Экспертиза ценности документов

 

185. Что называется экспертизой ценности документов?

а) восстановление первоначальных свойств и внешних признаков архивного документа;

б) отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев;

в) обеспечение физико-химической сохранности документов и их учет.

 

186. При проведении экспертизы ценности документов в делопроизводстве организации эксперты обращали внимание на следующее:

а) значимость управленческих функций, для реализации которых использовались документы;

б) в какой период появились или были использованы документы (создание организации, ее реорганизация, выполнение особых заданий и т.п.), их значение для организации;

в) отражают документы основную деятельность организации или реализацию одной конкретной задачи и поэтому могут использоваться в справочных целях;

г) что собой представляет документ: оригинал, дублетный экземпляр или копия;

д) повторяется ли информация в других документах. Если повторяется, то в каких формах и объемах;

е) правильность оформления документов;

ж) реквизиты, удостоверяющие документы.

По каким критериям в данном случае проводилась оценка документов?

 

187. ООО «Мелодия» возглавляется генеральным директором, который имеет двух заместителей: по экономическим и производственным вопросам. В структуру аппарата управления Общества входят три функциональных подразделения: служба ДОУ, бухгалтерия и отдел кадров. Остальная часть коллектива – это инженерно-технические работники и рабочие разных специальностей, занимающиеся непосредственно производственной деятельностью.

Служба ДОУ представлена секретариатом, имеющим в своем составе четырех сотрудников: руководителя секретариата, двух секретарей и ответственного за архив.

Определите, кто из должностных лиц может войти в состав экспертной комиссии ООО «Мелодия»? Кто может быть назначен председателем и секретарем комиссии?

 

188. Созданная в организации экспертная комиссия столкнулась с фактами неправильного определения сроков хранения ряда документов, небрежного оформления дел при подготовке их к передаче на архивное хранение, утраты значимых для организации документов.

Председатель экспертной комиссии запросил от руководителей структурных подразделений, в которых были допущены подобные нарушения работы с документами, письменные объяснения о причинах утраты и порчи документов, невнимательного отношения к их сохранности.

Имеет ли право экспертная комиссия требовать от руководителей и должностных лиц организации, в которой она создана, составления объяснительных записок по поводу подобных нарушений?

Каким документом должны закрепляться права экспертной комиссии конкретной организации?

 

189. После уничтожения ряда важных документов в ОАО «Недвижимость» было принято решение о регулярном проведении экспертизы ценности документов Общества.

Советом директоров было предложено внести изменения, касающиеся создания и деятельности постоянно действующей экспертной комиссии, в устав предприятия. Изменения в устав были приняты на очередном общем собрании акционеров. Устав закрепил состав экспертной комиссии, ее задачи и регламент деятельности.

На основании данного решения была создана экспертная комиссия ОАО «Недвижимость». Руководство проведением экспертизы ценности документов было поручено Совету директоров, в обязанности которого вошло утверждение документов, образующихся в деятельности комиссии, рассмотрение ежегодного отчета о проделанной работе.

Соответствует ли такой порядок создания и деятельности экспертной комиссии нормативным требованиям? Какие нормативные документы регламентируют в настоящее время вопросы организации и проведения экспертизы ценности документов на предприятиях и в учреждениях?

 

190. В положении об экспертной комиссии учреждения сформулированы ее задачи, в числе которых:

а) проверка соблюдения правил оформления документов;

б) учет документов;

в) определение условий хранения документов;

г) проверка качества формирования дел;

д) учет дел с длительными сроками хранения;

е) отбор дел на хранение;

ж) определение сроков хранения документов;

з) определение полноты сохранности документов учреждения.

Какие задачи, на Ваш взгляд, не соответствуют назначению экспертной комиссии и не входят в понятие «экспертиза ценности документов»?

 

191. Председатель экспертной комиссии предприятия Кошлаков Н.М. обратился к руководству организации с просьбой увеличить ее количественный состав. Кошлаков Н.М. мотивировал свое обращение значительным объемом работы, т.к. членам комиссии приходится полистно просматривать каждое дело, включенное в номенклатуру, уделяя особое внимание делам с постоянным сроком хранения и переходящим на следующий год.

Соответствуют ли действия экспертной комиссии предприятия установленному порядку проведения экспертизы. Должна ли экспертная комиссия полистно просматривать все дела, и если должна, то какие?

 

192. Первая номенклатура дел была составлена в ЗАО «Звезда» 10 лет назад. Тогда же секретарем генерального директора по типовому перечню были определены сроки хранения документов. Сроки хранения некоторых документов, которые не содержались в перечне, были установлены «на глазок» и часто не соответствовали реальному значению документов. В последующие годы номенклатура просто переписывалась, сроки хранения не уточнялись.

Изменилась ли к настоящему времени нормативно-методическая основа, позволяющая с достаточной степенью объективности устанавливать сроки хранения документов в акционерных обществах? Какие нормативные документы можно рекомендовать данному Обществу для определения важности документов и соответствующих сроков их хранения?

 

193. На заседании экспертной комиссии государственной организации был поставлен вопрос об установлении сроков хранения ряда документов, которые не вошли в типовые перечни. Кроме того, встал вопрос об изменении некоторых сроков. Решения комиссии об установлении и изменении сроков были зафиксированы протоколом заседания экспертной комиссии. На основании протокола руководитель организации издал приказ, которым зафиксировал установленные экспертной комиссией сроки хранения документов. Однако экспертно-проверочная комиссия муниципального архива, принимающего на хранение документы организации, отказалась утверждать данное решение. Было указано на нарушение организацией процедуры и документирования решения данного вопроса.

Какие нарушения обнаружила экспертно-проверочная комиссия в действиях экспертной комиссии и руководителя организации?

 

194. На заседании экспертная комиссия ЗАО «Лилия» должна была рассмотреть акт на уничтожение документов с истекшими сроками хранения и описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения. Однако описи дел ко дню заседания не были подготовлены, поэтому было решено рассмотреть их позднее на специальном заседании. Таким образом, комиссией был рассмотрен и согласован только акт на уничтожение документов, который затем был передан генеральному директору Общества для утверждения.

К моменту рассмотрения описей документы, включенные в акт, уже были переданы в контору вторсырья для их уничтожения.

Вправе ли было Общество принимать решение о таком порядке действий?

 

195. В негосударственной коммерческой организации «Крокус» участие экспертной комиссии в подготовке документов, лежащих в основе систематизации, хранения и уничтожения документации, определяют следующим образом:

«При подготовке номенклатуры дел комиссия должна разработать классификационную схему; оказать помощь в составлении заголовков дел; согласовать составленную номенклатуру.

Кроме того, в обязанности экспертной комиссии должно входить составление по унифицированной форме акта на уничтожение документов, не подлежащих хранению. При этом если «Крокус» передает свои документы на хранение в государственный архив, то экспертная комиссия согласовывает акт и передает его на утверждение ЭПК архивного учреждения. Если же организация не заключает договор о передаче документов на государственное хранение, ее экспертная комиссия визирует акт и передает его на утверждение руководителю организации».

Соответствуют ли эти обязанности экспертной комиссии обязанностям, которые установлены действующими нормативными документами?