуальных речевых особенностей людей и требует известной стереотипности изложения.

Однако и стандартность, и обобщенность, и безличность языка законов не исключают его выразительности. Она заключается не в образности, не в словесных украшениях, а в полном соответствии языковых средств задачам, назначению речи, в сжатых и точных формулировках мыслей.

3. Служебная переписка, или промышленная корреспонденция, относится к обиходно-деловой разновидности официально-делового стиля. Язык деловых писем, вообще служебных документов специфичен. Норма делового письма - краткость и точность. Многословие, языковые излишества - самый большой стилистический недостаток языка деловой переписки.

4. Деловые бумаги, к которым относятся: заявление, автобиография, расписка, доверенность, счет, почтовый перевод, справка, удостоверение, докладная записка, протокол, резолюция, письменный отчет о работе и т. д., следует писать коротко и ясно. Сложноподчиненные предложения с большим количеством придаточных в документе неуместны, требуется пользоваться короткими, как правило, бессоюзными предложениями. Союзы и союзные слова, которые обладают оттенком предположительности, условия, должны быть заменены словами, звучащими определенно и конкретно. Должны быть устранены все названия действий или явлений, дублирующие друг друга, и т.п. Деловые бумаги составляют по определенной схеме. Каждую новую мысль следует начинать с абзаца. Все слова пишутся полностью, за исключением принятых сокращений.

Наиболее общим отличительным признаком официально-делового стиля является намеренно сдержанная, строгая, безлично - объективная тональность (официальная окраска), служащая выражению констатирующего и предписывающего характера документов. В официально - деловом стиле высок уровень общения и в то же время конкретизация, так как в текстах отражаются конкретные ситуации, есть указание на конкретных лиц, предметы, даты. Отличительным признаком стиля является также широкое использование стандартных языковых средств выражения. К тому же стандартизация затрагивает в официально - деловом стиле не только языковые средства, элементы формы, а весь документ или письмо в целом.

1.2. ОСНОВНЫЕ ОСОБЕННОСТИ ЯЗЫКА СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Основными особенностями языка служебных документов являются следующие:

1. Употребление канцелярских штампов - воспроизводимых лексико-фразеологических единиц, которые соотносятся с часто повторяющимися ситуациями, распространенными понятиями (за отчетный период, принимая во внимание, выдана для предоставления, прослушав и обсудив... ).

2. Использование слов - наименований лиц по действию, состоянию (вкладчик, квартиросъемщик); собирательных существительных (выборы, дети, родители); название лиц по профессии и социальному положению (граждане, служащие).

3. Введение специальной терминологии, не имеющий синонимов в общеупотребительной лексике (приказ, протокол, согласовано, в приказ, сторона, реализация...).

4. Ограничение возможности лексической сочетаемости слов. Например, служебное письмо - составляется (не пишется, не направляется, не посылается).

5. Преобладание имен существительных.

6. Использование отглагольных существительных

7. Большинство форм глагола выступают в значении долженствования

Для официально - делового стиля характерна тенденция к сокращению числа значений слов, упрощению их семантической структуры, к однозначности лексических обозначений, вплоть до узкой терминологизации. Поэтому достаточно часто в текстах данного стиля даются точные определения применяемых слов и понятий, т. е. четко ограничивается их семантический объем. Здесь недопустимы полисемия (многозначность), метафорическое использование слов, употребление слов в переносных значениях, а синонимы употребляются в незначительной степени и, как правило, принадлежат одному стилю: снабжение = поставка = обеспечение, платежеспособность = кредитоспособность, износ = амортизация, ассигнование = субсидирование и др.

В официально-деловом стиле нет места проявлению авторской индивидуальности. Этот стиль очень замкнут, малопроницаем для других стилей речи. В нем установлены определенные формы документов.

Деловой речи, как уже упоминалось, свойственны безличность изложения и отсутствие оценочности. Здесь имеют место беспристрастная констатация, изложение фактов в логической последовательности. Поэтому первое лицо допустимо только в ограниченном числе ситуаций, когда устанавливаются правовые отношения между частным лицом и организацией или государством, например при оформлении различных доверенностей, при заключении трудового соглашения и т. п.

Деловое общение - это такое взаимодействие людей, которое подчинено решению определенной задачи (производственной, научной, коммерческой и т. д.), т. е. Цель делового взаимодействия лежит за пределами процесса общения (в отличие от личностно ориентированного общения, предметом которого выступает именно характер отношений между его участниками).

1.3. ДЕЛОВАЯ ПЕРЕПИСКА - ТРЕБОВАНИЯ, ФОРМЫ, СОСТАВНЫЕ ЧАСТИ

Требования к деловой переписке

Деловая переписка, независимо от ее предназначения и уровня, должна отвечать следующим пяти требованиям:

Ясность (clearness);

Краткость (лаконичность) (conciseness);

Завершенность (полнота) (completeness);

Любезность (учтивость) (courtesy);

Грамотность (языка) (correctness).

Следует помнить, что любое письмо - это послание (обращение к) респонденту. Если последний не поймет его смысл, он, естественно, не сможет правильно отреагировать на него. Для того, чтобы обеспечить ясность и понятность письма, необходимо найти самые подходящие слова и выражения, раскрывающие суть того, что вы хотите изложить. При этом имеют значение не только слова и выражения, но и пунктуация, длина предложений, построение (внутренняя структура) самого предложения, где порядок слов тоже несет смысловую нагрузку, а также разбивка на абзацы (параграфы). Следует добавить, что в деловой переписке предложения должны быть, по возможности, короткими. Хотя в то же время надо помнить, что сплошной набор коротких, рубленых фраз производит нежелательное впечатление (так называемый эффект стаккато). Язык и структура предложения должны соответствовать интеллектуальному и образовательному уровню адресата.

Краткость (лаконичность). Как известно, проблемой для любого делового человека (бизнесмена) является нехватка времени и в связи с этим он всегда приветствует все то, что сберегает ему и время, и энергию. В связи с этим самым лучшим письмом для делового человека будет то, при чтении которого он быстро схватит его смысл. Таким образом, ясность слов и грамматическая структура дополняются лаконичностью (краткостью) самого письма. Краткость предполагает исключение из содержания письма всех второстепенных деталей, повторов и длинных оборотов речи. И в то же время нельзя слишком упрощать письмо в ущерб полноте, что может быть истолковано как неучтивость и бестактность. Нельзя игнорировать основные факты, относящиеся к делу, как и все те выражения и обороты, которые подчеркивают любезность, сердечность и добрую волю пишущего.

Завершенность (полнота). Полноту содержания письма никогда не следует приносить в жертву его краткости. Все основные мысли и соображения автора должны быть изложены в письме. Чтобы ничего не упустить, предварительно перед написанием письма делается набросок тех пунктов, которые должны найти отражение в послании. После составления черновика еще раз сверяется, отражено ли все то, что предполагалось. Если что-то было забыто, вносится дополнительно. Иногда, чтобы не нарушать целостность и логическую стройность письма, дается post-scriptum (P.S.), в котором приводится дополнительная информация, в том числе и не имеющая прямого отношения к содержанию письма.

Любезность (учтивость). Каждая уважающая себя деловая организация (фирма), всерьез обеспокоенная заботой о своем успехе, должна проявлять максимум сердечности и учтивости в личных контактах с отдельными лицами и компаниями (учреждениями, предприятиями), поскольку с выражений почтения и уважения к клиенту (деловому партнеру) начинается успех дела. Однако надо и в этом знать меру, помня правило "не пересластить". Слишком назойливое и пространное выражение любезности свидетельствует о слабом вкусе, говорящего, даже если он при этом искренен в своих чувствах.

Форма проявления любезности зависит, прежде всего, от содержания письма, т.е. от того идет ли речь о пользе или невыгоде для адресата. К примеру, в случае отказа от какого-либо предприятия (дела), невозможности выполнить чью-либо просьбу (предложение), должна быть проявлена максимальная сдержанность в выражении любезности. Но в любом случае, при самых неприятных обстоятельствах не допускается в деловых письмах сарказм и оскорбления.

Грамотность. Грамотность - обязательное требование к деловым (и вообще к любым) письмам. На что следует обратить внимание:

грамматика (grammar) - правильное построение предложений в соответствии с нормами языка;

орфография (spelling);

прописные (заглавные) буквы (capitalization);

пунктуация (punctuation);

согласование (в русском языке) - например, согласно приказу, благодаря ... и т.д.

написание чисел (цифр) - например, цифры до десяти пишутся словами, числа (свыше десяти) - цифрами.

1. 4. ФОРМА ДЕЛОВОГО ПИСЬМА

Письмо внешне должно быть опрятным и отпечатанным четким (не бледным) шрифтом. Что касается машинописной ленты, то в деловой переписке принято печатать на черной ленте. Желательно, чтобы деловое письмо умещалось на одной странице. Если же текст не умещается на одной странице, следует его перенести на вторую, но ни в коем случае не надо стремиться уплотнять первую страницу до нижнего края (за счет интервала и поля). Шапка фирменного бланка не повторяется на последующих листах. Обычно первая страница письма печатается на фирменном бланке, а последующие на простых листах такого же формата. Вторые экземпляры делового письма (копии) подшиваются. Удобочитаемость (legibility) и привлекательность письма обеспечиваются за счет полей каждой страницы. Обычно сверху страницы и слева делаются заметные отступления (поля несколько шире, чем внизу и составляют примерно 4 см. Отступления справа и внизу - не менее 2,5 см). В коротком письме поля могут быть немного шире, но при этом соблюдаются те же пропорции. Длина строки также зависит от длины письма. Так, в письме объемом 100 слов и менее будет предпочтительным для внешнего вида письма, если в строке будет содержаться около 40 знаков (включая и пробелы), в письме от 100 до 150 - 50 и в письме объемом более 150 слов - 60 знаков, свыше 200 слов - 70 знаков.

Важно учитывать не только расположение печатного текста по горизонтали, но и по вертикали. Если письмо короткое, то делаются пробелы между словами в несколько интервалов. Есть несколько стилей-типов оформления письма. В настоящее время наиболее употребительными в деловой переписке Запада являются следующие типы: блок, полный блок и полублок. Есть еще и упрощенная форма, которая довольно часто используется. (Block-Style, Full-Block Style, Semi-Block Style, Simplified Style).

1. Стиль-блок. Особенность его состоит в том, что все составные элементы письма - внутренний адрес, обращение, текст и инициалы исполнителя (машинистки) печатаются слева на одной линии вдоль поля, а дата - справа (в упор к правому полю) или же по центру, под шапкой фирменного бланка. Заключение и подпись печатаются немного вправо от середины. Пунктуация стандартная. Инициалы исполнителя включаются.

2. Полный блок. Все компоненты письма начинаются от края левого поля. Инициалы исполнителя не включаются, но приводятся инициалы машинистки.

3. Полублок. Форма такая же, как и "стиля-блок". Но каждый абзац начинается с красной строки путем отступления вправо на пять или десять знаков. После обращения (за ним следует двоеточие) текст также начинается с красной строки. Пунктуация стандартная.

Упрощенная форма. Оформляется также, как и "полный блок", c той лишь разницей, что не приводятся обращение и приветственное заключение. Между адресом и текстом обычно указывается вопрос, по которому пишется письмо (в краткой форме). Пунктуация обычная. Инициалы исполнителя не указываются.

1. 5.СОСТАВНЫЕ ЧАСТИ ДЕЛОВОГО ПИСЬМА

Как уже отмечалось, деловое письмо включает семь основных элементов, следующих в таком порядке:

шапка-заголовок;

дата;

адрес (к кому обращаются);

обращение;

текст;

приветственное заключение;

подпись.

Шапка-заголовок - включает имя (фамилию) и адрес отправителя, отпечатанный в верхней части листа (или фирменный бланк с указанием организации, учреждения).

Дата - месяц обозначается словом, день и год цифрами.

Адрес - адрес приводится таким же, как он написан на конверте. Он должен содержать (1) имя, (2) N дома, название улицы, (3) город, (4) штат (провинцию) и (5) почтовый индекс адресата. Если речь идет о широко известной фирме, то улица может не печататься (например, Bank of England London, 20035). Название фирмы, компании дается полностью, без каких-либо сокращений. Когда письмо адресуется отдельному человеку-должностному лицу какой-либо организации, то после его фамилии (после запятой) дается его должность и желательно на той же строке. Если название должности длинное, то - на следующей строке ниже. Титулы не сокращаются. Единственные слова, предшествующие имени, которые сокращаются, включают: "Mr.", "Mrs.", но "Miss", а также ученые степени и звания - "Dr.", но "Professor", "The Reverend" (священник, преподобие). Указание этих титулов перед фамилией является обязательным. Адрес обычно пишется через два и более интервалов, ниже даты. Однако в правительственной корреспонденции и в некоторых других официальных бумагах адрес часто пишется ниже подписи в нижнем левом углу страницы.

Примеры адресов:

Mr. John J. Creighton,

President General Machinning Company, Inc.

630 Fifth Avenue New York,

New York 10020

Dr. William J. Moore

Executive Vice President Pacific Coast Furniture Enterprisis

209 Post Street San Francisco,

California 94108

Обращение. Обращение означает официальное начало письма. Его начинают от левого поля, обычно через два-четыре интервала ниже адреса. После обращения ставят двоеточие. Это классическое правило. Иногда вообще не ставят никакого знака или в последнее время - запятую. Выбор формы обращения зависит от уровня отношений между автором и адресатом. В обычной деловой переписке обращение должно быть умеренно сдержанным и не ставить под сомнение достоинство автора письма (унижать его). Другое дело, когда между двумя субъектами сложились дружеские отношения. В этом случае обращение может выходить за рамки строгой официальности. Особые формы обращения приняты в переписке с официальными, правительственными, должностными лицами.

Текст. Текст начинается через четыре интервала ниже обращения. Если текст короткий, он набирается в разрядку и с увеличением интервалов между абзацами (строками). Если в тексте печатается адрес, то он должен располагаться в центре страницы.

Заключение (приветственное заключение). Заключение - это официальное (формальное) выражение уважения автора письма адресату. Оно следует за текстом, занимая, одну-две или более строк. В письме, напечатанном по форме "блок" или "полублок", заключение начинается примерно от середины страницы, а по форме "полный блок" и "упрощенной форме" - от левого поля. Характер и содержание заключения, как и обращения, зависит от уровня (близости) отношений между автором и адресатом. Заключение начинается с заглавной буквы и не должно содержать никаких сокращений. Оно не должно присоединяться к последнему предложению текста.

Подпись. Она ставится через 6-8 интервалов ниже заключения и должна содержать такие данные: имя автора, его должность и ученую степень. Эти данные печатаются на одной или двух строках. Если же они напечатаны в шапке-заголовке листа, то их указывать в конце письма не следует. Должность (занимаемый пост) и ученая степень при переписке на английском языке указываются после имени.

Дополнительные части письма. Хотя они и не являются обязательными элементами делового письма, однако могут вводиться в него, если требуется обратить на них внимание. Эти дополнительные элементы письма включают: инициалы исполнителя (машинистки), информацию о вложениях в письмо и постскриптум (postscript).

Инициалы исполнителя. Пишутся в левом нижнем углу, на несколько строк ниже подписи.

Информация о вложениях. Эта информация ставит в известность читателя о содержании вложений. В левом нижнем углу, ниже инициалов исполнителя (машинистки) пишется слово "Приложения" (Enclosure или сокращение от него Enc).

Постскриптум (приписка). Пользоваться постскриптумом надо осторожно, так как его наличие может указывать на забывчивость автора (т.е. добавки тогда, когда письмо уже было напечатано). Постскриптум пишется ниже инициалов исполнителя и информации о вложениях (примерно через четыре интервала) и ему предшествует сокращение заглавными буквами P.S.

Firm Yalta

20 October Street

Simferopol, Crimea 333000

(обратный адрес)

Air mail (способ доставки)

Attention: Mr. John W. Harris

(Вниманию: ...)

Simmons and Gate, Inc.

20 East 82 Street

New York, New York 10028

Конверт в международной практике оформляется таким образом. Следует обратить внимание на аккуратность оформления конверта, так как от этого зависит своевременная его доставка. Все данные на конверте надо печатать на пишущей машинке или принтере. Адрес получателя печатается несколько ниже середины конверта и начинается чуть слева от вертикальной середины его. Индекс предприятия связи должен стоять в конце адреса (после него не должно быть никаких других слов). Это очень важно при автоматической сортировке писем. В связи с этим указание, кому еще (и только ему) адресовано письмо, печатается слева и выше адреса. Всякие пометки, типа "Лично", "Срочно", "Передать по возвращении" и т.п. пишутся в верхней части конверта. Отметки о способе доставки (авиа, заказное, с вручением - air mail, resistered mail, special delivery) печатаются выше адреса и справа (ниже марки). Адрес на конверте должен быть одинаков с адресом, который приводится в письме.

1. 6. ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО НА АНГЛИЙСКОМ ЯЗЫКЕ.

Ваше письмо должно быть кратким и ясным. Не используйте сокращенных форм, т.е. пишите I am interested (не пишите I’m interested). Сохраните копию Вашего письма для себя.

Ниже мы приводим фразы, которые нужно использовать при составлении деловых писем на английском языке.

With reference to your advertisement in today’s Guardian newspaper

I saw your advertisement in… Ссылка на источник информации или событие, которое послужило причиной для написания письма

I am writing to enquire… Причина по которой Вы пишите письмо

I enclose a copy of my resume Вы сообщаете, что к этому письму прилагаются другие документы, в данном случае резюме.

Thank you for your help. Please, contact me if you have any questions Завершающие фразы – например, слова благодарности за помощь; просьба проконтактировать, в случае возникноваения вопросов

I look forward to hearing from you soon. Вы сообщаете, что ждете ответа.

Заключение письма:

Yours sincerely

Yours faithfully

В правом верхнем углу Вы указываете адрес получателя. В левом верхнем углу Вы указываете свой адрес. Обратите внимание, что когда Вы пишите свой адрес на английском языке Вы пишите в следующем порядке: номер дома, название улицы, номер квартиры, город, государство, почтовый индекс. В адресе, куда Вы отправляете, письмо Вы указываете реквизиты в следующем порядке: номер дома, название улицы, город, почтовый код, государство.

Образец делового письма для устройства на работу

1 Green Rd 54

Moscow

Russia 189457

76 Straight Rd

Hastings SD5 9HG

England

21 May 2001

Dear Mr Smith,

I saw your advertisement for an Interpreter in yesterday’s Business magazine. I am interested in the job and I think that you may be seeking someone with my background.

I am fluent in French, German and English. As my degree was in English language and literature and I have spent several years living in England, my command of the language is of near native to native speaker level. I have worked part-time as an Interpreter for a local newspaper for the last two years.

I enclose a copy of my resume. I can generally be reached at 8 (905) - 799-00 02 after 3 P.M. or a message can be left at any time. I look forward to hearing from you soon.

Yours sincerely,

[signature] Andrey Belov