Документная информация: свойства и особенностиДокументная информация: свойства и особенности
В современных условиях все большую роль играют информационные процессы - процессы сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и распространения информации. При этом информация все чаще принимает фиксированный, документный характер.' Документная информация всегда фиксируется на материальном носителе. Документ выступает как средство закрепления информации различными способами на различном материале. Поэтому первым свойством документной информации назовем ее фиксированный характер. Весьма значительный массив документации составляют управленческие документы. Как носители информации, они фиксируют или удостоверяют факты, события, связи, предписывают, разрешают или запрещают совершение определенных действий, свидетельствуют о выполнении этих действий, уведомляют о чем-либо и т. п. В них могут содержаться аналитические, расчетные или иные сведения, на основании которых совершаются управленческие действия. Документы управления могут иметь как сугубо специальное назначение, затрагивая узкий круг лиц и отношений, так и общее назначение, распространяясь на несколько или на все субъекты и объекты управления. Степень воздействия управленческих документов неодинакова. В одних случаях эти документы отражают факты, события пассивно, в других содействуют их упорядочению, в третьих прямо воздействуют на социальные отношения, их развитие. Характер информации, содержащейся в управленческих документах, зависит от тех функций, которые реализуются с помощью этой документации. Организационная информация отражает функцию организации управления: помогает упорядочить управленческий цикл, определяет последовательность и содержание управленческих операций, закрепляет структуру субъектов и объектов управления, распределяет функции управления между ними, их права и обязанности. Регулирующая информация содержится в управленческих решениях. Это предписывающая информация, которая основывается на сведениях о состоянии управляемой системы (осведомляющая информация). Документы служат также задачам прогнозирования и планирования. Документная информация используется и для осуществления функции учета и контроля. Учетная информация, основывающаяся на сборе и анализе количественной информации, делится на статистическую, бухгалтерскую, оперативно-техническую. Контрольная документная информация отражает соответствие процессов и результатов функционирования системы управления требованиям предписывающей информации, заключающейся в законах, нормах, правилах, планах. Помимо этого информационное содержание документа определяется, во-первых, теми историческими условиями, в которых был создан документ, а во-вторых, теми условиями, в которых он используется (подчас в другую историческую эпоху). В связи с этим важно изучение условий возникновения документа, их влияния на процесс и способ его создания, на формирование состава его информации. На сущность информационной природы документа оказывает также воздействие следующий фактор. Раз документ - лишь то, что создано человеком, стало быть, информация, содержащаяся в документе, зависит от человека и носит не только объективный, но и субъективный характер. В фиксации фактов существенная доля объективности, тогда как интерпретация их всегда по большей части субъективна. Тем не менее следует помнить и о том, что фиксация фактов предполагает отбор, а отбор по необходимости связан с субъективным подходом. Информация, содержащаяся в документе, всегда имеет целевое назначение, то есть определенную цель в момент его создания и передачи. Однако результативность, или эффект документной информации, далеко не всегда отвечает ее целевому назначению: Если управленческое решение было ошибочным, например непродуманная реорганизация того или иного учреждения, то даже в том случае, когда решение об этой реорганизации преследовало цель улучшить работу учреждения, результативность его на практике оказалась совсем иной. Одним из свойств информации, в том числе документной, является ее ценность. Она выражает степень соответствия информации своему целевому назначению, хотя в некоторых случаях информация оказывается более ценной, чем предполагали авторы документа. В системах управления ценность информации определяется по тому воздействию, которое она оказывает на результат управления. Информация может объективно иметь высокую ценность и в то же время долго оставаться неиспользованной. Так, рассказ Гомера о Трое и Троянской войне в течение многих веков считали мифом. Через три с лишним тысячи лет после этой войны немецкий археолог Генрих Шлиман, безоговорочно следуя Гомеру, нашел на пустынных берегах Малой Азии развалины легендарной Трои. Недоверие к ценной информации нередко приводит к тяжелейшим последствиям. Так произошло, например, с чрезвычайно важными сообщениями Рихарда Зорге, Леопольда Треппе-ра, других наших разведчиков, западных дипломатов и немецких перебежчиков о нападении фашистской Германии на Советский Союз с указанием точной даты этого нападения. Отказ Сталина поверить в достоверность этих сообщений привел к колоссальным людским и материальным потерям. Неиспользованная объективная информация в военное время всегда оборачивается напрасными жертвами, погубленными жизнями. В благоприятных условиях ценная информация не только адекватно воспринимается и реализуется, но дает большой положительный эффект. Примером может служить другое сообщение Р. Зорге: о том, что Япония в 1941 г. не собирается вступать в войну с СССР. Вера в достоверность этого сообщения и его полноценный учет дали возможность снять сибирские дивизии с Дальнего Востока и направить их под Москву, что и решило исход битвы под Москвой. Таким образом, ценность информации не может обеспечить оптимального решения, если нет уверенности в ее объективности и достоверности. Достоверность выражает истинность информации для ее получателей. Предвзятость, субъективизм в подготовке информации, недостаточная квалификация людей, работающих с информацией, снижают ее достоверность. Искажение информации (преднамеренная ложь, искусственная неполнота сведений) ведет к дезинформации. Так, например, сознательное искажение статистических данных с целью сок рытия от общества или руководства реального положения вещей в экономике способно привести к принятию ошибочных решений на самом высоком уровне. Однако дезинформация имеет определенную ценность для того, кто к ней прибегает. Пример - дезинформация противника во время войны. Вбрасывание сфабрикованного компромата в средства массовой коммуникации - весьма распространенный в последнее время способ дезинформации власти и общества определенными политическими силами. Всякая информация характеризуется большей или меньшей определенностью. Так, информация о прошлом имеет большую определенность, тогда как информация о будущем (прогноз, пророчество) всегда содержит элемент неопределенности. Однако даже в первом случае имеется некоторая неопределенность, связанная с вероятностью создания новых методов исследования информации о прошлом. Новые методы исследования, например радиокарбонный анализ, помогли определить возраст открытой в 1940-х гг. древней наскальной живописи в Ласко, на юге Франции, - около 15 тыс. лет. Произошла встреча двух эпох, были восстановлены утраченные связи века двадцатого и каменного века. Именно этот метод исследования предотвратил возможную драму, подобную той, которая случилась в 70-х гг. XIX века, когда открытую испанцем Марселино Саутуола древнейшую на земле живопись в пещере близ Альтамира на севере Пиренейского полуострова объявили фальсификацией. В результате не были приняты меры к ее сохранению и консервации, и значительная часть изображений была утрачена. А между тем относящиеся к эпохе палеолита изображения красных быков на потолке пещеры были величайшим открытием наскальной живописи. Очевидным требованием к документной, особенно управленческой, информации является ее полнота, то есть такое количество сведений, которое позволяет сделать правильный вывод, вынести наиболее правильное решение по поставленному вопросу. Полнота определяется как оптимальное соотношение необходимой и полученной информации. Количество необходимой информации зависит от ее доступности, а также от затрат времени на ее сбор и обработку. Колоссальный рост вычислительной техники и постоянное совершенствование компьютеров привели к информационной революции, которая в небывалой степени увеличила скорость передачи информации и оптимизировала ее полноту. Полнота компьютерной информации зависит как от объема электронной памяти, исчисляемой в битах и байтах (1 байт равен 8 битам), так и от полноты базы данных (совокупность данных, организованных в памяти компьютера по определенным правилам) и банка данных (совокупность данных, объединенных общностью применения, использования). На степень полноты влияют и так называемые информационные барьеры: исторические, географические, государственные, режимные, ведомственные, политические, экономические, языковые, психологические. Однако развитие Интернета ведет если не к преодолению, то к резкому снижению этих барьеров. В управлении полнота информации не означает всей без исключения информации об управленческой системе и окружающей среде, о конкретной ситуации. В достижении полноты, детализации может наступить момент, когда затраты на получение полной информации превысят выгоды, полученные от реализации решения, принятого на основе столь полной и детальной информации. Полнота информации исключает ее избыточность, которая приводит к увеличению объема, часто за счет бесполезной и дублирующей информации. Сложившиеся традиции и нечеткое понимание функций звеньев управления приводят к тому, что в формы и сводки включаются показатели, несущие информацию или неактуальную для данного момента, или не имеющую значения для функционирования данной подсистемы. Излишние сведения переполняют каналы управления. Качество решений при этом не улучшается, так как вместо анализа информации время уходит на ее поиск и отбор. Поступающая информация должна соответствовать компетенции и полномочиям субъекта управления, который ее использует. В положениях и должностных инструкциях необходимо правильно установить круг лиц, имеющих отношение к определенной информации. Это послужит некоторой гарантией соблюдения принципа соответствия компетенции органа управления его информационному обеспечению. Одно из необходимых свойств документной информации – новизна. Необходимость получения новой информации объективно обусловлена: в природе, обществе развиваются процессы и происходят события, которых раньше не было. С новизной информации связано понятие ее возраста. В условиях ускорения процессов социально-экономического и технического развития информация быстро стареет. Поэтому ее возраст приобретает немаловажное значение для оптимизации управления. Важнейшим условием реализации управленческой информации является своевременность ее получения и передачи. Как бы полна и достоверна ни была информация, если она получена с опозданием, трудно, а иногда и невозможно ее использовать. Скорость передачи и приема информации человеком определяется не только совершенством соответствующей аппаратуры, но и временем, необходимым для уяснения сложившейся ситуации. Высокая скорость информации важна, например, для управления самолетами и беспилотными космическими аппаратами, в международной и внутренней политике, в случае критических ситуаций, возникающих в любой сфере управления. В управленческой деятельности большое значение имеет периодичность, или частота передачи информации. Она оказывает существенное влияние на ценность информации. Слишком частые поступления информации отвлекают внимание и вызывают перегрузку людей, воспринимающих эту информацию. Должны быть определены и строго выдержаны интервалы времени, в течение которых будут поступать сведения. Частота использования документной информации в значительной степени зависит от организации ее хранения и поиска. Более успешному использованию поступающей информации способствует четкое определение компетенции субъекта управления. Необходимо учитывать и такое свойство информации, как ее определенность - соответствие характера описываемых в документе фактов, событий, показателей задаче конкретного документа. Эффективность информации обеспечивается ее надежностью. Надежность информации зависит чаще всего от технических возможностей средств передачи и обработки информации. Важно поэтому обеспечить уверенность в том, что полученные сведения не искажены в процессе передачи. Комплекс перечисленных свойств информации, учтенных при создании документов, делает их эффективным средством решения управленческих задач, надежным историческим источником и, более того, содействует качественному информационному обеспечению не только органов власти, но и всех граждан страны. Особенностью документной информации (как и любой информации) является то, что ее свойства могут иметь относительный характер. Например, достоверность информации связана с временными характеристиками, и, так как она обладает свойством старения, вполне достоверная информация через определенное время может оказаться уже недостоверной. Одна и та же информация может быть весьма ценной для решения одних задач и оказаться совершенно бесполезной для решения других. Для одного субъекта управления информация нова, для другого - нет. Экономическую эффективность документной информации нельзя определить исходя только из соображений чисто экономических: во многих случаях более важным оказывается ее социальный эффект. Следует учитывать, что затраты на информацию определяются количеством общественно необходимого труда, который требуется на сбор, обработку и поиск ее. Поэтому, прежде чем затребовать или зафиксировать какую-либо информацию, нужно сравнить ее ценность с затратами на ее получение. Каким же образом определяется ценность информации, какая информация может считаться полезной? Первые попытки измерения ценности информации связаны с именами Р. Хартли и К. Шеннона. По их теории, количество информации, содержащейся в том или ином сообщении, определяется числом возможных сообщений и вероятностью каждого из них. Сообщение содержит тем больше информации, чем менее вероятно оно при данных условиях. (Это определение, конечно, не относится к намеренной дезинформации.) Ценность информации определяется ее целевым назначением, а ее полезность - тем, насколько она использована. М. М. Бонгард в определение полезности информации вводит алгоритм проверки решения поставленной задачи. Ценность информации для управления зависит от двух факторов: от ее качества и от способности, готовности потребителя правильно воспользоваться этой информацией. Следовательно, характеристика содержания документа связана прежде всего с выявлением полезности информации, которую извлекает потребитель. Для этого вводятся такие понятия, как физический и информационный объемы, информационная емкость и информативность документа. Их определения даны в трудах Г. Г. Воробьева. Физический объем документа выражается в количестве печатных или рукописных листов, в размере (площади) чертежа, изображения, размере киноленты и т. д. Информационный объем - это количество строк и знаков в тексте, дорожек на патефонной пластинке, магнитной ленте и т. п. Увеличить информационный объем можно путем использования более мелкого шрифта, уменьшения полей, межстрочных интервалов. Реальное количество информации, вложенное в этот объем, образует информационную емкость документа. Пониженной емкостью обладают документы с многочисленными служебными словами, повторами и т. п. Если информационная емкость меньше информационного объема, то документ обладает пониженной информационной емкостью. Значительно повышает емкость использование ассоциативных и символических понятий, в частности формул. Важно не только учитывать объективно заложенную в документе информационную емкость, но и определять, насколько используется информация документа. Поэтому вводится еще одно понятие - информативность, то есть количество информации, которую извлекает из документа конкретный потребитель. Информативность документа может быть низкой, если потребителю не нужна данная информация или если смысл документа ему непонятен. Рациональное количество информации определяется числом ключевых слов, показателей, элементарных смысловых единиц, из которых состоит документ. В текстовых документах имеются слова и словосочетания двоякого рода: значимые - дескрипторы, которые несут определенную информацию, и служебные слова, имеющие вспомогательное значение, которые, будучи извлечены из текста, не несут никакой информации о его содержании. Если подсчитать, сколько раз повторяется один дескриптор в тексте, можно получить представление о его значимости в данном тексте. На емкость текстовых документов в значительной степени влияют язык и стиль автора. Более емким в научной печати признается английский язык, менее емким - немецкий. Украинский, русский и некоторые другие европейские языки обладают большой избыточностью - до 50-80%. Повышение информационной емкости документа можно осуществлять разными способами. Один из них - составление подробного дескрипторного словаря (тезауруса) каждого вида документа. С его помощью можно добиться того, чтобы каждое понятие выражалось одним словом. Составление дескрипторного словаря помогает уменьшить объем документа. В управленческой практике одна и та же информация часто передается документами необоснованно разных объемов. Например: завод получает от двух адресатов письма по одному и тому же вопросу - об изготовлении шарниров для установки налива и слива нефтепродуктов в танкер. Одно из них имеет 96, другое 110 слов; при наборе дескрипторов - 21. Такая фразовая расточительность удлиняет процесс составления, чтения и исполнения документов. Важное значение в формировании документной информации имеют показатели, которые являются измерителями качества и объема работ (или объема продукции) и деятельности различных служб. Чем выше качество отражения работ в показателях, тем выше информационная емкость документа. На информационную емкость документа оказывает влияние и форма представления информации, а именно границы и зоны размещения реквизитов, способ оформления текста - связный текст, таблица, анкета, смешанная форма. Так, в случае анкетирования составление документа сводится к подчеркиванию выбранных значений, проставлению знаков (крестиков, галочек), цифр и, как исключение, целых слов. Анкета и таблица обеспечивают обозримость, наглядность и краткость. При принятии решения на основе имеющейся информации немаловажную роль играют такие факторы, как компетентность, объективность и авторитетность источника информации.
|