Рутины, их основные типы и черты

Не меньшее значение для практической деятельности имеет вторая особенность человеческого капитала – его свойство быть вместилищем знаний и умений фирмы. При этом дееспособность фирмы определяется не отдельными людьми, а их организованной совокупностью.

В связи с этим со времени выхода первопроходческих работ американский неоинституционалистов Ричарда Нельсона и Сиднея Уинтера в экономической науке большое внимание стало уделяться так называемым рутинам – повторяющимся, нормальным и предсказуемым процедурам решения бизнес-проблем.

Именно рутины связывают людей в единый коллектив. Любой ра­ботник знает, что он должен делать в той или иной ситуации. А его коллеги в свою очередь понимают, какие задачи ставят перед каж­дым из них его действия. Так, клерк, обрабатывающий поступаю­щие на фирму заказы, должен принять к исполнению те из них, ко­торые соответствуют установленным параметрам, оформить и передать бумаги для оплаты в кассу. Кассир обязан принять день­ги и выдать квитанции. А кладовшик по оплаченным квитанциям дол­жен выдать товар и оформить гарантийные обязательства и т.д.

Без людей с необходимыми для конкретной ситуации знания­ми, умениями и практическими навыками рутины неисполнимы. Бессмысленно ожидать, что человек, не умеюший водить машину, сможет отвести тяжелый грузовик на склад, даже если эту обязан­ность включить в его служебную инструкцию. Без рутин даже ква­лифицированные специалисты — это скопите людей, не знающих, что им делать и постоянно допускающих коммерческие ошибки (кла­довшик не оформил гарантию, так как считал, что соответствующий штамп должен поставить на бумаги кассир, и т.п.).

Роль рутин в функционировании фирмы лучше всего можно понять, рассматривая их основные черты, а именно:

широкое распространение рутин;

наличие внутренней иерархии рутин;

связь рутин с неявным знанием фирмы.

Рассмотрим их последовательно.

1. Основную часть времени работники любой фирмы тратят на рутинные операции. Действительно, рутинным является процесс производства каждого следующего экземпляра выпускаемого това­ра, рутинна процедура сбора и обработки заказов, столь же рутин­ны закупки сырья, составление финансовых отчетов и инспекцион­ные поездки высшего руководства по филиалам.

Важно понимать, что рутина не предполагает повторения од­них и тех же действий, подобных одинаковым движениям механи­ческой игрушки. Напротив, рутина обычно специально нацеливает исполнителя на выбор правильного варианта действий. Так, полу­чив нормальную заготовку, рабочий должен закрепить ее на свер­лильном станке и обработать. Но, получив бракованную деталь, он должен отставить ее в сторону и доложить мастеру. Если учесть, что работников на предприятии много и у каждого есть много вари­антов рутинного поведения, вступающих (или, наоборот, не вступа­ющих) в действие в зависимости от обстоятельств, то становится понятным, что рутинное поведение может быть достаточно слож­ным и гибким. Поэтому комплекс проблем, которые поддаются ре­шению с помошью рутин, исключительно широк, что и предопреде­ляет повсеместное распространение рутин в бизнес-практике. Существуют оценки, согласно которым не более 3% действий фирм может быть расценено как нерутинное.

2. Эффективности рутин способствует и иерархический харак­тер их системы. Столкнувшись со сложным случаем, рядовой испол­нитель может не найти подходящей к нему рутины. Но, попав в ту­пиковую ситуацию, он обычно должен передать дело более опытному сотруднику, т.е. запустить в действие рутину более высокого поряд­ка. Опытный работник постоянно работает со сложными случаями и, может быть, уже давно наработал рутиму для решения данного класса проблем. Но не исключено, что и он не знает, как справиться с трудностями. Тогда он информирует о проблеме руководство и приводит в действие рутины euie более высоких уровней. Таким образом, эшелонированное построение системы рутин позволяет им быть одновременно эффективными (все простые вопросы быст­ро и дешево решаются на «нижних этажах» системы с привлечени­ем сравнительно еквалифицированных работников) и универсаль­ными (даже сложнейшие задами могут быть решены специалистами экстра-класса, когда рутина заставит привлечь их к делу).

В каждой фирме действуют три основных типа рутин:

а) рутины, управляющие текушим бизнесом с использованием существующего производственного потенциала (рутины краткосроч­ного периода);

б) рутины, управляющие инвестиционными процессами и, сле­довательно, изменениями производственного потенциала (рутины долгосрочного периода);

в) рутины, управляющие изменением рутин.

Рутины краткосрочного периода, как правило, предельно де­централизованы. Решения по этому кругу вопросов принимаются на местах, функции же руководства сводятся к контролю. Инвести­ционные рутины определяют будушее фирмы на длительный пери­од. Так, построив цех, рассчитанный на выпуск определенного объе­ма продукции, фирма связывает себя необходимостью обеспечить его загрузку. И если это не будет выполнено, фирма войдет в дли­тельную полосу трудностей (вспомним об убытках, наблюдаемых при

уровнях загрузки мощностей ниже первой критической точки

см. параграф S.2). Следовательно, инвестиционные решения исклю­чительно ответственны, а потому управляющие ими рутины обычно предполагают участие руководства фирмы.

Интересно конкретное проявление этого обстоятельства в прак­тике финансового управления. На большей части фирм руководи­тели низовых подразделений имеют большую финансовую самостоя­тельность в решении текущих проблем и резко ограничены в правах инвестиционных решений. Например, начальник цеха может обла­дать правом подписи документов на закупку сырья для текущего производства на сумму до 1 млн руб. Но при покупке какого-то обо­рудования или приспособлений для самого цеха (инвестиционное решение) его лимит прав может быть многократно ниже – скажем, всего 100 тысяч рублей. Инвестиционные решения имею тенденцию концентрироваться на самом верху.

Третий тип рутин (рутины изменения рутин) на первый взгляд вообще носит нерутинный характер. Однако даже радикальные но­вовведения в работе фирмы, как ни парадоксально это звучит, час­то имеют рутинное происхождение. Например, замедление темпов реализации готовой продукции обычно автоматически запускает в ход процедуры проверки правильности производственной и мар­кетинговой стратегии (обзор рынка, анализ действенности рекламы и пр.). И вполне возможно, что в итоге этих рутинных действий бу­дет избрана принципиально новая, отнюдь не рутинная линия пове­дения (например, фирма совсем уйдет с определенного рынка, соч­тя его неперспективным). Но механизм, породивший эту инновацию (проведение анализа состояния рынка в ответ на ухудшение сбыта), был вполне рутинным. Рутины изменения рутин по своей природе ориентированы преимущественно на менеджеров.

3. Наконец, очень важно понимать тесную связь рутин с неяв­ными, т.е. нигде не записанными и часто вообще неосознаваемыми, знаниями и умениями фирмы. Так, очень многие рутины передают­ся от сотрудника к сотруднику путем «обучения деланьем». То есть более опытный работник показывает новичку, как можно наиболее эффективно справиться с определенной задачей. Еше один распро­страненный вариант включения неявных знаний в рутину — краткая постановка задачи. Когда начальник предлагает подчиненному взять некую деталь со склада, он не разъясняет соответствующую проие- АУРУ/ предполагая, что работник ее знает. Какие-то иные рутины существуют в качестве неписаных обычаев (е нашей фирме не при­нято делать так). Ряд других рутин складывается как результат ба­ланса сил между сотрудниками фирмы. Например, приказание вы­сокопоставленному менеджеру отдается не в той форме, в которой отдают распоряжение рядовому сотруднику, и т.д.

Несмотря на неявный характер таких установлений, соответ­ствующие рутины строго соблюдаются. Они воспринимаются как нечто данное, хотя их происхождение и рациональный смысл могут быть неизвестны ни прямым исполнителям, ни руководству, конт­ролирующему работников. Другими словами, деятельность фирмы имеет тенденцию обрастать «невидимыми» рутинами, ведущими скрытое существование, но от этого не менее сильно влияющими на работу фирмы, чем явные (скажем, прописанные в должностных инструкциях) положения.