И внутреннего аудита расчетов с поставщиками

 

Данное подразделение осуществляет проверки и ревизии, после чего тщательно анализируются материалы проверок, принимаются соответствующие решения. Все материалы в обязательном порядке передаются руководству. Методика проверок в основном соответствует общепринятой российской практике.

Таким образом, основу эффективности и адекватности системы внутреннего контроля составляют не столько конкретные формы, методы и приёмы, сколько действие (или бездействие) менеджмента и собственника организаций, обеспечивающее интеграцию внутреннего контроля во все бизнес-процессы, своевременную оценку рисков и эффективность мер, направленных на снижение их уровня.

Схематически элементарное развитие коллективных счетов можно представить на примере счёта 60 "Расчёты с поставщиками и подрядчиками" (рис. 11).

 

 

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ Счет 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" │;

└─────────────────┬─────────────────────────────────────┬─────────────────┘;

\│/ \│/

┌─────────────────┴─────────────────┐ ┌─────────────────┴─────────────────┐;

│60-1 "Расчеты с поставщиками │ │60-2 "Расчеты с поставщиками и │;

│и подрядчиками по внутрихолдинговым│ │подрядчиками по внешним операциям" │;

│операциям" │ │ │;

└────────┬──────────────────┬───────┘ └────────┬──────────────────┬───────┘;

\│/ \│/ \│/ \│/

┌────────┴───────┐ ┌────────┴───────┐ ┌────────┴───────┐ ┌────────┴───────┐;

│60-1.1 "Авансы │ │60-1.2 "Основные│ │60-2.1 "Авансы │ │60-2.2 "Основные│;

│выданные" │ │расчеты" │ │выданные" │ │расчеты" │;

└────────┬───────┘ └────────┬───────┘ └────────┬───────┘ └────────┬───────┘;

\│/ \│/ \│/ \│/

┌────────┴───────┐ ┌────────┴───────┐ ┌────────┴───────┐ ┌────────┴───────┐;

│Наименование │ │Наименование │ │Наименование │ │Наименование │;

│контрагентов │ │контрагентов │ │контрагентов │ │контрагентов │;

└────────┬───────┘ └────────┬───────┘ └────────┬───────┘ └────────┬───────┘;

\│/ \│/ \│/ \│/

┌────────┴───────┐ ┌────────┴───────┐ ┌────────┴───────┐ ┌────────┴───────┐;

│Номера договоров│ │Номера договоров│ │Номера договоров│ │Номера договоров│;

└────────────────┘ └────────────────┘ └────────────────┘ └────────────────┘;

Рис. 11. Иерархическая структура синтетического счёта 60 "Расчёты с поставщиками и подрядчиками";

 

Информация о задолженности поставщикам отражается в следующих формах бухгалтерской отчётности [9, 15]:

1. Бухгалтерский баланс

Сальдо по счёту 60 «Расчёты с поставщиками и подрядчиками» отражается в бухгалтерском балансе в развёрнутом виде: в активе баланса отражается сумма перечисленного поставщикам аванса (дебиторская задолженность), в пассиве - задолженность поставщикам за полученный товар (кредиторская задолженность).

Дебиторская задолженность отражается во II разделе актива баланса «Оборотные активы», кредиторская – в V разделе пассива баланса «Краткосрочные обязательства».

2. Отчёт о движении денежных средств

В отчёте отражается сумма погашения кредиторской задолженности денежными средствами за отчётный период.

3. Приложение к бухгалтерскому балансу

В разделе «Дебиторская и кредиторская задолженность» отражается размер кредиторской задолженности на начало и конец отчётного периода в более детализированном виде, чем в бухгалтерском балансе.

4. Пояснительная записка

В пояснительной записке нужно раскрыть данные о наличии на начало и конец отчётного периода и движении в течение отчётного периода отдельных видов кредиторской задолженности (в частности, перевод долгосрочной задолженности в состав краткосрочной) [24].

При журнально-ордерной форме учёта для учёта расчётов с поставщиками и подрядчиками используют журнал - ордер № 6. В нем совмещены аналитический и синтетический учёт расчётов организации со своими поставщиками и подрядчиками за запасы, работы и услуги. Основанием для записей в журнале - ордере являются:

- счета-фактуры поставщиков материальных ценностей и услуг;

- данные из ведомости учёта неотфактурованных поставок (ф. № 6-с);

- данные из ведомости учёта материалов в пути (ф. №6-ас);

- данные из ведомости учёта расчётов с субподрядными организациями (ф. № 5-с используется в строительстве).

В журнале - ордере № 6 каждый счёт поставщика отражается отдельной строкой. Журнал - ордер открывают записи по счетам, не оплаченным на начало отчётного месяца, и сальдо по ним. Суммы по акцептованным счетам поставщиков записываются по мере поступления.

Между первичными документами и регистрами учёта и отчётности существует взаимосвязь: сальдо в журнале – ордере и обороты за анализируемый период должны быть равны сумме сальдо и оборотов соответствующих разработочных таблиц, ведомостей аналитического учёта, карточек, листков - расшифровок, первичных учётных документов.

В данном разделе были выявлены цель и задачи учёта расчётов с поставщиками и подрядчиками, а так же проанализированы различные способы поступления товаров (материалов). В качестве основных задач учёта расчётов с поставщиками и подрядчиками выделены:

1. обеспечение контроля правильности соблюдения форм расчётов, установленных в договорах, между контрагентами;

2. правильное отражение синтетического и аналитического учёта расчётов с поставщиками и подрядчиками в бухгалтерском учёте и отчётности;

3. подтверждение суммы задолженности путём сверки расчётов с поставщиками и подрядчиками;

4. своевременное выставление претензий в случае нарушений поставщиками условий хозяйственных договоров;

5. оценка правильности формирования статей баланса, содержащих сведения о дебиторской и кредиторской задолженности.

Рассмотрим отдельные ситуации, связанные с расчётами с поставщиками и подрядчиками, возникающие в практике анализируемой организации.

ООО «ЕвроАзия – АП» занимается укладкой дорожного покрытия около своего производственного помещения. На склад ООО «ЕвроАзия – АП» поступило 10 куб. м гранитного щебня. При приёмке оказалось, что документы на щебень отсутствуют. Поставщик известен, это ООО "Гранит". Но в договоре с ним цены не указаны. Цены на подобный щебень составляют в среднем 1200 руб. за 1 куб. м. Поставщик щебня применяет УСН, поэтому НДС в цену не включен. Необходимо оприходовать щебень и заполнить акт о приёмке.

Чтобы оприходовать гранитный щебень без документов, ООО «ЕвроАзия – АП» создало комиссию, в которую вошли кладовщик и водитель, работающие в ООО «ЕвроАзия – АП», а также экспедитор, работающий в ООО "Гранит". Пример заполнения акта по форме N М-7 представлен в приложении к данной работы.

Итак, на основании акта товары, материалы и прочее имущество можно оприходовать и отразить в бухгалтерском учёте, если организация ведёт его в полном объеме. А достаточно ли акта для налогового учёта расходов на покупку товаров, материалов или основного средства? Однозначно ответить на такой вопрос довольно сложно. По этому вопросу следует обратиться к п. 1 ст. 252 НК РФ. Там сказано, что все расходы, учитываемые в налоговой базе, должны быть подтверждены документами. И эти документы оформляются в соответствии с законодательством России либо иной страны (если расходы произведены за рубежом). Так что прямого запрета на учёт ценностей, когда накладных от поставщика нет, но есть договоры, платежные поручения и акты о приёмке, налоговое законодательство не содержит.

Однако есть вероятность того, что проверяющие с таким документальным оформлением не согласятся. Вполне возможно, что их не устроит акт о приёмке товаров, составленный налогоплательщиком самостоятельно как замена накладной. Что делать в этом случае? Если расходы на покупку товаров подтверждены иными документами (договором, платежными поручениями и т.п.), то есть шанс поспорить с налоговой и выиграть дело. Отметим, что суды поддерживают налогоплательщиков, которые попытались учесть расходы без оправдательных документов. По мнению судей, если факт оплаты и осуществления расходов не вызывает сомнений, расходы учтены правомерно (см., например, Постановление ФАС Дальневосточного округа от 22.08.2011 N Ф03-3248/2011).

Однако спорить вплоть до суда готовы далеко не все. И тем, кто хочет избежать подобных проблем, нужно постараться всё же каким-то образом получить от поставщика необходимые документы. Если же документы были утрачены или испорчены, то нужно позаботиться о дубликатах. Причём чем раньше поступят документы, тем лучше. Часто, чтобы ускорить этот процесс, бухгалтеры поступают следующим образом: самостоятельно заполняют документ от имени поставщика так, как нужно, а потом получают от него подписи и печати. Если поставщик находится в другом городе, документы лучше послать почтой и вложить конверт с собственным адресом. Тогда, возможно, представители контрагента быстрее отреагируют на просьбу прислать нужные документы.

Бывает, что получить документы от поставщика не представляется возможным. Например, он прекратил деятельность или изменил адрес, и контакты с ним потеряны. Ситуация неприятная, но здесь можно предпринять некоторые действия. В частности, подготовить документы, подтверждающие факт того, что первичная документация была утрачена по объективным причинам. Можно составить и собственный акт об утрате документов. Для этого создается специальная комиссия, в акте указываются причины утраты, место хранения, а также лица, виновные в утрате. Акт будет лишним подтверждением того, что расходы без документов учтены правомерно, и поможет при проверке.

Может возникнуть ситуация, что бухгалтерия организации отразила расходы на основании договора, платежного поручения и самостоятельно составленного акта по форме N М-7. Оригиналы документов были получены в следующем отчётном периоде. Повлияет ли как-либо данный факт на учёт?

Повлияет, только если в документах поставщика будут указаны суммы, отличные от тех, которые организация отразило в учёте ранее. Если цены в накладной от поставщика те же, что и в акте, то все в порядке, никаких изменений вносить не придется. Документы нужно лишь подшить в нужную папку. Если же цены отличаются от тех, что были приняты к учёту, следует скорректировать расходы.

Вообще, отсутствие нужных документов - проблема, актуальная не только для бухгалтера. Но и для кладовщика, материально ответственного лица и, в конечном счете - для руководителя организации. И все заинтересованы в том, чтобы от подобных проблем подстраховаться. Это можно сделать, сразу включив в договор поставки условие о штрафах, взимаемых с поставщика за несвоевременную выдачу необходимых документов. Причём размер штрафа можно привязать к сроку опоздания с предоставлением нужных бумаг. Чем позже поставщик выдаст документы, тем больше сумма штрафа. При этом лучше указать полный комплект документов, которые должен выдать поставщик или подрядчик. В этом случае поставщик или подрядчик будут заинтересованы, чтобы выписать и выдать документы вовремя.

Кроме того, в том, чтобы сразу получать все необходимые документы, можно заинтересовать и собственных работников, непосредственно сотрудничающих с контрагентами. В том числе и материально. Например, ввести штрафы для экспедиторов за несвоевременную передачу документов на товары либо материалы. Либо, наоборот, премии за передачу бухгалтерии в нужный срок полного пакета документов.

 

 

2.3. Формирование показателей по расчётам с поставщиками и подрядчиками в бухгалтерской отчетности в ООО «ЕвроАзия-АП»

Согласно Плану счетов выданные авансы и предварительная оплата отражаются обособленно на счёте 60 "Расчёты с поставщиками и подрядчиками". В то же время любые активы и обязательства в бухгалтерском балансе должны представляться с подразделением на краткосрочные и долгосрочные в зависимости от срока обращения или погашения (п. 19 ПБУ 4/99).

Активы и обязательства являются краткосрочными, если срок обращения или погашения по ним составляет не более 12 месяцев после отчётной даты или продолжительности операционного цикла, если он превышает 12 месяцев. Остальные активы и обязательства признаются долгосрочными.

С 2011 г. бухгалтерская отчётность составляется по формам, утвержденным Приказом Минфина России от 02.07.2010 N 66н «О формах бухгалтерской отчётности организаций» (далее - Приказ N 66н). Согласно разъяснениям контролирующих органов эти формы следует применять и при составлении промежуточной бухгалтерской отчётности за 2011 г. (Письма Минфина России от 24.01.2011 N 07-02-18/01 и ФНС России от 18.04.2011 N КЕ-4-3/6116). Детализацию показателей по статьям отчетов организации определяют самостоятельно (п. 3 Приказа N 66н).

Дебиторская задолженность в разд. II "Оборотные активы" бухгалтерского баланса (по форме, приведенной в Приложении 6 к Приказу N 66н) представлена только одной строкой. Но для правильного отражения в балансе выданных авансов с разбивкой на долгосрочные и краткосрочные нужно исходить, прежде всего, из принципа структурного построения бухгалтерского баланса.

Так, строки актива баланса располагаются по принципу возрастания ликвидности: начиная с внеоборотных активов и заканчивая ликвидными оборотными активами. Ликвидность - это способность активов быстро и с наименьшими издержками быть проданными на рынке.

С учётом принципа возрастания ликвидности баланса выданные авансы, связанные с вложениями во внеоборотные активы (например, со строительством основных средств), нужно показывать в разд. I "Внеоборотные активы", причем даже если сами авансы выданы на срок менее одного года. Для этого в разд. I баланса нужно (п. 19 ПБУ 4/99, Письмо Минфина России от 24.01.2011 N 07-02-18/01):

- либо включить дополнительную строку "Авансы, выданные на строительство объектов основных средств", если сумма выданного аванса является существенным показателем;

- либо отразить данные авансы по строке "Прочие внеоборотные активы" этого раздела бухгалтерского баланса, если показатель является несущественным.

В свою очередь, авансы, выданные под оборотные активы, независимо от срока исполнения обязательств отражаются по строке «Дебиторская задолженность» в разд. II "Оборотные активы" бухгалтерского баланса.

Одновременно информация о дебиторской задолженности по видам и срокам погашения должна отражаться в подразделе 5.1 "Наличие и движение дебиторской задолженности" разд. 5 "Дебиторская и кредиторская задолженность" пояснений к балансу и отчёту о прибылях и убытках (Приложение N 7 к Приказу N 66н).

В названном подразделе пояснений дебиторская задолженность подразделяется по срокам погашения на долгосрочную и краткосрочную.